Увольнение сотрудника — это не только кадровый процесс, но и сложная бухгалтерская операция, требующая точного расчета всех причитающихся выплат. В 1С:Зарплата и Управление Персоналом (а также в 1С:Бухгалтерии с модулем зарплаты) этот процесс автоматизирован, но ошибки при настройке документов могут привести к некорректным начислениям, штрафам от трудовой инспекции или конфликтам с сотрудником. В этой статье разберем, как правильно оформить увольнение в 1С, рассчитать окончательный расчет, учесть неиспользованный отпуск, удержать НДФЛ и сдать отчетность — с пошаговыми скриншотами и примерами из реальной практики.

Особое внимание уделим типичным ошибкам, которые допускают бухгалтеры: неправильный расчет компенсации за отпуск, забытые удержания по исполнительным листам или неверное отражение выплат в 6-НДФЛ. Также рассмотрим нюансы для разных видов увольнений — по собственному желанию, по соглашению сторон или сокращению. Если вы работаете в 1С:ЗУП 3.1 или 1С:БП 3.0, инструкция подойдет для обеих конфигураций (различия будут оговорены отдельно).

1. Подготовка к увольнению: проверка данных сотрудника

Прежде чем формировать документы на увольнение, необходимо убедиться, что в карточке сотрудника в 1С обновляемые материалы. От этого зависит корректность расчетов.

Откройте карточку сотрудника через меню Кадры → Сотрудники и проверьте:

  • 📅 Дата приема на работу — влияет на расчет стажа для компенсации отпуска.
  • 💰 Оклад/тарифная ставка — должен соответствовать последнему приказу о изменении зарплаты.
  • 📝 График работы — если сотрудник работал на неполном графике, это учитывается при расчете среднего заработка.
  • 🏖️ Остатки отпусков — в разделе Отпуска проверьте, сколько дней неиспользованного отпуска числится за сотрудником.

Если сотрудник имел исполнительные листы (алименты, кредиты), убедитесь, что они активны в разделе Удержания. В противном случае удержания не будут рассчитаны автоматически.

💡

Если сотрудник уволен в последний день месяца, а зарплата выплачивается в следующем месяце, в 1С нужно вручную указать дату фактической выплаты в документе Зарплата к выплате, чтобы корректно отразить НДФЛ в 6-НДФЛ.

⚠️ Внимание: Если сотрудник уходит по сокращению, проверьте, чтобы в его карточке был указан правильный код причины увольнения (например, 81 для сокращения штата). Это влияет на расчет выходного пособия и отражение в отчетности СЗВ-ТД.

2. Оформление увольнения: приказ и табель

Процесс увольнения в 1С начинается с оформления приказа об увольнении. Этот документ фиксирует дату и основание увольнения, а также инициализирует расчет окончательного расчета.

Чтобы создать приказ:

  1. Перейдите в раздел Кадры → Приказы о привольнении/увольнении.
  2. Нажмите Создать → Увольнение.
  3. Выберите сотрудника и укажите:
    • 📅 Дата увольнения — последний рабочий день.
    • 📄 Основание увольнения — выберите из справочника (например, "По собственному желанию" или "Сокращение штата").
    • 💼 Статья ТК РФ — автоматически подставится в зависимости от основания.
  4. Сохраните и проведите документ.

    5. После формирования приказа 1С автоматически:

    • Закроет табель по сотруднику на дату увольнения (если табель ведется в программе).
    • Сформирует запись в СЗВ-ТД для ПФР.
    • Подготовит данные для расчета окончательного расчета.
    Что делать, если дата увольнения выпадает на выходной?

    Если последний рабочий день сотрудника приходится на выходной или праздничный день, в приказе указывается ближайший рабочий день до выходного. Например, если сотрудник уволен 8 марта (праздник), датой увольнения будет 7 марта. Это правило закреплено в ст. 14 ТК РФ.

    3. Расчет окончательного расчета: зарплата, компенсации, удержания

    Окончательный расчет включает:

    • 💵 Зарплату за отработанные дни в месяце увольнения.
    • 🏖️ Компенсацию за неиспользованный отпуск (если есть остатки).
    • 🎁 Выходное пособие (при сокращении или ликвидации организации).
    • 🔗 Удержания (НДФЛ, алименты, долги перед работодателем).

Чтобы рассчитать окончательный расчет:

  1. Перейдите в раздел Зарплата → Окончательный расчет.
  2. Нажмите Создать и выберите сотрудника.
  3. Программа автоматически заполнит:
    • Зарплату за отработанные дни (на основе табеля).
    • Компенсацию отпуска (если есть неиспользованные дни).
    • НДФЛ (13% или 15% для нерезидентов).
  • При необходимости добавьте дополнительные начисления (например, выходное пособие) или удержания.
  • Проверьте суммы и проведите документ.

    • Критическая ошибка: если сотрудник уволен до конца месяца, но в табеле не закрыты дни после увольнения, 1С может начислить лишнюю зарплату. Всегда проверяйте табель перед расчетом!

    Вид выплаты Формула расчета Пример (оклад 50 000 ₽, увольнение 15 числа)
    Зарплата за отработанные дни Оклад / норму дней в месяце × отработанные дни 50 000 / 23 × 15 = 32 609 ₽
    Компенсация отпуска (28 дней в год) Средний дневной заработок × неиспользованные дни 1 613 ₽ × 14 = 22 582 ₽
    Выходное пособие (при сокращении) Средний месячный заработок × количество месяцев (ст. 178 ТК РФ) 50 000 × 1 = 50 000 ₽
    НДФЛ (13%) (Зарплата + компенсации) × 13% (32 609 + 22 582) × 13% = 7 176 ₽
    📊 Какой документ в 1С вы используете для расчета увольнения?
    Окончательный расчет
    Зарплата к выплате
    Ручной ввод начислений
    Не знаю

    4. Компенсация за неиспользованный отпуск: нюансы расчета

    Один из самых сложных моментов при увольнении — расчет компенсации за неиспользованный отпуск. Ошибки здесь приводят к переплатам или недоплатам, а также проблемам при проверках.

    Алгоритм расчета в 1С:

    1. Программа определяет количество неиспользованных дней отпуска на дату увольнения (с учетом отгулянных дней и стажа).
    2. Рассчитывает средний дневной заработок за последние 12 месяцев.
    3. Умножает средний заработок на количество дней.

      4. Формула среднего дневного заработка:

      Средний заработок = (Сумма начислений за 12 месяцев) / (Количество отработанных дней)

      При этом:

      • 📅 В расчет не включаются дни болезни, отпуска по уходу за ребенком, прогулы.
      • 💰 Премии включаются в расчет пропорционально отработанному времени.
      • 🔄 Если сотрудник отработал менее 12 месяцев, берется фактический период.

      ☑️ Проверка компенсации отпуска

      Выполнено: 0 / 4
      ⚠️ Внимание: Если сотрудник отработал менее 15 дней в месяце увольнения, этот месяц не учитывается при расчете стажа для отпуска (ст. 121 ТК РФ). Например, если увольнение 10 марта, февраль не войдет в стаж.

      5. Удержания и вычеты: НДФЛ, алименты, долги

      Из окончательного расчета необходимо удержать:

      • 📝 НДФЛ (13% для резидентов, 15% для нерезидентов).
      • 👨‍👩‍👧 Алименты (если есть исполнительный лист).
      • 💳 Долги перед работодателем (например, за неотработанный аванс или материальный ущерб).

    В 1С удержания настраиваются автоматически, но есть нюансы:

    • НДФЛ удерживается со всех выплат, включая компенсацию отпуска и выходное пособие.
    • Алименты удерживаются после вычета НДФЛ (ст. 99 ФЗ "Об исполнительном производстве").
    • Если сумма удержаний превышает 20% от выплаты (50% в исключительных случаях), 1С выдаст предупреждение.

      • Пример расчета удержаний для выплаты в 100 000 ₽:

      1. НДФЛ: 100 000 × 13% = 13 000 ₽.
      2. Алименты (25%): (100 000 – 13 000) × 25% = 21 750 ₽.
      3. К выдаче: 100 000 – 13 000 – 21 750 = 65 250 ₽.
      💡

      Если сумма удержаний (например, по нескольким исполнительным листам) превышает 50% от выплаты, бухгалтер должен вручную скорректировать удержания в документе Зарплата к выплате, чтобы не нарушить ст. 138 ТК РФ.

      6. Выплата и отчетность: 6-НДФЛ, СЗВ-ТД, расчетный листок

      После расчета необходимо:

      1. Сформировать Зарплату к выплате (раздел Зарплата → Выплата зарплаты).
      2. Выдать сотруднику расчетный листок (можно сформировать в 1С через Отчеты → Расчетные листки).
      3. Отразить выплату в отчетности:
        • 📊 6-НДФЛ — укажите дату получения дохода (день увольнения) и дату удержания налога (день выплаты).
        • 📋 СЗВ-ТД — сведения о трудовой деятельности (сдаются в ПФР не позднее следующего дня после увольнения).
        • 💼 РСВ — если выплата попадает в отчетный период.

    В 6-НДФЛ увольнение отражается так:

    • Раздел 1: сумма начислений и НДФЛ попадает в строку с кодом 2000 (для зарплаты) или 2012 (для компенсации отпуска).
    • Раздел 2:
      • Строка 100 — дата увольнения (день получения дохода).
      • Строка 110 — дата выплаты (день удержания НДФЛ).
      • Строка 120 — следующий день после выплаты (срок перечисления НДФЛ).
    ⚠️ Внимание: Если выплата произведена в день увольнения, даты в строках 100 и 110 6-НДФЛ совпадают. Если выплата позже (например, в день зарплаты), даты будут разными.

    7. Типичные ошибки и как их избежать

    Даже опытные бухгалтеры допускают ошибки при расчете увольнения. Вот самые распространенные:

    Ошибка Последствия Как избежать
    Неверный расчет компенсации отпуска Переплата или недоплата сотруднику, претензии при проверке Проверять стаж и остатки отпусков в карточке сотрудника
    Забытые удержания по исполнительным листам Штрафы от судебных приставов Контролировать активные удержания в документе Окончательный расчет
    Неправильное отражение в 6-НДФЛ Штраф 500–1000 ₽ за каждую ошибку (ст. 126.1 НК РФ) Сверить даты получения дохода и удержания налога
    Несвоевременная сдача СЗВ-ТД Штраф 500 ₽ за каждого сотрудника (ст. 17 ФЗ №27-ФЗ) Отправлять сведения в ПФР в день увольнения

    Чтобы минимизировать риски:

    • 🔍 Используйте отчет "Анализ расчета зарплаты" (раздел Зарплата → Отчеты) для проверки начислений.
    • 📌 Сверяйте данные с расчетным листком сотрудника.
    • 📅 Настройте в 1С напоминания о сроках сдачи отчетности (в 1С:ЗУП 3.1 это делается в разделе Настройки → Напоминания).

      • FAQ: Частые вопросы по расчету увольнения в 1С

      Как рассчитать компенсацию отпуска, если сотрудник отработал меньше года?

      Компенсация рассчитывается пропорционально отработанным месяцам. Например, если сотрудник отработал 6 месяцев при норме отпуска 28 дней, ему положено 14 дней компенсации (28 / 12 × 6). В 1С это рассчитывается автоматически при создании документа Окончательный расчет.

      Нужно ли удерживать НДФЛ с выходного пособия при сокращении?

      Да, выходное пособие облагается НДФЛ в полном объеме (13% или 15%). Исключение — пособие в пределах 3-х средних месячных заработков (ст. 217 НК РФ), но только при сокращении или ликвидации организации. В 1С налог удерживается автоматически, но если пособие льготное, его нужно выделить отдельной строкой с кодом дохода 2014.

      Как в 1С отразить увольнение сотрудника, который не отработал аванс?

      Если сотрудник получил аванс, но не отработал его (например, уволился до конца месяца), сумму аванса нужно удержать из окончательного расчета. Для этого:

      1. В документе Окончательный расчет добавьте удержание типа Возврат неотработанного аванса.
      2. Укажите сумму аванса и основание (приказ об увольнении).
      3. Проверьте, чтобы общая сумма удержаний не превышала 20% от выплаты (ст. 138 ТК РФ).
      Что делать, если в 1С неверно рассчитана компенсация отпуска?

      Если программа ошиблась (например, не учла отгулянные дни), проверьте:

      • Стаж сотрудника в карточке (раздел Трудовая деятельность).
      • Остатки отпусков в разделе Отпуска.
      • Настройки расчета среднего заработка (раздел Настройки → Расчет зарплаты).

      Если ошибка остается, рассчитайте компенсацию вручную и внесите корректировку через документ Корректировка зарплаты.

      Как сдать СЗВ-ТД, если увольнение пришлось на выходной?

      Согласно п. 2.2 ст. 11 ФЗ №27-ФЗ, сведения в ПФР нужно подать не позднее следующего рабочего дня после увольнения. Если увольнение в субботу, сдать СЗВ-ТД нужно в понедельник. В 1С документ формируется автоматически при проведении приказа об увольнении, но дату отправки нужно контролировать вручную.