Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет — один из самых востребованных кадровых документов в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (1С:ЗУП) и 1С:Бухгалтерии. Ошибки при его оформлении могут привести к проблемам с начислением пособий, неправильному учету стажа или конфликтам с Фондом социального страхования (ФСС). В этой статье разберём весь процесс — от создания приказа до автоматического расчёта выплат — с учётом актуальных требований 2026 года.

Особенность отпуска по уходу в том, что он может предоставляться не только матери, но и другим родственникам (отцу, бабушке и т.д.), а также оформляться частями (например, сначала на 1.5 года, потом продлеваться). В 1С это реализовано через специальные документы, и мы покажем, как избежать типичных ошибок: от неправильного указания периода до неверного расчёта среднего заработка.

Статья будет полезна:

  • 🔹 Бухгалтерам — для корректного начисления пособий и отражения в отчётности.
  • 🔹 Кадровикам — для правильного оформления приказов и ведения личных карточек.
  • 🔹 Руководителям — чтобы контролировать процесс и избежать штрафов за нарушения.
📊 Как часто вы оформляете отпуска по уходу в 1С?
Ежемесячно
Несколько раз в год
Редко, по мере необходимости
Никогда не сталкивался

1. Подготовка к оформлению: какие документы нужны

Перед тем как создавать приказ в 1С, убедитесь, что у вас есть все необходимые документы от сотрудника. Без них оформление будет некорректным, а пособие могут не выплатить.

Основной пакет:

  • 📄 Заявление сотрудника на предоставление отпуска по уходу (обязательно с указанием даты начала и окончания).
  • 📄 Свидетельство о рождении ребёнка (или усыновлении) — для подтверждения права на отпуск.
  • 📄 Справка с места работы второго родителя (если он не использует отпуск) — для начисления пособия до 1.5 лет.
  • 📄 Документы о предыдущих доходах (если сотрудник работал в другой компании за последние 2 года) — для расчёта среднего заработка.

Если отпуск оформляет не мать, а другой родственник (например, отец или бабушка), дополнительно потребуется:

  • 📄 Справка с места работы матери о том, что она не использует отпуск и пособие.
  • 📄 Документы, подтверждающие родство (свидетельство о браке, решение суда об усыновлении и т.д.).
⚠️ Внимание: Если сотрудник уже был в отпуске по беременности и родам (БиР), проверьте, чтобы дата окончания БиР совпадала с датой начала отпуска по уходу. В 1С это критично для автоматического расчёта пособий.

Также заранее уточните у сотрудника, будет ли он работать на неполный рабочий день во время отпуска. Это влияет на начисление пособия и отражение в 6-НДФЛ.

2. Создание приказа на отпуск по уходу в 1С:ЗУП

Основной документ для оформления — приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребёнком. В 1С:ЗУП 3.1 он создаётся в разделе Кадры → Отпуска → Отпуска по уходу за ребёнком.

Пошаговая инструкция:

  1. Выберите сотрудника из справочника. Если его нет в базе, сначала добавьте через Кадры → Приём на работу.
  2. Укажите вид отпуска:
    • 🔘 До 1.5 лет — для начисления пособия от ФСС.
    • 🔘 До 3 лет — без пособия (только сохранение места работы).
  • Заполните период отпуска. Дата начала должна следовать за датой окончания БиР (если он был).
  • Укажите реквизиты документов (номер и дату заявления, свидетельства о рождении).
  • Нажмите «Провести и закрыть» — документ сформирует приказ и автоматически рассчитает пособие (если выбрано до 1.5 лет).

    • Пример заполнения:

    Поле Значение Примечание
    Сотрудник Иванова А.П. Выбирается из справочника
    Вид отпуска До достижения ребёнком 1.5 лет Для пособия от ФСС
    Период 01.06.2026 — 01.12.2027 Даты должны совпадать с заявлением
    Номер заявления 15 от 20.05.2026 Для отчётности
    Свидетельство о рождении VII-АБ №123456 Серия и номер
    ⚠️ Внимание: Если в 1С не настроены параметры расчёта пособий (например, лимит базы для начисления страховых взносов), документ проведётся, но сумма может быть рассчитана неверно. Проверьте настройки в Настройки → Зарплата → Пособия.

    Сотрудник добавлен в базу 1С|

    Вид отпуска выбран корректно (до 1.5 или 3 лет)|

    Даты совпадают с заявлением|

    Реквизиты документов введены|

    Настройки пособий в 1С актуальны-->

    3. Расчёт пособия до 1.5 лет: формулы и нюансы

    Пособие по уходу за ребёнком до 1.5 лет рассчитывается автоматически при проведении приказа, но важно понимать, как это работает, чтобы проверить корректность.

    Формула расчёта:

    Средний дневной заработок × 30.4 × 40%

    где:

    • 📌 Средний дневной заработок = (Сумма заработка за 2 года) / (730 дней — исключаемые периоды).
    • 📌 30.4 — среднее количество дней в месяце (фиксированное значение).
    • 📌 40% — размер пособия от среднего заработка.

    Пример:

    Сотрудница Иванова А.П. за 2026–2026 годы заработала 800 000 руб. (без учёта больничных). Исключаемых периодов нет.

    Средний дневной заработок = 800 000 / 730 ≈ 1 095,89 руб.

    Пособие = 1 095,89 × 30.4 × 40% ≈ 13 310 руб./мес.

    В 1С сумма пособия отобразится в документе Начисление пособий по временной нетрудоспособности, который формируется автоматически при проведении приказа.

    ⚠️ Внимание: Если средний заработок сотрудника за 2 года превышает предельную базу для взносов в ФСС (в 2026 году — 1 917 000 руб.), пособие рассчитывается исходя из этой суммы. В 1С это учитывается автоматически, но лучше перепроверить.

    Также проверьте:

    • 🔹 Минимальное пособие — в 2026 году оно привязано к МРОТ (на полный месяц = 8 184 × 40% = 3 273,6 руб.).
    • 🔹 Максимальное пособие — не может превышать 40% от предельной базы (1 917 000 / 730 × 30.4 × 40% ≈ 33 200 руб./мес.).
    💡

    Если сотрудник работал в другой компании за последние 2 года, запросите справку о заработке по форме 182н. Без неё пособие будет рассчитано только по данным текущего работодателя, что может занизить сумму.

    4. Отпуск по уходу до 3 лет: особенности оформления

    Отпуск до 3 лет оформляется аналогично, но имеет ключевые отличия:

    • 🔹 Пособие не выплачивается (только сохранение места работы).
    • 🔹 Можно работать на неполный день без потери права на отпуск.
    • 🔹 В стаж для пенсии засчитывается только 1.5 года (остальное время — по желанию сотрудника).

    В 1С такой отпуск оформляется тем же документом, но с выбором вида До достижения ребёнком 3 лет. При этом:

    • 📌 В 6-НДФЛ и РСВ отпуск отражается как неоплачиваемый период.
    • 📌 Если сотрудник выходит на неполный день, нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и отразить это в 1С через документ Изменение условий труда.

    Пример:

    Сотрудница Петрова В.С. оформляет отпуск до 3 лет с 01.01.2026, но с 01.07.2026 выходит на работу на 0.5 ставки. В этом случае:

    1. Сначала создаётся приказ на отпуск до 3 лет.
    2. Затем оформляется Изменение условий труда с указанием нового графика (например, 4 часа в день).
    3. В Начислении зарплаты будет учитываться только фактически отработанное время.
    ⚠️ Внимание: Если сотрудник работает во время отпуска по уходу до 3 лет, работодатель обязан платить зарплату и взносы, но право на отпуск сохраняется. В 1С это отражается через начисление зарплаты по факту, а не как пособие.

    5. Продление отпуска по уходу: как оформить в 1С

    Если сотрудник сначала оформил отпуск до 1.5 лет, а затем решил продлить его до 3 лет, в 1С нужно создать новый приказ с указанием нового периода. Автоматического продления нет!

    Алгоритм:

    1. Закройте текущий отпуск (если он был до 1.5 лет) через документ Окончание отпуска по уходу.
    2. Создайте новый приказ на период с даты следующего дня после окончания предыдущего отпуска до 3 лет.
    3. Проверьте непрерывность периода — между отпусками не должно быть разрывов.

    Пример:

    Отпуск до 1.5 лет заканчивается 30.11.2027. Новый приказ оформляется с 01.12.2027 по 30.11.2028 (до 3 лет).

    Если сотрудник решает прервать отпуск досрочно, оформляется документ Окончание отпуска по уходу с указанием даты выхода. В этом случае:

    • 🔹 Пособие перестаёт начисляться с месяца, следующего за месяцем выхода.
    • 🔹 В 6-НДФЛ и РСВ нужно отразить изменение статуса сотрудника.
    Что будет если не закрыть отпуск по уходу в 1С?

    Если не оформить окончание отпуска, система продолжит считать сотрудника в отпуске, что приведёт к:

    - Неправильному начислению зарплаты (если он вышел на работу).

    - Ошибкам в отчётности (ФСС, ПФР, налоговая).

    - Проблемам при уволнении или переводе сотрудника.

    Чтобы исправить, создайте документ "Окончание отпуска по уходу" задним числом и перепроведите все связанные начисления.

    6. Отражение в отчётности: 6-НДФЛ, РСВ, СЗВ-ТД

    Отпуск по уходу влияет на несколько видов отчётности. В 1С большинство данных формируется автоматически, но лучше проверить ключевые моменты.

    6-НДФЛ:

    • 🔹 Пособие до 1.5 лет не облагается НДФЛ и не включается в раздел 2.
    • 🔹 Если сотрудник работает на неполный день, зарплата отражается в обычном порядке.

    РСВ (расчёт по страховым взносам):

    • 🔹 Пособие до 1.5 лет не облагается взносами (кроме взносов на ВНиМ).
    • 🔹 Период отпуска до 3 лет включается в стаж для пенсии (если сотрудник не работает).

    СЗВ-ТД:

    • 🔹 Код отпуска по уходу — ОТПУСКУХ.
    • 🔹 Если сотрудник работает на неполный день, указывается код НЕПОЛН.

    Пример заполнения СЗВ-ТД:

    Поле Значение
    Тип сведений КАДРОВЫЕДАННЫЕ
    Код события ОТПУСКУХ
    Дата начала 01.06.2026
    Дата окончания 01.12.2027
    ⚠️ Внимание: Если в 1С неверно указан код отпуска в СЗВ-ТД, отчёт может быть отклонён ПФР. Проверьте настройки в справочнике Коды событий СЗВ-ТД.

    7. Типичные ошибки и как их избежать

    Даже опытные бухгалтеры иногда допускают ошибки при оформлении отпуска по уходу. Вот самые распространённые:

    • 🚫 Несовпадение дат в приказе и заявлении → ФСС может отказать в выплате пособия.
    • 🚫 Отсутствие справки с предыдущего места работы → пособие рассчитывается неверно.
    • 🚫 Не закрыт отпуск по БиР → периоды накладываются, и пособие не начисляется.
    • 🚫 Не указано свидетельство о рождении → отчётность не пройдёт проверку.
    • 🚫 Неправильный код в СЗВ-ТД → ПФР вернёт отчёт на доработку.

    Как проверить себя:

    1. Сверьте даты в приказе, заявлении и свидетельстве о рождении.
    2. Убедитесь, что в Настройках пособий указаны актуальные лимиты базы для взносов.
    3. Проверьте, что в СЗВ-ТД указан правильный код (ОТПУСКУХ или НЕПОЛН).
    💡

    Самая частая ошибка — несовпадение дат начала отпуска по уходу и окончания БиР. В 1С это приводит к тому, что пособие не рассчитывается автоматически. Всегда проверяйте непрерывность периодов!

    Частые вопросы (FAQ)

    Можно ли оформить отпуск по уходу не матери, а отцу?

    Да, отпуск по уходу может оформить любой родственник, фактически ухаживающий за ребёнком (отец, бабушка, дедушка и т.д.). Для этого в 1С создаётся стандартный приказ, но дополнительно прикладывается:

    • 📄 Справка с работы матери о том, что она не использует отпуск.
    • 📄 Документы, подтверждающие родство (свидетельство о браке, решение об усыновлении и т.д.).

    Пособие будет начисляться тому, кто оформил отпуск.

    Как в 1С отразить выход на неполный день во время отпуска по уходу?

    Нужно:

    1. Оформить Изменение условий труда с новым графиком (например, 4 часа в день).
    2. В приказе на отпуск по уходу указать, что сотрудник работает на неполный день.
    3. В Начислении зарплаты будет учитываться фактически отработанное время.

    Пособие при этом сохраняется, если сотрудник работает не более 50% времени.

    Что делать, если в 1С не рассчитывается пособие?

    Причины могут быть следующие:

    • 🔹 Не заполнены данные о заработке за 2 года (проверьте Настройки → Зарплата → Пособия).
    • 🔹 Не указан вид отпуска (должно быть До 1.5 лет).
    • 🔹 Не закрыт отпуск по БиР (периоды не должны пересекаться).
    • 🔹 Не актуальны лимиты базы для взносов (обновите настройки).

    Исправьте ошибки и перепроведите документ.

    Нужно ли оформлять отпуск по уходу, если сотрудник уже в отпуске по БиР?

    Да, обязательно. Отпуск по БиР и отпуск по уходу — это два разных периода. В 1С нужно:

    1. Закрыть отпуск по БиР (документ Окончание отпуска по БиР).
    2. Создать новый приказ на отпуск по уходу со следующего дня.

    Если не сделать этого, пособие по уходу не будет начисляться.

    Как в 1С отразить досрочный выход из отпуска по уходу?

    Оформите документ Окончание отпуска по уходу с указанием даты выхода. После этого:

    • 🔹 Пособие перестанет начисляться.
    • 🔹 Сотрудник будет числиться в штате как обычно (если выходит на полный день).
    • 🔹 В СЗВ-ТД нужно отправить сведения о прекращении отпуска.