Как оформить возврат подотчетных сумм в 1С: пошаговый разбор для бухгалтера

Подотчетные суммы — одна из самых «подвижных» статей в бухгалтерском учете. Сотрудники получают деньги на командировки, хозяйственные нужды или покупку материалов, но не всегда тратят их полностью. Возврат неизрасходованных подотчетных сумм должен быть оформлен корректно, иначе рискуете получить претензии от налоговой или искажения в отчетности. В этой статье разберем, как правильно документально оформить возврат в 1С:Бухгалтерия 8.3 и 1С:Зарплата и Управление Персоналом, какие проводки формируются автоматически, и на что обратить внимание при работе с НДФЛ и страховыми взносами.

Возврат подотчетных денег — это не просто передача наличных в кассу. Это операция, затрагивающая сразу несколько областей учета: кассовые документы, расчеты с персоналом, налоговый учет и даже зарплатные начисления (если речь идет о перерасчетах). Ошибки здесь чреваты: от штрафов за несвоевременное удержание НДФЛ до проблем с подтверждением расходов при проверках. Мы подробно разберем все этапы — от получения аликвотной части до формирования отчетов, а также покажем, как избежать типичных ошибок при работе с авансовыми отчетами и платежными поручениями.

⚠️ Налоговые риски: Если подотчетные суммы не возвращены в срок (по умолчанию — 3 рабочих дня после истечения срока, на который они выданы), они считаются доходом сотрудника. Это означает, что с них нужно удержать НДФЛ 13% и начислить страховые взносы (22% + 5.1% + 2.9%). В 1С эти операции придется делать вручную, если автоматизация не настроена.

1. Когда требуется оформлять возврат подотчетных сумм

Возврат подотчетных денег необходим в трех основных случаях:

• 📌 Неизрасходованный остаток — сотрудник получил аванс на командировку или хозяйственные нужды, но потратил не всю сумму. Например, выдано 20 000 ₽ на покупку канцтоваров, а чеки подтверждают расходы только на 15 000 ₽.
• 📌 Отказ от командировки — сотрудник получил аванс, но поездка отменилась. В этом случае вся сумма подлежит возврату в кассу.
• 📌 Ошибка в сумме — бухгалтер перечислил лишние деньги (например, вместо 10 000 ₽ выдано 15 000 ₽). Излишек должен быть возвращен.

Согласно п. 6.3 Указания Банка России № 3210-У, подотчетные суммы должны быть возвращены не позднее 3 рабочих дней после истечения срока, на который они выданы, или после возвращения сотрудника из командировки. Если срок пропущен, сумма автоматически становится доходом сотрудника — и это уже другой учет.

⚠️ Внимание: Если сотрудник не возвращает подотчетные деньги в срок, а бухгалтер не удерживает с него НДФЛ и взносы, это квалифицируется как неуплаченный налог. Штрафы за такое нарушение — от 20% до 40% от неуплаченной суммы (ст. 122 НК РФ).

2. Документальное оформление возврата: какие бумаги нужны

Для корректного оформления возврата подотчетных сумм потребуется минимум два документа:

1. Приходный кассовый ордер (ПКО) — фиксирует факт возврата наличных в кассу. В 1С создается документ Поступление наличных с видом операции Возврат подотчетных сумм.
2. Авансовый отчет — даже если сотрудник ничего не тратил, отчет все равно должен быть сдан. В нем указывается остаток подотчетных сумм и прилагаются чеки (или их отсутствие).

Если возврат происходит безналичным путем (например, сотрудник перечисляет деньги на расчетный счет компании), вместо ПКО оформляется Поступление на расчетный счет с указанием назначения платежа: «Возврат подотчетных сумм от [ФИО]».

Ситуация	Документ в 1С	Налоговые последствия
Возврат наличными в кассу	Поступление наличных (вид операции: возврат подотчета)	Нет дохода, если возврат в срок
Возврат на расчетный счет	Поступление на расчетный счет	Нет дохода, если возврат в срок
Просроченный возврат (более 3 дней)	Начисление зарплаты (удержание НДФЛ)	Доход сотрудника, НДФЛ 13% + взносы
Возврат части суммы (есть расходы)	Авансовый отчет + Поступление наличных	Расходы списываются, остаток возвращается

⚠️ Внимание: Если сотрудник возвращает подотчетные деньги после удержания НДФЛ (например, через месяц), бухгалтеру придется делать перерасчет налогов и сдавать уточненные декларации. В 1С это оформляется документами Корректировка зарплаты и Справка 2-НДФЛ (корректирующая).

3. Пошаговая инструкция: как оформить возврат в 1С 8.3

Рассмотрим процесс на примере 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0). Предположим, что сотрудник Иванов И.И. получил подотчет 15 000 ₽ на покупку материалов, но потратил только 10 000 ₽ и возвращает остаток наличными.

Создать документ "Авансовый отчет" с указанием расходов|Оформить "Поступление наличных" на сумму возврата|Провести документы и проверить проводки|Сформировать кассовую книгу (форма КО-4)-->

Шаг 1. Создание авансового отчета

Перейдите в раздел Банк и касса → Авансовые отчеты и нажмите Создать. Заполните поля:

• 👤 Подотчетное лицо — Иванов И.И.
• 💰 Сумма аванса — 15 000 ₽ (автоматически подтянется из документа выдачи подотчета).
• 📄 Расходы — добавьте строку с суммой 10 000 ₽, укажите статью затрат (например, «Материалы») и прикрепите скан чека.
• 🔄 Остаток — 5 000 ₽ (рассчитается автоматически).

Шаг 2. Оформление возврата в кассу

Перейдите в Банк и касса → Кассовые документы → Поступления наличных и создайте новый документ:

• 📝 Вид операции — «Возврат подотчетных сумм».
• 👤 Подотчетное лицо — Иванов И.И.
• 💵 Сумма — 5 000 ₽.
• 📌 Статья движения денежных средств — «Возврат подотчетных сумм».

Шаг 3. Проверка проводок

После проведения документов в 1С сформируются следующие проводки:

Дт 50.01 "Касса" — Кт 71.01 "Расчеты с подотчетными лицами" — 5 000 ₽ (возврат в кассу)
Дт 10.01 "Материалы" — Кт 71.01 "Расчеты с подотчетными лицами" — 10 000 ₽ (списание расходов)

⚠️ Внимание: Если в авансовом отчете не указаны расходы (сотрудник ничего не потратил), то вся сумма подотчета должна быть возвращена. В этом случае проводка будет только одна: Дт 50.01 — Кт 71.01 на полную сумму аванса.

4. Особенности возврата подотчетных сумм в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и Управление Персоналом процесс оформления возврата подотчетных сумм немного отличается, так как программа тесно связана с зарплатными начислениями. Здесь важно правильно настроить взаимодействие с модулем Бухгалтерия, чтобы избежать дублирования операций.

Ключевые отличия от 1С:Бухгалтерия:

• 🔄 В ЗУП возврат подотчетных сумм оформляется через документ Возврат подотчетных сумм (раздел Зарплата → Подотчетные лица).
• 💼 Если подотчетные деньги были выданы через зарплатный проект (например, перечислены на карту сотрудника), возврат оформляется как Удержание из зарплаты.
• 📊 Проводки по 71 счету формируются автоматически, но их нужно сверять с бухгалтерией, чтобы избежать расхождений.

Пример: если сотрудник Петров П.П. получил подотчет 20 000 ₽ на командировку, но потратил только 18 000 ₽, то в ЗУП нужно:

1. Создать Авансовый отчет с расходами 18 000 ₽.
2. Оформить Возврат подотчетных сумм на 2 000 ₽ (наличными или удержанием из зарплаты).
3. Проверить, что в бухгалтерии сформировалась проводка Дт 50 (51) — Кт 71.01.

⚠️ Внимание: Если в ЗУП и Бухгалтерии ведется параллельный учет подотчетных сумм, может возникнуть дублирование проводок. Чтобы этого избежать, настройте обмен данными между базами или используйте Распределенные информационные базы (РИБ).

5. Налоговый учет: НДФЛ и страховые взносы при возврате

Самая сложная часть — налоговые последствия. Если подотчетные суммы возвращены в установленный срок (3 рабочих дня), то никаких налогов не возникает. Но если срок пропущен, сумма считается доходом сотрудника, и бухгалтеру придется:

• 💸 Удержать НДФЛ 13% с просроченной суммы.
• 📈 Начислить страховые взносы (22% + 5.1% + 2.9%).
• 📄 Отразить доход в справке 2-НДФЛ и расчете 6-НДФЛ.

В 1С эти операции оформляются так:

1. Создается документ Начисление зарплаты с видом начисления «Прочие доходы».
2. В поле «Сумма» указывается просроченная подотчетная сумма.
3. В документе Ведомость в банк или Выплата зарплаты удерживается НДФЛ.

Пример: сотрудник Сидоров С.С. не вернул 8 000 ₽ подотчетных денег в срок. Бухгалтер должен:

Дт 70 "Расчеты с персоналом" — Кт 68.01 "НДФЛ" — 1 040 ₽ (13% от 8 000 ₽)
Дт 70 "Расчеты с персоналом" — Кт 69.01 "Страховые взносы" — 2 312 ₽ (22% + 5.1% + 2.9%)

⚠️ Внимание: Если подотчетные суммы были выданы под отчет на покупку товаров (материалов), а сотрудник их не вернул и не предоставил чеки, то кроме НДФЛ придется восстановить НДС (если он был принят к вычету). Это делается документом Корректировка реализации в 1С.

Что делать, если сотрудник уволился и не вернул подотчет?

Если сотрудник уволился с не возвращенными подотчетными суммами, компания вправе удержать их из его окончательного расчета (ст. 137 ТК РФ). Если сумма превышает зарплату, остаток можно взыскать через суд. В 1С это оформляется документом "Исполнительный лист" или "Взыскание по исполнительному документу".

6. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные бухгалтеры иногда допускают ошибки при оформлении возврата подотчетных сумм. Вот самые распространенные:

• ❌ Несвоевременное оформление авансового отчета — если сотрудник вернул деньги, но не сдал отчет, в учете висит «подвешенная» сумма по счету 71. Как исправить: создать авансовый отчет с нулевыми расходами.
• ❌ Неправильный вид операции в ПКО — если выбрать «Прочие поступления» вместо «Возврат подотчетных сумм», проводки сформируются некорректно. Как исправить: перепровести документ с правильным видом операции.
• ❌ Забывают удержать НДФЛ при просрочке — если подотчет не возвращен в срок, но бухгалтер не начислил налоги, это приведет к штрафам. Как исправить: сделать корректировку зарплаты и доплатить налоги.
• ❌ Дублирование операций в ЗУП и Бухгалтерии — если обе программы ведут учет подотчета, может возникнуть двойная проводка. Как исправить: настроить обмен данными или вести учет только в одной базе.

⚠️ Внимание: Если в авансовом отчете указаны расходы, но не прикреплены подтверждающие документы (чеки, акты), налоговая может не принять их к учету при проверке. В этом случае сумма расходов будет считаться не подтвержденной, и ее придется вернуть в кассу или удержать из зарплаты.

7. Отчетность: какие формы нужно сдавать

Возврат подотчетных сумм влияет на несколько отчетов:

Отчет	Что отражается	Срок сдачи
Кассовая книга (КО-4)	Приходный кассовый ордер на возврат подотчета	Ежедневно (при наличии операций)
6-НДФЛ	Доход в виде просроченных подотчетных сумм (если есть)	Квартал + месяц
2-НДФЛ (справка)	Доход сотрудника (если подотчет не возвращен в срок)	До 1 марта следующего года
РСВ (расчет по страховым взносам)	Начисленные взносы с просроченных подотчетных сумм	До 30-го числа следующего месяца

Если подотчетные суммы возвращены своевременно, они не попадают в налоговую отчетность. Но если был просрочен возврат, то:

• В 6-НДФЛ доход отражается в разделе 2 (строка 100 — дата получения дохода, строка 130 — сумма).
• В 2-НДФЛ доход указывается с кодом 4800 («Иные доходы»).
• В РСВ сумма включается в базу для начисления взносов.

⚠️ Внимание: Если подотчетные суммы были выданы в иностранной валюте (например, для зарубежной командировки), при возврате нужно сделать переоценку по курсу ЦБ на дату возврата. В 1С это делается документом Переоценка валютных средств.

8. Автоматизация: как настроить 1С для упрощения работы

Чтобы минимизировать ошибки, настройте в 1С следующие параметры:

• 🔧 Шаблоны документов — создайте шаблоны для авансовых отчетов и ПКО с предзаполненными статьями движения денежных средств.
• 📊 Отчеты по подотчетным суммам — используйте стандартный отчет Анализ счета 71.01, чтобы отслеживать просроченные авансы.
• 🔔 Напоминания о возврате — настройте в 1С уведомления о приближающихся сроках возврата подотчетных сумм (через Бизнес-процессы или Задачи).
• 🔄 Интеграция с банком — если подотчетные суммы выдаются на корпоративные карты, подключите Клиент-банк для автоматического загрузки выписок.

Пример настройки шаблона для авансового отчета:

1. Перейдите в НСИ и администрирование → Шаблоны документов.
2. Создайте новый шаблон для Авансового отчета.
3. Укажите стандартные статьи затрат (например, «Командировочные расходы», «Хозяйственные нужды»).
4. Сохраните шаблон и используйте его при создании новых документов.

⚠️ Внимание: Если в вашей компании часто возникают возвраты подотчетных сумм, имеет смысл настроить автоматическое удержание из зарплаты. Для этого в ЗУП создайте вид начисления «Удержание подотчетных сумм» и привяжите его к счету 71.01.

FAQ: Частые вопросы по возврату подотчетных сумм

Что делать, если сотрудник потерял чек на подотчетные расходы?

Если чек утерян, сотрудник должен предоставить письменное объяснение с указанием причины потери. Бухгалтер может:

• Принять расходы к учету на основании акта об отсутствии чека (если сумма незначительная).
• Не принимать расходы и потребовать возврата всей подотчетной суммы.

В налоговом учете такие расходы могут быть не приняты, поэтому лучше перестраховаться и вернуть деньги в кассу.

Можно ли вернуть подотчетные деньги на расчетный счет компании?

Да, это допускается. Для этого:

1. Сотрудник перечисляет деньги со своего счета на расчетный счет компании.
2. Бухгалтер оформляет документ Поступление на расчетный счет с назначением платежа «Возврат подотчетных сумм».
3. Проводка будет Дт 51 — Кт 71.01.

Главное — указать в платежке ФИО сотрудника и номер авансового отчета.

Как оформить возврат подотчета, если сотрудник уволился?

Если сотрудник уволился с не возвращенными подотчетными суммами:

• Удержать сумму из окончательного расчета (зарплата, компенсация за отпуск).
• Если сумма превышает расчет, оформить исполнительный лист и взыскать через суд.
• В 1С это оформляется документом Удержание по исполнительному документу.

Если сумма небольшая (например, 1 000–2 000 ₽), иногда проще списать ее на убытки, чем судиться.

Нужно ли платить НДФЛ, если подотчетные деньги возвращены с опозданием?

Да, если подотчетные суммы не возвращены в срок (3 рабочих дня), они считаются доходом сотрудника. Бухгалтер должен:

1. Начислить НДФЛ 13% с просроченной суммы.
2. Удержать налог из ближайшей зарплаты.
3. Отразить доход в 6-НДФЛ и 2-НДФЛ.

Исключение: если сотрудник предоставил оправдательные документы (например, справку о болезни), срок возврата может быть продлен.

Как в 1С увидеть все просроченные подотчетные суммы?

Чтобы найти просроченные авансы:

1. Перейдите в отчет Анализ счета 71.01.
2. Установите фильтр по дате — выберите подотчетные суммы, выданные более 3 дней назад.
3. Просмотрите остатки по сотрудникам.

Также можно использовать отчет Ведомость по подотчетным лицам (раздел Банк и касса).