Оформление отпуска с последующим увольнением — одна из самых спорных процедур в кадровом учёте. Сотрудник уходит в отпуск, а после его окончания автоматически увольняется без необходимости выхода на работу. В 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.3 (ред. 3.1) и 1С:Бухгалтерия 8.3 эта операция требует особого внимания: нужно правильно настроить документы, учесть нюансы расчёта компенсаций и избежать ошибок в отчётности.

В этой статье разберём весь процесс — от создания приказа до закрытия месяца: какие документы формировать, как корректировать график отпусков, какие проводки генерирует система и на что обратить внимание при проверке. А ещё ответим на частые вопросы: можно ли отозвать такое увольнение, как быть с неиспользованными днями отпуска и что делать, если сотрудник заболел во время отпуска перед увольнением.

Все шаги актуальны для последних релизов 1С:ЗУП 3.1 и 1С:БП 3.0 (на момент публикации). Если у вас другая конфигурация или сильно устаревшая версия, некоторые пункты могут отличаться — сверьтесь с документацией вашего релиза.

1. Правовые основы: что говорит ТК РФ

Прежде чем переходить к 1С, разберёмся с юридической стороной. Согласно ст. 127 ТК РФ, при увольнении сотрудник имеет право на компенсацию за все неиспользованные дни отпуска. Но если он сначала идёт в отпуск, а потом увольняется, то:

  • 📅 Отпуск предоставляется в полном объёме (даже если у сотрудника остались неиспользованные дни за прошлые годы).
  • 💰 Заработная плата за отпуск выплачивается в обычном порядке (не позднее чем за 3 дня до начала отпуска).
  • 📝 Датой увольнения считается последний день отпуска, а не день подписания приказа.
  • 📊 В трудовой книжке запись об увольнении делается со ссылкой на п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ ("по инициативе работника").

Важный нюанс: если сотрудник заболеет во время отпуска, то по ст. 124 ТК РФ отпуск может быть продлён на дни болезни. Но в случае с увольнением это создаёт коллизию — дата увольнения сдвинется автоматически. В 1С это нужно отразить вручную (об этом подробнее в разделе про ошибки).

⚠️ Внимание: Если сотрудник отзывает заявление об увольнении до начала отпуска, процедуру можно прекратить. Если же отпуск уже начался, отозвать увольнение нельзя — даже если сотрудник передумал.

2. Подготовка к оформлению в 1С: проверка данных сотрудника

Прежде чем создавать документы, убедитесь, что в карточке сотрудника всё верно:

  1. Откройте Справочники → Сотрудники и найдите нужного работника.
  2. Проверьте раздел Трудовой договор:
    • 📌 Дата приёма на работу.
    • 📌 Должность и подразделение (должны совпадать с приказом об увольнении).
    • 📌 Вид занятости (основное место работы или совместительство).
  • Перейдите в Отпуска и посмотрите:
    • 📅 Количество неиспользованных дней отпуска (включая прошлые периоды).
    • 📅 Дату последнего отпуска (если он был).

    Особое внимание уделите графику отпусков. Если сотрудник идёт в отпуск с последующим увольнением, его нужно исключить из графика на следующий год (если он уже сформирован). Для этого:

    1. Откройте Кадры → Графики отпусков.
    2. Найдите график на текущий год и удалите сотрудника из планируемых отпусков на будущие периоды.
    📊 Как часто вы сталкиваетесь с отпусками с увольнением?
    Регулярно (раз в месяц)
    Иногда (раз в квартал)
    Редее чем раз в год
    Никогда

    3. Пошаговая инструкция: оформление отпуска с увольнением

    Теперь переходим к непосредственному оформлению. В 1С:ЗУП 3.1 это делается в два этапа: сначала отпуск, потом увольнение. Но есть нюанс — документы должны быть связаны между собой.

    Шаг 1. Создание документа "Отпуск"

    Перейдите в раздел Зарплата → Отпуска → Отпуска организаций и нажмите Создать. Заполните поля:

    • 👤 Сотрудник — выберите из справочника.
    • 📅 Вид отпуска — "Ежегодный оплачиваемый отпуск".
    • 📅 Период отпуска — укажите даты начала и окончания (последний день будет датой увольнения).
    • 📝 Основание — впишите номер и дату заявления сотрудника.
    • 🔗 Связанное увольнение — поставьте галочку Уволить после отпуска.

      • После заполнения нажмите Провести и закрыть. Система автоматически рассчитает сумму отпускных и создаст проводки по дебету 20 (26, 44) и кредиту 70.

      Шаг 2. Создание документа "Увольнение"

      Теперь нужно оформить увольнение. Для этого:

      1. Перейдите в Кадры → Увольнения → Увольнения из организаций.
      2. Нажмите Создать и выберите тип документа Увольнение.
      3. В поле Сотрудник укажите того же работника.
      4. В поле Дата увольнения автоматически подставится последний день отпуска (из документа "Отпуск").
      5. В поле Основание увольнения выберите По инициативе работника (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
      6. В поле Причина увольнения укажите, например, По собственному желанию.
      7. Поставьте галочку Уволить после отпуска и в поле Связанный отпуск выберите ранее созданный документ.

    После проведения документа система:

    • 📌 Закроет все неиспользованные дни отпуска (если они были).
    • 📌 Сформирует запись в личную карточку сотрудника (форма Т-2).
    • 📌 Сгенерирует проводку по удержанию НДФЛ с компенсации за неиспользованный отпуск (если она положена).

      • Сверены данные сотрудника в справочнике|

      Правильно указан вид отпуска (ежегодный оплачиваемый)|

      Дата увольнения совпадает с последним днём отпуска|

      Поставлена галочка "Уволить после отпуска" в обоих документах|

      Связаны документы "Отпуск" и "Увольнение" между собой-->

      4. Расчёт компенсаций и удержаний

      При увольнении после отпуска сотрудник имеет право на:

      1. Отпускные — за дни отпуска, которые он фактически использует.
      2. Компенсацию за неиспользованный отпуск — если у него остались неотгулянные дни.
      3. Зарплату за отработанные дни — если он работал в месяце увольнения до начала отпуска.

      В 1С:ЗУП все эти начисления формируются автоматически, но нужно проверить их корректность. Для этого:

      1. Откройте документ Начисление зарплаты и взносов за месяц увольнения.
      2. Найдите сотрудника в списке и разверните детализацию начислений.
      3. Убедитесь, что там есть строки:
        • 💰 Отпускные — сумма за дни отпуска.
        • 💰 Компенсация за неиспользованный отпуск (если применимо).
        • 💰 Зарплата — за отработанные дни до отпуска.
        • 📉 НДФЛ — удержан с всех выплат.
        • 📉 Страховые взносы — начислены на отпускные и компенсацию.

    Обратите внимание на компенсацию за неиспользованный отпуск. Она рассчитывается по формуле:

    Компенсация = (Средний дневной заработок) × (Количество неиспользованных дней)

    Если сотрудник отгулял все дни, компенсация не начисляется. Если остались неиспользованные дни — проверьте, чтобы они были учтены.

    Тип выплаты Формула расчёта Облагается НДФЛ Облагается взносами
    Отпускные Ср. дневной заработок × дни отпуска Да Да
    Компенсация за неиспользованный отпуск Ср. дневной заработок × неиспользованные дни Да Да
    Зарплата за отработанные дни Оклад / норму дней × отработанные дни Да Да
    Выходное пособие (если предусмотрено) По локальному нормативу Да Да (кроме взносов на травматизм)
    ⚠️ Внимание: Если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением в декабре, а дата увольнения приходится на январь следующего года, то отпускные относятся к текущему году, а компенсация за неиспользованный отпуск — к следующему. Это важно для правильного распределения расходов в бухучёте.

    5. Типичные ошибки и как их избежать

    Даже опытные бухгалтера иногда ошибаются при оформлении такого увольнения. Вот самые распространённые проблемы и способы их решения:

    • 🔴 Не совпадают даты в документах "Отпуск" и "Увольнение" → Проверьте, чтобы последний день отпуска был равен дате увольнения. Если ошиблись, исправьте и перепроведите документы.
    • 🔴 Не учтены неиспользованные дни отпуска → Зайдите в карточку сотрудника, раздел Отпуска, и посмотрите остаток дней. Если они есть, но компенсация не начислилась, создайте документ Корректировка отпусков.
    • 🔴 Не удержан НДФЛ с компенсации → Проверьте настройки налогов в документе "Увольнение". Если галочка Удерживать НДФЛ не стоит, поставьте её и пересчитайте.
    • 🔴 Сотрудник заболел во время отпуска → В этом случае отпуск продлевается на дни болезни, а дата увольнения сдвигается. В 1С нужно:
      1. Создать документ Больничный лист.
      2. Исправить дату увольнения в документе "Увольнение".
      3. Пересчитать отпускные (если дни отпуска увеличились).

    • Ещё одна частая ошибка — неправильное отражение в отчётности. Например, в форме 6-НДФЛ отпускные и компенсация должны попасть в разные периоды, если даты увольнения и выплаты разнесены по месяцам. Чтобы избежать проблем:

    • 📊 Проверьте Регламентированные отчёты → 6-НДФЛ за оба месяца (если они разные).
    • 📊 В РСВ убедитесь, что страховые взносы начислились на все выплаты.
    Что делать, если документ "Увольнение" не хочет проводиться?

    Если при проведении документа "Увольнение" возникает ошибка типа "Не найден связанный отпуск" или "Дата увольнения не совпадает с датой окончания отпуска", сделайте следующее:

    1. Проверьте, чтобы в документе "Отпуск" была галочка "Уволить после отпуска".

    2. Убедитесь, что в документе "Увольнение" правильно указан связанный отпуск (выбран из списка).

    3. Если даты не совпадают, исправьте их вручную — либо в отпуске, либо в увольнении.

    4. Перезапустите 1С и попробуйте провести документы снова.

    6. Проверка и закрытие месяца

    После оформления всех документов необходимо:

    1. Закрыть месяц по зарплате:
      • 📅 Перейдите в Зарплата → Закрытие месяца.
      • 📅 Выберите месяц увольнения и нажмите Выполнить закрытие.
      • 📅 Проверьте, чтобы в отчёте не было ошибок по этому сотруднику.
  • Сформировать отчётность:
    • 📊 6-НДФЛ — проверьте, что все выплаты попали в правильные разделы.
    • 📊 РСВ — убедитесь, что взносы начислились на отпускные и компенсацию.
    • 📊 4-ФСС — если были больничные.
    • Выдать документы сотруднику:
      • 📄 Трудовую книжку (если ведётся в бумажном виде).
      • 📄 Справку 2-НДФЛ (по запросу).
      • 📄 Справку о сумме заработка за 2 года (для центра занятости).

    После закрытия месяца рекомендуется сделать резервную копию базы — особенно если увольнение было массовым или с большими выплатами. Это поможет избежать проблем при проверках.

    💡

    Если сотрудник уволен в декабре, а отпускные выплачены в ноябре, не забудьте отразить их в 6-НДФЛ за ноябрь, а компенсацию — за декабрь. Это частая ошибка, которая приводит к расхождениям с налоговой.

    7. Особенности для разных конфигураций 1С

    Процесс оформления отпуска с увольнением может немного отличаться в зависимости от конфигурации:

    Конфигурация Особенности оформления Дополнительные действия
    1С:ЗУП 3.1 Полная поддержка связанных документов "Отпуск" и "Увольнение". Автоматический расчёт компенсаций и проверка остатков отпусков.
    1С:Бухгалтерия 8.3 Нужно вручную создавать документы "Отпуск" и "Увольнение" без привязки. Проверять остатки отпусков через отчёт Отпуска сотрудников.
    1С:Управление торговлей 11 Нет кадрового учёта — оформляется через 1С:ЗУП или вручную. Интеграция с 1С:ЗУП для передачи данных о сотрудниках.
    1С:ERP 2.5 Аналогично 1С:ЗУП 3.1, но с дополнительными аналитиками по подразделениям. Проверка бюджета на выплаты (если настроено).

    Если вы работаете в 1С:Бухгалтерия 8.3 без модуля "Зарплата и кадры", то:

    • 📌 Отпускные и компенсации оформляются через документ Начисление зарплаты с ручным вводом сумм.
    • 📌 Увольнение фиксируется в справочнике сотрудников (статус "Уволен").
    • 📌 Проводки формируются вручную или через типовую операцию.
    ⚠️ Внимание: В 1С:Бухгалтерия 8.3 (без модуля зарплаты) нет автоматической проверки остатков отпусков. Если ошибётесь с количеством дней, это приведёт к неверному расчёту компенсации. Всегда сверяйте данные с личной карточкой сотрудника.

    8. Отчётность и архивные данные

    После увольнения сотрудника его данные остаются в базе, но некоторые отчёты перестают их учитывать. Чтобы избежать путаницы:

    • 📊 В отчёте Свод по начислениям (раздел Зарплата → Отчёты) установите фильтр по дате увольнения, чтобы исключить уволенных сотрудников.
    • 📊 В Анализе задолженности по зарплате проверьте, чтобы по уволенному сотруднику не было остатков (если есть — проведите документ Выплата зарплаты).
    • 📊 Для архива сделайте выгрузку данных сотрудника через Администрирование → Выгрузка данных (на случай проверок).

    Если у вас ведётся электронный кадровый документооборот, не забудьте:

    • 📄 Загрузить скан приказа об увольнении в карточку сотрудника.
    • 📄 Прикрепить расчётный листок с итоговыми выплатами.
    • 📄 Сохранить электронную трудовую книжку (если используется СБИС или Контур.Персонал).

    Для удобства можно создать отдельную папку в Файловых архивах 1С (раздел Администрирование → Хранилище файлов) и сохранить туда все документы по увольнению. Это поможет быстро найти их при необходимости.

    💡

    Всегда проверяйте, чтобы в карточке уволенного сотрудника стояла галочка "Уволен" и была указана правильная дата. Это нужно для корректной работы отчётов и избежания дублирования данных.

    FAQ: Частые вопросы по отпуску с увольнением

    Можно ли отозвать увольнение, если отпуск уже начался?

    Нет, если сотрудник уже ушёл в отпуск, отозвать увольнение нельзя — даже если он передумал. Это прописано в ст. 127 ТК РФ. Единственный вариант — оформить приём на работу заново после увольнения, но это будет уже новый трудовой договор.

    Как быть, если сотрудник заболел во время отпуска с увольнением?

    Отпуск продлевается на дни болезни, а дата увольнения сдвигается. В 1С нужно:

    1. Создать документ Больничный лист.
    2. Исправить дату увольнения в документе "Увольнение".
    3. Пересчитать отпускные (если дни отпуска увеличились).

    Если больничный открыт после даты увольнения, он уже не влияет на отпуск — сотрудник считается уволенным.

    Нужно ли платить выходное пособие при таком увольнении?

    Выходное пособие выплачивается только в случаях, предусмотренных ст. 178 ТК РФ (например, при ликвидации организации или сокращении штата). При увольнении по собственному желанию пособие не положено, даже если оно прописано в локальных актах компании.

    Как отразить в 6-НДФЛ отпускные и компенсацию, если они попадают в разные месяцы?

    Отпускные отражаются в 6-НДФЛ за месяц выплаты (даже если отпуск начинается позже). Компенсация за неиспользованный отпуск попадает в отчёт за месяц увольнения. Например:

    • 📅 Отпускные выплачены 28 ноября, отпуск с 1 декабря → в 6-НДФЛ за ноябрь.
    • 📅 Компенсация начислена 30 декабря, увольнение 31 декабря → в 6-НДФЛ за декабрь.

    Что делать, если в 1С не отображаются неиспользованные дни отпуска?

    Проблема может быть в неверных настройках:

    1. Проверьте, чтобы в карточке сотрудника был указан правильный График работы.
    2. Зайдите в Настройки → Кадровый учёт → Отпуска и проверьте параметры расчёта.
    3. Если дни не считаются с прошлых лет, обновите остатки через документ Корректировка отпусков.

    Если ничего не помогает, сверьте данные с личной карточкой Т-2 — возможно, ошибка в ручных записях.