Формирование отчета по сотрудникам, покинувшим организацию, является стандартной, но критически важной задачей для кадровиков и бухгалтеров. Часто необходимость распечатать список уволенных возникает при подготовке документов для архива, сдаче отчетности в фонды или просто для внутреннего анализа текучести кадров. В экосистеме 1С этот процесс может варьироваться в зависимости от используемой конфигурации, будь то «1С:Бухгалтерия» или специализированная «1С:Зарплата и управление персоналом».
Неопытные пользователи часто совершают ошибку, пытаясь найти готовую кнопку «Список уволенных» на главном экране, которой попросту не существует в явном виде. Правильный подход требует работы с подсистемой отчетов или кадрового учета, где необходимо грамотно настроить отбор данных по датам и статусам работников. Ошибки в фильтрации могут привести к тому, что в документ попадут действующие сотрудники или, наоборот, будут упущены те, чье увольнение оформлено вчера.
В этой статье мы детально разберем алгоритмы действий для различных версий программных продуктов фирмы 1С. Вы узнаете, как использовать встроенные механизмы отчетности, как работать с универсальными отчетами и какие нюансы следует учитывать при выводе данных на принтер. Особое внимание уделим настройке параметров печати, чтобы итоговый документ выглядел профессионально и содержал всю необходимую информацию.
Поиск информации в журнале кадровых приказов
Самый быстрый способ получить первичный список — обратиться к журналу, в котором регистрируются все кадровые перемещения. В большинстве конфигураций, таких как 1С:ЗУП 3.1, основным документом фиксации факта прекращения трудовых отношений является приказ. Перейдите в раздел Кадры → Приемы на работу, переводы, увольнения. Здесь отображается реестр всех кадровых документов за выбранный период.
Для того чтобы отфильтровать только нужные записи, необходимо воспользоваться панелью настроек списка, которая обычно расположена над таблицей данных. Нажмите на значок гаечного ключа или кнопку «Настройки». В открывшемся окне найдите поле «Вид документа» или «Действие» и установите значение «Увольнение». Это действие мгновенно скроет приемы на работу и внутренние переводы, оставив на экране только интересующие вас записи.
После применения фильтра вы увидите список сотрудников с датами их ухода. Однако стандартный список в журнале не всегда удобен для печати из-за наличия лишних служебных колонок или недостатка информации (например, отсутствует табельный номер или основание увольнения). Для подготовки к печати рекомендуется нажать кнопку «Еще» в нижней части формы и выбрать пункт «Изменить форму», чтобы скрыть ненужные поля.
⚠️ Внимание: Журнал приказов показывает документы, а не списки сотрудников. Если один сотрудник был уволен и принят снова в одном периоде, он может отображаться дважды. Всегда проверяйте уникальность записей перед финальной печатью.
Если вам нужно получить именно поименный список, а не реестр приказов, лучше воспользоваться специализированными отчетами, которые агрегируют данные из разных документов. Журнал хорош для оперативной проверки наличия приказа, но для аналитики и архивирования он подходит меньше.
Использование стандартных отчетов по кадрам
Профессиональная работа с кадровыми данными в 1С:Предприятие невозможна без использования блока стандартных отчетов. Это мощный инструмент, позволяющий гибко настраивать вывод информации. В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом перейдите в раздел Отчеты → Отчеты по персоналу. Здесь представлен широкий спектр готовых форм, среди которых нас интересует отчет «Списки сотрудников» или «Кадровые перемещения».
При запуске отчета «Списки сотрудников» откроется форма настроек. Ключевым моментом здесь является правильная установка периода и отборов. В поле «Период» укажите даты, за которые нужно вывести уволенных (например, с 1 января по 31 декабря текущего года). Далее перейдите на вкладку «Отборы» и добавьте условие: поле «Состояние в организации», условие Равно, значение «Не работает».
Такой подход гарантирует, что в выборку попадут только те физические лица, которые на конец отчетного периода не числятся в штате. Однако есть нюанс: если сотрудник уволен давно, он все равно попадет в список. Чтобы получить именно тех, кто уволился в конкретном промежутке времени, лучше использовать отчет «Кадровые перемещения» с отбором по виду операции «Увольнение».
- 📄 Отчет «Списки сотрудников» идеален для получения статического среза данных на конкретную дату.
- 📅 Отчет «Кадровые перемещения» показывает динамику и точные даты изменений статуса.
- 🔍 Универсальный отчет позволяет строить выборки по любым регистрам, если стандартных форм недостаточно.
После настройки параметров нажмите кнопку «Сформировать». Система обработает запрос и выведет таблицу на экран. Проверьте корректность данных: убедитесь, что в списке нет действующих работников. Если все верно, переходите к настройке печатной формы через меню печати.
Используйте группировку в настройках отчета по подразделениям, чтобы список уволенных был структурирован и удобен для передачи руководителям отделов.
Настройка универсального отчета для гибкой выборки
Иногда стандартные отчеты не содержат всех необходимых полей или требуют специфической группировки данных, которую сложно реализовать в готовых формах. В таких случаях на помощь приходит Универсальный отчет, доступный в большинстве современных конфигураций 1С. Этот инструмент позволяет пользователю самостоятельно конструировать запрос к базе данных без знания языка программирования.
Запустите универсальный отчет через меню Отчеты → Универсальный отчет. В качестве источника данных выберите объект «Сотрудники» или «Физические лица», в зависимости от того, какая детализация вам требуется. Если нужны данные о штатных единицах, выбирайте регистр сведений «Кадровая история» или аналогичный в вашей версии платформы.
Самая важная часть работы — настройка отборов. Вам необходимо добавить условие, которое фильтрует записи по дате увольнения. Добавьте отбор по полю «Дата увольнения» с условием В пределах или Между, указав нужный временной интервал. Также можно добавить отбор по организации, если в базе ведется учет нескольких юридических лиц.
| Поле отбора | Условие | Значение | Пример использования |
|---|---|---|---|
| Дата увольнения | В пределах | 01.01.2026 - 31.12.2026 | Получить всех уволенных за год |
| Организация | Равно | ООО "Ромашка" | Фильтр по конкретной фирме |
| Подразделение | В списке | Отдел продаж, Бухгалтерия | Выборка по нескольким отделам |
| Статус | Не равно | В отпуске | Исключение специфических статусов |
После формирования отчета вы можете сохранить его настройку как вариант отчета. Это позволит в будущем открывать список уволенных одним кликом, не настраивая фильтры заново. Просто дайте варианту понятное имя, например, «Ежемесячный список уволенных».
Как добавить поле «Причина увольнения» в универсальный отчет?
В настройках отчета перейдите на вкладку «Поля и сортировки». Найдите в доступных полях ссылку на документ «Приказ об увольнении» или регистр сведений, хранящий основание увольнения. Перенесите это поле в макет отчета. Если поле не отображается, проверьте, выбран ли правильный источник данных (регистр накопления или сведений).
Формирование печатной формы и экспорт данных
Когда список сформирован и проверен, следующим этапом является его вывод на печать или сохранение в файл. В окне предварительного просмотра отчета нажмите кнопку Печать. Система предложит выбрать доступную печатную форму. Стандартная форма «Список» обычно содержит минимальный набор колонок, но в некоторых конфигурациях доступны более подробные макеты, такие как «Список сотрудников (расширенный)».
Если стандартная форма не устраивает, вы можете настроить её прямо в режиме предварительного просмотра. Часто доступна кнопка «Настройки печати», где можно изменить ориентацию листа (книжная или альбомная), размеры полей и шрифты. Для длинных списков уволенных с большим количеством колонок настоятельно рекомендуется использовать альбомную ориентацию, чтобы данные не обрезались.
Для передачи списка в другие отделы или архивирования в электронном виде удобнее использовать экспорт. Нажмите кнопку Сохранить как или значок дискеты в панели инструментов просмотра. Выберите формат PDF для неизменяемого документа или Excel (XLSX), если получателю потребуется дальнейшая обработка данных (сортировка, фильтрация).
⚠️ Внимание: При экспорте в Excel сложные группировки и иерархия данных могут «поехать». Всегда открывайте полученный файл и проверяйте целостность таблицы перед отправкой контрагентам.
Помните, что печать непосредственно из отчета 1С отправляет задачу на принтер по умолчанию, установленный в операционной системе вашего рабочего места. Убедитесь, что принтер подключен и в нем есть бумага, прежде чем нажимать финальную кнопку подтверждения.
☑️ Подготовка к печати списка
Специфика работы в 1С:Бухгалтерия предприятия
Пользователи конфигурации 1С:Бухгалтерия 3.0 сталкиваются с определенными ограничениями, так как эта программа ориентирована в первую очередь на финансовый учет, а не на кадровый делопроизводство. Здесь нет полноценного блока «Кадры», как в ЗУП, поэтому понятие «список уволенных» реализуется через отчеты по начислениям или через журнал документов.
Наиболее надежный способ получить список — использовать отчет Отчеты → 1С:Консалтинг. Стандартные отчеты → Анализ состояния расчетов с персоналом или аналогичные отчеты по зарплате. В настройках такого отчета необходимо установить отбор по виду начисления или по документу-основанию. Однако проще всего воспользоваться отчетом «Обороты счета 70», отфильтровав сотрудников, по которым в выбранном периоде были начисления в связи с увольнением (компенсации, расчет при увольнении).
Альтернативный путь — работа с журналом документов. Зайдите в раздел Зарплата и кадры → Все кадровые документы. Примените фильтр по виду операции «Увольнение». Этот список можно вывести на печать, используя стандартную форму журнала, но она будет содержать ссылки на документы, а не развернутую информацию о сотрудниках.
Для глубокого анализа в «Бухгалтерии» часто требуется установка дополнительных обработок или использование режима «Тонкий клиент» с расширенными правами. Если штатная функциональность не покрывает ваши потребности, рассмотрите возможность выгрузки данных через универсальный отчет, выбрав в качестве источника регистр сведений «Кадровая история», если он ведется в вашей базе.
В 1С:Бухгалтерия отсутствие специализированных кадровых отчетов компенсируется использованием универсальных отчетов или анализом движений по счету 70.
Типичные ошибки и способы их устранения
При формировании списков уволенных пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда отчет пуст, хотя увольнения точно проводились. Самая распространенная причина — неверно установленный период отчета. Документ увольнения может быть датирован последним числом месяца, а отчет сформирован по 25-е число. Всегда расширяйте период на несколько дней вперед и назад для страховки.
Другая частая ошибка связана с правами доступа. Если пользователь работает в режиме «Только просмотр» или у него ограничены права на чтение кадровых документов, система просто не покажет ему данные, не выдав при этом явного сообщения об ошибке. В таком случае необходимо обратиться к администратору базы данных для расширения прав доступа к подсистеме «Кадры».
Также стоит учитывать проблему «заднего числа». Если приказ об увольнении был введен задним числом (например, в мае ввели приказ от марта), то при формировании отчета за март этот сотрудник может не попасть в выборку, если отчет строится по состоянию на момент формирования, а не по дате документа. В настройках отчета внимательно следите за переключателем: «По дате документа» или «По состоянию на дату».
Иногда в список попадают сотрудники, которые были уволены, а затем снова приняты на работу в том же периоде. Чтобы избежать дублирования или некорректного отображения статуса, используйте группировку по физическому лицу и проверяйте конечный статус в организации на конец периода.
⚠️ Внимание: Интерфейс и названия пунктов меню могут отличаться в зависимости от версии платформы (8.2, 8.3) и релиза конфигурации. Если вы не находите указанную кнопку, используйте поиск по интерфейсу (значок лупы в правом верхнем углу).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли автоматически отправлять список уволенных на email?
Да, в некоторых версиях 1С и при наличии соответствующих настроек почты можно настроить автоматическую рассылку отчетов. Для этого используется механизм «Расписание отправки отчетов» в разделе администрирования, где указывается адресат и периодичность формирования списка.
Как распечатать список уволенных за один конкретный день?
Для этого в настройках отчета установите период «С» и «По» равными одной и той же дате. Либо используйте отбор по полю «Дата увольнения» с условием «Равно» и укажите нужную дату.
Почему в списке уволенных отображаются сотрудники со статусом «В отпуске»?
Это возможно, если отчет строится по состоянию на дату, предшествующую увольнению, или если в настройках отбора не исключены сотрудники, находящиеся в длительных отпусках перед увольнением. Проверьте, что отбор настроен именно на документ «Увольнение» или статус «Не работает».
Можно ли выгрузить список уволенных в формат CSV?
Да, при сохранении отчета через кнопку «Сохранить как» выберите формат «Текст (CSV)» или «Табличный документ». Это позволит открыть данные в Excel или импортировать их в другие системы.
Где найти архив списков уволенных за прошлые годы?
Архив не создается автоматически. Вам необходимо каждый раз формировать отчет заново, устанавливая соответствующий период (например, весь 2022 год). Если база данных была очищена или архивирована, доступ к старым данным может быть ограничен.