Увольнение по сокращению в 1С: полная инструкция с примерами документов и проводок

Сокращение штатов — одна из самых сложных кадровых процедур, требующая не только юридической точности, но и корректного отражения в 1С:Зарплата и Управление Персоналом или 1С:Бухгалтерия 8.3. Ошибки при оформлении могут привести к штрафам от трудовой инспекции, неправильному начислению выходного пособия или проблемам с отчётностью в ПФР и ФНС. Эта статья поможет разобраться, как провести увольнение по сокращению в 1С без ошибок — от подготовки приказа до закрытия месяца и сдачи отчётности.

Мы подробно рассмотрим все этапы: настройку параметров учёта, создание кадровых документов, расчёт компенсаций, формирование проводок и проверку отчётности. Особое внимание уделим типичным ошибкам, которые допускают бухгалтеры и кадровики, а также нюансам налогообложения выходных пособий. Инструкция актуальна для последних релизах 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерия 8.3 (на момент публикации).

Если вы впервые сталкиваетесь с процедурой сокращения, рекомендуем сначала ознакомиться с частыми вопросами в конце статьи — там разобраны основные правовые моменты, которые влияют на оформление в 1С.

1. Подготовка программы: настройки перед увольнением

Прежде чем создавать документы об увольнении, необходимо проверить и настроить параметры учёта в 1С. Это позволит избежать ошибок при расчёте компенсаций и формировании отчётности.

Откройте раздел Настройки → Кадровый учёт и убедитесь, что:

• 📌 Включена опция "Ведётся кадровый учёт" (если она отключена, документы об увольнении создать не получится).
• 📌 Установлен флаг "Использовать графики работы" — это важно для корректного расчёта неиспользованного отпуска.
• 📌 В разделе "Начисления и удержания" добавлены виды расчётов для выходного пособия и компенсации за неиспользованный отпуск.
• 📌 Настроены периоды расчёта среднего заработка (обычно 12 месяцев, но могут быть исключения).

Если в вашей организации действуют льготные условия для сокращаемых сотрудников (например, повышенное выходное пособие), их нужно зафиксировать в справочнике Виды расчётов. Для этого:

1. Перейдите в Справочники → Начисления и удержания.
2. Создайте новый вид расчёта с типом "Выходное пособие при увольнении".
3. Укажите формулу расчёта (например, СреднийЗарплат * 2 для двухмесячного пособия).
4. Привяжите его к статье затрат и способу отражения в бухучёте.

Также проверьте настройки налогообложения выходных пособий. С 2023 года действуют новые правила:

• 💰 Пособие в размере трёх средних месячных заработков не облагается НДФЛ и страховыми взносами.
• 💰 Суммы свыше этого лимита подлежат обложению налогами в обычном порядке.

Что будет, если не настроить виды расчётов заранее?

Если не создать отдельные виды расчётов для выходного пособия и компенсации отпуска, 1С автоматически использует стандартные настройки. Это может привести к:

- Неправильному налогообложению (например, НДФЛ будет удержан со всей суммы пособия, даже если она не превышает трёх средних заработков).

- Ошибкам в расчёте среднего заработка (если не указан правильный период).

- Проблемам при формировании отчётности 6-НДФЛ и РСВ, где выходные пособия должны быть выделены отдельно.

2. Создание приказа об увольнении (Т-8)

Основной документ, фиксирующий увольнение по сокращению, — это приказ по форме Т-8. В 1С он создаётся через раздел Кадры → Приёмы, переводы, увольнения.

Пошаговая инструкция:

1. Нажмите "Создать" и выберите вид документа "Увольнение".
2. Укажите сотрудника, которого сокращают. Если увольняется группа сотрудников, можно создать групповой приказ.
3. В поле "Основание увольнения" выберите Сокращение численности или штата работников организации (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
4. Заполните дату увольнения. Она должна совпадать с датой, указанной в уведомлении о сокращении (не менее чем за 2 месяца до увольнения).
5. В разделе "Дополнительная информация" укажите реквизиты уведомления и предложения других вакансий (если они были).

После заполнения основных данных перейдите на вкладку "Начисления" и добавьте:

• 💸 Выходное пособие (размер зависит от коллективного договора, но не менее одного среднего месячного заработка).
• 🏖️ Кompенсацию за неиспользованный отпуск (рассчитывается автоматически на основании графика отпусков).
• 📅 Зарплату за отработанные дни в месяце увольнения.

- Основание увольнения выбрано правильно (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)

- Дата увольнения совпадает с уведомлением (не менее 2 месяцев разницы)

- Указаны реквизиты уведомления и предложенных вакансий

- Добавлены все необходимые начисления (пособие, компенсация отпуска, зарплата)

- Проверен расчёт среднего заработка (период, исключаемые дни)-->

Особое внимание обратите на расчёт среднего заработка. 1С автоматически исключает из расчётного периода:

• 📉 Дни болезни (по больничным листам).
• 📉 Отпуска (если они были в расчётном периоде).
• 📉 Периоды простоя по вине работодателя.

Если сотрудник работал неполный рабочий день, средний заработок рассчитывается пропорционально отработанному времени. Чтобы проверить корректность расчёта, откройте отчёт Средний заработок (по сотрудникам) в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате.

3. Расчёт компенсаций и удержаний

После создания приказа об увольнении 1С автоматически рассчитывает все причитающиеся сотруднику выплаты. Однако иногда требуется ручная корректировка — особенно если у сотрудника были нестандартные начисления (премии, надбавки) или удержания (алименты, кредиты).

Основные виды выплат при сокращении:

Вид выплаты	Размер	Налогообложение	Особенности
Выходное пособие	Не менее 1 среднего месячного заработка (может быть увеличено по коллективному договору)	Не облагается НДФЛ и взносами в пределах 3 средних заработков	Выплачивается в день увольнения
Кompенсация за неиспользованный отпуск	Средний дневной заработок × количество неиспользованных дней	Облагается НДФЛ (13%) и страховыми взносами	Рассчитывается автоматически на основании графика отпусков
Зарплата за отработанные дни	По окладу или тарифу	Облагается НДФЛ и взносами	Удерживается аванс, если он был выплачен
Дополнительная компенсация (при соглашении)	По договорённости с работодателем	Облагается НДФЛ и взносами (если превышает 3 средних заработка)	Может быть выплачена позже основного пособия

Чтобы проверить расчёты, откройте документ "Начисление зарплаты и взносов" за месяц увольнения. В нём должны отобразиться:

• 🔹 Все начисления по увольнению (пособие, компенсация отпуска, зарплата).
• 🔹 Удержания (НДФЛ, алименты, прочие).
• 🔹 Страховые взносы (если они применяются к выплате).

Если суммы кажутся некорректными, воспользуйтесь отчётом Анализ начислений и удержаний по сотрудникам (раздел Зарплата → Отчёты). Он покажет детализацию расчёта среднего заработка и позволит выявить ошибки.

Пример расчёта компенсации за неиспользованный отпуск:

Сотрудник отработал 8 месяцев из 12, положенных по графику. За каждый месяц работы ему полагается 2,33 дня отпуска (28 дней / 12 месяцев). Итого: 8 × 2,33 = 18,64 дня. Если сотрудник уже использовал 14 дней, то компенсация будет начислена за 4,64 дня.

Один средний месячный заработок|Два средних месячных заработка|Три средних месячных заработка|Больше трёх средних заработков|По коллективному договору (другое)-->

4. Проверка проводок и бухгалтерских записей

После расчёта зарплаты и компенсаций 1С автоматически формирует бухгалтерские проводки. Их необходимо проверить, особенно если увольнение происходит в середине месяца или у сотрудника были нестандартные начисления.

Основные проводки при увольнении по сокращению:

• 💼 Дт 20 (26, 44) Кт 70 — начисление зарплаты за отработанные дни.
• 💼 Дт 20 (26, 44) Кт 70 — начисление компенсации за неиспользованный отпуск.
• 💼 Дт 91.2 Кт 70 — начисление выходного пособия (если оно не связано с основной деятельностью).
• 💼 Дт 70 Кт 68.01 — удержание НДФЛ.
• 💼 Дт 70 Кт 76 — удержания по исполнительным листам (алименты, кредиты).

Чтобы увидеть проводки, откройте документ "Начисление зарплаты" и нажмите кнопку "Проводки (Дт-Кт)". Если какие-то суммы вызывают вопросы, сверьте их с данными в отчёте Карточка счёта 70.

Особое внимание уделите счёту 91.2 — на нём отражаются расходы, не связанные с основной деятельностью (например, выходные пособия). Если в вашей организации пособия относятся к основным расходам, их нужно перенести на счета 20, 26 или 44 вручную.

Как исправить неправильную проводку?

Если 1С сформировала неверную проводку (например, отнесла выходное пособие на счёт 20 вместо 91.2), исправить её можно двумя способами:

1. Ручная корректировка — откройте документ "Операция (бухгалтерский и налоговый учёт)" и создайте сторнирующую запись, а затем правильную проводку.

2. Настройка способа отражения — в справочнике "Виды расчётов" измените счёт затрат для выходного пособия и перепроведите документ.

Также проверьте, чтобы все удержания были отражены корректно:

• 🔴 НДФЛ должен быть удержан со всех выплат, кроме необлагаемой части выходного пособия.
• 🔴 Алименты удерживаются с зарплаты и компенсации отпуска, но не с выходного пособия (если оно не превышает трёх средних заработков).
• 🔴 Страховые взносы не начисляются на необлагаемую часть пособия.

5. Формирование отчётности: 6-НДФЛ, РСВ и СЗВ-ТД

Увольнение по сокращению требует корректного отражения в отчётности. Основные формы, которые нужно проверить:

6-НДФЛ:

• 📄 Выходное пособие в пределах трёх средних заработков не включается в раздел 1 (не облагается НДФЛ).
• 📄 Компенсация за неиспользованный отпуск и зарплата отражаются в обычном порядке.
• 📄 В разделе 2 укажите дату фактического получения дохода (день увольнения) и дату удержания НДФЛ (следующий день).

РСВ (расчёт по страховым взносам):

• 📄 Выходное пособие в пределах трёх средних заработков не включается в базу для начисления взносов.
• 📄 Компенсация отпуска и зарплата облагаются взносами в обычном порядке.

СЗВ-ТД (с 2020 года заменил форму СЗВ-М):

• 📄 В графе "Основание" укажите код СОКР (сокращение штата).
• 📄 Дата увольнения должна совпадать с датой в приказе Т-8.

Чтобы сформировать отчётность в 1С:

1. Перейдите в раздел Зарплата → Отчётность.
2. Выберите нужный отчёт (6-НДФЛ, РСВ или СЗВ-ТД).
3. Укажите период и нажмите "Заполнить".
4. Проверьте раздел с увольнением — все суммы должны совпадать с документами.

Если вы сдаёте отчётность через 1С-Отчётность или Контур.Экстерн, убедитесь, что все данные экспортированы корректно. Для этого:

• 🔍 Сверьте суммы в XML-файле с данными в 1С.
• 🔍 Проверьте, что коды доходов и вычетов указаны верно (например, для компенсации отпуска — код 2013).

6. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные бухгалтеры иногда допускают ошибки при оформлении увольнения по сокращению. Вот самые распространённые из них и способы их предотвращения:

Ошибка 1: Неправильное основание увольнения

Если в приказе Т-8 указано неверное основание (например, "Соглашение сторон" вместо "Сокращение штата"), это может привести к:

• 🚨 Штрафам от трудовой инспекции (до 50 000 рублей за каждого сотрудника).
• 🚨 Проблемам при оспаривании увольнения в суде.
• 🚨 Неправильному расчёту выходного пособия.

✅ Как избежать: Всегда выбирайте основание п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ и проверяйте его перед проводкой документа.

Ошибка 2: Несоблюдение сроков уведомления

Сотрудник должен быть уведомлён о сокращении не менее чем за 2 месяца (за исключением случаев, когда он согласен на досрочное увольнение). Если дата уведомления указана неправильно:

• 🚨 Увольнение может быть признано незаконным.
• 🚨 Сотрудник вправе потребовать восстановления на работе через суд.

✅ Как избежать: В документе "Уведомление о сокращении" (если оно оформляется в 1С) проверьте дату вручения. Она должна быть не позднее, чем за 2 месяца до увольнения.

Ошибка 3: Неправильный расчёт среднего заработка

1С автоматически рассчитывает средний заработок, но иногда требуется ручная корректировка. Типичные проблемы:

• 🔢 В расчёт включены дни болезни или отпуска.
• 🔢 Не учтены премии или надбавки.
• 🔢 Неправильно указан расчётный период.

✅ Как избежать: Перед проводкой документа откройте отчёт Средний заработок (по сотрудникам) и проверьте:

• 📅 Период расчёта (обычно 12 месяцев).
• 💰 Суммы начислений (должны включать все выплаты, кроме социальных).
• 📉 Исключаемые дни (больничные, отпуска).

Ошибка 4: Несвоевременная выплата пособия

Выходное пособие и окончательный расчёт должны быть выплачены в день увольнения. Если зарплата перечисляется позже:

• 🚨 Сотрудник может потребовать компенсацию за задержку (ст. 236 ТК РФ).
• 🚨 Организация рискует получить штраф от трудовой инспекции.

✅ Как избежать: Заранее формируйте платежные поручения и проверяйте остатки на счёте. Если выплата задерживается, оформите документ "Расчёт с сотрудником при увольнении" и укажите дату фактической выплаты.

Ошибка 5: Неправильное отражение в отчётности

Чаще всего ошибки возникают в:

• 📋 6-НДФЛ — выходное пособие включается в налоговую базу.
• 📋 РСВ — на пособие начисляются страховые взносы.
• 📋 СЗВ-ТД — неверный код основания увольнения.

✅ Как избежать: После формирования отчётности сверяйте:

• 🔎 Суммы пособий (не должны превышать трёх средних заработков для необлагаемой части).
• 🔎 Коды доходов (для компенсации отпуска — 2013, для пособия — 2012).
• 🔎 Даты в 6-НДФЛ (день увольнения = дата получения дохода).

7. Закрытие месяца и финальная проверка

После увольнения сотрудника необходимо закрыть месяц в 1С, чтобы все начисления и удержания были корректно отражены в учёте. Для этого:

Шаг 1: Проверка документов

Убедитесь, что все документы по увольнению проведены:

• 📑 Приказ об увольнении (Т-8).
• 📑 Начисление зарплаты и взносов.
• 📑 Расчёт с сотрудником (если был аванс или задержка выплаты).
• 📑 Платежные поручения на выплату пособия и зарплаты.

Шаг 2: Закрытие зарплаты

Перейдите в раздел Зарплата → Закрытие месяца и выполните:

1. "Начисление зарплаты" — проверьте, что все начисления по увольнению включены.
2. "Расчёт страховых взносов" — убедитесь, что взносы не начисляются на необлагаемую часть пособия.
3. "Расчёт НДФЛ" — сверьте удержанный налог с данными в 6-НДФЛ.
4. "Выплата зарплаты" — если выплата производилась через кассу или банк, документ должен быть проведён.

Шаг 3: Проверка остатков

Откройте отчёты:

• 📊 "Карточка счёта 70" — остаток по сотруднику должен быть нулевым.
• 📊 "Анализ счёта 68.01" — НДФЛ должен быть полностью удержан и перечислен.
• 📊 "Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 69" — страховые взносы начислены корректно.

Шаг 4: Архивация документов

После закрытия месяца:

• 🗃️ Сохраните копии всех документов по увольнению (приказ, расчётные листы, платежки).
• 🗃️ Экспортируйте отчётность в PDF и XML для архива.
• 🗃️ Если увольнение оспаривается, подготовьте пакет документов для трудовой инспекции или суда.

8. Дополнительные нюансы (льготы, судебные споры, массовые сокращения)

В некоторых случаях увольнение по сокращению имеет особенности, которые нужно учитывать в 1С.

Льготные категории сотрудников

Некоторые сотрудники имеют преимущественное право остаться на работе при сокращении (ст. 179 ТК РФ). К ним относятся:

• 👨‍👩‍👧‍👦 Сотрудники с двумя и более иждивенцами.
• 👵 Сотрудники, являющиеся единственными кормильцами в семье.
• 🏥 Сотрудники, получившие трудовое увечье или профзаболевание в этой организации.
• 🎖️ Инвалиды Великой Отечественной войны.

Если такие сотрудники всё же увольняются, в 1С нужно:

• 📝 В приказе Т-8 указать причину, почему льготник не был оставлен.
• 💰 Проверить, не положены ли ему дополнительные компенсации.

Массовые сокращения

Если увольняется более 15% сотрудников (в организациях с численностью до 100 человек) или более 30 человек (в крупных организациях), это считается массовым увольнением. В этом случае:

• 📢 Работодатель обязан уведомить центр занятости не менее чем за 3 месяца.
• 📢 В 1С нужно создать групповой приказ об увольнении.
• 📢 Пособия могут быть увеличены по соглашению с профсоюзом.

Судебные споры

Если сотрудник оспаривает увольнение, в 1С потребуется:

• 🏛️ Подготовить выгрузку документов (приказ, уведомление, расчётные листы).
• 🏛️ Сформировать отчёт по среднему заработку для доказательства корректности расчётов.
• 🏛️ Если суд признаёт увольнение незаконным, в 1С нужно будет:
• 🔄 Сторнировать все начисления по увольнению.
• 🔄 Восстановить сотрудника в штате (документ "Приём на работу" с датой восстановления).
• 🔄 Пересчитать зарплату и взносы за период вынужденного прогула.

Если суд восстановил сотрудника на работе, в 1С необходимо:

1. Создать документ "Отмена увольнения" (если он есть в вашей конфигурации) или вручную сторнировать приказ Т-8.

2. Оформить "Приём на работу" с да