Оформление студентов в 1С:Зарплата и Управление Персоналом или 1С:ERP требует учета множества нюансов: от особенностей трудового договора до налоговых вычетов и льгот. В отличие от стандартных сотрудников, студенты часто работают по гибкому графику, проходят практику или совмещают учебу с подработкой. Ошибки в оформлении могут привести к проблемам с налоговой, фондами или даже судебными исками от образовательных учреждений.

В этой статье разберем пошаговый алгоритм оформления студента в 1С — от создания карточки сотрудника до настройки выплат и учета рабочего времени. Особое внимание уделим специфическим настройкам для студентов-практикантов, которые не требуют заключения трудового договора, но должны быть отражены в программе для корректной отчетности. Также рассмотрим, как автоматизировать расчет стипендий (если они выплачиваются через организацию) и учесть налоговые льготы для учащихся.

1. Подготовка: какие документы нужны для оформления студента

Прежде чем приступать к заполнению 1С, соберите полный пакет документов. Без них невозможно корректно завести карточку сотрудника и избежать ошибок в отчетности. Минимальный набор:

  • 📄 Паспорт (или другой документ, удостоверяющий личность). Обязательно проверьте серию, номер и дату выдачи — эти данные потребуются для заполнения личной карточки в 1С.
  • 🎓 Справка из учебного заведения. Должна содержать: форму обучения (очная/заочная), курс, специальность, сроки обучения. Для практикантов — направление на практику с указанием ее вида (производственная, преддипломная) и сроков.
  • 📝 Трудовой договор или договор на практику. Для официального трудоустройства — стандартный трудовой договор (даже если студент работает неполный день). Для практики — трехсторонний договор между студентом, вузом и организацией.
  • 💳 Реквизиты для выплаты зарплаты/стипендии. Номер банковского счета, наименование банка, БИК. Если выплата будет через кассу — письменное заявление студента.

Если студент младше 18 лет, дополнительно потребуется:

  • 👶 Согласие родителей на трудоустройство (нотариально заверенное).
  • 🏥 Медицинская справка о допуске к работе (для некоторых видов деятельности).
⚠️ Внимание: Если студент проходит производственную практику без оплаты, трудовой договор не заключается, но в 1С все равно нужно создать карточку "внешнего совместителя" или использовать документ "Прием на работу (практика)". Это необходимо для формирования отчетности по практикантам (например, для вуза).

Перед вводом данных в 1С рекомендуем сверить реквизиты учебного заведения с реестром аккредитованных организаций Рособрнадзора (если практика оплачивается за счет средств организации). Это поможет избежать проблем с подтверждением расходов в налоговой.

2. Создание карточки сотрудника в 1С: пошаговая инструкция

Начнем с базового шага — добавления студента в справочник Физические лица. Этот этап одинаковый для всех категорий сотрудников, но есть нюансы для студентов.

  1. Откройте справочник физических лиц:
    Перейдите в раздел Кадры → Физические лица и нажмите Создать.
  2. Заполните личные данные:
    • ФИО, дата рождения, пол.
    • Паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан).
    • Адрес регистрации и фактического проживания (если отличаются).
    • Контактный телефон и email (обязательно для отправки уведомлений из 1С).
  • Укажите статус обучения:
    В блоке Образование выберите тип учебного заведения (вуз, колледж, техникум), форму обучения (очная/заочная) и курс. Эти данные понадобятся для настройки налоговых вычетов.
  • Сохраните карточку:
    Нажмите Записать и закрыть. Теперь физическое лицо добавлено в базу.

    • Далее переходим к созданию карточки сотрудника. Для этого:

    1. В разделе Кадры → Сотрудники нажмите Принять на работу.
    2. В поле Физическое лицо выберите созданную ранее запись.
    3. Заполните данные о приеме:
      • Дата приема (должна совпадать с датой в трудовом договоре).
      • Подразделение и должность (например, "Практикант", "Младший специалист").
      • Вид занятости: Основное место работы или Внешнее совместительство (если студент учится и работает одновременно).
      • График работы: если студент работает неполный день, создайте отдельный график (например, "Студент-совместитель 20 часов/неделя").

      4. Для студентов-практикантов (без оплаты) выберите документ Прием на работу (практика) вместо стандартного приема. В этом случае:

      • В поле Вид договора укажите Договор на практику.
      • Заполните данные учебного заведения и сроки практики.
      • Отметьте, будет ли практика оплачиваться (если да — укажите размер стипендии).

      Данные ФИО и паспорта совпадают с документами|

      Указан правильный статус обучения (очное/заочное)|

      Выбран корректный вид договора (трудовой/практика)|

      График работы соответствует условиям договора|

      Прикреплены сканы документов (справка из вуза, договор)-->

      3. Настройка рабочего времени и графика для студентов

      Студенты часто работают по нестандартным графикам — например, 3 дня в неделю или только во время каникул. В 1С нужно настроить индивидуальный график, чтобы корректно рассчитывались зарплата, больничные и отпуска.

      Инструкция по созданию графика:

      1. Перейдите в Настройки → Графики работы.
      2. Нажмите Создать и выберите тип графика:
        • Ненормированный рабочий день — если студент работает по гибкому графику.
        • Сменный график — если смены фиксированные, но нестандартные (например, через день).
        • Неполное рабочее время — если студент работает меньше 40 часов в неделю.
      3. Настройте параметры графика: 
        Наименование: "Студент-совместитель (20ч/нед)"

        Тип: Неполное рабочее время
        

        Количество рабочих дней: 3 (например, Пн, Ср, Пт)
        

        Продолжительность рабочего дня: 6 часов 40 минут
        

        Время начала/окончания: 10:00–16:40 (с перерывом 30 мин)

      4. Сохраните график и назначьте его сотруднику в карточке.

        5. Для студентов, которые работают только во время каникул, можно использовать График сезонной работы с указанием периодов деятельности. Например:

        Период График работы Примечание
        01.06.2026–31.08.2026 Полный рабочий день (40 ч/нед) Летние каникулы
        01.09.2026–31.01.2027 Не работает Учебный семестр
        01.02.2027–28.02.2027 Неполный день (20 ч/нед) Зимняя сессия
        ⚠️ Внимание: Если студент работает по графику неполного рабочего времени, но фактически отрабатывает больше часов, это считается сверхурочной работой. В 1С такие часы нужно фиксировать документом Учет рабочего времени с типом Сверхурочная работа, иначе возможны претензии от трудовой инспекции.
        💡

        Если студент учится на заочном отделении и работает полный день, но имеет право на дополнительный отпуск для сдачи сессии (ст. 173 ТК РФ), настройте в 1С вид отпуска "Учебный" с соответствующим количеством дней (обычно 30–40 дней в год).

        4. Оформление трудового договора и договора на практику

        В зависимости от типа взаимодействия со студентом в 1С используются разные документы:

        • 📑 Трудовой договор — если студент официально трудоустроен (даже на неполный день). В 1С оформляется документом Прием на работу.
        • 📜 Договор на практику — если студент проходит практику без заключения трудового договора. В 1С используется документ Прием на работу (практика).
        • 🤝 Гражданско-правовой договор (ГПХ) — если студент выполняет разовые работы (например, участие в проекте). Оформляется документом Договор ГПХ.

        Разберем каждый вариант подробнее.

        4.1. Трудовой договор для студента-сотрудника

        При оформлении трудового договора в 1С:

        1. В документе Прием на работу укажите:
          • Вид договора: Срочный трудовой договор (если студент работает временно, например, на время каникул).
          • Срок действия: даты начала и окончания (если договор срочный).
          • Условия оплаты: оклад или почасовую ставку.
          • Испытательный срок: для студентов он не может превышать 1 месяца (ст. 70 ТК РФ).
      5. На вкладке Условия труда укажите:
        • Характеристики рабочего места (если требуется).
        • Льготы (например, гибкий график для совмещения с учебой).
    4. На вкладке Налоги и взносы проверьте:
      • Применяется ли стандартный налоговый вычет на ребенка (если студент младше 24 лет и учится очно).
      • Ставка НДФЛ (обычно 13%, но для иностранных студентов может отличаться).

      5. 4.2. Договор на практику (без трудоустройства)

      Если студент проходит практику без заключения трудового договора:

      1. Используйте документ Прием на работу (практика).
      2. Заполните данные учебного заведения и основание (направление на практику).
      3. Укажите, будет ли практика оплачиваться:
        • Если да — задайте размер стипендии (обычно это фиксированная сумма, не привязанная к окладу).
        • Если нет — отметьте Без оплаты.
    5. Настройте отчетность:
      • В разделе Кадры → Отчеты сформируйте Отчет по практикантам для учебного заведения.
      6. ⚠️ Внимание: Если практика оплачивается, но не оформлен трудовой договор, фонды (ПФР, ФСС) могут расценить такие выплаты как "серую" зарплату. Чтобы избежать проблем, оформите практику как внешнее совместительство с минимальным окладом или используйте договор ГПХ.

      Трудовой договор (неполный день)|

      Договор на практику (без оплаты)|

      Договор ГПХ (разовые работы)|

      Не работаем со студентами-->

      5. Налоговые льготы и вычеты для студентов в 1С

      Студенты очной формы обучения имеют право на стандартные налоговые вычеты, которые уменьшают базу по НДФЛ. В 1С эти вычеты настраиваются в карточке сотрудника.

      Как настроить вычеты:

      1. Откройте карточку сотрудника и перейдите на вкладку Налоги и взносы.
      2. В блоке Стандартные вычеты нажмите Добавить и выберите:
        • Вычет на ребенка (до 24 лет, обучающегося очно) — если студент младше 24 лет.
        • Вычет на обучение — если организация оплачивает его учебу (максимум 120 000 руб. в год).
    6. Укажите размер вычета:
      • Для вычета на ребенка — 1 400 руб. (на первого и второго ребенка) или 3 000 руб. (на третьего и последующих).
      • Для вычета на обучение — фактическая сумма расходов (но не более лимита).
    7. Сохраните изменения.

      8. Пример расчета НДФЛ с учетом вычета:

      Зарплата (руб.) Вычет (руб.) Налогооблагаемая база (руб.) НДФЛ 13% (руб.)
      20 000 1 400 18 600 2 418
      35 000 1 400 33 600 4 368
      15 000 3 000 (третий ребенок) 12 000 1 560

      Важно: вычет на ребенка-студента действует до конца года, в котором ему исполняется 24 года, или до окончания обучения (в зависимости от того, что наступит раньше). В 1С это настраивается в поле Дата окончания вычета.

      Что делать, если студент учится заочно?

      Если студент учится заочно, он не имеет права на стандартный вычет как обучающийся очно. Однако он может претендовать на:

      • Социальный вычет на обучение (если оплачивает его сам).
      • Вычет на детей (если у него есть дети до 18 лет).

      В 1С для заочников вычет на обучение настраивается в разделе Социальные вычеты на вкладке Налоги и взносы.

      6. Учет рабочего времени и начисление зарплаты

      Для студентов, работающих по гибкому графику, важно правильно фиксировать отработанное время. В 1С это делается с помощью документа Учет рабочего времени.

      Пошаговая инструкция:

      1. Перейдите в Зарплата → Учет рабочего времени.
      2. Создайте новый документ и выберите месяц отчетности.
      3. Добавьте сотрудника-студента и укажите:
        • Количество отработанных дней/часов.
        • Тип времени: Явка, Отпуск, Больничный, Прогул и т. д.
        • Причины отклонений (например, "Учебный отпуск", "Сессия").
    8. Если студент работал сверхурочно, добавьте строку с типом Сверхурочная работа и укажите количество часов.
    9. Проведите документ.

    Для начисления зарплаты:

    1. Перейдите в Зарплата → Начисление зарплаты.
    2. Выберите месяц и подразделение.
    3. Нажмите Заполнить — программа автоматически подтянет данные из учета рабочего времени.
    4. Проверьте начисления:
      • Оклад рассчитывается пропорционально отработанному времени.
      • Сверхурочные часы оплачиваются в повышенном размере (первые 2 часа — не менее чем в 1,5 размере, остальные — в 2 размере).
      • Учебный отпуск оплачивается по среднему заработку (если предусмотрен договором).
    5. Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату.
      6. ⚠️ Внимание: Если студент получает стипендию от организации (не зарплату), оформляйте ее как Прочий доход в документе Начисление по больничным и прочим доходам. В противном случае стипендия может быть расценена как зарплата, и с нее придется платить страховые взносы.
      💡

      Для студентов, работающих по срочному трудовому договору, обязательно настройте в 1С автоматическое уведомление о завершении срока действия договора. Это поможет избежать просрочки и штрафов за неоформленное увольнение.

      7. Отчетность по студентам: что сдавать в налоговую и фонды

      Организации, работающие со студентами, должны сдавать стандартную отчетность, но с учетом особенностей:

      • 📊 РСВ (расчет по страховым взносам) — сдается ежеквартально. Студенты-практиканты без оплаты в РСВ не включаются. Для работающих студентов взносы рассчитываются в обычном порядке (кроме случаев, когда их зарплата меньше МРОТ — тогда взносы начисляются с МРОТ).
      • 📋 6-НДФЛ — ежеквартально. Включает данные о доходах студентов и удержанном НДФЛ (с учетом вычетов).
      • 📄 СЗВ-ТД — ежемесячно. Информирует ПФР о трудовой деятельности студентов (включая практикантов, если с ними заключен договор).
      • 🎓 Отчет по практике — предоставляется учебному заведению по его запросу. В 1С формируется документом Отчет по практикантам.

      Пример заполнения 6-НДФЛ для студента с вычетом:

      Раздел Показатель Значение (руб.)
      Раздел 1 Строка 020 (доходы) 20 000
      Строка 030 (вычеты) 1 400
      Строка 040 (НДФЛ) 2 418
      Раздел 2 Строка 100 (дата удержания) 10.07.2026
      Строка 140 (сумма удержанного НДФЛ) 2 418

      Для студентов-практикантов без оплаты в отчетность включаются только:

      • Данные в СЗВ-ТД (если практика длится более 3 дней).
      • Информация в отчете для учебного заведения (по запросу).
      ⚠️ Внимание: Если студент работает по договору ГПХ, его доходы отражаются в 6-НДФЛ, но не включаются в РСВ (так как взносы с ГПХ не уплачиваются, за исключением взносов на травматизм).

      8. Типичные ошибки и как их избежать

      При оформлении студентов в 1С чаще всего допускаются следующие ошибки:

      • 🚫 Неверный вид договора. Например, оформление практики как трудового договора (или наоборот). Это приводит к проблемам с налоговой и фондами.
        Как избежать: Перед оформлением уточните у юриста, какой договор нужен в вашем случае.
      • 🚫 Отсутствие вычетов. Забывают указать в 1С вычет на ребенка-студента, из-за чего переплачивают НДФЛ.
        Как избежать: Настройте вычеты сразу при создании карточки сотрудника.
      • 🚫 Некорректный график работы. Например, студент работает 20 часов в неделю, но в 1С указан стандартный 40-часовой график. Это искажает расчет зарплаты и больничных.
        Как избежать: Создайте индивидуальный график для каждого студента.
      • 🚫 Неучтенные сверхурочные. Студент работает больше положенного по графику, но сверхурочные часы не фиксируются.
        Как избежать: Ежемесячно сверяйте табель учета рабочего времени с фактическими данными.
      • 🚫 Ошибки в отчетности по практикантам. Например, не предоставляют отчет в вуз или не включают практикантов в СЗВ-ТД.
        Как избежать: Настройте в 1С напоминание о сроках сдачи отчетов.

    Чтобы минимизировать риски, рекомендуем:

    1. Проводить ежемесячный аудит карточек студентов в 1С (проверять графики, вычеты, договоры).
    2. Использовать шаблоны документов для студентов (трудовые договоры, договоры на практику).
    3. Автоматизировать уведомления о завершении срочных договоров.
    💡

    Если в вашей организации часто работают студенты, создайте в 1С групповой шаблон приема с предварительно настроенными параметрами (график неполного дня, вычеты, вид договора). Это сэкономит время при оформлении новых сотрудников.

    FAQ: Частые вопросы по оформлению студентов в 1С

    Нужно ли оформлять трудовой договор со студентом на практике, если она не оплачивается?

    Нет, трудовой договор в этом случае не требуется. Достаточно трехстороннего договора на практику между студентом, учебным заведением и организацией. Однако в 1С такого студента все равно нужно добавить в справочник физических лиц и создать карточку с типом "Практикант" для формирования отчетности.

    Как в 1С отразить учебный отпуск студента?

    Учебный отпуск оформляется документом Отпуск с видом Учебный. В настройках отпуска укажите:

    • Основание (справка-вызов из вуза).
    • Период отпуска.
    • Тип оплаты (сохранение среднего заработка или без сохранения).

    Оплата учебного отпуска рассчитывается автоматически по среднему заработку (если это предусмотрено трудовым договором).

    Можно ли студенту оформить электронную трудовую книжку?

    Да, с 2020 года все сотрудники (включая студентов) по умолчанию получают электронную трудовую книжку. В 1С это настраивается в карточке сотрудника на вкладке Трудовая книжка. Если студент работает впервые, система автоматически создаст для него электронную трудовую.

    Как начислить стипендию студенту через 1С?

    Стипендия оформляется как Прочий доход в документе Начисление по больничным и прочим доходам. Укажите:

    • Вид дохода: Стипендия (создайте его заранее в справочнике видов доходов).
    • Сумму стипендии.
    • НДФЛ: обычно стипендии не облагаются налогом (п. 1 ст. 217 НК РФ), но проверьте условия вашего договора.

    Если стипендия выплачивается регулярно, настройте регламентное задание в 1С для автоматического начисления.

    Что делать, если студент уволился, но не закрыл сессию и хочет вернуть НДФЛ?

    Студент имеет право на возврат НДФЛ за обучение, даже если уже не работает в вашей организации. Для этого ему нужно:

    1. Получить в бухгалтерии справку 2-НДФЛ за период работы.
    2. Подать декларацию 3-НДФЛ в на