Как сменить кассира в документах 1С: инструкция для всех конфигураций

• В поле Кассир выберите нового сотрудника из справочника.
• Если нового кассира нет в списке, сначала добавьте его через Справочники → Физические лица.
• Проведите чек заново:
  • Нажмите Провести и закрыть.
  • Для онлайн-касс подтвердите печать чека на фискальном регистраторе.

Важно: Если чек уже был отправлен в ОФД, после изменения кассира будет сформирован новый фискальный документ (чек коррекции или чек возврата + новый чек продажи). Это обязательное требование 54-ФЗ.

В Управлении торговлей 11 процесс аналогичный, но чек может называться Реализация товаров (розница). После изменения кассира обязательно проверьте:

• 📌 Соответствие сумм в чеке и кассовой книге.
• 📌 Отображение нового кассира в Отчете о розничных продажах.
• 📌 Синхронизацию с фискальным регистратором (в Журнале документов ККМ).

⚠️ Внимание: В некоторых конфигурациях (например, 1С:Розница 2.2) при изменении кассира в чеке автоматически создается чековый коррекционный документ. Его нужно провести отдельно, иначе данные в ОФД не обновятся.

Массовая замена кассира в документах (обработка)

Если нужно поменять кассира в десятках или сотнях документов, ручное редактирование займет слишком много времени. В этом случае используйте обработку для групповой замены. Рассмотрим два способа:

Способ 1: Стандартная обработка "Групповое изменение документов"

В большинстве конфигураций (УТ 11, Розница 2.3) есть встроенная обработка:

1. Откройте Все функции → Обработки → Групповое изменение документов.
2. Выберите тип документа (например, Чек ККМ).
3. Установите фильтр по дате, кассиру или другим параметрам.
4. В поле Кассир укажите нового сотрудника.
5. Нажмите Выполнить и подтвердите изменения.

Обратите внимание: эта обработка не перепроведет документы автоматически. После замены нужно вручную провести все чеки через фискальный регистратор.

Способ 2: Кастомизированная обработка (для программистов)

Если стандартной обработки недостаточно, можно написать свой скрипт. Пример кода для 1С:Розницы 2.3:

Процедура ЗаменитьКассираВЧеках()
// Выборка чеков за период
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
|   ЧекККМ.Ссылка КАК Ссылка
|ИЗ
|   Документ.ЧекККМ КАК ЧекККМ
|ГДЕ
|   ЧекККМ.Кассир = &СтарыйКассир
|   И ЧекККМ.Дата МЕЖДУ &ДатаНачала И &ДатаОкончания";

Запрос.УстановитьПараметр("СтарыйКассир", СтарыйКассир);
Запрос.УстановитьПараметр("ДатаНачала", ДатаНачала);
Запрос.УстановитьПараметр("ДатаОкончания", ДатаОкончания);

Результат = Запрос.Выполнить();
Выборка = Результат.Выбрать();

Пока Выборка.Следующий() Цикл
Документ = Выборка.Ссылка.ПолучитьОбъект();
Документ.Кассир = НовыйКассир;
Документ.Записать();
// Перепроведение с фискальным регистратором
Документ.Провести();
КонецЦикла;
КонецПроцедуры

Этот код заменяет кассира во всех чеках за указанный период. Для работы скрипта:

1. Откройте Файл → Новый → Внешняя обработка.
2. Вставьте код и сохраните как .epf.
3. Запустите обработку через Файл → Открыть.

⚠️ Внимание: Перед массовой заменой обязательно сделайте резервную копию базы! Ошибки в скрипте могут привести к потере данных или нарушению последовательности фискальных документов.

Особенности замены кассира в Z-отчетах и кассовых сменах

Z-отчеты и документы Кассовая смена требуют особого подхода, так как они фиксируют итоги работы кассира за день. Если просто поменять кассира в таком документе, это может привести к:

• 🔢 Расхождению итогов между чеками и Z-отчетом.
• 📉 Ошибкам в кассовой книге (если смена уже закрыта).
• 🚫 Блокировке фискального регистратора из-за несовпадения данных.

Чтобы избежать проблем, следуйте этому алгоритму:

1. Проверьте статус смены:
   • Если смена открыта, можно просто изменить кассира в документе Открытие смены.
   • Если смена закрыта, придется создавать корректирующий Z-отчет.

• Создайте новый документ Z-отчет с типом операции Корректировка.
• Укажите нового кассира и пропишите правильные итоги (они должны совпадать с суммой чеков за смену).
• Проведите документ через фискальный регистратор.
• Синхронизируйте данные:
  • После корректировки проверьте Кассовую книгу (Отчеты → Касса → Кассовая книга).
  • Убедитесь, что итоги по новому кассиру совпадают с данными в ОФД.

  В 1С:Рознице 2.3 для корректировки Z-отчета используйте документ Перерегистрация ККМ. Он позволяет изменить кассира ретроактивно без нарушения фискальной последовательности.

  Документ	Можно ли поменять кассира	Последствия	Рекомендации
  Открытие смены	Да	Изменяются итоги в кассовой книге	Переоткройте смену с новым кассиром
  Z-отчет (закрытая смена)	Только через корректировку	Требуется новый фискальный документ	Используйте Перерегистрацию ККМ
  X-отчет	Да	Не влияет на фискальные итоги	Можно редактировать напрямую

  💡

  Если смена уже отправлена в ОФД, любые изменения кассира должны сопровождаться формированием корректирующего фискального документа. В противном случае данные в налоговой и 1С будут конфликтовать.

  Замена кассира в отчетах о розничных продажах

  Документы Отчет о розничных продажах (или Отчет ККМ в старых версиях) используются для сводного учета выручки. Здесь замена кассира имеет свои нюансы:

  В отличие от чеков, эти документы не всегда привязаны к фискальному регистратору, поэтому их можно редактировать более свободно. Однако если отчет уже проведен и связан с кассовыми ордерами, потребуется:

  1. Отменить проведение отчета (Еще → Снять проводку).
  2. Изменить кассира в шапке документа.
  3. Провести отчет заново.
  4. Проверьте, что суммы в отчете совпадают с данными в:
     • 📄 Ведомости по кассовым документам.
     • 📄 Журнале документов ККМ.

  Если отчет формировался автоматически на основе чеков, после замены кассира в чеках его нужно пересоздать:

  1. Удалите старый отчет.
  2. Запустите обработку Формирование отчетов ККМ (Розничные продажи → Сервис → Формирование отчетов ККМ).
  3. Укажите новый период и кассира.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 отчеты о розничных продажах могут называться Кассовая книга или Журнал кассира-операциониста. Здесь замена кассира влияет на аналитику по центрам финансовой ответственности (ЦФО), поэтому после изменений проверьте:

• 📊 Отчет Анализ субконто по счету 50.01.
• 📊 Оборотно-сальдовую ведомость по кассе.

Типичные ошибки и как их избежать

При замене кассира пользователи часто допускают ошибки, которые ведут к проблемам с отчетностью или работой кассового оборудования. Вот самые распространенные из них:

• 🔴 Изменение кассира без перепроведения чека → данные в ОФД и 1С расходятся.
• 🔴 Замена в закрытой кассовой смене без корректирующего Z-отчета → блокировка фискального регистратора.
• 🔴 Использование несуществующего кассира → ошибки при печати чеков.
• 🔴 Массовая замена без резервной копии → потеря данных при сбое.
• 🔴 Несогласованность с бухгалтерией → расхождения в кассовой книге.

Чтобы избежать проблем, следуйте этим правилам:

☑️ Правила безопасной замены кассира

Всегда делайте резервную копию перед массовыми изменениямиПроверяйте наличие нового кассира в справочнике "Физические лица"Перепроводите документы после изменения кассираСинхронизируйте данные с ОФД (для онлайн-касс)Проверяйте итоги в кассовой книге после замены

Выполнено: 0 / 5

Если после замены кассира фискальный регистратор выдает ошибку (например, Ошибка 203: Несовпадение итогов смены), выполните следующие шаги:

1. Проверьте последовательность документов в Журнале ККМ.
2. Сформируйте Отчет о состоянии расчетов (Розничные продажи → Отчеты → Отчет о состоянии расчетов).
3. Если ошибка сохраняется, создайте Акт о возврате денежных средств на разницу и проведите его через кассу.

В 1С:УТ 11 при замене кассира в документах Реализация товаров (розница) может возникать ошибка Не найден кассир в справочнике пользователей. Это означает, что физическое лицо не привязано к пользователю 1С. Чтобы исправить:

1. Откройте справочник Пользователи.
2. Найдите запись с новым кассиром и привяжите его к физическому лицу.
3. Проверьте права доступа для этого пользователя.

⚠️ Внимание: Если вы работаете с нетиповой конфигурацией (например, сильно доработанной 1С:Розницей), стандартные обработки могут не сработать. В этом случае обратитесь к программисту для создания кастомизированного решения.

FAQ: Частые вопросы по замене кассира в 1С

Можно ли поменять кассира в чеке, который уже ушел в ОФД?

Да, но для этого нужно:

1. Снять чек с проводки.
2. Изменить кассира.
3. Провести чек заново — при этом будет сформирован новый фискальный документ (чековый коррекционный документ или чек возврата + новый чек продажи).

ОФД получит обновленные данные, но старый чек останется в истории (с пометкой о корректировке).

Как поменять кассира во всех чеках за месяц?

Используйте групповую обработку:

1. В 1С:Рознице: Сервис → Групповая обработка документов.
2. В УТ 11: Все функции → Обработки → Групповое изменение реквизитов.

Установите фильтр по дате и старому кассиру, укажите нового кассира и запустите обработку. После этого обязательно перепроведите все чеки через фискальный регистратор.

Что делать, если нового кассира нет в справочнике?
Сначала добавьте его:
1. Откройте Справочники → Физические лица.
2. Создайте новую запись с ФИО и ИНН нового кассира.
3. Привяжите его к пользователю 1С (если нужно) в справочнике Пользователи.

Только после этого новый кассир станет доступен для выбора в документах.

Можно ли поменять кассира в закрытой кассовой смене?

Да, но с оговорками:

• Если смена не отправлялась в ОФД, можно редактировать документ напрямую.
• Если смена уже в ОФД, нужно создать Корректирующий Z-отчет или Перерегистрацию ККМ (в зависимости от конфигурации).

В любом случае после изменений проверьте Кассовую книгу на расхождения.

Почему после замены кассира чеки не проводятся?

Возможные причины:

• 🔹 Новый кассир не привязан к фискальному регистратору (проверьте настройки ККМ).
• 🔹 У нового кассира нет прав на работу с кассой (проверьте роль Кассир в настройках пользователя).
• 🔹 Нарушена последовательность документов (проверьте Журнал ККМ на пропущенные чеки).
• 🔹 Ошибка связи с ОФД (проверьте интернет-соединение и настройки фискального регистратора).

Для диагностики откройте Журнал регистрации (Администрирование → Поддержка и обслуживание → Журнал регистрации) и найдите ошибки, связанные с проведением чеков.