Приём нового сотрудника в компанию — это не только подписание трудового договора, но и правильное отражение всех данных в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (или 1С:Бухгалтерия с кадровым учётом). Ошибки на этом этапе приводят к проблемам с налогами, отчётностью и выплатой зарплаты. В этой статье разберём пошаговый алгоритм оформления, от создания физического лица до первого начисления, с учётом актуальных требований Трудового кодекса РФ и налогового законодательства.

Многие бухгалтеры сталкиваются с типичными сложностями: как правильно заполнить Сведения о трудовой деятельности в электронном виде, какие реквизиты обязательны для НДФЛ, как избежать расхождений с данными ПФР. Мы собрали все нюансы в одной инструкции — от технических настроек 1С до кадровых тонкостей. А в конце статьи вы найдёте FAQ с ответами на частые вопросы и чек-лист для самопроверки.

Если вы работаете в 1С:ЗУП 3.1 или 1С:БП 3.0, большая часть шагов будет идентичной, но мы отдельно укажем на различия в интерфейсе. Для пользователей 1С:КА 2.4 и 1С:ERP приведём альтернативные пути в меню. Все скриншоты и примеры актуальны для последних релизов платформы 1С:Предприятие 8.3.

📊 Какую конфигурацию 1С вы используете для кадрового учёта?
1С:ЗУП 3.1
1С:Бухгалтерия 3.0
1С:Комплексная автоматизация 2.4
1С:ERP
Другая

1. Подготовка: проверка настроек программы перед приёмом

Прежде чем создавать карточку сотрудника, убедитесь, что в 1С корректно настроены кадровые параметры и учётная политика. Это избавит от ошибок при формировании отчётности и начислении зарплаты.

Откройте раздел Настройки → Кадровый учёт и проверьте:

  • 📌 Виды занятости: должны быть указаны все используемые в компании (основное место работы, совместительство, ГПХ).
  • 📌 Графики работы: стандартный 40-часовой, сменный, гибкий — в зависимости от условий труда нового сотрудника.
  • 📌 Виды начислений: оклад, премия, северные надбавки и т.д. Если какого-то вида нет — добавьте его через Настройки → Зарплата → Виды начислений.
  • 📌 Способы отражения зарплаты в бухучёте: проверьте соответствие плану счетов (обычно 20, 26, 44).

Особое внимание уделите настройкам НДФЛ и страховых взносов. В 1С:ЗУП перейдите в Настройки → Зарплата → НДФЛ и страховые взносы и убедитесь, что:

  • 🔹 Указаны актуальные ставки взносов (на 2026 год: 22% — пенсионные, 5.1% — медицинские, 2.9% — социальные).
  • 🔹 Включён флажок Применять вычеты на детей, если в компании есть сотрудники с детьми.
  • 🔹 Настроены региональные льготы (например, пониженные ставки для резидентов Особой экономической зоны).
⚠️ Внимание: Если в компании действуют профсоюзные взносы или дополнительные страховые программы (ДМС, НСП), их тоже нужно добавить в справочник Виды удержаний до оформления сотрудника.

Для пользователей 1С:Бухгалтерия 3.0 путь к настройкам будет другим: Главное → Настройки → Зарплата и кадры → Кадровый учёт. Здесь также проверьте шаблоны кадровых документов — они должны соответствовать актуальным формам (Т-1, Т-5, СЗВ-ТД).

2. Создание физического лица в справочнике

Любой сотрудник в 1С начинается с записи в справочнике Физические лица. Это основа для всех дальнейших операций — от трудового договора до начисления зарплаты.

Алгоритм создания:

  1. Перейдите в раздел Кадры → Физические лица (в 1С:Бухгалтерия — Справочники → Физические лица).
  2. Нажмите Создать и выберите тип объекта — Сотрудник организации.
  3. Заполните обязательные поля:
    • 👤 ФИО — полностью, без сокращений (например, Иванов Сергей Петрович, а не Иванов С.П.).
    • 📅 Дата рождения — влияет на расчёт пенсионных взносов.
    • 🏠 Адрес регистрации — нужен для 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.
    • 📄 Паспортные данные — серия, номер, кем и когда выдан.
    • 📞 Контактный телефон — для связи (не обязательно, но рекомендуется).
  • На вкладке Налоги и взносы укажите:
    • 🇷🇺 Гражданство (важно для НДФЛ: резидент/нерезидент).
    • 👶 Количество детей — для стандартных вычетов.
    • 💳 ИНН — если есть (обязателен для СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ).
    • ⚠️ Внимание: Если сотрудник иностранец, дополнительно заполните поля Миграционная карта, Разрешение на работу и СНИЛС (если есть). Без этих данных программа не сможет корректно рассчитать взносы.

    После сохранения физического лица система автоматически присвоит ему уникальный идентификатор. Этот код пригодится для поиска сотрудника в других разделах 1С.

    💡

    Если сотрудник уже был в базе (например, как соискатель или подрядчик по ГПХ), не создавайте дубликат. Найдите существующую карточку через поиск по ФИО или ИНН и обновите данные.

    3. Оформление приказа о приёме на работу

    Следующий шаг — создание приказа о приёме (форма Т-1). В 1С этот документ генерируется автоматически на основе данных физического лица и трудового договора.

    Инструкция по заполнению:

    1. Перейдите в раздел Кадры → Приёмы на работу (в 1С:Бухгалтерия — Зарплата и кадры → Кадровые документы → Приём на работу).
    2. Нажмите Создать и выберите тип документа — Приём на работу.
    3. В поле Сотрудник укажите созданное ранее физическое лицо.
    4. Заполните ключевые параметры:
      • 📅 Дата приёма — дата начала работы (не путать с датой подписания договора!).
      • 🏢 Подразделение — отдел, в который принимается сотрудник.
      • 👔 Должность — выберите из справочника Должности (если нужной нет — добавьте её предварительно).
      • 💰 Вид занятости — основное место работы, совместительство или ГПХ.
      • 📄 Трудовой договор № — укажите номер и дату документа.
  • На вкладке Условия труда выберите:
    • 🕒 График работы (например, Пятидневка 40 часов).
    • 📅 Вид расчёта зарплаты — оклад, тариф, сдельная оплата.
    • 💸 Размер оклада — сумма без НДФЛ.
  • Нажмите Провести и закрыть. Система сгенерирует печатную форму приказа Т-1.

    • После проведения документа в 1С автоматически:

    • 🔄 Сформируется запись в личной карточке сотрудника (Т-2).
    • 📊 Появится запись в журнале кадровых документов.
    • 💼 Сотрудник будет добавлен в штатное расписание (если оно ведётся).
    Что делать, если в приказе ошибка?

    Если после проведения документа вы обнаружили ошибку (например, неверный оклад или должность), не редактируйте его напрямую. Лучше создайте новый приказ с типом Изменение кадровых данных и укажите правильные параметры. Старый документ можно отметить как Уволен (если сотрудник ещё не приступил к работе) или аннулировать через Действия → Аннулировать.

    4. Заполнение сведений о трудовой деятельности (СЗВ-ТД)

    С 2020 года работодатели обязаны вести электронную трудовую книжку и ежемесячно сдавать в ПФР сведения по форме СЗВ-ТД. В 1С эти данные формируются автоматически на основе кадровых документов, но требуют проверки.

    Как проверить и отправить СЗВ-ТД:

    1. Перейдите в раздел Кадры → Сведения о трудовой деятельности (в 1С:Бухгалтерия — Зарплата и кадры → Отчётность → СЗВ-ТД).
    2. Выберите месяц, за который формируете отчёт (обычно это месяц приёма сотрудника).
    3. Нажмите Заполнить — программа подтянет данные из приказов о приёме, переводе и увольнении.
    4. Проверьте записи для нового сотрудника:
      • 🔹 Тип сведений — должен быть ПРИЕМ.
      • 🔹 Дата события — дата приёма на работу.
      • 🔹 Код должности — должен соответствовать ОКЗ (Общероссийскому классификатору занятий).
    5. Если всё верно, нажмите Выгрузить и отправьте файл в ПФР через Личный кабинет работодателя или 1С-Отчётность.

      6. Типичные ошибки при формировании СЗВ-ТД:

      • 🚫 Неверный код должности — например, вместо 2620.1 (бухгалтер) указан 2620.2 (главный бухгалтер).
      • 🚫 Отсутствует дата приказа — без неё ПФР не примет сведения.
      • 🚫 Дублирующиеся записи — если сотрудник был принят, уволен и снова принят в одном месяце.
    ⚠️ Внимание: С 2026 года за несвоевременную сдачу СЗВ-ТД или ошибки в ней ПФР штрафует на 500 рублей за каждого сотрудника. Проверяйте отчёт перед отправкой!
    Код ошибки в СЗВ-ТД Причина Как исправить в 1С
    20 Не указан СНИЛС Добавьте СНИЛС в карточку физического лица
    30 Неверный код должности Проверьте справочник Должности и укажите правильный ОКЗ
    50 Дата события позже отчётного периода Перенесите дату приёма на правильный месяц
    100 Дублирующаяся запись Удалите лишний приказ о приёме

    5. Настройка начислений и удержаний

    После оформления приказа необходимо настроить зарплатные начисления и удержания для сотрудника. Это делается в его личной карточке или через документ Начисление зарплаты.

    Пошаговая инструкция:

    1. Откройте карточку сотрудника: Кадры → Сотрудники → найдите ФИО → Начисления.
    2. Добавьте виды начислений:
      • 💰 Оклад — основная сумма по должности.
      • 🏆 Премия — если предусмотрена (указывается процент или фиксированная сумма).
      • ❄️ Районный коэффициент — для регионов Крайнего Севера.
      • 👨‍👩‍👧‍👦 Детские вычеты — если сотрудник имеет право на льготу.
  • Настройте удержания (если есть):
    • 🏦 Алименты — укажите реквизиты исполнительного листа.
    • 📄 Профсоюзные взносы — если сотрудник член профсоюза.
    • 💳 Возврат займов — если сотрудник брал деньги у компании.
    • Сохраните изменения.

    Для проверки корректности настроек сформируйте расчётный листок:

    1. Перейдите в Зарплата → Расчёт зарплаты.
    2. Выберите месяц и сотрудника, нажмите Рассчитать.
    3. Проверьте, что все начисления и удержания отражены верно.
      4. ⚠️ Внимание: Если сотрудник работает на 0,5 ставки, оклад в 1С нужно указать полный, а коэффициент занятости (0,5) прописать в графике работы. Иначе программа будет рассчитывать зарплату за полную ставку!

      ☑️ Проверка настроек зарплаты

      Выполнено: 0 / 5

      6. Формирование личной карточки Т-2

      Личная карточка сотрудника (форма Т-2) — это основной кадровый документ, который ведётся в течение всего периода работы. В 1С она формируется автоматически на основе данных из приказа о приёме, но требует дополнения.

      Как заполнить Т-2:

      1. Откройте карточку сотрудника: Кадры → Сотрудники → выберите ФИО → Личная карточка Т-2.
      2. Проверьте общие сведения:
        • 📌 ФИО, дата рождения, паспортные данные.
        • 📌 Образование — укажите уровень (высшее, среднее специальное) и документ (диплом).
        • 📌 Семейное положение — влияет на некоторые льготы.
    4. Заполните раздел Трудовая деятельность:
      • 🔹 Место работы — название вашей организации.
      • 🔹 Должность — должна совпадать с приказом.
      • 🔹 Основание — номер и дата трудового договора.
  • На вкладке Дополнительно укажите:
    • 🩺 Группа инвалидности (если есть).
    • 🛡️ Льготы (ветеран труда, чернобылец и т.д.).
    • 📄 Воинский учёт — категория годности, состав (для мужчин до 27 лет).
  • Сохраните карточку и распечатайте её для подписи сотрудником.

    • Личная карточка Т-2 должна быть подписана сотрудником в течение 3 дней с момента приёма на работу. Без подписи документ считается недействительным!

    💡

    Личная карточка Т-2 — это не просто формальность. Она подтверждает, что сотрудник ознакомлен с условиями труда, и служит основанием для расчёта стажа и пенсии.

    7. Первое начисление зарплаты и проверка отчётности

    После оформления всех документов остаётся последний шаг — начисление зарплаты и проверка, что всё отражено корректно в отчётности.

    Алгоритм первого начисления:

    1. Сформируйте документ Начисление зарплаты:
      • В 1С:ЗУП: Зарплата → Начисление зарплаты → Создать.
      • В 1С:Бухгалтерия: Зарплата и кадры → Начисление зарплаты.
  • Укажите период начисления (месяц, за который платите зарплату).
  • Выберите сотрудника и нажмите Заполнить — программа автоматически подтянет оклад и другие начисления.
  • Проверьте:
    • 🔹 Сумма к начислению — соответствует окладу (с учётом отработанных дней).
    • 🔹 НДФЛ — удержан по ставке 13% (или 15% для нерезидентов).
    • 🔹 Страховые взносы — 22% (пенсионные), 5.1% (медицинские), 2.9% (социальные).
  • Проведите документ и сформируйте расчётный листок для сотрудника.

    • После начисления проверьте, как данные отразились в отчётности:

    • 📊 6-НДФЛ — раздел 1 (общие суммы) и раздел 2 (сроки удержания и перечисления).
    • 📊 РСВ (расчёт по страховым взносам) — раздел 3 (персонифицированные данные).
    • 📊 СЗВ-М — должен появиться новый сотрудник с правильным СНИЛС.
    ⚠️ Внимание: Если сотрудник уволен в том же месяце, когда был принят, в 6-НДФЛ нужно указать дату увольнения в разделе 2. Иначе налоговая может посчитать, что НДФЛ удержан не вовремя.

    8. Типичные ошибки и как их избежать

    Даже опытные бухгалтеры иногда допускают ошибки при оформлении сотрудников в 1С. Вот самые распространённые из них и способы их предотвращения:

    Ошибка 1: Дублирование физического лица

    • 🔴 Причина: Сотрудник уже был в базе (например, как соискатель), но создали новую карточку.
    • 🟢 Решение: Найдите существующую запись по ИНН или ФИО и обновите её. Дубликаты приводят к ошибкам в СЗВ-СТАЖ.

    Ошибка 2: Неверный код должности в СЗВ-ТД

    • 🔴 Причина: В справочнике Должности не указан код ОКЗ.
    • 🟢 Решение: Откройте справочник Должности, выберите нужную должность и укажите правильный код (например, 2620.1 для бухгалтера).

    Ошибка 3: Отсутствует СНИЛС

    • 🔴 Причина: Сотрудник не предоставил СНИЛС или его не внесли в карточку.
    • 🟢 Решение: Запросите СНИЛС у сотрудника и добавьте его в раздел Налоги и взносы физического лица. Без СНИЛС не получится сдать СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.

    Ошибка 4: Неверный график работы

    • 🔴 Причина: Указан стандартный график 40 часов, хотя сотрудник работает на 0,5 ставки.
    • 🟢 Решение: Создайте новый график (например, 20 часов) в справочнике Графики работы и присвойте его сотруднику.

    Ошибка 5: Забыли про детские вычеты

    • 🔴 Причина: В карточке сотрудника не указано количество детей.
    • 🟢 Решение: Откройте физическое лицо, перейдите на вкладку Налоги и взносы и укажите число детей. После этого пересчитайте НДФЛ.

    Чтобы избежать этих ошибок, используйте чек-лист перед отправкой отчётности:

    ☑️ Проверка перед сдачей отчётности

    Выполнено: 0 / 5

    FAQ: Ответы на частые вопросы

    🔹 Как оформить сотрудника на 0,5 ставки?

    1. Создайте в справочнике Графики работы новый график с количеством часов 20 в неделю (например, Полставки 20ч).

    2. В приказе о приёме укажите этот график и оклад за полную ставку (например, 50 000 руб.).

    3. В настройках начисления зарплаты добавьте коэффициент 0,5 к окладу. Программа будет рассчитывать зарплату как 50 000 × 0,5 = 25 000 руб.

    🔹 Что делать, если сотрудник не предоставил СНИЛС?

    1. Заполните заявление на оформление СНИЛС (форма АДВ-1) и отправьте его в ПФР.

    2. В 1С временно укажите в поле СНИЛС значение 000-000-000 00 (для технической возможности расчёта зарплаты).

    3. После получения СНИЛС обновите данные в карточке сотрудника и пересчитайте отчётность за период.

    🔹 Как исправить ошибку в приказе о приёме после его проведения?

    1. Если сотрудник ещё не приступил к работе, аннулируйте приказ через Действия → Аннулировать и создайте новый.

    2. Если сотрудник уже работает:

    • Создайте документ Кадровое перемещение с типом Изменение данных.
    • Укажите правильные параметры (должность, оклад и т.д.).
    • Сформируйте СЗВ-ТД с типом события ИЗМЕНЕНИЕ.

    🔹 Нужно ли в 1С оформлять испытательный срок?

    Да, если в трудовом договоре прописан испытательный срок, его нужно отразить в 1С:

    1. В приказе о приёме на вкладке Условия труда укажите:

    • 📅 Дата начала испытания — обычно совпадает с датой приёма.
    • 📅 Д