Оформление выплат, связанных со смертью сотрудника или его близких родственников, является одной из самых деликатных задач в работе кадровика и бухгалтера. В программных продуктах 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Бухгалтерия предприятия этот процесс требует внимательности, так как от правильности ввода данных зависит не только выплата денег родственникам, но и корректное отражение расходов в налоговом учете.
Компенсация расходов на погребение выплачивается за счет средств Фонда социального страхования (ФСС), который с 2023 года интегрирован в структуру Социального фонда России (СФР). Несмотря на реорганизацию ведомства, механизм взаимодействия с программой 1С сохранил свои ключевые принципы, однако терминология и некоторые настройки претерпели изменения. Важно понимать, что данная выплата не облагается НДФЛ и страховыми взносами, что требует особого подхода к выбору статей затрат.
В этой статье мы подробно разберем, как в 1С отразить пособие на погребение, какие документы необходимо создать и как правильно сформировать заявление о возмещении расходов. Мы рассмотрим нюансы работы в актуальных версиях конфигураций, чтобы избежать ошибок при сдаче отчетности и проведении выплат.
Нормативная база и источники выплаты
Прежде чем приступать к вводу данных в программу, необходимо четко определить, кто именно является получателем выплаты и за чей счет она производится. Согласно Федеральному закону № 8-ФЗ, право на получение социального пособия на погребение имеет лицо, взявшее на себя обязанность осуществить погребение умершего. Это может быть супруг, близкий родственник, иной родственник, законный представитель или даже организация, если умерший не имел близких родственников.
В контексте работы с 1С критически важно различать две ситуации: когда умер сам сотрудник организации и когда умер член семьи сотрудника (например, ребенок). В первом случае работодатель выступает гарантом выплаты, если умерший работал. Во втором случае работодатель выплачивает пособие только в том случае, если оба родителя умершего ребенка не работали и не учились. Источник финансирования в обоих случаях един — средства Социального фонда, но механизм начисления в программе может отличаться в зависимости от статуса умершего.
⚠️ Внимание: С 2023 года все выплаты по больничным и пособиям, включая погребальные, администрируются Социальным фондом России (СФР). Убедитесь, что в вашей версии 1С обновлены справочники органов ФСС/СФР и настройки интеграции с фондом, чтобы избежать ошибок при формировании реестров.
Размер пособия индексируется ежегодно. При вводе суммы в 1С необходимо ориентироваться на актуальные показатели, действующие на дату смерти, с учетом районных коэффициентов, если организация расположена в соответствующих регионах. Программа обычно подтягивает эти данные автоматически из нормативно-справочной информации, но ручной контроль не будет лишним.
Всегда сверяйте сумму пособия с официальным постановлением об индексации на дату смерти сотрудника, так как 1С может использовать устаревшие константы, если не было проведено обновление конфигурации или НСИ.
Подготовка справочников и настроек в 1С
Для корректного отражения операции в базе 1С необходимо убедиться, что все необходимые элементы справочников созданы и настроены. Основной объект учета здесь — это само начисление. В типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 уже предусмотрено специальное начисление с кодом «Пособие на погребение», однако в некоторых случаях, особенно в старых базах или в 1С:Бухгалтерии, его может потребоваться создать вручную или проверить настройки существующего.
Зайдите в раздел Настройки и выберите пункт Начисления. Найдите в списке нужное начисление. Если его нет, создайте новое, указав вид расчета. Ключевым моментом является настройка кодов доходов для налогового учета. Для пособия на погребению должен быть установлен код дохода 2010 (или актуальный код для материальной помощи/компенсаций, не облагаемых НДФЛ), чтобы программа не пыталась удержать налог.
Также проверьте статью затрат. Она должна быть корректно связана с видом расхода для целей налогообложения прибыли. Обычно используется статья с видом расхода «За счет средств ФСС (СФР)» или аналогичная, která исключает эту сумму из базы по налогу на прибыль, так как расходы возмещаются фондом. Неправильная настройка статьи приведет к занижению налога на прибыль или возникновению расхождений с данными фонда.
- 📂 Проверьте наличие начисления «Пособие на погребение» в справочнике видов начислений.
- 💰 Убедитесь, что в настройках начисления не стоит флажок «Облагается НДФЛ» и «Облагается страховыми взносами».
- 📝 Сверьте коды доходов в справочнике «Коды доходов НДФЛ» (2010 или специальный код для пособий).
- 🏢 Проверьте соответствие статьи затрат виду расхода «Не учитываемые для налогообложения» или «За счет ФСС».
Оформление выплаты в 1С:Зарплата и управление персоналом
В конфигурации 1С:ЗУП 3.1 процесс отражения пособия максимально автоматизирован и привязан к кадровым событиям. Если умер сотрудник, первым шагом является регистрация факта увольнения в связи со смертью. Для этого используется документ Увольнение, где в поле «Основание увольнения» выбирается пункт «Смерть работника».
После оформления увольнения создается документ Начисление зарплаты и взносов или отдельный документ Начисление единого взноса (в зависимости от настроек и версии обновления), но чаще всего для разовых выплат используется специализированный документ или обработка. В последних релизах ЗУП 3.1 существует возможность оформить пособие через документ Отражение отпуска в регламентированном учете или через механизм начислений в документе увольнения, если это предусмотрено настройками.
Однако наиболее универсальный способ — использование документа Начисление зарплаты с добавлением строки вручную или через кнопку «Добавить начисление». Выберите вид начисления «Пособие на погребение», укажите получателя (это может быть не сам сотрудник, а физическое лицо, не являющееся сотрудником, если выплата производится родственнику). В этом случае в 1С необходимо предварительно создать карточку физического лица в справочнике Физические лица и связать её с организацией через договор.
⚠️ Внимание: Если получателем пособия является не сотрудник организации, а стороннее физическое лицо, убедитесь, что в документе выплаты правильно указан статус получателя. Ошибка в выборе контрагента приведет к неверному формированию реестра на выплату и отчетности в СФР.
При вводе суммы программа автоматически рассчитает итог к выплате, не применяя удержания. Проверьте вкладку «Налоги, взносы, бухучет» в документе начисления. Там должно быть отражено, что база для НДФЛ и взносов равна нулю. Проводки по данному документу сформируются по кредиту счета 70 (если сотрудник) или 76 (если стороннее лицо) в корреспонденции со счетом 69 (расчеты с соцстрахом).
☑️ Алгоритм ввода в ЗУП 3.1
Отражение операции в 1С:Бухгалтерия предприятия
В конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 учет пособий на погребение часто ведется вручную через документы поступления и списания денежных средств или через журналы операций, так как кадровый учет здесь минимизирован. Если выплата производится сотруднику, который еще числится в штате (до оформления увольнения) или уже уволен, используется счет 70. Если выплата производится родственнику, не являющемуся сотрудником, используется счет 76.
Для отражения начисления создайте документ Операция, введенная вручную в разделе Операции. В табличной части укажите проводку: Дебет 69.01 (или субсчет расчетов с СФР) Кредит 70 (76). Сумма проводки должна соответствовать размеру пособия. Обязательно заполните аналитику по статьям затрат и подберите правильное событие для НДФЛ (код дохода 2010), чтобы в отчете 6-НДФЛ эта сумма не попала в облагаемую базу.
Для выплаты денег используйте документ Списание с расчетного счета или Выплата зарплаты. При выборе вида операции укажите «Выплата зарплаты» или «Прочее списание», в зависимости от того, как настроен ваш план счетов. Важно приложить к документу скан-копии заявления и свидетельства о смерти, загрузив их в систему через функцию «Присоединенные файлы».
| Счет Дебет | Счет Кредит | Содержание операции | Документ основания |
|---|---|---|---|
| 69.01 | 70 | Начислено пособие на погребение сотруднику | Операция вручную / Начисление зарплаты |
| 69.01 | 76 | Начислено пособие на погребение иному лицу | Операция вручную |
| 70 (76) | 50 (51) | Выплата пособия из кассы или с р/с | Расходный кассовый ордер / Списание с р/с |
Что делать, если счет 69 заблокирован?
Если на счете 69 нет средств (так как они возмещаются фондом), начисление все равно проводится по Дт 69. При выплате образуется перерасход по кредиту 69, который закроется при поступлении средств от СФР или при зачете в счет будущих платежей.
Возмещение расходов из Социального фонда
После того как пособие выплачено получателю, организация имеет право на возмещение этих расходов из бюджета СФР. Механизм возмещения в 1С тесно связан с обменом электронными реестрами. Вам необходимо сформировать заявление о возмещении расходов и приложить копию свидетельства о смерти и документа, подтверждающего расходы (чек из ритуального агентства).
В 1С:ЗУП 3.1 для этого предназначен раздел Отчетность, справки -> 1С-Отчетность или специализированный помощник работы с СФР. Выберите тип документа «Заявление о возмещении расходов». Программа автоматически подтянет данные о выплаченных пособиях, если они были корректно отражены документами начисления с правильным видом расчета.
При формировании заявления убедитесь, что в нем указаны реквизиты счета, на который должны поступить деньги. После проверки и подписания электронной подписью документ отправляется в фонд. При поступлении средств от СФР в банк-клиенте создается платежное поручение, которое загружается в 1С. Этой платежкой закрывается долг по счету 69.
Возмещение средств происходит только после фактической выплаты пособия получателю. Нельзя отразить поступление денег от фонда до того, как деньги ушли со счета организации или из кассы.
Налоговый учет и отчетность
Правильное отражение пособия в налоговом учете — залог отсутствия претензий со стороны ФНС. Как уже упоминалось, сумма пособия не облагается НДФЛ. В справке 2-НДФЛ и расчете 6-НДФЛ данная выплата должна отражаться с кодом дохода 2010 (или иным актуальным кодом для социальных выплат), при этом сумма налога должна быть равна нулю.
В расчете по страховым взносам (РСВ) и форме ЕФС-1 суммы пособия на погребение не включаются в базу для начисления взносов. В 1С это контролируется автоматически, если в настройках вида начисления сняты флаги обложения. Тем не менее, перед отправкой отчетности рекомендуется сформировать проверочные отчеты, такие как Анализ НДФЛ или Справка-расчет, чтобы убедиться в отсутствии лишних сумм.
В бухгалтерском балансе сумма начисленного, но еще не выплаченного пособия отражается по кредиту счета 70 или 76 в пассиве баланса. Расходы по пособию не уменьшают налогооблагаемую прибыль, так как они финансируются за счет средств СФР. В регистре налогового учета по налогу на прибыль эти суммы должны быть выведены за рамки расходов, принимаемых для налогообложения.
⚠️ Внимание: Законодательство и тарифы могут меняться. Всегда проверяйте актуальность кодов доходов и ставок в официальном источнике или личном кабинете налогоплательщика перед сдачей квартальной отчетности, особенно если в вашей версии 1С давно не обновлялись регламентированные отчеты.
Используйте отчет «Проверка расчета НДФЛ» перед формированием 6-НДФЛ. Он подсветит строки, где программа обнаружила доход, но не рассчитала налог, что характерно для пособий на погребение, и позволит убедиться, что это не ошибка, а закономерность.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли выплатить пособие на погребение наличными из кассы?
Да, законодательство разрешает выплату пособия наличными денежными средствами из кассы организации. В 1С это оформляется документом «Расходный кассовый ордер» или через документ «Ведомость в кассу». Лимит кассы при этом не нарушается, так как выплата производится в день получения денег из банка или в день, установленный для выдачи зарплаты, либо это разовая выплата социального характера.
Что делать, если в 1С нет вида начисления «Пособие на погребение»?
Вы можете создать новый вид начисления в справочнике «Начисления». При создании укажите наименование, выберите код дохода НДФЛ (2010), снимите флаги обложения взносами и выберите статью затрат, относящуюся к расходам за счет ФСС. Alternatively, можно использовать вид начисления «Материальная помощь», предварительно настроив его соответствующим образом, но лучше создать отдельный вид для прозрачности учета.
Нужно ли удерживать алименты из пособия на погребение?
Нет, пособие на погребение не подлежит удержанию алиментов, так как это выплата социального характера, направленная на компенсацию конкретных расходов. В 1С при настройке вида начисления следует убедиться, что в списке удержаний оно не фигурирует как база для расчета алиментов, хотя по умолчанию программа обычно не применяет исполнительные листы к таким выплатам.
Как отразить пособие, если сотрудник умер в выходной день?
Дата смерти в приказе об увольнении и в документах 1С указывается фактическая дата смерти, указанная в свидетельстве о смерти, независимо от того, рабочий это день или выходной. Датой начисления пособия в 1С будет дата создания документа начисления, но периодом начисления считается месяц, в котором произошла смерть. Это важно для корректного попадания суммы в отчетность нужного периода.
Возмещает ли СФР расходы на изготовление памятника?
Нет, социальное пособие на погребение является фиксированной суммой и не подразумевает возмещения конкретных чеков за памятник, ритуальные услуги сверх установленного лимита. В 1С отражается только фиксированная сумма пособия, установленная законом на дату смерти. Расходы на памятник сверх этой суммы организация не компенсирует и не отражает в учете как расходы за счет СФР.