Изменение статуса занятости сотрудника в системе 1С:Зарплата и управление персоналом — это частая, но требующая внимательности процедура. Обычно такая необходимость возникает, когда сотрудник, ранее работавший по внутреннему или внешнему совместительству, увольняется с основного места работы и переводится в вашу организацию на полную ставку. Ошибки при оформлении этого перехода могут привести к некорректному расчету налогов, страховым взносам и проблемам со стажем.
В данной статье мы подробно разберем алгоритм действий, начиная от создания нового кадрового документа и заканчивая проверкой правильности заполнения персональных данных. Важно понимать, что в 1С:ЗУП (редакции 3.0 и выше) механизм перевода с совместительства на основное место реализован через специальное поле в документе приема, а не через отдельную операцию смены статуса.
Процесс требует строгой последовательности действий, чтобы система корректно пересчитала графу «Основное место работы» в трудовой книжке сотрудника. Неправильное заполнение реквизитов может привести к тому, что при выгрузке сведений в СФР данные будут отклонены. Ниже приведена детальная инструкция, которая поможет избежать типичных ошибок.
Подготовка данных перед оформлением перевода
Прежде чем создавать новый документ в системе, необходимо убедиться в наличии всей первичной документации. Сотрудник должен предоставить заявление о приеме на работу в качестве основного работника, а также копию приказа об увольнении с предыдущего основного места работы (если оно было в другой организации). Без этих документов внесение изменений в базу данных будет юридически некорректным.
В программе 1С:Зарплата и управление персоналом критически важно проверить карточку физического лица. Убедитесь, что в разделе «Трудовая деятельность» корректно отражены периоды работы по совместительству. Если сотрудник работает у вас же, но меняет статус, система должна «видеть» этот переход как единый непрерывный процесс или как увольнение с последующим приемом, в зависимости от вашей кадровой политики.
Особое внимание следует уделить графе «Основное место работы». В настройках вида расчета или в самом документе приема этот флаг должен быть активирован. Если вы пропустите этот шаг, программа продолжит считать сотрудника совместителем, что повлияет на расчет больничных листов и отпускных.
⚠️ Внимание: Если сотрудник переходит с внешнего совместительства (из другой фирмы) на основное место работы к вам, в 1С это оформляется как новый прием на работу, а не как перевод. Старые записи о совместительстве в другой организации в вашей базе не ведутся, если вы не импортировали их из сторонних систем.
Проверьте актуальность персональных данных: паспорт, СНИЛС, ИНН. При смене статуса занятости часто требуется обновить сведения о месте жительства или контактной информации, так как основной сотрудник может потребовать иной подход к документообороту.
☑️ Документы для перевода
Создание документа приема на работу
Для оформления смены статуса в системе используется стандартный документ Прием на работу. Найдите его в меню Кадры → Приемы, переводы, увольнения. Если сотрудник уже числится в базе как совместитель, вы можете создать новый документ приема с новой датой начала действия, предварительно закрыв период работы по совместительству документом увольнения (если политика компании требует разрыва трудового договора) или оформив перевод.
В открывшейся форме документа в блоке «Основное место работы» необходимо установить соответствующий флаг. По умолчанию в 1С при создании нового приема этот флаг может быть снят, если система «помнит» предыдущий статус сотрудника как совместителя. Вам нужно вручную переключить переключатель в положение Основное место работы.
Заполните все обязательные поля: подразделение, должность, оклад и график работы. Обратите внимание, что при смене статуса может измениться и график. Если ранее сотрудник работал по сокращенному графику (не более 0.5 ставки), то теперь он должен быть переведен на полный рабочий день, например, Пятидневная рабочая неделя.
| Поле документа | Значение для совместителя | Значение для основного сотрудника |
|---|---|---|
| Основное место работы | Не установлено (галка снята) | Установлено (галка стоит) |
| График работы | Чаще всего неполный день | Полный рабочий день (40 часов) |
| Вид занятости | По совместительству | Основное место |
| Учет рабочего времени | Явочный или Не ведется | Поденный или Суммированный |
После заполнения всех реквизитов проведите и закройте документ. Система автоматически создаст запись в регистре сведений «Кадровые назначения». Проверьте, что в истории назначений появилась новая строка с правильным статусом.
Используйте кнопку «Заполнить» в документе приема, чтобы автоматически подтянуть данные из карточки сотрудника, но всегда перепроверяйте флаг основного места работы вручную.
Оформление приказа и ознакомление сотрудника
После проведения документа система предложит сформировать печатную форму приказа. Для перевода с совместительства на основное место обычно используется унифицированная форма Т-1 или собственная форма организации, если она утверждена в настройках 1С. Убедитесь, что в тексте приказа четко прописано: «Принять на основное место работы».
В печатной форме проверьте графу «Условия приема». Там не должно быть упоминания о совместительстве. Если в шаблоне приказа по умолчанию подставляется фраза «на условиях совместительства», вам необходимо отредактировать макет печатной формы или выбрать другой шаблон в настройках документа.
Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под роспись. В 1С это фиксируется путем проставления галочки «Ознакомлен» в нижней части формы документа или через механизм электронного документооборота, если он внедрен в вашей компании. Дата ознакомления должна совпадать с датой издания приказа или быть позже, но не раньше.
⚠️ Внимание: Законодательство РФ не предусматривает специального приказа именно о «переводе с совместительства на основное». Юридически это увольнение с работы по совместительству и новый прием на основное место, либо изменение условий трудового договора. Уточните формулировки у вашего юриста, так как они могут отличаться в зависимости от того, внутренний это перевод или внешний.
Распечатайте приказ в двух экземплярах: один для личного дела сотрудника, второй для бухгалтера. Если вы используете систему 1С:Кабинет сотрудника, документ можно отправить на подпись в электронном виде, что ускорит процесс и избавит от бумажной волокиты.
Внесение записи в трудовую книжку
Работа с трудовыми книжками в 1С:ЗУП автоматизирована, но требует контроля. Если ведется бумажная трудовая книжка, запись вносится на основании приказа. В программе перейдите в раздел Кадры → Трудовые книжки → Ведение трудовых книжек.
Создайте новую запись о приеме на работу. В поле «Вид записи» выберите «Прием». Ключевой момент здесь — указание правильного основания. В графе «Основание» должна быть ссылка на приказ о приеме на основное место. Система автоматически проверит, установлен ли флаг основного места работы в кадровых данных.
Если сотрудник ранее работал у вас же по совместительству, и вы оформляли это как увольнение и новый прием, то в трудовой книжке будут две записи: одна об увольнении с работы по совместительству, вторая — о приеме на основное место. Это стандартная и корректная процедура.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
При работе с ЭТК запись формируется автоматически при проведении документа «Прием на работу» и выгрузке отчета ЕФС-1. Вам не нужно вносить запись вручную в специальный журнал, достаточно проверить сформированный отчет перед отправкой в СФР.
Не забудьте проверить нумерацию записей. Они должны идти строго по порядку. В 1С нумерация обычно проставляется автоматически, но при ручном вмешательстве или исправлении ошибок могут возникнуть сбои. Сверьте номер записи в программе с номером в бумажном экземпляре.
Проверка кадровых назначений и истории
После оформления всех документов необходимо провести финальную сверку данных. Откройте карточку сотрудника и перейдите на вкладку «Трудовая деятельность» или «Кадровая история». Здесь вы должны видеть четкую хронологию событий.
Убедитесь, что нет «кадровых дыр» — периодов, когда сотрудник числился в организации, но не имел действующего назначения. Если переход оформлялся через увольнение и прием, даты должны стыковаться: дата увольнения с совместительства и дата приема на основное место могут совпадать или следовать друг за другом.
Проверьте графу «Основное место работы» в текущем назначении. Она должна быть помечена специальным индикатором. В списке назначений это часто отображается как иконка или жирный шрифт. Если индикатор отсутствует, значит, система по-прежнему считает сотрудника совместителем, что приведет к ошибкам в расчетах.
Особое внимание уделите периодам, если сотрудник болел или был в отпуске в момент перехода. Начисления за эти периоды должны быть привязаны к правильному виду занятости. Ошибка в датах может привести к тому, что больничный лист рассчитается исходя из неполного заработка.
Влияние перевода на расчет зарплаты и налоги
Смена статуса с совместительства на основное место работы напрямую влияет на расчет НДФЛ и страховых взносов. Для совместителей НДФЛ рассчитывается без учета стандартных вычетов (если они не предоставлялись по заявлению), тогда как для основных сотрудников вычеты применяются автоматически.
В документе Начисление зарплаты проверьте, что база для исчисления налогов сформирована корректно. Если переход произошел в середине месяца, система должна разбить месяц на два периода: период работы по совместительству и период работы как основного сотрудника. Это важно для правильного применения кодов доходов в справке 2-НДФЛ.
Также изменится подход к расчету среднего заработка для отпускных и командировочных. Для совместителей расчетный период мог быть иным или коэффициенты отличались. После перевода в расчет среднего заработка войдут все выплаты, начисленные уже в статусе основного работника.
⚠️ Внимание: При смене статуса проверьте настройки удержания алиментов. Для основных сотрудников алименты удерживаются в первую очередь, до налогообложения НДФЛ, тогда как для совместителей механизм может отличаться в зависимости от настроек вида удержания в 1С.
Если в организации используется 1С:Бухгалтерия в связке с ЗУП, убедитесь, что проводки по начислению зарплаты сформировались на правильные счета. Обычно это счет 70, но аналитика по статьям затрат может зависеть от вида занятости сотрудника.
Главная ошибка при переводе — забыть снять галку «Совместительство» в документе приема. Это приводит к неверному расчету НДФЛ и отсутствию права на стандартные вычеты.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли увольнять сотрудника с совместительства перед приемом на основное место?
Да, если это внутренний перевод в рамках одной организации, кадровая практика часто требует оформления увольнения с должности совместителя и приема на должность основного работника. Это позволяет корректно закрыть периоды и обнулить лимиты отпусков. Однако возможно и оформление дополнительного соглашения к трудовому договору, если это допускается локальными нормативными актами.
Как в 1С изменить статус, если документ приема уже проведен?
Если документ уже проведен, вам необходимо создать документ «Кадровый перевод» или исправить проведенный документ приема (если период еще не закрыт и изменения допустимы). В документе перевода также необходимо установить флаг «Основное место работы». После этого перепроведите документы начисления зарплаты за этот период.
Влияет ли перевод на накопленный отпуск?
При увольнении с совместительства и новом приеме отпускные дни обычно сгорают или компенсируются при увольнении, а на новом месте накапливаются заново. Если перевод оформляется без увольнения (доп. соглашением), то стаж для отпуска сохраняется непрерывно. В 1С это контролируется настройкой «Стаж для отпусков» в карточке сотрудника.
Что делать, если 1С не дает установить флаг основного места работы?
Проверьте, не числится ли сотрудник уже как основной по другому трудовому договору в этой же организации. В 1С у физического лица может быть только одно основное место работы в данной организации. Если такое назначение есть, его нужно закрыть (уволить) или перевести в статус совместителя перед оформлением нового основного приема.
Нужно ли вносить изменения в штатное расписание?
Да, если количество штатных единиц меняется или меняется наименование должности. При переводе с совместительства (0.5 ставки) на основное место (1.0 ставка) необходимо убедиться, что в документе Штатное расписание есть свободная единица или внесены изменения в существующую ставку.