Увольнение по соглашению сторон в 1С: полное руководство

Процесс расставания с сотрудником — это всегда ответственный этап работы кадровика и бухгалтера. Особенно когда речь идет о соглашении сторон, так как этот вариант подразумевает гибкие условия и часто — выплату компенсации, которую необходимо корректно отразить в учете. В современных версиях конфигураций 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 этот процесс максимально автоматизирован, но требует внимательности при вводе исходных данных.

Рассмотрим детально, как правильно оформить такой документ, чтобы избежать ошибок в расчетах и проблемах с налоговой отчетностью. Вам предстоит пройти путь от создания приказа до формирования записей в регистрах бухгалтерии. Особое внимание стоит уделить датам и основаниям выплат, так как именно они влияют на итоговые суммы.

Система предложит вам несколько сценариев в зависимости от того, была ли достигнута договоренность о конкретной сумме «отступных» или увольнение происходит без дополнительных выплат. Разберем оба случая, чтобы вы могли выбрать подходящий алгоритм действий для вашей конкретной ситуации.

Подготовка кадрового учета и проверка данных

Прежде чем приступать к созданию документа об увольнении, необходимо убедиться, что все предыдущие кадровые перемещения сотрудника отражены в базе корректно. Программа опирается на состояние расчетов на текущую дату, поэтому любые «хвосты» в прошлом могут исказить итоговые начисления. Проверьте, чтобы все приказы о приеме, переводах и отпусках были проведены.

Важно сверить график работы сотрудника. Если в его индивидуальном графике есть ошибки или пропуски, расчет компенсации за неиспользованный отпуск может быть неверным. Также убедитесь, что у сотрудника нет задолженностей по подотчетным суммам, которые следует удержать перед окончательным расчетом.

⚠️ Внимание: Дата увольнения по соглашению сторон может быть любой, даже выходным днем. Однако последний рабочий день, за который начисляется зарплата, определяется фактической отработкой. Не путайте эти две даты при вводе данных в документ.

Особую роль играет проверка настроек учетной политики. Убедитесь, что в разделе Настройка → Организации → Учетная политика и другие настройки → Учетная политика корректно настроены статьи затрат для начисления компенсаций. Это критично для правильного формирования себестоимости в бухгалтерском учете.

Создание документа «Увольнение» в 1С

Для начала оформления перейдите в раздел Кадры → Приемы, переводы, увольнения. Нажмите кнопку Создать и выберите пункт Увольнение. В открывшейся форме документа первым делом укажите организацию и сотрудника, с которым расторгается трудовой договор.

Ключевым моментом является выбор основания увольнения. В поле «Причина увольнения» необходимо выбрать вариант Соглашение сторон. Обычно в списке это пункт с кодом, соответствующим статье 78 ТК РФ. Система автоматически подставит эту формулировку в печатные формы приказа и трудовой книжки.

Далее следует указать дату увольнения. Именно эта дата станет последним днем работы сотрудника. После указания даты программа предложит рассчитать остаток отпуска и другие выплаты. Если вы вводите документ задним числом, система запросит подтверждение на перепроведение документов-оснований за этот период.

• 📅 Укажите точную дату прекращения трудовых отношений согласно подписанному соглашению.
• 📄 Проверьте автоматическое заполнение поля «Статья затрат», чтобы расходы попали на правильный счет.
• 🔢 Убедитесь, что подразделение и должность подтянулись верно из карточки сотрудника.

Расчет компенсаций и дополнительных выплат

Самая сложная часть процесса — это расчет финансовой части. При увольнении по соглашению сторон часто выплачивается выходное пособие, размер которого оговорен в трудовом или коллективном договоре, либо в самом соглашении. В 1С это отражается через специальную вкладку или кнопку Дополнительные выплаты.

Если компенсация предусмотрена локальными нормативными актами, она может начисляться автоматически. Однако чаще всего бухгалтеру приходится вводить сумму вручную. Для этого в документе увольнения нажмите на ссылку Изменить компенсацию или аналогичную кнопку в зависимости от версии интерфейса (Такси или обычный).

В открывшемся окне введите сумму выплаты. Важно правильно выбрать вид расчета. Для выходного пособия по соглашению сторон обычно используется специальный вид начисления, который не облагается НДФЛ и страховыми взносами в пределах трехкратного среднего заработка (для северных районов — шестикратного). Ошибочный выбор вида расчета приведет к лишним налогам.

⚠️ Внимание: Суммы выходного пособия, превышающие трехкратный размер среднего заработка, облагаются НДФЛ и страховыми взносами в полном объеме. Программа не всегда автоматически разделяет эти лимиты, если выплата вводится одной суммой, поэтому контролируйте базу для налогообложения вручную.

Кроме выходного пособия, система автоматически рассчитает компенсацию за все неиспользованные дни отпуска. Алгоритм расчета основан на среднем дневном заработке сотрудника за последние 12 месяцев. Проверьте вкладку Начисления, чтобы убедиться, что дни отпуска посчитаны верно и не возникло отрицательных значений.

Что делать, если сотрудник отработал неполный месяц?

В этом случае средний дневной заработок рассчитывается исходя из фактически отработанных дней и начисленной зарплаты за этот период. Программа 1С делает это автоматически, но проверьте, чтобы в табеле не было неявок без уважительной причины.

Оформление печатных форм и приказов

После того как все суммы рассчитаны и проверены, необходимо сформировать печатные формы. Основной документ — это приказ об увольнении. В 1С он формируется по унифицированной форме Т-8 или по форме, утвержденной в вашей организации. Нажмите кнопку Печать и выберите нужный шаблон.

Обязательно проверьте формулировку в приказе. Фраза «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон» должна быть написана без ошибок, так как любая опечатка может стать причиной для судебных разбирательств со стороны сотрудника. Также проверьте дату и номер соглашения, если оно регистрировалось как отдельный документ.

Не забудьте о записке-расчете при увольнении (форма Т-61). Этот документ нужен для обоснования сумм, выплачиваемых сотруднику. В нем детально расписываются все начисления и удержания. Если вы планируете выдавать сотруднику справку о доходах (2-НДФЛ) сразу при увольнении, сформируйте её также из этого окна.

Документ	Назначение	Кому выдается
Приказ (Т-8)	Основание для увольнения	В личное дело, в отдел кадров
Записка-расчет (Т-61)	Обоснование выплат	В бухгалтерию
Трудовая книжка	Подтверждение стажа	Сотруднику на руки
Справка 182н	Для расчета больничных	Сотруднику (по запросу)

Проводки и отражение в бухгалтерском учете

После проведения документа увольнения в 1С формируются бухгалтерские проводки. Чтобы увидеть их, нажмите кнопку Дт/Кт в верхней панели документа. Основные проводки касаются списания задолженности перед сотрудником и начисления налогов.

Зарплата и компенсация за отпуск обычно отражаются по кредиту счета 70 в корреспонденции со счетами затрат (20, 26, 44 и т.д.). Выходное пособие также проходит по 70 счету, но аналитика может отличаться в зависимости от настроек плана счетов. Страховые взносы начисляются отдельной операцией, часто автоматически в конце месяца, но в некоторых конфигурациях — сразу при увольнении.

Если выплата производится в день увольнения, необходимо сформировать документ Ведомость в банк или Ведомость в кассу. При выборе вида операции укажите Выплата зарплаты или Выплата пособий. Важно, чтобы в ведомость попали именно те суммы, которые были рассчитаны в документе увольнения.

Обратите внимание на дату проводок. Они должны соответствовать дате увольнения или дате фактической выплаты, в зависимости от метода учета. Ошибка в периоде может привести к искажению финансовой отчетности за месяц.

⚠️ Внимание: Правила налогообложения и ставки страховых взносов могут меняться. Всегда сверяйте настройки видов расчетов в разделе Настройка → Виды начислений с актуальным законодательством перед массовым увольнением сотрудников.

Отчетность и закрытие периода

После оформления всех документов необходимо убедиться, что данные попали в регламентированную отчетность. Уволенный сотрудник должен корректно отразиться в отчете 6-НДФЛ и РСВ. В 1С эти отчеты формируются автоматически на основании регистров накопления, но требуют проверки перед выгрузкой.

В разделе Зарплата и кадры → Отчетность по кадрам проверьте, сформировалась ли запись в реестре сведений о трудовой деятельности (бывшая СЗВ-ТД, теперь ЕФС-1). С 2020 года сведения о увольнении необходимо подавать в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Формирование справки о доходах (бывшая 2-НДФЛ) для сотрудника также является важным этапом. Хотя обязанность сдавать справки в налоговую осталась за работодателем в составе 6-НДФЛ, выдача справки на руки сотруднику по его заявлению (или автоматически при увольнении) является хорошей практикой. В 1С это делается через кнопку Печать → Справка о доходах.

В конце месяца, при закрытии периода, выполните операцию Закрытие месяца. Программа пересчитает все регистры, проверит корректность начисления налогов и сформирует итоговые проводки. Если в документе увольнения были ошибки, система выдаст предупреждения на этом этапе.

Частые вопросы и решения проблем

В процессе работы пользователи часто сталкиваются с типовыми ситуациями, которые вызывают вопросы. Ниже приведены ответы на самые популярные из них, которые помогут вам избежать ошибок при увольнении по соглашению сторон в среде 1С:Предприятие.

Можно ли отменить увольнение, если документ уже проведен?

Да, это возможно. Вам необходимо зайти в проведенный документ «Увольнение» и нажать кнопку Отмена проведения. После этого документ можно удалить или изменить. Если по сотруднику уже были начислены выплаты в других документах, их также придется скорректировать или сторнировать.

Почему не рассчитывается компенсация за отпуск?

Чаще всего причина в том, что у сотрудника нет остатка дней отпуска (он использовал авансом) или в его графике работы есть ошибки. Также проверьте, установлен ли флаг «Начислять компенсацию» в настройках вида расчета. Иногда проблема решается перепроведением документов за предыдущие месяцы.

Как отразить выплату компенсации, не предусмотренную законом?

Если сумма выплаты не регламентирована ТК РФ, она полностью облагается НДФЛ и страховыми взносами. В 1С создайте дополнительный вид начисления с кодом дохода, подлежащим налогообложению, и привяжите его к документу увольнения через форму дополнительных выплат.

Нужно ли печатать приказ, если есть соглашение сторон?

Да, приказ обязателен. Соглашение сторон — это основание для расторжения договора, но сам факт увольнения должен быть зафиксирован приказом работодателя. Без приказа запись в трудовой книжке будет считаться недействительной, а в 1С не сформируются корректные проводки.

Что делать, если сотрудник передумал в день увольнения?

Если приказ еще не издан или не подписан, можно просто не оформлять увольнение в 1С. Если же документ уже проведен, необходимо оформить отмену увольнения. Для этого создается новый документ «Прием на работу» или «Восстановление», либо используется специальная обработка отмены, в зависимости от версии конфигурации.