Списание товаров в 1С: полная инструкция с проводками и примерами

Списание товаров в 1С:Предприятие — рутинная, но критически важная операция для любого бизнеса. От правильности её оформления зависит не только бухгалтерская отчётность, но и налоговые риски, управление запасами, а в некоторых случаях — даже репутация компании перед контрагентами. Ошибки здесь обходятся дорого: от искажений в учёте до штрафов при проверках.

В этой статье разберём все этапы списания — от выбора документа до формирования проводок — с учётом особенностей разных конфигураций (Управление торговлей 11, ERP 2, Бухгалтерия 3.0). Особое внимание уделим типичным «подводным камням»: как списать товар с истёкшим сроком годности, что делать при недостаче, как отразить порчу или утилизацию. А для тех, кто работает с маркированными товарами, добавим актуальные нюансы по ЕГАИС и Честному ЗНАКу.

Если вы никогда не сталкивались со списанием в 1С — не переживайте: инструкция подойдёт и новичкам. Опытным пользователям пригодятся лайфхаки по автоматизации процесса, а также разбор неочевидных сценариев (например, списание товаров, учтённых по партиям или серийным номерам).

1. Когда требуется списание товаров в 1С?

Списание — это не просто «удалить из базы». Это полноценная хозяйственная операция, которая должна быть документально подтверждена и отражена в учёте. Основные случаи, когда без списания не обойтись:

• 🗑️ Истечение срока годности — актуально для аптек, продуктовых магазинов, складов с химической продукцией. В 1С такие товары можно выявить с помощью отчёта Анализ сроков годности (раздел Склад).
• 🔥 Порча или боя — разбитая посуда, испорченные продукты, брак при приёмке. Здесь важно зафиксировать причину (акты, фотографии) и виновных лиц, если они есть.
• 📉 Недостача при инвентаризации — когда фактическое количество на складе меньше учётного. Списание проводится после утверждения результатов инвентаризации.
• ♻️ Утилизация — например, старые запасы, которые нельзя продать или использовать (упаковка, оборудование). Требует акта утилизации.
• 🔄 Пересортица — когда товар потерял свои свойства (например, лекарство хранилось при неправильной температуре). Списание оформляется с указанием причины.

Важно: списание не применяется для товаров, которые просто перестали продаваться (например, неликвиды). В этом случае лучше использовать документ Перемещение товаров на отдельный склад «Неликвиды» или оформить Реализацию по символической цене.

⚠️ Внимание: Если товар списывается из-за брака от поставщика, сначала оформите Претензию поставщику (раздел Покупки). Списание без претензии может привести к потере права на возврат или компенсацию.

2. Какие документы используются для списания?

В 1С нет универсального документа «Списание». Выбор зависит от конфигурации, причины списания и настроек учёта. Рассмотрим основные варианты:

Конфигурация	Документ	Когда использовать	Особенности
Управление торговлей 11, ERP 2	Списание товаров	Основной документ для большинства случаев	Позволяет указать статью затрат, ответственного, причину списания
Бухгалтерия 3.0	Требование-накладная (операция «Списание»)	Для списания в производстве или на нужды организации	Требует предварительной настройки статей затрат
УТ 11, ERP 2	Инвентаризация товаров + Списание	При выявлении недостачи	Сначала фиксируется недостача, затем оформляется списание
Любая	Корректировка записей регистров	Для исправления ошибок в учёте	Используется только опытными пользователями!

В Управлении торговлей 11 документ Списание товаров находится в разделе Склад. В Бухгалтерии 3.0 путь другой: Склад → Товары → Требования-накладные. Если не видите нужного документа — проверьте права доступа или настройки ролей.

Для маркированных товаров (алкоголь, лекарства, табак) списание оформляется с учётом ЕГАИС или Честного ЗНАКа. В этом случае в документе появляются дополнительные поля для ввода кода маркировки и причины выбытия.

3. Пошаговая инструкция: как провести списание в УТ 11

Разберём процесс на примере 1С:Управление торговлей 11 (самой популярной конфигурации для торговли). Инструкция подойдёт и для ERP 2 — интерфейс там аналогичный.

1. Откройте документ
   

   Перейдите в раздел Склад → Списание товаров. Нажмите Создать.

2. Заполните шапку документа
   

   Укажите:

   • 📅 Дата — дата списания (важна для бухгалтерского учёта).
   • 🏢 Склад — где хранится списываемый товар.
   • 📝 Статья затрат — выберите из справочника (например, «Порча товаров», «Утилизация»). Если нужной статьи нет — создайте её заранее в разделе Нормативно-справочная информация.
   • 👤 Ответственный — сотрудник, который проводит операцию.

Добавьте товары

Нажмите Добавить и выберите номенклатуру из справочника. Укажите:

• 📦 Количество — сколько списываете.
• 💰 Стоимость — если нужно списать по конкретной цене (например, при утилизации).
• 🔢 Серийные номера/партии — если учёт ведётся по ним.

Укажите причину списания

В поле Причина списания выберите из списка (например, «Истёк срок годности», «Бой»). Если нужной причины нет — добавьте её в справочник Причины списания.

Проверьте проводки

Нажмите Показать проводки (кнопка внизу документа). Убедитесь, что дебет и кредит счета соответствуют вашей учётной политике. Например, при списании по причине порчи обычно используется счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Проведите и распечатайте

Нажмите Провести и закрыть. При необходимости распечатайте акт списания (кнопка Печать → Акт списания товаров).

Если списываете маркированный товар, после проведения документа нужно отправить данные в Честный ЗНАК или ЕГАИС. Для этого в документе появится кнопка Отправить в ГИС.

Товар есть в наличии на указанном складе|Указана правильная статья затрат|Причина списания соответствует реальной ситуации|Проверены проводки (особенно счёт 94)|Для маркированных товаров заполнены коды маркировки-->

4. Проводки при списании: что должно сформироваться?

От правильности проводок зависит, как списание отразится в бухгалтерском и налоговом учёте. Рассмотрим типичные варианты:

4.1. Списание по причине порчи или недостачи

В этом случае обычно используется счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Проводки будут такими:

Дт 94    Кт 41.01 — списана себестоимость испорченного товара
Дт 73.02 Кт 94    — недостача отнесена на виновное лицо (если оно установлено)
Дт 91.02 Кт 94    — списание на прочие расходы (если виновных нет)

4.2. Списание на хозяйственные нужды

Если товар списывается для внутреннего использования (например, канцтовары для офиса), проводки зависят от учётной политики:

Дт 26 (44) Кт 41.01 — списание на общехозяйственные (коммерческие) расходы
Дт 10.09   Кт 41.01 — списание на прочие материалы (если товар будет использоваться позже)

4.3. Списание при истечении срока годности

Здесь важно, признаётся ли такой товар неликвидом. Если да — списываем на убытки:

Дт 91.02 Кт 41.01 — списание просроченного товара на прочие расходы

Если срок годности истёк, но товар можно использовать (например, для внутренних нужд), проводки будут другими:

Дт 10.09 Кт 41.01 — оприходование на склад «Прочие материалы»

⚠️ Внимание: Для алкогольной продукции списание просрочки обязательно сопровождается актом в ЕГАИС. Без этого документ не проведётся, а товар останется «висеть» в учёте.

Что делать, если проводки не формируются?

Если после проведения документа проводок нет, проверьте:

1. Настройки учёта номенклатуры (раздел НСИ → Номенклатура) — включён ли флаг «Вести учёт по складам».

2. Учётную политику — возможно, для данного типа операций отключено формирование проводок.

3. Права пользователя — если нет прав на редактирование бухгалтерских записей, проводки не отобразятся.

5. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные пользователи 1С иногда допускают ошибки при списании. Вот самые распространённые:

• 🚫 Списание без акта — документ в 1С проведён, но нет бумажного акта (или он не подписан). Это нарушение закона о бухучёте (402-ФЗ).
• 🔄 Неверный склад — товар списывается со склада, где его фактически нет. Приводит к отрицательным остаткам.
• 💰 Неправильная стоимость — списание по рыночной цене вместо себестоимости (или наоборот). Искажает финансовые результаты.
• 📑 Отсутствие причины — в документе не указана статья затрат или причина списания. Это затрудняет анализ и может вызвать вопросы у аудиторов.
• ♻️ Игнорирование маркировки — списание маркированного товара без отправки данных в Честный ЗНАК или ЕГАИС. Чревато штрафами до 300 000 ₽.

Чтобы избежать ошибок, используйте этот чек-лист перед проведением документа:

Есть ли акт списания (бумажный или электронный)?|Совпадает ли количество в документе с фактическим?|Указана ли правильная статья затрат?|Проверены ли остатки на складе?|Для маркированных товаров отправлены ли данные в ГИС?-->

Если списываете товар с истёкшим сроком годности, обязательно приложите к документу скан этикетки с датой производства. Это поможет избежать претензий со стороны налоговой при проверке.

6. Списание маркированных товаров: нюансы для ЕГАИС и Честного ЗНАКа

С 2026 года списание маркированных товаров (алкоголь, лекарства, табак, обувь, одежда) требует обязательной отправки данных в государственные системы. Если этого не сделать, товар останется «висеть» в учёте, а компания может получить штраф.

6.1. Алгоритм списания маркированного товара

1. Создайте документ Списание товаров как обычно.
2. В табличной части укажите коды маркировки (они должны быть привязаны к номенклатуре).
3. Выберите причину выбытия из справочника (например, «Истечение срока годности», «Порча»).
4. Проведите документ.
5. Нажмите Отправить в ГИС и дождитесь подтверждения от системы.

6.2. Типичные ошибки при работе с маркировкой

• 🔖 Несовпадение кодов — в документе указаны не те коды маркировки, что фактически списываются.
• 📡 Ошибка отправки — данные не уходят в ГИС из-за проблем с интернетом или сертификатом.
• ⏳ Просроченные коды — попытка списать товар с истёкшей маркировкой (например, для алкоголя срок действия кода — 1 год).

⚠️ Внимание: Если списание маркированного товара не прошло в ГИС, документ в 1С будет иметь статус «Не отправлено». В этом случае нужно исправить ошибки и отправить данные повторно. Игнорирование этого приведёт к расхождениям между учётом в 1С и государственными системами.

Для проверки статуса отправки используйте отчёт Мониторинг обмена с ГИС (раздел Администрирование → Обмен данными).

7. Автоматизация списания: как ускорить процесс

Если списание товаров происходит регулярно (например, в аптеках или на складах с короткими сроками годности), ручной ввод данных отнимает много времени. Вот несколько способов автоматизации:

• ⚡ Регламентные задания — настройте автоматическое создание документов списания для просроченных товаров. Например, в УТ 11 это делается через Администрирование → Регламентные задания.
• 📊 Отчёты с фильтрами — используйте отчёт Анализ сроков годности, чтобы быстро находить товары, которые нужно списать.
• 🤖 Обработки — напишите (или закажите) обработку для массового списания по заданным критериям (например, все товары с истёкшим сроком на определённом складе).
• 🔄 Интеграция с оборудованием — если на складе используются терминалы сбора данных (ТСД), настройте автоматическое списание при сканировании штрихкодов.

Пример настройки регламентного задания для автоматического списания:

1. Перейдите в Администрирование → Регламентные задания.
2. Нажмите Создать и выберите тип Обработка документов.
3. Укажите обработку Списание товаров с истёкшим сроком годности (если её нет — скачайте из 1С:ИТС).
4. Настройте расписание (например, каждое 1-е число месяца).
5. Укажите ответственного и сохраните.

Автоматизация особенно актуальна для компаний с большим ассортиментом и высокой оборачиваемостью. Например, в супермаркетах или аптечных сетях ручное списание может занимать часы, а автоматизированное — минуты.

8. Частые вопросы по списанию товаров в 1С

❓ Как списать товар, если его нет в справочнике номенклатуры?

Если товар не был ранее учтён в 1С, сначала добавьте его в справочник Номенклатура (раздел НСИ). Укажите группу, единицу измерения и тип (товар, материал и т.д.). Только после этого можно оформлять списание.

Если товар уже списан физически, но не был оприходован в 1С, используйте документ Оприходование товаров с отрицательным количеством (но это некорректно с точки зрения учёта — лучше сначала оприходовать, затем списать).

❓ Можно ли списать товар задним числом?

Технически да, но это чревато проблемами:

• Нарушением хронологии документов (если дата списания раньше даты оприходования).
• Искажением отчётности за прошлые периоды.
• Вопросами от налоговой при проверке.

Если нужно списать товар retroactively, лучше оформить Корректировку записей регистров с комментарием о причине.

❓ Что делать, если списание провели ошибочно?

Если документ ещё не закрыт, отмените его проводки (кнопка Отменить проведение). Если списание уже отражено в учёте:

1. Создайте документ Оприходование товаров на ту же номенклатуру и количество.
2. Или используйте Корректировку записей регистров (только для опытных пользователей!).

В любом случае зафиксируйте исправление внутренним актом.

❓ Нужно ли списывать товар, если он украден?

Да, но процесс отличается от обычного списания:

1. Сначала оформите Акт о хищении (в 1С может называться Инвентаризация с типом операции «Недостача»).
2. Передайте данные в полицию (заявление о краже).
3. После получения постановления о возбуждении/отказе в деле спишите товар с учётом рекомендаций аудитора.

В бухучёте хищение отражается на счёте 94, а после решения суда может быть списано на 73.02 (если виновник найден) или 91.02 (если нет).

❓ Как списать товар, если он учтён по серийным номерам?

При списании товара с серийными номерами:

1. В документе Списание товаров укажите номенклатуру.
2. Нажмите Заполнить → По серийным номерам.
3. Выберите конкретные серии, которые списываете (можно отсканировать штрихкоды).
4. Если серийный номер не указан — 1С не даст провести документ.

Для массового списания серийных товаров используйте обработку Групповое списание по сериям (доступна в 1С:ИТС).