Оформление совместительства сотрудника в 1С: подробная инструкция с примерами

Оформление совместительства в 1С:Зарплата и Управление Персоналом или 1С:Бухгалтерия требует внимания к деталям: от корректного заполнения кадровых документов до правильного начисления зарплаты и уплаты страховых взносов. Ошибки на этом этапе могут привести к проблемам с налоговой, ПФР и трудовой инспекцией. В этой статье разберём, как оформить внутреннее и внешнее совместительство в 1С с учётом актуальных требований Трудового кодекса РФ (ст. 60.1, 282–288) и особенностей программных решений.

Важно понимать, что процедура отличается в зависимости от типа совместительства, системы налогообложения организации и версии 1С. Мы рассмотрим универсальные шаги для 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерия 3.0, а также укажем на «подводные камни», которые часто упускают из виду. Например, почему при внешнем совместительстве нельзя использовать стандартный приём на работу или как правильно разделить отпуска по основному месту и совместительству.

Если вы работаете с 1С:ЗУП 2.5 или более ранними версиями, часть интерфейса может отличаться, но логика остаётся той же. Для удобства в статье приведены скриншоты актуальных форм документов (на момент публикации) и таблица с сравнением ключевых параметров для основного места работы и совместительства.

1. Виды совместительства: чем отличаются в 1С

В 1С:ЗУП совместительство делится на два типа, каждый из которых оформляется по-разному:

• 🔹 Внутреннее совместительство — сотрудник работает в той же организации, но по другой должности или с иной нагрузкой. Пример: бухгалтер ведёт ещё и кадровый учёт. В 1С это оформляется как вторая запись в справочнике "Сотрудники" с приставкой "совм." в табельном номере.
• 🔹 Внешнее совместительство — сотрудник трудится в другой организации. В этом случае в 1С создаётся отдельная карточка сотрудника с пометкой "Совместитель" и указанием основного места работы.

Ключевое отличие в настройках 1С:

• 📌 Для внутреннего совместительства используется документ Приём на работу с флажком "Совместительство" и ссылкой на основную запись сотрудника.
• 📌 Для внешнего — создаётся новый сотрудник с типом занятости "Совместитель" и заполняется поле Основное место работы (название организации).

Обратите внимание: в 1С:Бухгалтерия 3.0 (без модуля "Зарплата и кадры") функционал ограничен. Здесь совместительство оформляется упрощённо — через документ Начисление зарплаты с ручным указанием ставки и вида занятости. Для полноценного кадрового учёта лучше использовать 1С:ЗУП.

2. Пошаговая инструкция: оформление внутреннего совместительства

Рассмотрим процесс на примере 1С:ЗУП 3.1. Предположим, что сотрудник Иванов И.И. (основная должность — "Менеджер по продажам") будет совмещать работу на должности "Специалист по закупкам" на 0,5 ставки.

Создать новую запись в справочнике "Сотрудники" с приставкой "совм."|Проверить, что основная запись сотрудника активна|Указать правильный табельный номер (например, "123-совм")|Подготовить приказ о совместительстве (форма Т-1 или произвольная)

-->

Шаг 1. Создание новой записи сотрудника

Перейдите в раздел Кадры → Сотрудники и нажмите Создать. В карточке сотрудника:

• 📝 Укажите ФИО (аналогично основной записи).
• 📝 В поле Табельный номер добавьте суффикс "-совм" (например, "000123-совм").
• 📝 В блоке Занятость выберите "Совместительство" и укажите тип — "Внутреннее".
• 📝 В поле Основная запись выберите основную карточку сотрудника (Иванов И.И., табельный номер 000123).

Шаг 2. Оформление приказа о приёме на работу

Используйте документ Приём на работу (Т-1) (Кадры → Приёмы на работу). Заполните:

• 📅 Дату приказа (не ранее даты основного трудового договора).
• 🏢 Подразделение и должность (например, "Отдел закупок", "Специалист по закупкам").
• 💰 Вид занятости — "Совместительство", ставка — 0,5.
• 📄 В поле Основание укажите реквизиты дополнительного соглашения к трудовому договору.

Шаг 3. Настройка графика работы и начислений

Для совместителя необходимо:

1. Создать отдельный График работы (например, "Совместительство 0,5 ставки") в разделе Настройки → Графики работы.
2. Назначить график сотруднику через документ Кадровый перевод или непосредственно в карточке сотрудника.
3. В документе Начисление зарплаты указать новый вид начисления (например, "Оклад по совместительству") с процентом ставки.

3. Оформление внешнего совместительства: нюансы

Внешнее совместительство оформляется иначе: сотрудник уже работает в другой организации, и в 1С его нужно зарегистрировать как нового сотрудника с пометкой о совместительстве. Рассмотрим процесс на примере приёма на работу Петрова П.П., который работает основным местом в ООО "Ромашка".

Шаг 1. Создание карточки сотрудника

В справочнике Сотрудники создайте новую запись:

• 🆔 В поле Тип занятости выберите "Совместитель".
• 🏢 В блоке Основное место работы укажите название организации (ООО "Ромашка") и, при возможности, ИНН.
• 📝 Заполните паспортные данные и СНИЛС (обязательно для корректного расчёта страховых взносов).

Шаг 2. Оформление приказа и трудового договора

Используйте документ Приём на работу (Т-1) с указанием:

• 📌 Вида занятости — "Внешнее совместительство".
• 📌 Ставки (например, 0,25 или 0,5).
• 📌 Особенностей оплаты труда (например, "Оплата почасовая, 300 руб./час").

⚠️ Внимание: При внешнем совместительстве работодатель не обязан предоставлять сотруднику отпуск одновременно с основным местом работы (ст. 286 ТК РФ). В 1С это учитывается автоматически, но в документе Отпуск необходимо вручную указать даты, согласованные с сотрудником.

Шаг 3. Настройка страховых взносов

Для внешних совместителей действуют особые правила начисления страховых взносов:

• 💼 Взносы на ОПС (пенсионное страхование) начисляются только если зарплата превышает МРОТ.
• 🏥 Взносы на ОМС и социальное страхование не начисляются, если сотрудник уже получает их по основному месту работы.

В 1С эти настройки задаются в документе Начисление зарплаты через параметры:

Раздел "Страховые взносы" → Флаг "Не начислять взносы на ОМС" (если основное место работы подтверждено)

4. Начисление зарплаты совместителям: особенности

Зарплата совместителям начисляется по тем же правилам, что и основным сотрудникам, но с учётом ставки и графика работы. В 1С:ЗУП для этого предусмотрены специальные виды начислений.

Как настроить начисление:

1. Перейдите в Настройки → Начисления и создайте новый вид начисления (например, "Оклад по совместительству").
2. В параметрах укажите:
   • 🔢 База для расчёта — "Оклад по дням/часам".
   • 📊 Ставка — укажите процент (например, 50% для 0,5 ставки).
   • 📅 График работы — выберите график совместителя.

Привяжите начисление к сотруднику в документе Приём на работу или Кадровый перевод.

Пример расчёта:

Сотрудник работает на 0,5 ставки с окладом 30 000 руб. по основному месту. По совместительству ему установлен оклад 20 000 руб. с ставкой 0,5. Фактическое начисление:

20 000 руб. × 0,5 = 10 000 руб. (за полный месяц)

Параметр	Основное место работы	Внутреннее совместительство	Внешнее совместительство
Страховые взносы (ОПС)	Начисляются в полном объёме	Начисляются в полном объёме	Начисляются, если зарплата ≥ МРОТ
Страховые взносы (ОМС)	Начисляются	Начисляются	Не начисляются
Отпуск	28 календарных дней	Совпадает с основным отпуском	По соглашению сторон (минимум 28 дней)
Больничный лист	Оплачивается в полном объёме	Оплачивается по совместительству	Оплачивается только по основному месту

⚠️ Внимание: Если сотрудник-совместитель приносит больничный лист, оплата производится только по основному месту работы (ст. 13 Федерального закона № 255-ФЗ). В 1С это учитывается автоматически при заполнении документа Больничный лист — поле "Основное место работы" блокирует начисление пособия.

5. Отчётность по совместителям: что сдавать в налоговую и ПФР

Совместители включаются в стандартную отчётность организации, но с учётом особенностей:

• 📋 6-НДФЛ и 2-НДФЛ: совместители указываются отдельными строками с пометкой о виде занятости. В 1С это формируется автоматически при выгрузке отчётности.
• 📊 РСВ (расчёт по страховым взносам): для внешних совместителей взносы на ОМС не начисляются — это отражается в разделе 3 формы.
• 📄 СЗВ-М и СЗВ-ТД: совместители включаются в отчётность наравне с основными сотрудниками, но с указанием типа занятости.

Как проверить корректность отчётности в 1С:

1. Сформируйте отчёт Анализ страховых взносов (Зарплата → Отчёты по зарплате).
2. Проверьте, что по внешним совместителям не начисляются взносы на ОМС (если основное место работы подтверждено).
3. В отчёте 6-НДФЛ убедитесь, что доходы совместителей отражены в правильных разделах (например, раздел 2, строка 100).

Что будет, если не указать тип занятости в 1С?

Если не отметить сотрудника как совместителя, программа будет начислять страховые взносы в полном объёме, включая ОМС. Это приведёт к переплате взносов и проблемам при камеральной проверке. Исправить ошибку можно только путём уточнённой отчётности и возврата излишне уплаченных сумм через налоговую.

Для удобства в 1С:ЗУП предусмотрен отчёт Свод по страховым взносам, который показывает распределение взносов по типам занятости. Его можно найти в разделе Зарплата → Отчёты → Страховые взносы.

6. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные пользователи 1С допускают ошибки при оформлении совместительства. Вот наиболее распространённые:

• ❌ Неверный табельный номер: если не добавить суффикс "-совм" для внутреннего совместителя, программа не сможет связать записи, и отпуска будут начисляться отдельно.
• ❌ Отсутствие пометки "Совместитель": без этого 1С будет начислять взносы на ОМС для внешних совместителей, что приведёт к переплате.
• ❌ Несогласованные графики работы: если графики основного места и совместительства пересекаются, это может быть расценено как работа по двум должностям одновременно (запрещено ст. 60.1 ТК РФ).
• ❌ Ошибки в расчёте отпуска: для внутренних совместителей отпуск должен начинаться в один день, но иногда в 1С это сбивается из-за неверных настроек.

Как проверить правильность оформления:

1. Запустите отчёт Анализ кадровых данных (Кадры → Отчёты) и отфильтруйте по типу занятости "Совместительство".
2. Проверьте, что у внутренних совместителей заполнено поле Основная запись.
3. Убедитесь, что в документах Начисление зарплаты указаны правильные ставки и графики.

⚠️ Внимание: Если сотрудник уволился с основного места работы, но остался работать как совместитель, необходимо переоформить его запись в 1С! Создайте нового сотрудника с типом занятости "Основное место работы" и перенесите историю начислений через документ Кадровый перевод.

7. Обмен данными с другими программами: что учитывать

Если вы используете интеграцию 1С с другими системами (например, 1С:Бухгалтерия + 1С:ЗУП или обмен с Контур.Зарплата), обратите внимание на следующие моменты:

• 🔄 При обмене данными между 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия проверьте, что информация о совместителях передаётся корректно. Иногда теряются пометки о типе занятости.
• 📤 В выгрузке в Контур.Экстерн или СБИС убедитесь, что внешние совместители отмечены как не подлежащие обложению взносами на ОМС.
• 📥 При импорте данных из Excel (например, при массовом приёме совместителей) используйте шаблоны с колонкой "Тип занятости".

Как настроить обмен:

В 1С:ЗУП 3.1 перейдите в Администрирование → Обмен данными и настройте правила синхронизации для справочника "Сотрудники". Убедитесь, что поле "Тип занятости" включено в обмен.

💡

Перед массовым обменом данными сделайте резервную копию базы 1С. Это поможет восстановить данные, если совместители "превратятся" в основных сотрудников из-за ошибки в правилах обмена.

8. Частые вопросы по оформлению совместительства в 1С

Можно ли оформить совместительство задним числом?

Да, но с оговорками. В 1С можно создать документ Приём на работу с прошлой датой, однако:

• 📅 Дата не должна предшествовать дате основного трудового договора (для внутреннего совместительства).
• 📄 Необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору с правильной датой.
• 💰 Перерасчёт зарплаты и взносов за прошлые периоды потребует уточнённой отчётности.

Как в 1С отразить переход совместителя на основное место работы?

Используйте документ Кадровый перевод:

1. Создайте нового сотрудника с типом занятости "Основное место работы".
2. В документе Кадровый перевод укажите дату перехода и новую должность.
3. В поле Предыдущая запись выберите карточку совместителя.
4. Перенесите историю начислений через документ Корректировка данных (если нужно сохранить стаж).

Нужно ли в 1С создавать отдельную карточку для совместителя, если он уже есть в базе как основной сотрудник?

Да, обязательно! Для внутреннего совместительства создаётся вторая запись в справочнике "Сотрудники" с пометкой "совм." в табельном номере. Это необходимо для:

• 📌 Корректного расчёта отпусков (они должны совпадать).
• 📌 Раздельного учёта зарплаты и взносов.
• 📌 Формирования отчётности (6-НДФЛ, РСВ).

Если не создать отдельную запись, программа не сможет различать начисления по основному месту и совместительству.

Как в 1С проверить, что совместитель не работает больше 4 часов в день (ст. 284 ТК РФ)?

Используйте отчёт Табель учёта рабочего времени:

1. Откройте Зарплата → Табели.
2. Отфильтруйте по сотруднику-совместителю.
3. Проверьте, что суммарное время работы по основному месту и совместительству не превышает 8 часов в день (4 часа — для совместительства).

Если графики пересекаются, скорректируйте их через документ Изменение графика работы.

Что делать, если в 1С не отображается поле "Основная запись" при создании совместителя?

Это означает, что:

• 🔧 Вы используете устаревшую версию 1С (до 3.1). Обновите конфигурацию.
• 🔧 В настройках кадрового учёта отключён функционал совместительства. Включите его в Настройки → Кадровый учёт → Виды занятости.
• 🔧 Сотрудник уже помечен как совместитель в другой записи. Проверьте справочник "Сотрудники" на дубли.