Поиск информации о бывших работниках — стандартная задача для кадровика или бухгалтера, работающего в системе 1С:Предприятие. Когда сотрудник покидает компанию, его данные не удаляются, а переводятся в специальный статус, но найти их в общем списке часто бывает непросто из-за стандартных фильтров. Понимание логики работы регистра сведений и кадровых документов позволяет быстро извлечь нужные сведения без ошибок.
В этой статье мы разберем несколько способов получения списка уволенного персонала в различных конфигурациях, таких как 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Кадры 3.1. Вы узнаете, как настроить фильтры в кадровом журнале, сформировать специализированные отчеты и проверить корректность заполнения даты увольнения.
Корректное отражение статуса работника критически важно для формирования отчетности в СФР и налоговую службу. Ошибки в датах или статусах могут привести к штрафам, поэтому важно уметь не только находить уволенных, но и верифицировать введенные данные.
Поиск в Кадровом журнале через расширенные фильтры
Самый быстрый способ увидеть всех работников, с которыми расторгнут трудовой договор, — использование штатного Кадрового журнала. По умолчанию в этом документе отображаются только действующие сотрудники, что может ввести пользователя в заблуждение при поиске архивных записей.
Чтобы изменить критерии отбора, необходимо нажать кнопку с изображением воронки или шестеренки в верхней панели списка. В открывшемся окне настроек следует найти поле, отвечающее за статус занятости, и снять галочку с опции «Только работающие».
После применения фильтра список обновится, и в нем появятся все физические лица, имеющие запись об увольнении в информационной базе. Это универсальный метод, работающий в большинстве современных релизов платформы.
- 🔍 Нажмите кнопку «Еще» в верхней панели списка сотрудников.
- ⚙️ Выберите пункт «Настроить список» или «Изменить форму».
- 📅 Установите период, охватывающий дату увольнения интересующего вас работника.
- ✅ Снимите ограничение «Только принятые» или «Действующие сотрудники».
⚠️ Внимание: Если после снятия фильтров список остался пустым, проверьте права доступа пользователя. Возможно, у вашей учетной записи нет прав на просмотр архивных кадровых данных или истории изменений.
Использование отчета «Списки сотрудников»
Для получения печатной формы или выгрузки данных в Excel удобнее использовать специализированный отчет «Списки сотрудников». Этот инструмент предоставляет более гибкие настройки группировки и отбора по сравнению с обычным журналом.
В настройках отчета необходимо перейти на вкладку «Отборы» и добавить новое условие. В качестве поля следует выбрать «Причина увольнения» или «Статус работника», установив значение «Уволен».
Дополнительно можно настроить отбор по конкретному подразделению или должности, что упрощает анализ текучести кадров в отдельных отделах компании. Система автоматически сформирует таблицу со всеми необходимыми реквизитами.
Готовый список можно сохранить в файл или сразу отправить на печать. Это особенно удобно при подготовке документов для архива или передаче сведений в бухгалтерию для расчета компенсаций.
Анализ данных в Универсальном отчете
Если стандартные отчеты не дают нужной детализации, на помощь приходит Универсальный отчет. Этот мощный инструмент позволяет строить выборки напрямую из регистров сведений, игнорируя ограничения типовых форм.
Для поиска уволенных необходимо выбрать тип отчета «Регистр сведений» и найти объект с названием, содержащим слова «Кадровая история» или «Состояние организаций». В настройках полей обязательно добавьте колонку с датой увольнения.
Использование универсального отчета требует понимания структуры базы данных, но дает максимальную свободу в формировании выборок. Вы можете отфильтровать сотрудников по любым дополнительным признакам, хранящимся в регистрах.
| Настройка | Значение | Описание |
|---|---|---|
| Тип отчета | Регистр сведений | Прямой доступ к данным |
| Объект | Кадровая история сотрудников | Основной регистр кадров |
| Поле отбора | Дата увольнения | Критерий поиска |
| Условие | Не пусто | Показывает только уволенных |
Используйте группировку по подразделениям в Универсальном отчете, чтобы быстро оценить текучесть кадров в разрезе отделов за выбранный период.
Проверка корректности проведения документов увольнения
Иногда сотрудник числится в списке уволенных, но система не позволяет оформить новые документы или выдает ошибки при расчете. Это часто свидетельствует о некорректном проведении документа Увольнение.
Необходимо открыть карточку сотрудника и перейти к списку кадровых документов. Найдите документ увольнения и проверьте его статус проведения. Если документ не проведен, дата увольнения не попадет в регистры накопления.
Также стоит обратить внимание на дату увольнения в самом документе. Она не должна быть меньше даты приема на работу и должна соответствовать фактическому последнему рабочему дню.
☑️ Проверка документа увольнения
⚠️ Внимание: Если дата увольнения указана будущим числом, сотрудник все еще будет считаться действующим в отчетах на текущую дату. Измените дату на актуальную или проведите документ задним числом с соблюдением правил учета.
Поиск по физическим лицам в справочнике
В некоторых случаях требуется найти человека, который работал в компании давно, и его запись уже скрыта во всех кадровых журналах. В такой ситуации поможет прямой поиск в справочнике Физические лица.
Этот справочник хранит информацию о всех людях, когда-либо взаимодействовавших с организацией, независимо от их текущего трудового статуса. Поиск осуществляется по ФИО, ИНН или СНИЛС.
Открыв карточку физического лица, можно увидеть ссылку на историю трудовых отношений. Система покажет все периоды работы, включая те, что были закрыты увольнением много лет назад.
Этот метод особенно полезен при восстановлении утерянных данных или проверке контрагентов, которые ранее были сотрудниками компании.
Почему уволенный сотрудник не находится в поиске?
Если поиск не дает результатов, возможно, карточка физического лица была помечена на удаление или объединена с другой записью при дублировании данных. Проверьте журнал регистрации изменений.
Формирование реестров для архивного хранения
Для соблюдения требований законодательства об архивном хранении кадровой документации необходимо регулярно формировать списки уволенных сотрудников. Эти данные используются для передачи дел в архив или уничтожения документов с истекшим сроком хранения.
Рекомендуется использовать отчет Личные карточки Т-2 с отбором по дате увольнения. Это позволит сформировать полный пакет документов по каждому бывшему работнику.
Архивные реестры должны содержать не только ФИО, но и номера приказов об увольнении, даты и основания прекращения трудовых отношений. Полнота данных гарантирует отсутствие проблем при проверках трудовой инспекции.
⚠️ Внимание: Сроки хранения личных дел уволенных сотрудников могут меняться в зависимости от условий труда и действующего законодательства. Всегда сверяйтесь с актуальными нормативными актами перед уничтожением архива.
Регулярная выгрузка списков уволенных сотрудников в отдельный файл или печать архивных реестров упрощает процедуру передачи документов в архив и защищает от потери данных.
Частые вопросы по учету уволенных в 1С
Как посмотреть историю перемещений уволенного сотрудника?
Откройте кадровый журнал, снимите фильтр «Только действующие», найдите сотрудника и дважды кликните по его строке. В открывшейся форме перейдите на вкладку «История изменений» или «Кадровая история», где отобразятся все приемы, переводы и увольнения.
Можно ли восстановить уволенного сотрудника одним кликом?
Нет, восстановление требует создания нового документа Прием на работу или Восстановление на работе. Система не имеет функции «отмены увольнения», так как это юридически значимое действие, требующее документального оформления.
Почему в отчете «Анализ текста увольнений» не видно некоторых сотрудников?
Проверьте период отчета. Если дата увольнения попадает за границы выбранного диапазона, сотрудник не отобразится в выборке. Также убедитесь, что документ увольнения был проведен корректно.
Как скрыть уволенных сотрудников из выпадающих списков при создании новых документов?
В настройках подбора сотрудников (обычно в форме документа) есть галочка «Показывать только работающих». Установите ее, чтобы система автоматически фильтровала уволенных физлиц при выборе получателя.
Влияет ли увольнение на расчет среднего заработка в будущих периодах?
Нет, после увольнения начисления прекращаются. Однако данные о заработке за отработанный период сохраняются в регистрах накопления и могут быть использованы для формирования справок о доходах по запросу бывшего сотрудника.