Как посмотреть штатную численность в 1С: подробная инструкция с примерами

Штатная численность — один из ключевых показателей кадрового учета, который отражает планируемое количество сотрудников по штатному расписанию. В 1С:Предприятие эта информация может храниться в разных разделах в зависимости от конфигурации (1С:ЗУП, 1С:ERP, 1С:Бухгалтерия) и версии программы. Однако многие пользователи сталкиваются с трудностями при поиске актуальных данных: то ли отчет выводит неверные цифры, то ли справочник не обновлен после последних кадровых изменений.

В этой статье мы разберем 5 проверенных способов получить штатную численность в 1С — от стандартных отчетов до скрытых настроек, которые знают далеко не все бухгалтеры и кадровики. Вы узнаете, где хранятся исходные данные, как их проверить на корректность и что делать, если цифры в отчетах не сходятся с реальным положением дел. Особое внимание уделим типичным ошибкам, которые искажают результаты, и способам их исправления.

1. Штатное расписание — основа для расчета численности

Основной источник данных о штатной численности в 1С — это штатное расписание. Именно здесь фиксируются все должности, подразделения и планируемое количество ставок. Чтобы открыть его:

• 📌 В 1С:ЗУП 3.1 перейдите в раздел Кадры → Штаты → Штатное расписание.
• 📌 В 1С:ERP 2.5 путь будет Кадры и зарплата → Штаты → Штатное расписание.
• 📌 В 1С:Бухгалтерия 3.0 штатное расписание может отсутствовать — здесь численность обычно берется из кадровых документов.

В открывшемся окне вы увидите таблицу со всеми должностями, подразделениями и количеством штатных единиц. Обратите внимание на колонку Количество штатных единиц — именно здесь указывается планируемая численность по каждой позиции. Если эта колонка пустая или заполнена некорректно, все последующие отчеты будут выдавать неверные данные.

Важно: в некоторых конфигурациях (например, 1С:ЗУП КОРП) штатное расписание может быть многоуровневым — с разбивкой по филиалам или направлениям деятельности. В этом случае численность считается суммарно по всем уровням, если не задан фильтр по подразделению.

2. Отчет «Штатная численность» — быстрый способ получить данные

Если вам нужно оперативно получить сводные данные без глубокого анализа, воспользуйтесь стандартным отчетом Штатная численность. Он доступен во всех кадровых конфигурациях 1С и позволяет выгрузить данные в удобном виде.

Чтобы сформировать отчет:

1. В 1С:ЗУП перейдите в Кадры → Отчеты по кадрам → Штаты → Штатная численность.
2. В 1С:ERP путь будет Кадры и зарплата → Отчеты → Штаты → Штатная численность.
3. Укажите период (обычно текущий месяц или год) и нажмите Сформировать.

В результате вы получите таблицу с разбивкой по подразделениям и должностям. Обратите внимание на колонки:

• 📊 Штатная численность — планируемое количество сотрудников.
• 📊 Фактическая численность — реально работающие сотрудники (может отличаться из-за вакансий или совместительства).
• 📊 Занято штатных единиц — сколько ставок занято на данный момент.

Почему фактическая численность может превышать штатную?

Это происходит, если в компании есть совместители (внутренние или внешние), которые занимают часть ставки, или если сотрудники работают на нескольких должностях одновременно. В таком случае в отчете может появиться колонка Коэффициент занятости, показывающая долю ставки.

Если отчет выдает неожиданные цифры, проверьте:

Настройки фильтра (период, подразделения)

Актуальность штатного расписания

Наличие не закрытых кадровых документов (приемы, переводы, увольнения)

Правильность заполнения графы "Количество штатных единиц" в штатном расписании-->

3. Кадровые отчеты: «Список сотрудников» и «Движение кадров»

Иногда штатная численность рассчитывается не только по штатному расписанию, но и по фактически работающим сотрудникам. В этом случае полезно использовать отчеты, которые показывают динамику кадровых изменений.

Отчет Список сотрудников (путь: Кадры → Отчеты по кадрам → Список сотрудников) позволяет увидеть:

• 👥 Текущий состав сотрудников с указанием должности и подразделения.
• 👥 Даты приема и возможного увольнения.
• 👥 Занятость (полная/частичная ставка).

Для анализа изменений штатной численности во времени подойдет отчет Движение кадров (Кадры → Отчеты по кадрам → Движение кадров). Здесь можно выбрать период и посмотреть:

Тип движения	Что показывает	Влияние на штатную численность
Прием на работу	Новых сотрудников	Увеличивает фактическую численность
Увольнение	Уволенных сотрудников	Уменьшает фактическую численность
Перевод	Смену должности/подразделения	Не меняет общую численность, но может влиять на распределение по ставкам
Изменение штатного расписания	Добавление/удаление ставок	Меняет планируемую штатную численность

Сравнивая данные из этих отчетов со штатным расписанием, можно выявить расхождения. Например, если в штатном расписании указано 10 ставок менеджеров, а в отчете Список сотрудников их только 8, значит, есть 2 вакансии.

Раз в год

Каждый квартал

При каждом кадровом изменении

Только когда требует бухгалтерия

Не обновляем-->

4. Скрытые настройки: где еще хранится штатная численность?

В некоторых конфигурациях 1С данные о штатной численности могут дублироваться или храниться в неочевидных местах. Вот где еще стоит looked:

1. Регистры сведений

В 1С:ЗУП и 1С:ERP штатная численность может храниться в регистре сведений Штатное расписание или Штатная численность. Чтобы его найти:

1. Откройте Все функции (кнопка в правом верхнем углу).
2. В поиске введите Штатное расписание.
3. Выберите нужный регистр и посмотрите данные в разрезе дат.

2. Планы видов характеристик

В сложных конфигурациях (например, 1С:ERP или отраслевых решениях) штатная численность может быть привязана к Планам видов характеристик через справочник Должности или Подразделения. Проверьте:

• 🔍 Настройки справочника Должности (может быть поле Штатная численность).
• 🔍 Реквизиты подразделений (иногда численность прописывается там).

3. Документы «Изменение штатного расписания»

Если штатное расписание редактировалось через документы (а не напрямую в справочнике), ищите историю изменений в журнале документов Изменение штатного расписания. Здесь можно отследить, кто и когда вносил правки в численность.

5. Типичные ошибки и как их исправить

Даже опытные пользователи 1С сталкиваются с проблемами при работе со штатной численностью. Вот наиболее распространенные ошибки и способы их устранения:

1. Расхождение между штатной и фактической численностью

Если в отчете Штатная численность цифры не сходятся, проверьте:

• 🔴 Незакрытые кадровые документы: возможно, кто-то уволен, но документ не проведен.
• 🔴 Ошибки в штатном расписании: количество ставок указано неверно.
• 🔴 Совместительство: сотрудники могут занимать несколько ставок одновременно.

2. Отсутствует колонка «Штатная численность» в отчетах

Если в отчете нет нужной колонки:

1. Нажмите Настройки (шестеренка в верхнем углу отчета).
2. В разделе Показатели найдите Штатная численность и добавьте ее в отчет.
3. Если показателя нет в списке, проверьте, включен ли он в настройках конфигурации (может потребоваться помощь программиста).

3. Данные не обновляются после изменений

Если вы внесли правки в штатное расписание, но отчеты показывают старые данные:

• 🔄 Перепроведите документ Изменение штатного расписания.
• 🔄 Обновите регистры сведений через Все функции → Регистры сведений.
• 🔄 Проверьте права доступа — возможно, у вас нет прав на редактирование штатного расписания.

6. Экспорт данных для анализа в Excel

Для глубокого анализа штатной численности удобно выгрузить данные в Excel. В 1С есть несколько способов это сделать:

Способ 1: Экспорт из отчета

1. Сформируйте отчет Штатная численность.
2. Нажмите Еще → Выгрузить и выберите формат Excel.
3. В полученной таблице будут все колонки отчета, включая штатную и фактическую численность.

Способ 2: Выгрузка штатного расписания

1. Откройте Штатное расписание.
2. Нажмите Еще → Выгрузить в Excel.
3. В файле будут все позиции с указанием количества штатных единиц.

Способ 3: Через обработку «Выгрузка данных»

Если стандартные способы не подходят, используйте универсальную обработку:

1. Откройте Файл → Открыть → выберите файл обработки ВыгрузкаДанных.epf (обычно идет в комплекте с 1С).
2. Укажите источник данных — справочник Штатное расписание или регистр сведений.
3. Настройте поля для выгрузки и сохраните файл в Excel.

В Excel вы сможете:

• 📈 Построить графики динамики численности по месяцам.
• 📈 Сравнить плановую и фактическую численность по подразделениям.
• 📈 Выявить «узкие места» — должности с самой высокой текучкой.

💡

При выгрузке в Excel обратите внимание на формат ячеек с датами — 1С иногда экспортирует их как текст, что мешает дальнейшему анализу. Используйте функцию Текст в столбцы для исправления.

7. Автоматизация: как настроить контроль штатной численности

Чтобы избежать ошибок и оперативно отслеживать изменения, настройте в 1С автоматические проверки:

1. Регламентные задания

В 1С:ЗУП и 1С:ERP можно создать регламентное задание, которое будет:

• 🤖 Ежемесячно формировать отчет по штатной численности и отправлять его на email.
• 🤖 Сравнивать фактическую и плановую численность, выявляя расхождения.
• 🤖 Оповещать ответственных лиц о вакансиях или переизбытке штата.

Для настройки:

1. Перейдите в Администрирование → Регламентные задания.
2. Создайте новое задание с типом Формирование отчета.
3. Укажите расписание (например, 1-е число каждого месяца) и настройки отчета.

2. Бизнес-процессы

В 1С:ERP можно настроить бизнес-процесс, который будет:

• 🔄 Автоматически обновлять штатное расписание при приеме/увольнении сотрудника.
• 🔄 Блокировать создание новых вакансий, если превышен лимит штатной численности.

3. Интеграция с кадровыми системами

Если в компании используется внешняя система учета кадров (например, Bitrix24 или Zoho People), настройте обмен данными через 1С:Коннектор или REST API. Это позволит:

• 🔗 Синхронизировать штатную численность между системами.
• 🔗 Автоматически создавать задачи на подбор персонала при появлении вакансий.

💡

Для автоматизации можно использовать готовые обработки из Infostart (например, «Контроль штатной численности» или «Анализ кадровых данных»).

FAQ: Частые вопросы о штатной численности в 1С

🔹 Почему в отчете «Штатная численность» показывается 0, хотя сотрудники есть?

Это происходит, если:

• Не заполнено штатное расписание (количество штатных единиц = 0).
• Документы о приеме сотрудников не связаны со штатным расписанием.
• В настройках отчета выбран неверный период или фильтр по подразделениям.

Решение: проверьте штатное расписание и связь кадровых документов с ним.

🔹 Как посчитать штатную численность по филиалам?

В отчете Штатная численность добавьте группировку по полю Подразделение или Филиал. Если такой колонки нет:

1. Откройте настройки отчета (Настройки → Группировки).
2. Добавьте группировку по Подразделение.
3. Убедитесь, что в справочнике Подразделения правильно указана иерархия (филиалы → отделы).

🔹 Можно ли в 1С увидеть штатную численность за прошлые годы?

Да, если:

• В штатном расписании велся исторический учет (документы Изменение штатного расписания с датами).
• В настройках отчета указан правильный период.

Чтобы посмотреть данные за прошлый год:

1. Откройте отчет Штатная численность.
2. В поле Период укажите нужный год.
3. Нажмите Сформировать.

Если данных нет, значит, история не велась или была удалена при обновлении программы.

🔹 Как в 1С:Бухгалтерия 3.0 посчитать штатную численность, если нет штатного расписания?

В 1С:Бухгалтерия 3.0 штатное расписание обычно отсутствует, но численность можно посчитать по:

• 📋 Списку сотрудников (Зарплата и кадры → Сотрудники).
• 📋 Документам о приеме на работу (Зарплата и кадры → Кадровые документы).

Чтобы получить штатную численность:

1. Сформируйте отчет Список сотрудников.
2. Экспортируйте данные в Excel и посчитайте количество уникальных должностей.
3. Или используйте обработку Анализ кадровых данных (доступна на Infostart).

🔹 Почему после обновления 1С штатная численность стала показываться некорректно?

Это типичная проблема после обновления конфигурации. Причины:

• 🔧 Изменилась структура хранения данных (например, перенесли штатную численность из справочника в регистр).
• 🔧 Обновились шаблоны отчетов.
• 🔧 Сбросились настройки пользовательских отчетов.

Решение:

1. Проверьте, не появились ли новые отчеты в разделе Кадры → Отчеты.
2. Обновите обработки для выгрузки данных (скачайте актуальные версии на Infostart).
3. Обратитесь к программисту 1С для перенастройки регистров сведений.

💡

Перед обновлением 1С всегда делайте резервную копию базы — это поможет восстановить данные, если что-то пойдет не так.