Прием на работу внешнего совместителя — это стандартная, но требующая внимания кадровая и бухгалтерская операция. В отличие от внутренних сотрудников, такие работники трудятся у вас неполный день и имеют основное место работы в другой организации. Правильное отражение этого статуса в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) критически важно для корректного расчета налогов и формирования отчетности.
Ошибки на этапе создания карточки сотрудника или настройки графика могут привести к неверному начислению взносов или проблемам при сдаче отчетов ЕФС-1. Система 1С обладает гибким инструментарием для автоматизации этих процессов, но требует от пользователя четкого понимания терминологии и последовательности действий.
В этой статье мы детально разберем весь цикл: от создания записи в справочнике Сотрудники до проведения документов по начислению заработной платы. Вы узнаете, какие галочки необходимо установить, как настроить график работы и какие нюансы существуют при увольнении внешнего сотрудника.
Подготовка справочника и создание карточки сотрудника
Первым шагом является регистрация нового человека в базе данных. Откройте раздел Кадры и перейдите в справочник Сотрудники. Нажмите кнопку Создать. В открывшейся форме карточки необходимо сразу определить статус работника. По умолчанию система может предлагать создание внутреннего сотрудника, поэтому этот момент требует ручного контроля.
В блоке с личной информацией введите ФИО, дату рождения и паспортные данные. Особое внимание уделите полю Вид занятости. Именно здесь закладывается фундамент для всех последующих расчетов. Если вы выберете неверный вариант, программа будет рассчитывать нормы времени как для полного рабочего дня, что исказит оклад.
Для внешнего совместителя необходимо выбрать значение Внешний совместитель. Это действие активирует специфические настройки, характерные только для данной категории персонала. Система автоматически предложит указать данные об основном месте работы, если они известны, но это поле не является строго обязательным для проведения документов, хотя и рекомендуется к заполнению для полноты базы.
⚠️ Внимание! Если вы случайно создали карточку как «Внутренний сотрудник», изменить вид занятости в уже проведенном документе приема на работу будет сложно. Проще удалить ошибочную карточку и создать новую с правильными параметрами, чтобы избежать рассинхронизации данных в регистрах накопления.
После заполнения основных реквизитов сохраните карточку. Теперь сотрудник готов к оформлению кадровых документов. Помните, что для внешних совместителей не обязательно вести полный пакет личных документов внутри вашей организации, так как оригиналы хранятся по основному месту работы.
☑️ Проверка данных сотрудника
Оформление приема на работу: документация в 1С
После создания карточки необходимо оформить факт трудоустройства документально. В разделе Кадры выберите пункт Приемы, переводы, увольнения и создайте новый документ Прием на работу. Этот документ является основанием для начисления зарплаты и формирования записей в трудовой книжке (если она ведется в электронном виде вашим предприятием для данного сотрудника).
В шапке документа укажите созданного ранее сотрудника. Обратите внимание на поле Подразделение и Должность. Для внешних совместителей часто создаются отдельные штатные единицы или используется сокращенное наименование должности, чтобы не путать их с основными работниками, хотя технически 1С использовать одни и те же должности.
Ключевой момент — настройка оплаты труда. Вкладка Оплата труда должна содержать информацию об окладке или тарифной ставке. Поскольку внешний совместитель работает неполное время, сумма начислений будет пропорциональна отработанному времени. Убедитесь, что в поле График работы выбран правильный регламент, например, «Пятидневка 4 часа» или индивидуальный график.
⚠️ Внимание! Законодательство ограничивает продолжительность работы по совместительству (обычно не более 4 часов в день). Нарушение этих норм в настройках графика 1С может привести к претензиям со стороны трудовой инспекции при проверке табеля учета рабочего времени.
Документ приема на работу следует провести и проверить сформированные движения. В большинстве конфигураций 1С при проведении создается запись в регистре сведений о работе сотрудника. Также формируется событие для отчета ЕФС-1 (подраздел 1.1), которое необходимо отправить в СФР.
Нюансы испытательного срока
Для внешних совместителей испытательный срок может быть установлен, но его продолжительность не должна превышать двух недель, если срок трудового договора не превышает двух месяцев. В 1С это указывается в дополнительном поле документа приема.
Настройка графика работы и табелирование
Корректный расчет заработной платы невозможен без правильно настроенного графика работы. В 1С графики хранятся в отдельном справочнике Графики работы сотрудников. Для внешнего совместителя нельзя использовать стандартный график «Пятидневка 8 часов», так как это приведет к тому, что программа будет считать дни неявки прогулами или отпусками без содержания.
Создайте новый график или отредактируйте существующий, установив норму часов в соответствии с трудовым договором. Например, если сотрудник работает по 4 часа каждый день, норма за месяц составит примерно половину от полной ставки. Это значение используется формулами расчетного листа для определения часовой тарифной ставки.
Ежемесячно необходимо регистрировать фактически отработанное время. Для этого используется документ Табель учета рабочего времени или Ввод планового графика, в зависимости от версии конфигурации и настроек учета. Важно следить, чтобы в дни, когда сотрудник не выходил, стояли корректные коды (например, «НН» — неявка по невыясненным причинам, если не было предупреждения).
| Параметр графика | Полная ставка | Внешний совместитель (0.5) | Внешний совместитель (0.25) |
|---|---|---|---|
| Часов в день | 8 | 4 | 2 |
| Дней в неделю | 5 | 5 | 3 |
| Норма часов (мес) | ~160 | ~80 | ~40 |
| Оплата при окладе 40 000 | 40 000 | 20 000 | 10 000 |
При вводе данных в табель система автоматически сверяет плановые часы с фактическими. Если внешний совместитель отработал больше часов, чем предусмотрено графиком, это может быть расценено как сверхурочная работа, требующая отдельного оформления и оплаты в повышенном размере.
Используйте механизм «Заполнить» в документе табеля, чтобы автоматически проставить явки по графику. Это сэкономит время и снизит риск механических ошибок при ручном вводе данных за целый месяц.
Начисление заработной платы и удержания
Процесс начисления зарплаты внешним совместителям в 1С практически не отличается от расчета для основного персонала, за исключением пропорциональности sums. В документе Начисление зарплаты и взносов программа автоматически подхватывает данные из табеля и рассчитывает сумму к выплате исходя из оклада и отработанного времени.
Обратите внимание на раздел НДФЛ. Для резидентов РФ ставка составляет стандартные 13% (или 15% при превышении лимита дохода). 1С ведет накопительный расчет налога с начала года, суммируя доходы сотрудника у вас и (теоретически) учитывая справки 2-НДФЛ от других работодателей, если они были загружены в систему, хотя на практике каждый работодатель удерживает налог самостоятельно со своих выплат.
Страховые взносы начисляются по общим тарифам, установленным для вашей организации. Статус «внешний совместитель» не дает права на применение льготных тарифов (если только организация не имеет права на них в целом по виду деятельности). В расчетном листке сотрудника эти суммы будут отражены прозрачно.
⚠️ Внимание! С 2023 года администрирование взносов передано в ФНС (кроме взносов на травматизм). Убедитесь, что в настройках учета 1С корректно указаны КБК и статус плательщика, чтобы платежные поручения формировались без ошибок. Детали тарифов могут меняться, сверяйтесь с официальными источниками.
Если внешний совместитель имеет право на стандартные налоговые вычеты (например, на детей), он должен предоставить соответствующие уведомления и заявления. В 1С эти данные вводятся в карточке сотрудника в разделе НДФЛ -> Стандартные вычеты. Без заявления вычеты предоставляться не будут, даже если сотрудник имеет на них право по закону.
Отпуска, больничные и прочие отсутствия
Внешние совместители имеют те же социальные гарантии, что и основные работники, включая право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Однако есть нюанс: отпуск по совместительству должен предоставляться одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на основной работе сотрудник идет в отпуск, а у вас нет, он может потребовать отпуск без сохранения заработной платы.
В 1С отпуск оформляется документом Ежегодный отпуск. Расчет среднего заработка производится по общим правилам Постановления №922, исходя из доходов, полученных именно в вашей организации. Доходы с основного места работы в расчет не берутся, что часто приводит к меньшему размеру отпускных у совместителей по сравнению с их основным доходом.
Что касается больничных листов, то с 2023 года в России действует механизм прямых выплат через СФР. Сотрудник предоставляет номер электронного листка нетрудоспособности. В 1С создается документ Больничный лист, куда вносится номер ЭЛН. Программа самостоятельно запросит данные из СФР (при настроенном обмене) или позволит ввести их вручную.
Оплата первых трех дней болезни производится за счет средств работодателя, последующие дни оплачивает фонд. Для внешних совместителей есть важное правило: если они работают у вас менее двух лет, пособие может рассчитываться исходя из МРОТ, если их стаж не подтвержден или доход мал.
Отпуск внешнему совместителю предоставляется авансом или по графику, синхронизированному с основной работой. Не забудьте отразить этот факт в табеле, чтобы не возникло переплаты или недоплаты.
Увольнение внешнего совместителя и закрытие периода
Расторжение трудового договора с внешним совместителем оформляется документом Увольнение. Основания могут быть различными: по собственному желанию, по соглашению сторон или в связи с приемом на эту должность сотрудника, для которого она будет основной (в этом случае требуется предупреждение за 2 недели).
При увольнении 1С автоматически рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск. Механизм расчета аналогичен основному персоналу. Важно проверить, чтобы все дни отпуска были корректно отражены в системе, иначе сумма компенсации будет неверной. Также в последний рабочий день необходимо выдать все причитающиеся суммы.
После проведения документа увольнения система формирует запись для отчета ЕФС-1 о прекращении трудовых отношений. Этот отчет должен быть сдан не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении. Пропуск сроков грозит штрафами для организации.
В завершение процесса проверьте закрытие месяца. Убедитесь, что все документы по сотруднику проведены, рассчитаны налоги и сформированы проводки. Карточка сотрудника переходит в архив, но остается доступной для просмотра истории взаимодействий и формирования справок за прошлые периоды.
Нужно ли хранить личную карточку Т-2 на внешнего совместителя?
Да, ведение личной карточки формы Т-2 обязательно для всех работников, включая внешних совместителей, если организация ведет бумажный документооборот. В 1С эта карточка формируется автоматически на основании введенных данных и может быть распечатана по требованию проверяющих органов.
Может ли внешний совместитель работать на полную ставку?
По общему правилу, продолжительность работы по совместительству не может превышать 4 часов в день. Однако в дни, когда по основному месту работы сотрудник свободен от исполнения трудовых обязанностей, он может работать по совместительству полный рабочий день. В месяце суммарно это все равно не должно превышать половины месячной нормы рабочего времени.
Как в 1С отразить прием на работу, если сотрудник уже есть в базе как клиент?
Если физическое лицо уже заведено в справочнике Физические лица (например, как клиент или контрагент), при создании карточки сотрудника в 1С можно выбрать существующую запись. Программа предложит объединить данные или использовать текущие. Главное — не создать дубль с разными СНИЛС, это приведет к ошибкам в отчетности.
Какие отчеты формируются по внешним совместителям?
По внешним совместителям формируются те же отчеты, что и по основным работникам: РСВ (в составе общих данных по организации), 6-НДФЛ, ЕФС-1 (подразделы 1.1 при приеме/увольнении и раздел 2 при больничных), персонифицированные сведения. В некоторых отчетах признак совместительства может не выделяться отдельно, но влияет на расчетные показатели.
Что делать, если внешний совместитель принес справку о доходах с основной работы?
В 1С эта справка может быть использована для расчета стандартных налоговых вычетов, если сотрудник не получает их по основному месту работы (например, исчерпал лимит дохода там). Данные вводятся вручную в раздел вычетов НДФЛ. Для расчета больничных эти данные не используются, так как пособие выплачивается исходя из заработка у данного страхователя.