Оформление совмещения в 1С: от кадрового приказа до начисления зарплаты

Совмещение должностей — распространённая практика, когда сотрудник выполняет дополнительные обязанности за отдельную плату. В 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) или 1С:Бухгалтерия оформление такого совмещения требует особого подхода: нужно правильно создать кадровый приказ, настроить график работы, учесть нюансы оплаты и отразить изменения в отчётности. Ошибки на этом этапе приводят к проблемам с налогами, ФСС или трудовой инспекцией.

В этой статье разберём весь процесс — от подготовки документов до автоматического расчёта зарплаты за совмещение. Особое внимание уделим типичным ошибкам: например, когда сотрудник уже работает по основному месту, но в 1С неверно указан тип занятости или не учтён лимит рабочего времени по ТК РФ. Также покажем, как избежать двойного налогообложения и правильно отразить совмещение в расчётных листках.

Инструкция актуальна для последних версий 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерия 3.0, но ключевые принципы применимы и к более ранним редакциям. Если вы используете отраслевые решения (например, 1С:ERP или 1С:Комплексная автоматизация), проверьте наличие специфичных настроек в вашей конфигурации.

1. Совмещение vs совместительство: что оформить в 1С?

Прежде чем создавать документы в 1С, важно определиться с терминологией. Совмещение и совместительство — это разные понятия по ТК РФ, и их путают даже опытные кадровики. От выбора зависит, какие документы потребуются и как будет начисляться зарплата.

Совмещение (ст. 60.2 ТК РФ) — когда сотрудник выполняет дополнительную работу в рамках своего основного рабочего времени (или сверх него) у того же работодателя. Например, бухгалтер ведёт ещё и кадровый учёт. В этом случае:

• 📝 Оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору.
• 💰 Оплата устанавливается в виде доплаты (фиксированной или процентной).
• ⏰ Рабочее время не увеличивается (или увеличивается незначительно).

Совместительство (ст. 60.1 ТК РФ) — когда сотрудник работает по второму трудовому договору, вне основного рабочего времени (например, уборщик днём и охранник ночью). Здесь:

• 📄 Заключается отдельный трудовой договор.
• 🕒 Учитывается лимит рабочего времени (не более 4 часов в день).
• 📊 Налоги и страховые взносы начисляются отдельно.

В 1С эти два варианта оформляются по-разному. Если вы ошибётесь, система может неправильно рассчитать зарплату или сдать отчётность. Например, при совместительстве нужно создавать вторую запись о приёме на работу, а при совмещении — только кадровый перевод или дополнительное соглашение.

⚠️ Внимание: Если сотрудник совмещает должности у другого работодателя (например, работает бухгалтером в вашей компании и продавцом в магазине по совместительству), в 1С это оформляется как внешнее совместительство — с отдельным трудовым договором и записью в личной карточке Т-2.

2. Подготовка к оформлению совмещения в 1С

Перед тем как создавать документы в 1С, убедитесь, что у вас есть все необходимые данные:

Заявление сотрудника о совмещении (в свободной форме)

Приказ о совмещении (форма Т-1 или произвольная)

Дополнительное соглашение к трудовому договору

Размер доплаты (фиксированная сумма или % от оклада)

Срок совмещения (бессрочно или на определённый период)

-->

В 1С также нужно проверить:

• 🔍 Наличие актуальной записи о приёме сотрудника на основное место работы (раздел Кадры → Приёмы на работу).
• 📅 Корректность графика работы (если совмещение предполагает изменение рабочего времени).
• 💼 Наличие должности, на которую оформляется совмещение (справочник Должности).

Если должность отсутствует в справочнике, её нужно добавить заранее. Например, если сотрудник совмещает должности менеджера и кладовщика, обе должности должны быть введены в 1С. Также проверьте, чтобы в настройках программы был включён функционал Совмещение должностей (раздел Администрирование → Настройки программы → Зарплата и кадры).

Особое внимание уделите размеру доплаты. В 1С её можно указать:

• 💵 Фиксированной суммой (например, 5 000 рублей в месяц).
• 📊 Процентом от оклада (например, 20% от оклада по совмещаемой должности).
• 🕒 Почасово (если совмещение предполагает работу сверх нормы).

⚠️ Внимание: Если совмещение оформляется на срочный период (например, на время декрета основного сотрудника), в 1С нужно указать дату окончания. В противном случае программа будет начислять доплату бессрочно, что приведёт к излишним выплатам.

3. Пошаговая инструкция: как оформить совмещение в 1С

Рассмотрим процесс на примере 1С:ЗУП 3.1. Порядок действий аналогичен для 1С:Бухгалтерия 3.0, но названия разделов могут немного отличаться.

Шаг 1. Создание кадрового приказа

Перейдите в раздел Кадры → Кадровые переводы и нажмите Создать. Выберите тип документа:

• Перевод на другую должность — если совмещение предполагает изменение основной должности.
• Совмещение должностей — если сотрудник сохраняет основную должность и добавляет дополнительную.

Заполните поля:

• 👤 Сотрудник — выберите из справочника.
• 📅 Дата приказа — текущая или дата начала совмещения.
• 🏢 Подразделение — где будет выполняться дополнительная работа.
• 👔 Должность — выберите совмещаемую должность из справочника.
• 💰 Размер доплаты — укажите сумму или процент.

Пример заполнения:

Сотрудник: Иванов Иван Иванович
Дата приказа: 10.10.2026
Подразделение: Бухгалтерия
Должность: Кассир (совмещение)
Доплата: 30% от оклада по должности "Кассир"

Шаг 2. Указание срока совмещения

Если совмещение временное, в документе укажите:

• 📅 Дата начала — когда сотрудник начинает выполнять дополнительные обязанности.
• 📅 Дата окончания — когда совмещение прекращается (например, после выхода основного сотрудника из декрета).

Если срок не указан, 1С будет считать совмещение бессрочным. Это чревато тем, что доплата будет начисляться даже после фактического окончания совмещения.

Шаг 3. Проводка документа

После заполнения нажмите Провести и закрыть. Система автоматически:

• 📄 Сгенерирует приказ по форме Т-1 (или произвольной форме).
• 📊 Обновит личную карточку сотрудника (форма Т-2).
• 💼 Добавит запись в историю кадровых изменений.

Если в вашей организации используется электронный документооборот, приказ можно отправить на подпись руководителю прямо из 1С (кнопка На подпись).

4. Настройка оплаты за совмещение

После оформления кадрового приказа нужно настроить расчёт зарплаты за совмещение. В 1С это делается через документ Начисление зарплаты и взносов или Изменение оплаты труда.

Перейдите в раздел Зарплата → Начисления сотрудникам и создайте новое начисление:

• 📌 Вид начисления — выберите Доплата за совмещение (или создайте новый вид, если его нет).
• 💰 Размер — укажите сумму или процент, как в приказе.
• 📅 Период действия — должен совпадать со сроком в кадровом приказе.

Пример настройки:

Параметр	Значение	Примечание
Вид начисления	Доплата за совмещение	Создаётся в справочнике Виды начислений
Размер	30% от оклада по должности "Кассир"	Можно указать фиксированную сумму, например 5 000 руб.
Период действия	10.10.2026 — 31.12.2026	Если не указано, действует бессрочно
Налогообложение	Облагается НДФЛ и страховыми взносами	Проверьте настройки в карточке вида начисления

Особое внимание уделите налогообложению. Доплата за совмещение облагается:

• 📝 НДФЛ — 13% (для резидентов РФ).
• 🏥 Страховыми взносами — 30% (22% ПФР + 2.9% ФСС + 5.1% ФОМС).

Если совмещение оформлено внутренним совместительством (отдельный трудовой договор), в 1С нужно создать вторую запись о приёме на работу с указанием ставки (например, 0.5). В этом случае налоги и взносы будут рассчитываться отдельно для каждого договора.

⚠️ Внимание: Если сотрудник работает на льготном режиме налогообложения (например, как ИП или самозанятый), доплата за совмещение может не облагаться взносами. Уточните это в настройках вида начисления или у бухгалтера.

5. Учёт рабочего времени при совмещении

Один из самых сложных моментов — правильный учёт рабочего времени. По ТК РФ, совмещение не должно приводить к превышению нормальной продолжительности рабочего времени (40 часов в неделю). Если сотрудник работает сверх нормы, это уже сверхурочная работа, которая оплачивается по другим правилам.

В 1С учёт времени настраивается через:

• 📅 Графики работы — если совмещение изменяет график (раздел Кадры → Графики работы).
• ⏰ Табеля учёта рабочего времени — для отметки фактически отработанных часов (раздел Зарплата → Табеля).

Пример настройки графика:

1. Создайте новый график (например, Совмещение 0.5 ставки).
2. Укажите количество рабочих дней и часов (например, 20 часов в неделю).
3. Привяжите график к сотруднику в документе Кадровый перевод.

Если совмещение не изменяет график (сотрудник выполняет дополнительные обязанности в рамках основного рабочего времени), достаточно отметить это в табеле. Для этого:

1. Откройте табель за текущий месяц.
2. Выберите сотрудника и укажите код С (совмещение) для соответствующих дней.
3. Если совмещение оплачивается почасово, укажите количество часов в колонке Отработано.

Важно: если сотрудник работает на 0.5 ставки по основной должности и ещё на 0.5 по совмещению, в 1С нужно создать два отдельных графика и привязать их к разным записям о приёме/переводе. Иначе программа будет считать, что сотрудник работает на полную ставку по одной должности.

Что будет, если не учесть рабочее время при совмещении?

Если в 1С неверно указан график или не отражены часы совмещения, программа может:

- Неправильно рассчитать зарплату (например, не учесть доплату за совмещение).

- Неверно начислить НДФЛ и взносы (если превышен лимит рабочего времени).

- Сформировать некорректные данные для отчётности в ПФР и ФСС.

В худшем случае это приведёт к штрафам от трудовой инспекции или налоговой (до 50 000 рублей за нарушение учёта рабочего времени).

6. Проверка расчёта зарплаты и отчётность

После настройки совмещения проверьте, как 1С рассчитывает зарплату. Для этого:

1. Сформируйте документ Начисление зарплаты и взносов за текущий месяц.
2. Найдите сотрудника в списке и проверьте строку с доплатой за совмещение.
3. Убедитесь, что сумма соответствует приказу (например, 30% от оклада).

Пример проверки:

Сотрудник	Вид начисления	Сумма	НДФЛ (13%)	Взносы (30%)
Иванов И.И.	Оклад по основной должности	30 000 руб.	3 900 руб.	9 000 руб.
Иванов И.И.	Доплата за совмещение (30%)	9 000 руб.	1 170 руб.	2 700 руб.
Итого к выплате		39 000 руб.	5 070 руб.	11 700 руб.

Если сумма не сходится, проверьте:

• 🔍 Правильность указания процента или суммы доплаты в документе.
• 📅 Период действия начисления (возможно, он ещё не начался).
• 📊 Настройки вида начисления (налоги, взносы, база для расчёта).

После расчёта зарплаты сдайте отчётность:

• 📋 6-НДФЛ — отразите доплату как отдельный доход.
• 📊 РСВ (расчёт по страховым взносам) — включите доплату в базу для взносов.
• 📄 СЗВ-ТД — укажите изменение условий труда (если совмещение оформлено как перевод).

⚠️ Внимание: Если совмещение оформлено как внутреннее совместительство (отдельный трудовой договор), в отчётности оно будет отражено как вторая запись о работе. В этом случае в СЗВ-ТД нужно указать оба трудовых договора.

7. Типичные ошибки и как их избежать

При оформлении совмещения в 1С даже опытные пользователи допускают ошибки. Вот самые распространённые:

• 🚫 Неверный вид документа — вместо Совмещение должностей выбирают Приём на работу, что приводит к дублированию записей.
• 💰 Неуказанная доплата — в приказе прописана сумма, но в 1С не создано начисление.
• ⏰ Превышение рабочего времени — сотрудник работает 45 часов в неделю (40 + 5 за совмещение), что нарушает ТК РФ.
• 📅 Несвоевременное прекращение совмещения — доплата продолжает начисляться после окончания срока.

Как избежать ошибок:

Убедитесь, что выбран правильный тип документа (совмещение, а не совместительство)

Проверьте, что размер доплаты совпадает с приказом

Укажите срок действия, если совмещение временное

Сверьте график работы с нормами ТК РФ (не более 40 часов в неделю)

Проверьте, что начисление появилось в расчётном листке-->

Если ошибка уже допущена, исправляйте её через:

• 📝 Корректировку кадрового приказа — если неверно указаны должность или срок.
• 💼 Отмену начисления — если доплата была начислена ошибочно.
• 📊 Перерасчёт зарплаты — если сумма рассчитана неверно.

Пример исправления:

Сотрудник Иванов И.И. был оформлен на совмещение с 10.10.2026, но в 1С забыли указать дату окончания. В результате доплата начислялась лишние 2 месяца. Чтобы исправить:

1. Создайте документ Кадровый перевод с типом Прекращение совмещения.
2. Укажите дату фактического окончания (например, 31.12.2026).
3. Проведите документ и пересчитайте зарплату за лишние месяцы.

8. FAQ: ответы на частые вопросы

Можно ли оформить совмещение на должность с более высоким окладом?

Да, но доплата рассчитывается исходя из оклада по совмещаемой должности. Например, если основной оклад сотрудника — 30 000 руб., а по совмещаемой должности — 40 000 руб., доплата может быть фиксированной суммой (например, 5 000 руб.) или процентом от 40 000 руб. (например, 20% = 8 000 руб.).

Нужно ли вносить запись о совмещении в трудовую книжку?

Нет, запись о совмещении в трудовую книжку не вносится (ст. 66 ТК РФ). Однако информация должна быть отражена в личной карточке сотрудника (форма Т-2) и в приказе.

Как отразить совмещение в 1С, если сотрудник работает на 0.5 ставки?

Если сотрудник работает на 0.5 ставки по основной должности и ещё на 0.5 по совмещению, в 1С нужно:

1. Создать два графика работы (по 20 часов в неделю каждый).
2. Оформить кадровый перевод на совмещение с указанием второй должности и графика.
3. Настроить два отдельных начисления: оклад по основной должности (0.5) и доплата за совмещение (0.5).

В этом случае общая ставка сотрудника будет равна 1, но в отчётности это будут две отдельные записи.

Что делать, если совмещение прекращено, но в 1С продолжает начисляться доплата?

Нужно создать документ Кадровый перевод с типом Прекращение совмещения и указать дату окончания. После этого:

1. Пересчитайте зарплату за месяц, в котором ошибка была обнаружена.
2. Сформируйте уточнённые отчёты (6-НДФЛ, РСВ), если доплата уже была отражена в отчётности.

Облагается ли доплата за совмещение страховыми взносами?

Да, доплата за совмещение облагается страховыми взносами на общих основаниях (30%: 22% ПФР + 2.9% ФСС + 5.1% ФОМС), если она включена в базу для начисления взносов. Исключение — если сотрудник работает на льготном режиме (например, как самозанятый).