Прием на работу сотрудника, который ранее уже числился в вашей организации, — распространенная ситуация, требующая особого подхода в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (1С:ЗУП) или 1С:Бухгалтерия. Ошибки при оформлении такого сотрудника могут привести к проблемам с налоговым учетом, стажем и даже штрафами от проверяющих органов. В этой статье разберем, как правильно внести бывшего сотрудника в базу, учесть его предыдущий опыт работы в компании и избежать типичных ошибок.

Основная сложность заключается в том, что система 1С не всегда автоматически связывает нового приема с предыдущей записью о работе. Если просто создать нового сотрудника с тем же ФИО, вы рискуете утратить данные о стаже, начисленных отпусках и страховых взносах за прошлый период работы. Поэтому важно следовать четкому алгоритму — от проверки архивных данных до корректного заполнения кадровых документов.

Статья актуальна для всех современных версий 1С:ЗУП 3.1, 1С:Бухгалтерия 3.0 и 1С:Кадры (включая облачные решения). Если вы используете устаревшие релизы или сильно кастомизированные конфигурации, некоторые пункты могут отличаться — уточняйте детали в документации вашей версии.

1. Подготовка: проверка данных бывшего сотрудника

Прежде чем создавать новый приказ о приеме, необходимо убедиться, что в базе сохранены все сведения о предыдущей работе сотрудника. Это критично для:

  • 📅 Подсчета стажа (влияет на продолжительность отпуска)
  • 💰 Налоговых вычетов (например, если сотрудник пользовался стандартными вычетами)
  • 📊 Отчетности в ПФР и ФСС (связь с предыдущими страховыми взносами)

Перейдите в раздел Кадры → Сотрудники и найдите карточку бывшего сотрудника. Если она отсутствует, проверьте архивные записи через Кадры → Архив сотрудников. Обратите внимание на:

  • 🆔 Табельный номер (желательно использовать прежний, если он не занят)
  • 📝 Дата увольнения и его причину (например, "по собственному желанию")
  • 💼 Должность и подразделение на момент увольнения
💡

Если карточка сотрудника была удалена, восстановите её через Администрирование → Поддержка и обслуживание → Архивы данных. Восстановление возможно в течение 3 лет с момента удаления (настройка зависит от политики хранения данных в вашей базе).

Если сотрудник уволился давно (более 5 лет назад), его данные могли быть перенесены в долгосрочный архив или удалены. В этом случае:

  1. Проверьте бумажный архив кадровых приказов.
  2. Запросите у сотрудника копию трудовой книжки (если велась в бумажном виде).
  3. Сверьте данные с отчетами СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ за прошлые периоды.
Что делать, если данные утеряны?

Если восстановить карточку сотрудника невозможно, создайте нового сотрудника с пометкой в поле "Примечание" (например, "Повторный прием, ранее работал в 2018–2020 гг."). Однако это потребует ручной корректировки стажа и отпусков в дальнейшем.

2. Создание приказа о приеме: пошаговая инструкция

Если карточка сотрудника найдена, приступайте к оформлению приказа о приеме. Важно: не создавайте нового сотрудника — используйте существующую запись. Алгоритм действий:

  1. Откройте карточку сотрудника через Кадры → Сотрудники.
  2. Нажмите "Принять на работу" (кнопка доступна, если сотрудник числится как уволенный).
  3. Заполните реквизиты приказа:
    • 📅 Дата приема (не ранее даты увольнения!)
    • 💼 Должность и подразделение (могут отличаться от прежних)
    • 💰 Условия оплаты труда (оклад, надбавки)
    • 📄 Вид трудового договора (срочный/бессрочный)
  • Укажите причину повторного приема в поле "Основание" (например, "Возвращение по приглашению работодателя").
  • Сохраните и проведите документ.

    • Если кнопка "Принять на работу" отсутствует, значит, сотрудник числится как действующий (возможно, ошибка в дате увольнения). В этом случае:

    1. Проверьте статус сотрудника в отчете Кадры → Отчеты по кадрам → Состояние сотрудников.
    2. Если дата увольнения неверна, исправьте её через документ Кадровый перевод или Увольнение (с правами администратора).

      3. Указан верный табельный номер|Дата приема позже даты увольнения|Условия оплаты соответствуют трудовому договору|Причина приема заполнена|Документ подписан электронной подписью (если используется)

      -->

      После проведения приказа система автоматически:

      • Свяжет нового периода работы с предыдущим (для расчета стажа).
      • Восстановит данные о неиспользованных отпусках (если они были).
      • Обновит сведения для СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ.

    Создаю нового сотрудника|Использую старую карточку|Поручаю бухгалтеру|Не знаю, как правильно|Иное-->

    3. Особенности учета стажа и отпусков

    Один из ключевых моментов при повторном приеме — корректный расчет стажа для отпуска. По трудовому законодательству, предыдущий период работы в той же организации должен учитываться при расчете продолжительности отпуска. Однако 1С не всегда автоматически суммирует стаж, если между увольнением и приемом прошло более 1 месяца.

    Чтобы избежать ошибок:

    1. Проверьте стаж в отчете Кадры → Отчеты по кадрам → Стаж для отпуска.
    2. Если стаж не суммировался, вручную скорректируйте его через документ Корректировка стажа (раздел Кадры).
    3. Убедитесь, что в настройках учетной политики (раздел Настройки → Учетная политика) включен флаг Учитывать предыдущие периоды работы при расчете отпусков.

    Пример расчета:

    Период работы Длительность Учитывается в стаже?
    01.06.2020 – 30.11.2022 2 года 5 месяцев Да
    Перерыв между работами 3 месяца Нет (если >1 месяца)
    01.03.2023 – н.в. 1 год 6 месяцев Да
    Итого стаж для отпуска 4 года 1 месяц —

    Если между увольнением и приемом прошло менее 1 месяца, стаж суммируется автоматически. Если больше — требуется ручная корректировка.

    💡

    Даже если сотрудник уволился и был принят на следующий день, в 1С стаж может не суммироваться из-за технических особенностей. Всегда проверяйте его вручную!

    Для отпусков также важно:

    • 📅 Неиспользованные дни с предыдущего периода работы должны быть перенесены. Проверьте это в отчете Кадры → Отчеты по кадрам → Неиспользованные отпуска.
    • 💰 Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении должна быть учтена. Если она не выплачивалась, уточните у сотрудника.

    4. Налоговый учет и страховые взносы

    Повторный прием сотрудника влияет на налоговый учет и страховые взносы. Основные нюансы:

    НДФЛ:

    • Если сотрудник пользовался стандартными налоговыми вычетами (например, на детей), они должны быть восстановлены с даты нового приема.
    • Проверьте настройки вычетов в документе Прием на работу (вкладка Налоги и взносы).

    Страховые взносы:

    • 📊 Взносы в ПФР и ФСС начисляются заново, но с учетом предыдущих начислений (если перерыв менее 1 месяца).
    • 💼 Для взносов на травматизм тариф определяется по основному виду деятельности организации (не зависит от предыдущей работы сотрудника).

    Особое внимание уделите отчетности:

    • 📄 В СЗВ-ТД должен быть отражен как увольнение, так и новый прием.
    • 📊 В 6-НДФЛ и РСВ данные по сотруднику будут разделены на два периода.
    💡

    Если сотрудник уволился в декабре, а принят в январе следующего года, в отчетности это будут два разных налоговых периода. Убедитесь, что суммы доходов и взносов не дублируются.

    Пример заполнения СЗВ-ТД:

    Дата Событие Код события
    30.11.2022 Увольнение УВОЛ
    01.03.2023 Прием на работу ПРИЕМ

    Если в отчетности появились ошибки (например, дублирование данных), исправьте их через Отчетность → Корректирующие документы.

    5. Типичные ошибки и как их избежать

    При повторном приеме сотрудников в 1С чаще всего допускаются следующие ошибки:

    1. Создание дубликата сотрудника

    Если вы создадите нового сотрудника вместо использования старой карточки, система не свяжет периоды работы. Это приведет к:

    • 📉 Потере данных о стаже.
    • 💰 Ошибкам в расчете отпускных и больничных.
    • 📊 Некорректной отчетности в ПФР.

    2. Неверная дата увольнения

    Если в карточке сотрудника указана неверная дата увольнения (например, будущая), система не позволит оформить новый прием. Исправляйте дату через документ Увольнение с правами администратора.

    3. Неучтенные неиспользованные отпуска

    Если сотрудник не отгулял отпуск перед увольнением, эти дни должны быть:

    • 💰 Компенсированы при увольнении (если выплачивались — уточните у бухгалтерии).
    • 📅 Перенесены на новый период работы (если не компенсировались).
    💡

    Чтобы проверить, были ли компенсированы неиспользованные отпуска, запросите у бухгалтерии выписку по сотруднику за период увольнения.

    4. Ошибки в табельном номере

    Если табельный номер сотрудника изменился, это может привести к:

    • 📊 Разрыву данных в отчетности СЗВ-СТАЖ.
    • 💼 Проблемам с идентификацией сотрудника в ФСС (например, при больничных).

    Чтобы избежать ошибок, следуйте чек-листу:

    Карточка сотрудника найдена и не удалена|Дата увольнения корректна|Табельный номер не изменен|Стаж для отпуска проверен|Налоговые вычеты восстановлены-->

    6. Автоматизация процесса: полезные отчеты и обработки

    Чтобы упростить работу с повторно принятыми сотрудниками, используйте встроенные и дополнительные инструменты 1С:

    1. Отчет "История кадровых перемещений"

    Путь: Кадры → Отчеты по кадрам → История кадровых перемещений.

    Позволяет увидеть все изменения по сотруднику, включая увольнения и приемы. Полезно для проверки корректности данных.

    2. Обработка "Проверка данных сотрудников"

    Путь: Администрирование → Поддержка и обслуживание → Проверка данных.

    Выявляет дублирующиеся записи, ошибки в датах и другие проблемы.

    3. Настройка уведомлений

    В 1С:ЗУП 3.1 можно настроить уведомления о повторном приеме сотрудников:

    1. Перейдите в Настройки → Уведомления.
    2. Создайте новое правило с условием Тип документа = "Прием на работу" И Сотрудник.ДатаУвольнения ≠ Null.
    3. Укажите получателей (например, кадрового специалиста).

    4. Использование внешних обработок

    Если в вашей организации часто принимают бывших сотрудников, имеет смысл разработать или скачать готовую обработку для:

    • 🔍 Автоматического поиска уволенных сотрудников по ФИО.
    • 📊 Автозаполнения стажа при повторном приеме.
    • 📄 Генерации пакета документов для кадровой службы.
    Где скачать обработки?

    Официальные обработки можно найти на портале 1С:ИТС (раздел "Дополнения"). Также полезные решения публикуются на форумах Инфостарт и 1С-Клуба. Перед использованием проверьте обработку на тестовой базе!

    Пример кода для поиска уволенных сотрудников (можно использовать в 1С:Предприятие):

    Запрос = Новый Запрос;

    Запрос.Текст =
    

    "ВЫБРАТЬ
    

    |   Сотрудники.Ссылка КАК Ссылка,
    

    |   Сотрудники.Наименование КАК ФИО,
    

    |   Сотрудники.ДатаУвольнения КАК ДатаУвольнения
    

    |ИЗ
    

    |   Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
    

    |ГДЕ
    

    |   Сотрудники.ДатаУвольнения ЕСТЬ NULL ИЛИ Сотрудники.ДатаУвольнения > &ДатаНачала
    

    |УПОРЯДОЧИТЬ ПО
    

    |   ФИО";
    

    Запрос.УстановитьПараметр("ДатаНачала", НачалоГода(ТекущаяДата()) - 365 * 3); // Поиск за последние 3 года
    

    Результат = Запрос.Выполнить();

    7. Правовые нюансы: что говорит закон

    С точки зрения трудового законодательства, повторный прием сотрудника ничем не отличается от приема нового. Однако есть несколько важных моментов:

    1. Трудовой договор

    Сотрудник должен подписать новый трудовой договор, даже если условия работы не изменились. В договоре можно сослаться на предыдущий опыт работы в компании, но это не обязательно.

    2. Испытательный срок

    По ст. 70 ТК РФ, испытательный срок при повторном приеме не устанавливается, если:

    • 📅 Сотрудник уволился менее 1 года назад.
    • 💼 Он возвращается на ту же должность.

    Если эти условия не выполнены, испытательный срок можно установить на общих основаниях.

    3. Гарантии и компенсации

    Если сотрудник имеет право на гарантии (например, как родитель ребенка-инвалида), они должны быть восстановлены с первого дня работы.

    4. Трудовая книжка

    Если сотрудник принес трудовую книжку с записью об увольнении, сделайте новую запись о приеме. Если книжка электронная, данные обновятся автоматически через СЗВ-ТД.

    💡

    Если сотрудник уволился по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ), а теперь возвращается, уточните, не было ли в соглашении пункта о невозможности повторного трудоустройства. Такие условия иногда включают при "дружном" увольнении.

    Пример записи в трудовой книжке:

    1. Принят на должность менеджера по продажам

    Приказ от 01.03.2023 № 15-к

    2. Уволен по собственному желанию, п. 3 ст. 77 ТК РФ

    Приказ от 30.11.2022 № 42-к

    8. Частые вопросы и ответы

    🔹 Нужно ли восстанавливать табельный номер бывшего сотрудника?

    Желательно, но не обязательно. Если табельный номер занят другим сотрудником, присвойте новый. Однако это может осложнить учет стажа и отчетность. Оптимально — использовать прежний номер, если он свободен.

    🔹 Как быть, если сотрудник уволился 5 лет назад и его карточка удалена?

    В этом случае создайте нового сотрудника, но в поле "Примечание" укажите данные о предыдущей работе (даты, должность). Стаж придется корректировать вручную через документ Корректировка стажа.

    🔹 Нужно ли заново вводить данные о детях для налоговых вычетов?

    Да. Даже если сотрудник ранее получал вычеты, при новом приеме их нужно указать заново в документе Прием на работу (вкладка Налоги и взносы).

    🔹 Можно ли при повторном приеме не оформлять новый трудовой договор?

    Нет. По ст. 67 ТК РФ, трудовой договор должен быть оформлен в письменной форме при каждом приеме на работу, даже если сотрудник возвращается.

    🔹 Как проверить, правильно ли 1С посчитала стаж для отпуска?

    Сгенерируйте отчет Кадры → Отчеты по кадрам → Стаж для отпуска и сравните его с данными трудовой книжки. Если стаж не суммировался, скорректируйте его вручную.

    Если у вас остались вопросы по настройке 1С или оформлению документов, рекомендуем обратиться к специалисту по кадровому учету или 1С-программированию. Для сложных случаев (например, если сотрудник работал в компании несколько раз с перерывами) может потребоваться индивидуальная доработка конфигурации.