Как в 1С провести не принимаемые расходы: инструкция с проводками и примерами

Не принимаемые расходы — это одна из самых спорных категорий в бухгалтерском и налоговом учете. Они возникают, когда затраты компании не соответствуют критериям Налогового кодекса (ст. 270 НК РФ) или не подтверждены документально. В 1С:Бухгалтерия 8.3 такие операции требуют особого подхода: их нужно не только правильно оформить, но и разделить по видам учета, чтобы избежать ошибок в декларациях и отчетности.

В этой статье разберем, как технически провести не принимаемые расходы в 1С — от создания документа до формирования проводок. Особое внимание уделим разницам между бухгалтерским и налоговым учетом, а также типовым ошибкам, которые приводят к искажению финансового результата. Материал актуален для всех систем налогообложения: ОСНО, УСН (доходы минус расходы), ЕНВД и ЕСХН.

Что такое не принимаемые расходы и почему их нужно выделять в 1С

Не принимаемые расходы — это затраты, которые:

• 📋 Не соответствуют критериям ст. 252 НК РФ (не обоснованны, не документально подтверждены или не связаны с деятельностью, направленной на получение дохода).
• 🚫 Явно запрещены ст. 270 НК РФ (например, штрафы, пени, взносы в уставный капитал, стоимость имущества, переданного безвозмездно).
• 📊 Превышают нормативы (представительские расходы свыше 4% от ФОТ, суточные сверх лимитов и т.д.).
• 🔄 Учтены в одном налоговом периоде, а признаются в другом (например, расходы будущих периодов).

В 1С:Бухгалтерия такие расходы требуют раздельного учета, потому что:

1. В бухгалтерском учете они уменьшают финансовый результат (убыток или прибыль).
2. В налоговом учете они не уменьшают налоговую базу, что приводит к возникновению постоянных или временных разниц (ПБУ 18/02).

⚠️ Внимание: Если не выделять не принимаемые расходы в 1С, программа автоматически уменьшит налоговую базу, что приведет к занижению налога на прибыль и штрафам при проверке.

Типичные примеры не принимаемых расходов в 1С

Рассмотрим наиболее распространенные случаи, с которыми сталкиваются бухгалтеры. Для каждого примера укажем документ 1С, который используется для отражения, и счета учета.

Важно: некоторые расходы могут быть частично принимаемыми. Например, если суточные в командировке составили 1 200 руб./день, то 700 руб. учитываются в налоговых расходах, а 500 руб. — нет. В 1С это отражается двумя отдельными проводками.

Пошаговая инструкция: как провести не принимаемый расход в 1С 8.3

Рассмотрим универсальный алгоритм на примере штрафа за нарушение договора. Аналогично оформляются и другие типы не принимаемых расходов.

Шаг 1. Создание документа-основания

Если расход связан с оплатой (например, штраф контрагенту), используем документ Списание с расчетного счета (Банк и касса → Банковские выписки). Если это начисление (например, пени по налогам), создаем Операцию (бух.) (Операции → Операции, введенные вручную).

Для штрафа контрагенту:

1. Перейдите в Банк и касса → Платежные поручения.
2. Создайте новое поручение с типом Прочее списание.
3. Укажите контрагента, сумму и назначение платежа: "Штраф по договору №Х от ДД.ММ.ГГГГ".

Шаг 2. Формирование проводок

В документе Списание с расчетного счета нажмите Провести и закрыть. 1С автоматически сформирует проводку:

Дт 76.02 (Расчеты по претензиям) — Кт 51 (Расчетный счет)

Но это только первая часть. Теперь нужно списать штраф на расходы с учетом налоговых последствий.

Шаг 3. Отражение в бухгалтерском и налоговом учете

Создайте документ Операция (бух.):

1. Перейдите в Операции → Операции, введенные вручную.
2. Добавьте две проводки:

   Дт 91.02 (Прочие расходы) — Кт 76.02 (на сумму штрафа)
   Дт 99.01.1 (Прибыли и убытки по деятельности с основной системой налогообложения) — Кт 68.04.1 (Налог на прибыль, постоянное налоговое обязательство, ПНО)

3. В поле Содержание укажите: "Списание штрафа (не принимаемый расход, ПНО)".

Убедитесь, что сумма по Дт 91.02 равна сумме штрафа|

Проверьте, что ПНО (постоянное налоговое обязательство) рассчитано как 20% от суммы штрафа (для ОСНО)|

Сверьте аналитику по счетам 76.02 и 68.04.1|

Удостоверьтесь, что в налоговом учете расход не уменьшает базу (проверьте отчет "Анализ состояния налогового учета")-->

Шаг 4. Проверка разниц по ПБУ 18/02

После проведения операции проверьте формирование разниц:

1. Откройте отчет Анализ состояния налогового учета (Отчеты → Анализ состояния налогового учета).
2. Убедитесь, что по операции появилась постоянная разница (ПР) и постоянное налоговое обязательство (ПНО).
3. Для УСН проверьте, что расход не попал в Книгу учета доходов и расходов.

⚠️ Внимание: Если вы работаете на УСН "доходы минус расходы", не принимаемые расходы не должны отражаться в графе 5 Книги учета. В противном случае они исказят налоговую базу.

Особенности учета не принимаемых расходов для разных систем налогообложения

Алгоритм отражения не принимаемых расходов зависит от режима налогообложения компании. Рассмотрим ключевые различия.

1. Общая система налогообложения (ОСНО)

На ОСНО не принимаемые расходы приводят к возникновению:

• 📉 Постоянных разниц (ПР) — если расход никогда не будет учитываться в налоговом учете (например, штрафы).
• 🔄 Временных разниц (ВР) — если расход будет принят позже (например, убытки прошлых лет, переносимые на будущее).

В 1С это отражается:

• Для ПР: проводка по дебету 99.01.1 (ПНО) и кредиту 68.04.1.
• Для ВР: проводка по дебету 09 (ОНА) или кредиту 77 (ОНО).

2. Упрощенная система (УСН "доходы минус расходы")

На УСН не принимаемые расходы не уменьшают налоговую базу, но должны быть учтены в бухгалтерском учете. В 1С:

1. Создайте документ Операция (бух.) с проводкой Дт 91.02 — Кт 76 (60, 71 и др.).
2. Убедитесь, что в Книге учета доходов и расходов (отчет УСН → Книга учета) расход не попал в графа 5.
3. Если расход частично принимаемый (например, суточные), разделите его на две операции.

3. ЕНВД и ЕСХН

На ЕНВД и ЕСХН расходы не влияют на налоговую базу, так как налог рассчитывается от вмененного дохода или физических показателей. Однако:

• 📊 В бухгалтерском учете расходы списываются в обычном порядке (Дт 91.02).
• 🚫 В налоговом учете они не отражаются вообще.
• 🔄 Если компания совмещает ЕНВД и ОСНО, расходы распределяются пропорционально доходам по видам деятельности.

⚠️ Внимание: При совмещении режимов (например, ЕНВД + ОСНО) не принимаемые расходы могут косвенно влиять на налог, если они относятся к деятельности на ОСНО. В 1С используйте механизм Распределение расходов (Налоги и отчеты → Распределение расходов).

Типовые ошибки при учете не принимаемых расходов в 1С и как их избежать

Ошибки в учете не принимаемых расходов приводят к искажению финансового результата, недоимкам по налогам и штрафам. Рассмотрим самые распространенные промахи и способы их предотвращения.

Ошибка 1: Расход списан только в бухгалтерском учете, без налоговых последствий

Если не создать постоянное налоговое обязательство (ПНО), налог на прибыль будет занижен. Например, при списании штрафа в 100 000 руб. налоговая база должна увеличиться на 20 000 руб. (20% от штрафа), но без ПНО этого не произойдет.

Как исправить:

1. Проверьте отчет Анализ состояния налогового учета на наличие ПР и ПНО.
2. Если ПНО отсутствует, добавьте его вручную через Операцию (бух.).

Ошибка 2: Не принимаемый расход попал в Книгу учета УСН

На УСН "доходы минус расходы" все расходы из графа 5 Книги учета автоматически уменьшают налоговую базу. Если туда попал не принимаемый расход (например, сверхнормативные суточные), налог будет занижен.

Как исправить:

• 🔍 Откройте отчет УСН → Книга учета доходов и расходов.
• 📝 Найдите ошибочную строку и удалите ее через Корректировка записей книги учета.
• 📌 В будущем используйте ручное распределение расходов по видам деятельности (если совмещаете режимы).

Ошибка 3: Неверное разделение частично принимаемых расходов

Если расход частично принимаемый (например, представительские расходы в пределах нормы 4% от ФОТ), но в 1С он списан единой суммой, это приведет к:

• 📉 Занижению налоговой базы (если вся сумма попала в расходы).
• 📈 Завышению налоговой базы (если вся сумма не учтена).

Как избежать:

Рассчитайте нормативную часть расхода (например, 4% от ФОТ для представительских)|

Создайте две отдельные операции в 1С: одна — на принимаемую часть, другая — на не принимаемую|

Для принимаемой части используйте счет 26 (44), для не принимаемой — 91.02|

Проверьте аналитику по счетам 26 и 91.02 в отчете "Оборотно-сальдовая ведомость"-->

Ошибка 4: Отсутствие документального подтверждения

Даже если расход не принимаемый, он должен быть документально обоснован. Например, штраф по договору должен подтверждаться:

• 📄 Актом о нарушении условий договора.
• 📄 Претензией от контрагента.
• 📄 Платежным поручением об оплате.

Если документов нет, налоговая может считать расход фиктивным и доначислить налог на прибыль (или УСН) со штрафом 20%.

⚠️ Внимание: Для сверхнормативных расходов (суточные, представительские) сохраняйте первичные документы (авансовые отчеты, чеки, акты) даже если они не уменьшают налоговую базу. Их отсутствие при проверке приравнивается к отсутствию расхода вообще.

Как автоматизировать учет не принимаемых расходов в 1С

Ручной учет не принимаемых расходов занимает много времени и чреват ошибками. В 1С:Бухгалтерия 8.3 есть инструменты для автоматизации:

1. Настройка счетов учета для не принимаемых расходов

Чтобы 1С автоматически разделяла расходы, настройте счета учета для контрагентов и статей затрат:

1. Перейдите в Справочники → Статьи затрат.
2. Выберите статью (например, "Штрафы и пени") и откройте ее.
3. На вкладке Налоговый учет установите флаг Не принимается для целей налогообложения.
4. Укажите счет учета для бухгалтерского учета (например, 91.02) и налогового учета (оставьте пустым или укажите 0).

Теперь при проведении документов (например, Списание с расчетного счета) 1С автоматически:

• 📌 Сформирует проводку по дебету 91.02.
• 📌 Создаст постоянную разницу (ПР) и ПНО.

2. Использование документа "Регламентная операция"

Для массового списания не принимаемых расходов (например, ежемесячных штрафов) используйте Регламентные операции:

1. Перейдите в Операции → Регламентные операции.
2. Создайте новую операцию с типом Начисление налогов (ПНО, ОНА, ОНО).
3. Укажите счет дебет 99.01.1 и кредит 68.04.1, сумму рассчитайте как 20% от не принимаемых расходов за период.

3. Настройка аналитики для УСН

На УСН для автоматического исключения не принимаемых расходов из Книги учета:

1. Откройте Настройки учета → Упрощенная система налогообложения.
2. На вкладке Расходы добавьте статьи затрат, которые не должны учитываться (например, "Штрафы", "Безвозмездная передача").
3. Установите флаг Не учитывать в книге учета доходов и расходов.

Теперь при формировании Книги учета такие расходы автоматически исключатся из графа 5.

Проверка корректности учета не принимаемых расходов: отчеты и контроль

После отражения не принимаемых расходов необходимо проверить корректность проводок и разниц. Для этого используйте стандартные отчеты 1С.

1. Отчет "Анализ состояния налогового учета"

Этот отчет показывает все постоянные и временные разницы, а также налоговые обязательства (ПНО, ОНА, ОНО). Как его использовать:

1. Откройте Отчеты → Анализ состояния налогового учета.
2. Установите период (месяц или квартал).
3. Проверьте, что по не принимаемым расходам сформированы:
   • 📌 Постоянная разница (ПР) — если расход никогда не будет учитываться.
   • 📌 Постоянное налоговое обязательство (ПНО) — для ОСНО.

2. Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ)

В ОСВ проверьте:

• 🔍 Сальдо по счету 91.02 — там должны быть все не принимаемые расходы.
• 🔍 Сальдо по счету 99.01.1 — там должно быть ПНО (для ОСНО).
• 🔍 Сальдо по счету 68.04.1 — там должна быть сумма ПНО.

Пример правильной ОСВ для штрафа в 100 000 руб. (ОСНО, ставка налога на прибыль 20%):

3. Отчет "Книга учета доходов и расходов" (для УСН)

На УСН проверьте, что не принимаемые расходы не попали в графа 5:

1. Откройте УСН → Книга учета доходов и расходов.
2. Отфильтруйте строки по статье затрат (например, "Штрафы").
3. Убедитесь, что сумма по такой статье равна 0 в графа 5.

4. Отчет "Декларация по налогу на прибыль"

Для ОСНО проверьте, что не принимаемые расходы не уменьшили налоговую базу:

1. Сформируйте декларацию (Налоги и отчеты → Декларация по налогу на прибыль).
2. Откройте Лист 02, строка 040 (расходы, уменьшающие доходы).
3. Убедитесь, что сумма штрафов, безвозмездной передачи и других не принимаемых расходов не включена в строку 040.

⚠️ Внимание: Если вы обнаружили, что не принимаемый расход все же уменьшил налоговую базу, не вносите исправления в закрытый период. Сдавайте уточненную декларацию с пояснениями, чтобы избежать штрафов за грубое нарушение учета (ст. 120 НК РФ).

FAQ: Частые вопросы по учету не принимаемых расходов в 1С

Дт 99.01.1 — Кт 68.04.1 на сумму 20% от штрафа.