С 2019 года статус самозанятого в России позволяет физлицам легально оказывать услуги и продавать товары без регистрации ИП, уплачивая налог на профессиональный доход (НПД) по ставке 4-6%. Для бизнеса сотрудничество с самозанятыми выгодно: нет страховых взносов, упрощённое оформление документов и минимальные налоговые риски. Но как правильно организовать такие выплаты в 1С:Бухгалтерия или 1С:ЗУП, чтобы избежать претензий от налоговой и ошибок в учёте?

В этой статье разберём пошагово:

  • 🔹 Как создать карточку самозанятого в 1С и присвоить правильный статус
  • 🔹 Какие документы обязательно формировать при оплате (и почему обычного платежного поручения недостаточно)
  • 🔹 Как автоматизировать передачу данных в ФНС через ЭДО и избежать двойного налогообложения
  • 🔹 Типичные ошибки, из-за которых налоговая может доначислить НДФЛ 13%

Приведём скриншоты реальных документов, примеры проводок и актуальные разъяснения ФНС на 2026 год.

Важно: правила работы с самозанятыми регулярно обновляются. Например, с 1 января 2026 года вступили в силу новые требования к чекам при оплате через расчётный счёт (приказ ФНС №ЕД-7-26/1120@). Все нюансы учтём в инструкциях ниже.

1. Как добавить самозанятого в справочник контрагентов 1С

Первый шаг — корректно зарегистрировать самозанятого в базе. Ошибка на этом этапе приведёт к проблемам с налоговым учётом и отчётностью.

Перейдите в раздел Справочники → Контрагенты и нажмите «Создать». В карточке нового контрагента:

  • 📌 В поле «Наименование» укажите ФИО самозанятого (пример: Иванов Петр Сидорович). Не используйте сокращения или псевдонимы — это может вызвать вопросы при проверке.
  • 📌 В поле «ИНН» введите 12-значный номер (для физлиц). Если самозанятый не предоставил ИНН, запросите его обязательно — без него нельзя сформировать чек для ФНС.
  • 📌 В поле «Статус» выберите Физическое лицо (самозанятый). В некоторых конфигурациях 1С этот пункт может называться Физлицо с НПД.
  • 📌 Вкладка «Договоры»: создайте новый договор с типом С самозанятым или Прочее (с физлицом), если первого варианта нет. Укажите предмет договора (пример: «Оказание услуг по разработке сайта»).
💡

Если самозанятый работает через маркетплейс (Яндекс.Про, Вайлдберриз и др.), в карточке контрагента укажите реквизиты платформы как посредника. Это упростит формирование чеков и акты сверки.

После сохранения проверьте, что в карточке появилась галочка «Является самозанятым» (в 1С:Бухгалтерия 3.0 она находится во вкладке Налоги и отчётность). Если её нет — обновите конфигурацию до актуальной версии (не ниже 3.0.140.хх).

⚠️ Внимание: Если самозанятый одновременно является вашим сотрудником (например, совмещает основную работу с фрилансом), создайте для него отдельную карточку контрагента. Смешивать выплаты по трудовому договору и НПД в одной карточке запрещено — это приведёт к ошибкам в 6-НДФЛ и расчёте страховых взносов.

2. Какие документы обязательно формировать при оплате

Контролирующие органы требуют подтверждать каждую выплату самозанятому пакетом документов. Отсутствие хотя бы одного из них может привести к доначислению НДФЛ 13% и штрафам.

Минимальный набор:

Документ Кто формирует Срок хранения Последствия отсутствия
Акт выполненных работ/услуг Вы или самозанятый 5 лет Невозможно подтвердить расходы в налоговом учёте
Чек на аванс/оплату (через приложение «Мой налог») Самозанятый 4 года Доначисление НДФЛ 13% как за выплату физлицу
Платёжное поручение (при безналичном переводе) Вы 5 лет Не подтверждён факт оплаты
Договор (или оферта) Вы или самозанятый 5 лет Невозможно определить предмет сделки

Особое внимание уделите чеку самозанятого. С 2026 года ФНС ужесточила требования к его содержанию:

  • 📄 В чеке должен быть указан ваш ИНН как покупателя (раньше это было необязательно).
  • 📄 Обязательно поле «Наименование товара/услуги» — без него чек считается недействительным.
  • 📄 Если оплата проходит через расчётный счёт, в чеке должна стоять отметка Безналичный расчёт.

📊 Как вы обычно оплачиваете самозанятым?
Наличными
На расчётный счёт
Через маркетплейс
Электронными деньгами

В 1С чек самозанятого фиксируется как входящий документ. Для этого:

  1. Перейдите в Покупки → Поступление (акты, накладные).
  2. Выберите тип операции Услуги (акт).
  3. В поле Контрагент укажите самозанятого.
  4. Прикрепите скан чека из приложения «Мой налог» во вкладке Файлы.
⚠️ Внимание: Если самозанятый не предоставил чек в течение 9 дней после оплаты, вы обязаны удержать и перечислить НДФЛ 13% как с обычного физлица (п. 1 ст. 226 НК РФ). В 1С это оформляется документом Начисление НДФЛ в разделе Зарплата и кадры.

3. Настройка проводок: избегаем двойного налогообложения

Ошибка в проводках может привести к тому, что сумма выплаты самозанятому будет учтена дважды: и как расход по НПД, и как выплата физлицу. Разберём, как этого избежать.

При оплате самозанятому в 1С автоматически формируются проводки:

Дт 20 (26, 44) — Кт 60.01 — Списаны услуги самозанятого на расходы

Дт 60.01 — Кт 51 — Оплачены услуги с расчётного счёта

Ключевой момент: не должно быть проводки по удержанию НДФЛ (Дт 70 — Кт 68.01). Если она появляется, значит:

  • 🔴 В карточке контрагента не указан статус «Самозанятый».
  • 🔴 В договоре выбран неверный тип (С физлицом вместо С самозанятым).
  • 🔴 В настройках учётной политики не отключено удержание НДФЛ для самозанятых (проверьте в Главное → Настройки → Учётная политика).

Убедиться, что в карточке контрагента стоит галочка "Самозанятый"|Проверить тип договора ("С самозанятым")|Отключить автоматическое удержание НДФЛ в учётной политике|Сверить сумму в чеке самозанятого с суммой платежного поручения-->

Если проводка по НДФЛ всё же сформировалась, исправьте её вручную:

  1. Откройте документ Списание с расчётного счёта или Акт выполненных работ.
  2. Нажмите Проводки (Дт-Кт) и удалите строку с НДФЛ.
  3. Перепроведите документ.

С 1 июля 2026 года в 1С:Бухгалтерия появилась автоматическая проверка статуса самозанятого через сервис ФНС. Если самозанятый потерял статус (например, превысил лимит доходов в 2,4 млн рублей), система покажет предупреждение при создании платежного поручения. Чтобы включить эту функцию, перейдите в Администрирование → Настройки программы → Интеграция с госорганами и активируйте опцию Проверка статуса НПД.

4. Автоматизация через ЭДО: как передавать данные в ФНС

С 2026 года компании обязаны передавать сведения о выплатах самозанятым в ФНС в электронном виде. В 1С это реализовано через модуль Электронный документооборот (ЭДО).

Для настройки:

  1. Подключите сервис ЭДО в Администрирование → Организации → Настройки ЭДО. Рекомендуемые операторы: Такском, СБИС или Контур.Диадок.
  2. В карточке самозанятого во вкладке ЭДО укажите его электронную почту или идентификатор в системе (если он зарегистрирован в том же операторе).
  3. При формировании акта выполненных работ поставьте галочку Отправить через ЭДО.

После отправки документа система автоматически:

  • 📤 Передаёт данные в ФНС через оператора ЭДО.
  • 📤 Фиксирует факт отправки в журнале документов (вкладка Статус ЭДО).
  • 📤 Прикрепляет к акту подтверждение от ФНС (файл с расширением .sig).
Что будет, если не передавать данные через ЭДО?

С 2026 года за непредставление сведений о выплатах самозанятым предусмотрен штраф 200 рублей за каждый документ (ст. 126.1 НК РФ). Кроме того, ФНС может заблокировать расчётный счёт компании до устранения нарушения.

Если самозанятый не зарегистрирован в ЭДО, отправляйте ему акты и платежки по email с уведомлением о прочтении. В 1С это настраивается в Администрирование → Настройки почты. Сохраняйте скриншоты уведомлений как доказательство передачи документов.

5. Оплата через расчётный счёт vs наличные: что выбрать

Способ оплаты влияет на налоговые риски и бухгалтерский учёт. Разберём плюсы и минусы каждого варианта.

Безналичный расчёт (на счёт самозанятого):

  • ✅ Плюсы:
    • 💰 Легко подтвердить расходы перед налоговой (есть платежное поручение).
    • 📊 Автоматическая выгрузка данных в 1С через банк-клиент.
    • 🛡️ Меньше рисков претензий от ФНС (все операции прозрачны).
  • ❌ Минусы:
    • 🕒 Самозанятый должен предоставить реквизиты счёта (не все готовы открывать счёт для НПД).
    • 💸 Комиссия банка за перевод (обычно 0,5-1,5%).

Наличный расчёт:

  • ✅ Плюсы:
    • 🚀 Быстрота — не нужно ждать зачисления на счёт.
    • 💵 Подходит для разовых мелких выплат (до 100 000 ₽).
  • ❌ Минусы:
    • 📝 Нужно оформлять Расходный кассовый ордер (РКО) и приходовать наличные в кассу.
    • 🕵️‍♂️ Высокий риск претензий от налоговой (требуется подтверждение выдачи денег).
    • 📌 Ограничение по сумме: если выплата превышает 100 000 ₽, её можно проводить только безналично (Указание ЦБ №5348-У).

В 1С наличную оплату оформляют документом Выдача наличных (Банк и касса → Кассовые документы). Образец заполнения:

Контрагент: Иванов П.С. (самозанятый)

Счёт дебет: 71.01 (Подотчётные суммы)


Сумма: 15 000 ₽


Назначение: Оплата по договору №12 от 01.06.2026 (услуги дизайна)


Приложение: Чек из "Мой налог" №789456 от 01.06.2026

⚠️ Внимание: При наличной оплате самозанятый обязан выдать вам через приложение «Мой налог» чек с пометкой «Наличный расчёт». Если чека нет — выплата приравнивается к «серой» зарплате, и ФНС доначислит НДФЛ + страховые взносы (30% от суммы).

6. Типичные ошибки и как их избежать

Ошибка №1: Оплата самозанятому без чека из «Мой налог»

Последствия: доначисление НДФЛ 13% + пени. Как исправить:

  • 📌 Запросите чек у самозанятого (он может сформировать его задним числом в течение 9 дней).
  • 📌 Если чек не предоставлен — удержите НДФЛ и сдайте 6-НДФЛ с этой выплаты.

Ошибка №2: Неверное отражение расходов в налоговом учёте

Последствия: занижение налога на прибыль или УСН. Как исправить:

  • 📌 Проверьте, что в документе Акт выполненных работ указан правильный счёт затрат (20, 26 или 44).
  • 📌 Убедитесь, что сумма не попала в Прочие расходы (91.02) — это вызовет вопросы при проверке.

Ошибка №3: Оплата на личную карту самозанятого (не на счёт НПД)

Последствия: ФНС может расценить это как выплату физлицу, а не самозанятому. Как исправить:

  • 📌 Попросите самозанятого вернуть деньги на счёт НПД и перечислите заново.
  • 📌 Если возвращать не хочет — удержите НДФЛ 13% и сдайте отчётность как за обычного физлица.
💡

Всегда проверяйте, что платежное поручение содержит в назначении фразу «Оплата самозанятому по договору №Х от ДД.ММ.ГГГГ». Без этого банк или ФНС может заблокировать перевод.

Ошибка №4: Превышение лимита выплат одному самозанятому

С 2026 года лимит выплат одному самозанятому за год — 2,4 млн рублей. Если выплатите больше, самозанятый потеряет статус, и вам придётся:

  • 📌 Удерживать НДФЛ 13% с суммы превышения.
  • 📌 Перечислять страховые взносы (22% + 5,1% + 2,9%).
  • 📌 Сдавать СЗВ-М и 6-НДФЛ.

В 1С отслеживать лимит можно с помощью отчёта Анализ выплат самозанятым (Отчёты → Налоги → НПД).

7. Интеграция с маркетплейсами: Яндекс.Про, Вайлдберриз, Озон

Если самозанятый работает через платформу (например, выполняет заказы на Яндекс.Про или Вайлдберриз), схему оплаты нужно адаптировать. Главное отличие: деньги сначала поступают на счёт маркетплейса, а затем перечисляются самозанятому за вычетом комиссии.

В 1С это оформляется в два этапа:

  1. Оплата маркетплейсу:
    • 📌 Создайте документ Поступление услуг с контрагентом ООО «Яндекс.Про» (или другая платформа).
    • 📌 Укажите сумму с комиссией (например, 10 000 ₽ за услугу + 20% комиссия = 12 000 ₽).
    • 📌 В назначении платежа укажите ID заказа на платформе.
  • Закрытие задолженности перед самозанятым:
    • 📌 Сформируйте Акт выполненных работ с самозанятым на сумму без комиссии (10 000 ₽).
    • 📌 В платежном поручении укажите: «Оплата за вычетом комиссии маркетплейса».

    • Пример проводок:

    Дт 20 — Кт 60.01 (Яндекс.Про) — 12 000 ₽ (с комиссией)

    Дт 60.01 (Яндекс.Про) — Кт 51 — 12 000 ₽ (оплата платформе)
    

    Дт 60.01 (Самозанятый) — Кт 60.01 (Яндекс.Про) — 10 000 ₽ (зачёт задолженности)

    Важно: некоторые маркетплейсы (например, Озон) сами формируют чеки для самозанятых. В этом случае:

    • 📄 Запрашивайте у самозанятого скриншот чека из личного кабинета платформы.
    • 📄 Прикрепляйте его к акту в 1С как подтверждение.

    8. Отчётность: что сдавать и как проверять

    При работе с самозанятыми компании должны сдавать:

    Отчёт Срок сдачи Что проверяет ФНС Штраф за ошибку
    6-НДФЛ (раздел 2) Ежемесячно, до последнего числа Отсутствие удержанного НДФЛ (должен быть 0 ₽) 1 000 ₽ за отчёт
    Сведения о выплатах самозанятым (приказ ФНС №ЕД-7-11/875@) Ежемесячно, до 25 числа Сопоставление сумм с чеками в «Мой налог» 200 ₽ за каждый документ
    Декларация по налогу на прибыль (или УСН) Годовая/квартальная Расходы на услуги самозанятых 20% от неучтённой суммы

    В 1С отчёты формируются автоматически:

    • 📊 6-НДФЛ: Зарплата и кадры → 6-НДФЛ → Заполнить. Проверьте, что в разделе 2 по самозанятым стоит Сумма налога = 0.
    • 📊 Сведения о выплатах: Отчёты → Регламентированные → Сведения о самозанятых. Экспортируйте в XML и отправляйте через ЭДО.

    Перед сдачей отчётности обязательно сверьте:

    1. Суммы в 6-НДФЛ и Сведениях о самозанятых совпадают.
    2. Все чеки из «Мой налог» прикреплены к актам в 1С.
    3. Нет проводок по удержанию НДФЛ с самозанятых.
    ⚠️ Внимание: С 2026 года ФНС начала сверять данные из 6-НДФЛ с чеками самозанятых в режиме реального времени. Если найдёт расхождения (например, в чеке сумма 50 000 ₽, а в 6-НДФЛ — 45 000 ₽), придётся давать пояснения или платить штраф.

    FAQ: Частые вопросы по оплате самозанятым в 1С

    Можно ли платить самозанятому с личной карты директора, а не с расчётного счёта компании?

    Нет, это нарушение. Все выплаты должны проходить через расчётный счёт компании или кассу (если наличные). Личные деньги директора не являются расходами компании, и их нельзя учитывать в налоговом учёте. Если самозанятый настаивает на оплате с личной карты, оформите это как заём директору (документ Выдача займа в 1С), а затем компенсируйте расходы через подотчёт.

    Самозанятый не предоставил чек. Можно ли вместо НДФЛ 13% удержать 4-6% (как у него)?

    Нет, это незаконно. Если чека нет, вы обязаны удержать НДФЛ по ставке 13% как с обычного физлица (п. 1 ст. 226 НК РФ). Самозанятый уплачивает 4-6% самостоятельно через приложение «Мой налог», а ваша обязанность — подтвердить легальность выплаты. Без чека налоговая расценит её как «серую» зарплату.

    Как в 1С отразить возврат денег от самозанятого (например, если он вернул аванс)?

    Оформите документ Поступление на расчётный счёт с типом операции Прочие поступления. В назначении платежа укажите: «Возврат аванса от самозанятого Иванова П.С. по договору №Х». Проводка будет:
    Дт 51 — Кт 60.02 (Авансы выданные).

    Если возвращаете наличные, используйте Приходный кассовый ордер.

    Нужно ли платить страховые взносы за самозанятых?

    Нет, страховые взносы (22% + 5,1% + 2,9%) за самозанятых платить не нужно. Они уплачивают фиксированные взносы на пенсионное и медицинское страхование самостоятельно (в 2026 году — 45 842 ₽/год). Исключение: если самозанятый одновременно является вашим сотрудником по трудовому договору — тогда взносы начисляются только с зарплаты по трудовому договору.

    Можно ли самозанятому выплачивать аванс?

    Да, но с обязательным оформлением чека через «Мой налог». В 1С аванс самозанятому оформляется документом Авансовый отчёт (Покупки → Авансовые отчёты). В назначении платежа укажите: «Аванс самозанятому Петрову А.А. по договору №Х от ДД.ММ.ГГГГ». После выполнения работ зачтите аванс в акте.