Как в 1С сформировать отчет по датам рождения сотрудников: 5 рабочих способов

Отчеты по датам рождения сотрудников в 1С:Предприятие — одна из самых востребованных задач в кадровом учете. Без такого инструмента сложно планировать поздравления, контролировать возрастные ограничения для должностей или анализировать демографическую структуру коллектива. Однако стандартные конфигурации (например, 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 или 1С:Бухгалтерия 8.3) не всегда содержат готовые отчеты с нужной детализацией.

В этой статье разберем 5 способов создания отчета по датам рождения: от простых настроек через Систему Компоновки Данных (СКД) до написания собственных Запросов на встроенном языке. Особое внимание уделим типичным ошибкам (например, когда в отчете появляются сотрудники с пустыми датами рождения) и нюансам работы с разными версиями платформы. Если вы не программист, но нужно срочно получить данные — здесь найдете готовые решения без кода.

Для начинающих пользователей 1С мы подготовили пошаговые инструкции с картинками, а для опытных — примеры оптимизированных запросов с группировкой по месяцам и вычислением возраста. Все методы протестированы на актуальных релизах платформы 1С:Предприятие 8.3.22+ и конфигурациях ЗУП 3.1.20+, Бухгалтерия 3.0.120+.

1. Быстрый отчет через стандартные инструменты (без программирования)

Если вам срочно нужен список сотрудников с датами рождения, а времени на настройку нет — воспользуйтесь универсальным отчетом Сотрудники организации. Он есть в большинстве типовых конфигураций (ЗУП, Бухгалтерия, Управление торговлей).

Чтобы открыть его:

1. Перейдите в раздел Кадры → Сотрудники (или Справочники → Физические лица в Бухгалтерии).
2. Нажмите кнопку Отчеты (обычно в верхней панели) и выберите Сотрудники организации.
3. В настройках отчета добавьте поле Дата рождения через кнопку Настройки → Добавить поле.

Этот способ подходит для одноразового экспорта данных, но имеет ограничения:

• 🔹 Нет возможности группировки по месяцам или возрастным категориям.
• 🔹 В отчет попадают все физические лица, включая уволенных (если не настроить фильтр).
• 🔹 Даты рождения выводятся в сыром виде — без расчета возраста или дней до ближайшего дня рождения.

2. Настройка отчета через Систему Компоновки Данных (СКД)

Система Компоновки Данных (СКД) — мощный инструмент для создания кастомизированных отчетов без программирования. С ее помощью можно:

• 📅 Группировать сотрудников по месяцам рождения.
• 🎂 Добавлять вычисляемые поля (например, "Дней до дня рождения").
• 📊 Строить диаграммы распределения по возрасту.

Пошаговая инструкция:

1. Откройте Все функции → Отчеты → Создать отчет (или используйте базовый отчет Сотрудники как основу).
2. В конструкторе СКД перейдите на вкладку Настройки → Структура и добавьте поля:

   ФизическоеЛицо.ДатаРождения
   ФизическоеЛицо.ФИО
   Подразделение.Наименование
   Должность.Наименование

3. На вкладке Группировки создайте группировку по месяцу рождения. Для этого:
   • Добавьте новую группировку.
   • В поле Выражение введите: Формат(ФизическоеЛицо.ДатаРождения, "ММММ") (выведет название месяца).
   • Отсортируйте по месяцам в хронологическом порядке.

Цел(Год(ТекущаяДата()) - Год(ФизическоеЛицо.ДатаРождения) -
Если(Месяц(ТекущаяДата()) < Месяц(ФизическоеЛицо.ДатаРождения) Или
(Месяц(ТекущаяДата()) = Месяц(ФизическоеЛицо.ДатаРождения) И
День(ТекущаяДата()) < День(ФизическоеЛицо.ДатаРождения)),
1,
0))

Готовый отчет можно сохранить как внешний файл (.erf) и загружать в другие базы. Пример результата:

Добавлены все необходимые поля (ФИО, дата рождения, подразделение)

Настроена группировка по месяцам или возрастным категориям

Установлен фильтр по актуальным сотрудникам (исключены уволенные)

Проверены вычисляемые поля (возраст, дни до ДР)

Сохранен внешний файл (.erf) для резервной копии-->

3. Отчет с расчетом дней до ближайшего дня рождения

Чтобы отчет не только показывал даты рождения, но и рассчитывал, через сколько дней у сотрудника день рождения, модифицируем запрос в СКД или создадим новый отчет с использованием встроенного языка.

Пример кода для вычисляемого поля "Дней до ДР":

Если ФизическоеЛицо.ДатаРождения = '00010101' Тогда
0
Иначе
ДатаНачалаГода = НачалоГода(ТекущаяДата());
ДатаДРВЭтомГоду = ДатаНачалаГода +
ДеньГода(ФизическоеЛицо.ДатаРождения) - 1;
Если ДатаДРВЭтомГоду < ТекущаяДата() Тогда
(ДатаНачалаГода + Год(ТекущаяДата()) + 1) -
ТекущаяДата() +
ДеньГода(ФизическоеЛицо.ДатаРождения) - 1
Иначе
ДатаДРВЭтомГоду - ТекущаяДата()
КонецЕсли;
КонецЕсли;

Этот алгоритм учитывает:

• 🔄 Перенос даты на следующий год, если день рождения уже прошел в текущем году.
• ❌ Исключение сотрудников без указанной даты рождения (поле заполнено 00010101).
• 📅 Точный расчет с учетом високосных лет.

Внимание! Если в вашей базе даты рождения хранятся в справочнике Физические лица, а не в кадровых данных, запрос нужно модифицировать:

ВЫБРАТЬ
ФизическиеЛица.Наименование КАК ФИО,
ФизическиеЛица.ДатаРождения,
// остальные поля
ИЗ
Справочник.ФизическиеЛица КАК ФизическиеЛица

4. Отчет по возрастным категориям (18-30, 31-45, 46+)

Для HR-аналитики часто требуется сегментация сотрудников по возрасту. В 1С:ЗУП это можно сделать через СКД или запросом с условием ВЫБОР КОГДА.

Пример запроса для группировки по возрастным категориям:

ВЫБРАТЬ
ФизическоеЛицо.ФИО,
ФизическоеЛицо.ДатаРождения,
ВЫБОР
КОГДА Цел(Год(ТекущаяДата()) - Год(ФизическоеЛицо.ДатаРождения) -
Если(Месяц(ТекущаяДата()) < Месяц(ФизическоеЛицо.ДатаРождения) ИЛИ
(Месяц(ТекущаяДата()) = Месяц(ФизическоеЛицо.ДатаРождения) И
День(ТекущаяДата()) < День(ФизическоеЛицо.ДатаРождения)),
1,
0)) < 18 ТОГДА "До 18"
КОГДА Цел(...) >= 18 И Цел(...) <= 30 ТОГДА "18-30"
КОГДА Цел(...) >= 31 И Цел(...) <= 45 ТОГДА "31-45"
ИНАЧЕ "46+"
КОНЕЦ КАК ВозрастнаяКатегория,
Подразделение.Наименование КАК Подразделение
ИЗ
Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Справочник.ФизическиеЛица КАК ФизическоеЛицо
ПО Сотрудники.ФизическоеЛицо = ФизическоеЛицо.Ссылка
ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Справочник.ПодразделенияОрганизаций КАК Подразделение
ПО Сотрудники.Подразделение = Подразделение.Ссылка
ГДЕ
Сотрудники.ДатаУвольнения ЕСТЬ NULL

Для визуализации результатов в СКД:

1. Добавьте поле ВозрастнаяКатегория в структуру отчета.
2. Настройте группировку по этому полю.
3. Включите опцию Диаграмма и выберите тип Гистограмма для наглядного сравнения возрастных групп.

5. Автоматическое оповещение о днях рождения (рассылка)

Чтобы не проверять отчет вручную, настройте автоматическую рассылку уведомлений о предстоящих днях рождения. Для этого:

1. Создайте регламентное задание в 1С:
   • Перейдите в Администрирование → Поддержка и обслуживание → Регламентные задания.
   • Создайте новое задание с типом Выполнение кода.
   • Установите расписание (например, каждое утро в 9:00).

Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
|   ФизическоеЛицо.ФИО КАК ФИО,
|   ФизическоеЛицо.ДатаРождения КАК ДатаРождения,
|   ФизическоеЛицо.Email КАК Email
|ИЗ
|   Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
|       ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Справочник.ФизическиеЛица КАК ФизическоеЛицо
|       ПО Сотрудники.ФизическоеЛицо = ФизическоеЛицо.Ссылка
|ГДЕ
|   НЕ ФизическоеЛицо.ДатаРождения = ДАТАВРЕМЯ(1, 1, 1, 0, 0, 0)
|   И (ДеньГода(ФизическоеЛицо.ДатаРождения) - ДеньГода(ТекущаяДата())) МЕЖДУ 0 И 7";

Результат = Запрос.Выполнить();
Выборка = Результат.Выбрать();

Пока Выборка.Следующий() Цикл
ТекстПисьма = "Уважаемые коллеги! " + Выборка.ФИО + " отмечает день рождения " +
Формат(Выборка.ДатаРождения, "ДФ='d MMMM'") + ".";
// Отправка письма (пример для почты через SMTP)
ПочтовыйПрофиль = ПолучаемПрофильПочты(); // Ваша функция получения профиля
ОтправкаПисьма(ПочтовыйПрофиль, "admin@company.ru", "Предстоящий день рождения",
ТекстПисьма, "", "", Истина);
КонецЦикла;

Внимание! Для работы рассылки необходимо:

• 📧 Настроить почтовый профиль в 1С (Администрирование → Организации и настройки → Почтовые профили).
• 🔒 Предоставить права на отправку писем пользователю, под которым выполняется регламентное задание.
• 📅 Учесть, что в выходные дни уведомления могут отправляться с задержкой.

6. Типичные ошибки и их решения

При создании отчетов по датам рождения пользователи часто сталкиваются с следующими проблемами:

Если отчет выдает ошибку Поле не найдено: "ДатаРождения", проверьте:

• 🔍 Правильность имени поля в запросе (в некоторых конфигурациях оно может называться DateOfBirth).
• 📝 Версию конфигурации — в старых релизах 1С:ЗУП 2.5 структура справочников отличается.
• 🛠️ Наличие прав у пользователя на чтение данных из справочника ФизическиеЛица.

7. Экспорт отчета в Excel и интеграция с Outlook

Готовый отчет по датам рождения можно экспортировать в Excel для дальнейшей обработки или интегрировать с Microsoft Outlook для автоматического создания напоминаний.

Экспорт в Excel:

1. Сформируйте отчет в 1С.
2. Нажмите кнопку Еще → Сохранить как... и выберите формат Excel (.xlsx).
3. В Excel можно добавить дополнительные столбцы (например, "Подарок" или "Статус поздравления").

Импорт в Outlook:

• 📅 Откройте экспортированный файл в Excel.
• 🔄 Преобразуйте данные в таблицу (Вставка → Таблица).
• 📤 В Outlook перейдите в Файл → Открыть и экспортировать → Импорт/экспорт → Импорт из другой программы и выберите файл Excel.
• 🎉 Настройте создание ежегодных событий в календаре на основе дат рождения.

Важно: При экспорте дат в Excel формат ячеек должен быть "Дата" (а не "Общий" или "Текст"), иначе сортировка и расчеты будут некорректными.

FAQ: Частые вопросы по отчетам о днях рождения в 1С

ГДЕ МЕСЯЦ(ФизическоеЛицо.ДатаРождения) = МЕСЯЦ(ТекущаяДата())

Функция ЗнакЗодиака(ДатаРождения)
Месяц = Месяц(ДатаРождения);
День = День(ДатаРождения);
Если (Месяц = 1 И День >= 20) Или (Месяц = 2 И День <= 18) Тогда Возврат "Водолей";
Если (Месяц = 2 И День >= 19) Или (Месяц = 3 И День <= 20) Тогда Возврат "Рыбы";
// ... остальные знаки
КонецФункции;

ГДЕ Сотрудники.ДатаУвольнения ЕСТЬ NULL ИЛИ Сотрудники.ДатаУвольнения > ТекущаяДата()

Отчет = ПолучаемОтчетПоДР(); // Ваша функция формирования отчета
Макет = Отчет.СохранитьВФайл("C:\Reports\ДниРождения.xlsx", ТипФайлаОтчета.Excel);