В процессе ведения кадрового учета и расчета заработной платы администраторам и бухгалтерам часто требуется получить точные данные о количестве сотрудников, подлежащих обязательному социальному страхованию. Эта информация критически важна для заполнения отчетов в Социальный фонд России (СФР), проверки корректности начислений и сверки с данными пенсионного фонда. В типовых конфигурациях 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия предприятия (БП) эти сведения хранятся в различных регистрах накопления и справочниках.
Пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда стандартные списки сотрудников не дают полной картины из-за наличия совместителей, уволенных в текущем периоде или работников, находящихся в декретных отпусках. Понимание того, где именно в системе аккумулируются данные о застрахованных лицах, позволяет избежать ошибок при сдаче отчетности ЕФС-1 и СЗВ-М. В этой статье мы детально разберем несколько способов получения этой информации: от простых отчетов до глубокого анализа регистров сведений.
Для начала работы убедитесь, что у вашей учетной записи есть права доступа к разделам «Зарплата и кадры» или «Отчеты». Интерфейс может незначительно отличаться в зависимости от версии платформы 1С:Предприятие 8.3 и конкретной редакции конфигурации, но логика получения данных остается единой. Мы рассмотрим методы, которые работают как в обновленных версиях с интерфейсом «Такси», так и в классических режимах.
Использование стандартных отчетов по кадрам
Самый быстрый способ узнать количество работников — воспользоваться встроенными отчетами раздела кадрового учета. В меню «Зарплата и кадры» выберите группу «Кадровые отчеты». Здесь представлен широкий спектр аналитических форм, позволяющих отфильтровать список сотрудников по различным признакам. Для нашей задачи наиболее подходящим инструментом является отчет «Список сотрудников организации».
При формировании отчета необходимо правильно настроить отбор. В шапке формы укажите нужный период, так как статус застрахованного лица может меняться в течение месяца (например, при приеме или увольнении). Особое внимание следует уделить фильтру по виду занятости. Система позволяет исключить из выборки внешних совместителей, если ваша цель — получить данные только по основному штату.
Однако простой список не всегда показывает итоговое число уникальных физических лиц, если один человек работает по нескольким трудовым договорам. Для получения агрегированных данных лучше использовать сводные отчеты. В них система автоматически группирует записи по конкретному сотруднику, игнорируя количество оформленных договоров.
⚠️ Внимание: Отчет «Список сотрудников» показывает всех работников, числящихся в базе, включая тех, кто еще не начал работать или уже уволен. Для получения точного числа действующих застрахованных лиц обязательно устанавливайте дату формирования отчета на последний день отчетного периода.
В настройках отчета можно выбрать вариант вывода «Только действующие». Эта опция автоматически скрывает уволенных сотрудников и тех, чей трудовой договор еще не вступил в силу. Используйте функцию «Показать настройки» для детальной фильтрации по подразделениям или категориям персонала.
Анализ через отчет «Анализ состояния расчета зарплаты»
Более глубокую аналитику предоставляет отчет «Анализ состояния расчета зарплаты». Этот инструмент предназначен не только для проверки корректности начислений, но и для контроля контингента. Он позволяет увидеть не просто список фамилий, а статус каждого сотрудника в контексте начислений и удержаний за конкретный месяц.
Для просмотра количества застрахованных лиц откройте отчет в разделе «Зарплата и кадры» -> «Отчеты по зарплате». В настройках выберите период, за который требуется информация. Отчет сформирует таблицу, где каждая строка соответствует сотруднику, имеющему начисления или плановые графики работы в выбранном интервале.
Ключевым преимуществом данного отчета является возможность увидеть тех сотрудников, которые формально числятся в штате, но не имеют начислений (например, находятся в отпуске без сохранения заработной платы). Такие лица также являются застрахованными и должны учитываться при сверке данных с СФР.
- 📊 Группировка данных: Отчет позволяет сгруппировать сотрудников по подразделениям, что удобно для крупных холдингов с филиальной сетью.
- 🔍 Детализация: Можно развернуть данные по каждому сотруднику и увидеть виды начислений, подтверждающие его статус.
- 📅 Периодичность: Анализ доступен в разрезе месяцев, кварталов и лет, что упрощает ретроспективный анализ.
Если в отчете отображаются сотрудники, которые фактически не должны учитываться (например, гражданско-правовые договоры, если они не включены в базу застрахованных определенным образом), проверьте настройки видов расчетов. Корректность данных напрямую зависит от того, как настроены начисления в системе.
Используйте кнопку «Еще» -> «Настроить список» в отчете, чтобы добавить колонку «Дата увольнения». Это поможет быстро отсечь тех, кто покинул компанию в середине месяца, если вам нужно количество на конкретную дату.
Проверка данных в регистрах сведений о застрахованных лицах
Для экспертов и администраторов 1С наиболее достоверным источником информации являются технические регистры системы. Именно в них хранится первичная информация, на основе которой строятся все отчеты. Работа с регистрами требует прав доступа «Полные права» или наличия роли «Администратор».
Чтобы попасть в интерфейс работы с регистрами, перейдите в раздел «НСИ и администрирование» и выберите пункт «Регистры сведений». В открывшемся списке найдите регистр с названием «Состав стажа для СФР» или «Сведения о застрахованных лицах» (название может отличаться в разных редакциях ЗУП 3.1).
Внутри регистра данные представлены в виде среза последних записей. Это означает, что система показывает актуальное состояние на текущий момент. Вы можете увидеть ИНН, СНИЛС и статус каждого работника. Фильтрация по дате записи позволяет восстановить картину на любой день в прошлом.
| Наименование регистра | Периодичность | Основное назначение |
|---|---|---|
| Состав стажа для СФР | Независимая | Хранение данных для форм СЗВ-СТАЖ и СЗВ-ТД |
| Сведения о застрахованных лицах | Независимая | Актуальные данные для персонифицированного учета |
| Состав сотрудников организации | Месяц | Оперативный учет штатной численности |
При работе с регистрами будьте предельно осторожны. Прямое редактирование записей в регистрах без понимания механизмов движения документов может привести к рассинхронизации данных и ошибкам при проведении документов зарплаты. Рекомендуется использовать этот метод только для анализа и аудита.
⚠️ Внимание: Просмотр регистров сведений не позволяет редактировать данные. Если вы обнаружили ошибку в СНИЛС или дате рождения, исправляйте её в карточке физического лица, а не в регистре. Изменения в карточке автоматически обновят регистры при перепроведении документов.
Как выгрузить данные из регистра в Excel?
В форме списка регистра нажмите кнопку «Еще» -> «Вывести список». В открывшемся окне настройте нужные колонки и нажмите кнопку «Сохранить как» или используйте стандартную функцию копирования в буфер обмена для вставки в таблицу.
Формирование отчетов персонифицированного учета
Наиболее практичный способ убедиться в правильности количества застрахованных лиц — сформировать черновик официального отчета, который вы планируете сдавать в контролирующие органы. В 1С:ЗУП это отчеты СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ или новый единый отчет ЕФС-1.
Перейдите в раздел «Отчеты» -> «Отчеты персонифицированного учета». Создайте новый отчет СЗВ-М за текущий месяц. После заполнения и проверки система сформирует список всех сотрудников, по которым предполагается подача сведений. Количество строк в табличной части отчета (исключая заголовок) и будет искомым числом застрахованных лиц.
Этот метод хорош тем, что он автоматически применяет все правила отбора, заложенные в законодательстве. Например, он корректно обрабатывает ситуации с декретницами, которые не получают зарплату, но по которым все равно нужно сдавать отчет с кодом «ДЕКРЕТ». Также сюда попадают сотрудники на больничных и в отпусках.
- ✅ Автоматический контроль: Система сама проверит заполненность обязательных полей (СНИЛС, ИНН) перед формированием списка.
- 📝 Коды категорий: В отчете видно, к какой категории плательщика взносов относится каждый сотрудник (Наемный работник, Директор и т.д.).
- 🔄 Актуализация: При изменении данных в карточках сотрудников отчет СЗВ-М обновляется мгновенно после нажатия кнопки «Заполнить».
Если количество строк в отчете отличается от вашего ожидания, воспользуйтесь функцией «Проверить» внутри формы отчета. Система укажет на сотрудников с некорректными данными или отсутствующими необходимыми сведениями, что поможет быстро найти причину расхождения.
Формирование черновика отчета СЗВ-М или ЕФС-1 — самый надежный способ получить итоговое количество застрахованных лиц, так как этот отчет учитывает все законодательные нюансы включения сотрудников в базу СФР.
Учет особенностей гражданско-правовых договоров (ГПХ)
Отдельной категорией застрахованных лиц являются работники, оформленные по договорам гражданско-правового характера. В 1С они могут учитываться отдельно от штатных сотрудников, либо в общем списке, в зависимости от настроек вида договора. Важно понимать, включаются ли они в общее количество застрахованных для конкретного отчета.
Для проверки таких лиц используйте отчет «Анализ состояния расчета зарплаты» с фильтром по виду договора. Выберите в настройках отбора «Вид договора» равен «Договор авторского заказа» или «Договор подряда». Это позволит изолировать данную категорию работников от основного штата.
В современных версиях 1С:ЗУП при вводе документа «Договор с физическим лицом» автоматически создается запись в регистре сведений о застрахованных лицах, если установлен флаг об обложении страховыми взносами. Если этот флаг снят, сотрудник не попадет в отчеты СЗВ-М, хотя и будет числиться в базе контрагентов.
Проверьте карточку такого договора. В разделе «Учет доходов и налогов» должен быть указан доход, облагаемый взносами. Только в этом случае система будет считать данного физическое лицо застрахованным в системе обязательного пенсионного страхования.
⚠️ Внимание: С 2023 года правила включения исполнителей по ГПХ в отчетность изменились в связи с объединением фондов. Убедитесь, что в вашем договоре правильно указан тип начислений, иначе сотрудник может не попасть в выборку застрахованных лиц.
☑️ Проверка сотрудников ГПХ
Частые ошибки при подсчете и их устранение
Даже при наличии мощных инструментов 1С пользователи часто допускают ошибки при интерпретации данных. Одна из распространенных проблем — двойной счет сотрудников, работающих в нескольких подразделениях или по нескольким ставкам. Система может отображать их как разные записи в некоторых списках, если не включена группировка по физическому лицу.
Другая частая ситуация — наличие «мертвых душ». Это сотрудники, которые были уволены несколько лет назад, но их карточки не были архивированы или помечены на удаление корректным образом. Такие записи могут искажать статистику, если в отчете не установлен фильтр по дате увольнения.
Также стоит обратить внимание на внешних совместителей. Если ваша организация является для них не основным местом работы, они все равно являются застрахованными лицами именно у вас, если вы платите за них взносы. Однако для общей статистики по компании их иногда требуется исключать, чтобы не дублировать данные с основного места работы сотрудника (хотя в СЗВ-М они указываются обязательно).
Для устранения ошибок используйте универсальный алгоритм: сначала сформируйте максимальный список всех активных сотрудников, затем примените фильтры по датам приема и увольнения, и в конце сверьте результат с черновиком отчета СЗВ-М. Любые расхождения на последнем этапе сигнализируют о проблеме в настройках конкретного сотрудника.
FAQ: Часто задаваемые вопросы
Влияет ли отпуск без сохранения зарплаты на статус застрахованного лица в 1С?
Да, влияет. Сотрудник, находящийся в отпуске за свой счет, остается застрахованным лицом. Трудовой договор с ним не расторгнут, и он продолжает числиться в штате. В отчетах СЗВ-М и ЕФС-1 такие сотрудники должны присутствовать обязательно, даже если начислений в отчетном периоде не было.
Почему в отчете «Список сотрудников» больше людей, чем в СЗВ-М?
Это может происходить по нескольким причинам: в списке сотрудников могут быть внешние совместители (если фильтр не настроен), уволенные до начала отчетного периода, либо сотрудники, с которыми заключены договоры, не облагаемые страховыми взносами. СЗВ-М формирует выборку строго по застрахованным лицам.
Как найти сотрудников с некорректным СНИЛС в базе?
Воспользуйтесь отчетом «Проверка контроля данных персонифицированного учета» (если доступен в вашей версии) или сформируйте СЗВ-М и нажмите кнопку «Проверить». Система выведет список лиц, у которых не заполнен СНИЛС или формат номера не соответствует стандарту.
Нужно ли включать в количество застрахованных лиц директоров-учредителей без зарплаты?
Да, нужно. Даже если директор-учредитель не получает заработную плату и с ним не заключен трудовой договор в классическом виде, он является единственным исполнителем функций руководства. Согласно позиции СФР, такие лица подлежат включению в отчетность как застрахованные.