Оформление декретного отпуска в 1С:Зарплата и Управление Персоналом или 1С:Бухгалтерия требует внимания к деталям: от корректного ввода больничного листа до правильного расчета пособий по беременности и родам (БиР). Ошибки на этом этапе могут привести к проблемам с ФСС, переплатам или штрафам. В этой статье разберём весь процесс — от подготовки документов до закрытия отпуска — с учётом актуальных требований 2026 года и особенностей разных версий 1С.

Материал будет полезен кадровикам, бухгалтерам и руководителям, которые самостоятельно ведут учёт в 1С. Мы рассмотрим:

  • 📄 Какие документы нужны для оформления декрета в 1С
  • 💻 Пошаговую инструкцию по вводу больничного листа и приказов
  • 💰 Нюансы расчёта пособий и взаимодействия с ФСС
  • ⚠️ Типичные ошибки и как их избежать

Все примеры приведены для 1С:ЗУП 3.1 (релиз 3.1.25.х) и 1С:Бухгалтерия 3.0 (релиз 3.0.130.х), но основные принципы актуальны и для других конфигураций. Если вы работаете в более ранней версии, проверьте наличие необходимых функций через Справка → О программе.

📊 Какую версию 1С вы используете для кадрового учёта?
1С:ЗУП 3.1
1С:Бухгалтерия 3.0
1С:ЗУП 2.5
1С:УНФ
Другую

1. Подготовка документов перед оформлением декрета

Прежде чем приступать к работе в 1С, убедитесь, что у вас на руках есть все необходимые документы от сотрудницы. Без них оформление декрета невозможно:

  • 📝 Листок нетрудоспособности (больничный по БиР) — выдаётся медицинским учреждением не ранее 30 недель беременности (при многоплодной беременности — с 28 недель). В 2026 году действуют электронные больничные (ЭЛН), но бумажные также принимаются.
  • 📋 Заявление сотрудницы на предоставление отпуска по БиР — обязательно даже при наличии больничного. Образец можно сформировать прямо в 1С через Кадры → Шаблоны документов.
  • 👶 Справка о постановке на учёт в ранние сроки беременности (если есть) — даёт право на дополнительную выплату.
  • 🔄 Документы для расчёта пособия: справка о зарплате с предыдущих мест работы (если сотрудник работал менее 2 лет в вашей организации), данные о периодах исключения (декреты, отпуска по уходу за ребёнком).

Особое внимание уделите проверке реквизитов больничного листа:

  • 🔍 Номер и серия должны совпадать с данными в системе ФСС (для ЭЛН проверяется через сервис соцстрах.рф).
  • 📅 Даты начала и окончания отпуска — в 2026 году стандартный декрет составляет 140 дней (70 до родов и 70 после), при осложнённых родах — 156 дней.
  • 🏥 Код медицинской организации и врача — должны быть актуальными (проверяется через справочник ФСС).
⚠️ Внимание: Если сотрудник принёс электронный больничный, его необходимо загрузить в 1С через Зарплата → Больничные листы → Загрузить ЭЛН. Без этого расчёт пособия будет невозможен.

2. Пошаговая инструкция: как ввести больничный лист в 1С

Начнём с самого важного этапа — ввода больничного листа в систему. От корректности этого шага зависит весь дальнейший расчёт пособий.

2.1. Создание документа "Больничный лист"

Перейдите в раздел Зарплата → Больничные листы и нажмите Создать. В открывшейся форме заполните следующие поля:

  1. Сотрудник — выберите из справочника. Если сотрудник не найден, проверьте, корректно ли он внесён в базу (Кадры → Сотрудники).
  2. Вид нетрудоспособности — выберите Беременность и роды (140 дней) или другой вариант в зависимости от ситуации.
  3. Номер больничного — введите вручную или отсканируйте штрихкод (для бумажных листов).
  4. Период нетрудоспособности — укажите даты начала и окончания из больничного. Система автоматически рассчитает количество дней.
  5. Место работы — если сотрудник работает в нескольких организациях, укажите ту, где оформляется декрет.

После заполнения нажмите Провести и закрыть. Система сформирует документ, который станет основой для расчёта пособия.

☑️ Проверка корректности ввода больничного

Выполнено: 0 / 4

2.2. Проверка данных перед расчётом

Перед тем как переходить к расчёту пособия, выполните проверку:

  1. Откройте созданный больничный лист и нажмите Печать → Печатная форма. Сверьте данные с оригиналом.
  2. Проверьте, что в карточке сотрудника (Кадры → Сотрудники → [ФИО]) указаны:
    • 📌 Правильный табельный номер.
    • 📌 Актуальная должность и подразделение.
    • 📌 Корректный режим работы (полный/неполный день).
  • Убедитесь, что в настройках программы (Настройки → Зарплата → Настройка расчёта зарплаты) включён флажок Рассчитывать пособия по временной нетрудоспособности.
    • ⚠️ Внимание: Если в карточке сотрудника не указан СНИЛС или он неверный, ФСС может отказать в возмещении пособия. Проверьте это поле обязательно!

    3. Оформление приказа на декретный отпуск

    После ввода больничного листа необходимо оформить приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам. Этот документ является основанием для начисления пособия и фиксирует период отсутствия сотрудника на работе.

    3.1. Создание приказа

    Перейдите в раздел Кадры → Приказы о предоставлении отпуска и нажмите Создать. В форме документа:

    1. Выберите вид отпуска — Отпуск по беременности и родам.
    2. Укажите сотрудника — система подтянет данные из больничного листа.
    3. Проверьте период отпуска — он должен совпадать с датами из больничного.
    4. В поле Основание укажите номер и дату больничного листа.
    5. Нажмите Заполнить → По больничному листу, чтобы автоматически подтянуть данные.

      6. После заполнения проведите документ. Система сформирует печатную форму приказа (Т-6 или Т-6а), которую нужно распечатать и подписать у руководителя.

      3.2. Печать и регистрация приказа

      Чтобы распечатать приказ:

      1. Откройте созданный документ.
      2. Нажмите Печать → Приказ (Т-6).
      3. Проверьте, что все данные корректны, и распечатайте в двух экземплярах (один — в личное дело, второй — сотруднице).

      После подписания приказа руководителем:

      • 📋 Внесите номер и дату приказа в 1С (поле Номер и Дата в документе).
      • 📌 Отметьте в документе галочку Подписан.
      • 🔄 Обновите статус больничного листа — в документе Больничный лист должно появиться поле Приказ на отпуск с ссылкой на созданный приказ.
    💡

    Если в вашей организации используется электронный документооборот, приказ можно подписать электронной подписью прямо в 1С через модуль "1С:Документооборот".

    4. Расчёт пособия по беременности и родам

    Расчёт пособия по БиР — один из самых ответственных этапов. Ошибки здесь могут привести к недоплате сотруднице или проблемам с ФСС. В 1С расчёт выполняется автоматически, но требует предварительной настройки.

    4.1. Настройка параметров расчёта

    Перед расчётом проверьте настройки:

    1. Перейдите в Настройки → Зарплата → Настройка расчёта зарплаты.
    2. На вкладке Пособия убедитесь, что:
      • 📌 Включён флажок Рассчитывать пособия по временной нетрудоспособности.
      • 📌 Указан правильный тариф страховых взносов (в 2026 году — 2,9% для пособий по БиР).
      • 📌 В поле Способ расчёта пособий выбрано Автоматически.

    Если в организации применяется прямые выплаты (ФСС перечисляет пособие напрямую сотруднице), установите флажок Прямые выплаты ФСС и укажите реквизиты для взаимодействия с фондом.

    4.2. Формирование документа "Начисление пособия"

    Для расчёта пособия:

    1. Перейдите в Зарплата → Пособия → Начисление пособий по временной нетрудоспособности.
    2. Нажмите Создать и выберите Начисление пособия по беременности и родам.
    3. В поле Сотрудник укажите декретницу.
    4. Система автоматически подтянет данные из больничного листа. Проверьте:
      • 📅 Период нетрудоспособности.
      • 💰 Средний дневной заработок (должен быть не ниже МРОТ, актуального на 2026 год).
      • 📊 Количество дней для расчёта (140 или 156).
  • Нажмите Рассчитать. Система сформирует сумму пособия.

    • Если средний заработок сотрудницы за расчётный период (2 предыдущих года) ниже МРОТ, 1С автоматически подставит минимальное пособие. В 2026 году МРОТ составляет 19 242 рубля (уточните актуальную сумму на сайте Минтруда).

    Параметр Значение (2026 год) Примечание
    МРОТ для расчёта пособий 19 242 руб. Используется, если заработок за 2 года ниже 24 × МРОТ
    Максимальный дневной заработок 2 730,60 руб. Рассчитывается как (865 000 + 912 000) / 730
    Минимальный дневной заработок 641,40 руб. МРОТ × 24 / 730
    Страховой стаж для 100% пособия От 8 лет При стаже менее 6 месяцев — пособие не выплачивается
    ⚠️ Внимание: Если сотрудник в расчётном периоде был в декрете или отпуске по уходу за ребёнком, эти периоды можно заменить на более ранние по заявлению сотрудницы. Для этого в документе Начисление пособия нажмите Заменить годы и укажите альтернативные периоды.

    5. Передача данных в ФСС и выплата пособия

    После расчёта пособия необходимо передать данные в ФСС для возмещения или прямой выплаты. Процедура зависит от того, какой способ взаимодействия с фондом используется в вашей организации.

    5.1. Прямые выплаты (ФСС платит сотруднице)

    Если в вашей организации применяются прямые выплаты:

    1. В документе Начисление пособия нажмите Сформировать реестр для ФСС.
    2. Проверьте реестр на ошибки (система выделит красным некорректные данные).
    3. Экспортируйте реестр в формат XML и загрузите его в личный кабинет ФСС через сайт соцстрах.рф.
    4. После подтверждения ФСС пособие будет перечислено сотруднице на карту или счёт.

      5. Срок перечисления — 10 календарных дней с даты получения реестра ФСС. Задержки возможны при ошибках в данных (неверный СНИЛС, расхождения в периодах и т. д.).

      5.2. Возмещение пособия работодателю

      Если пособие выплачивает работодатель, а затем возмещает его через ФСС:

      1. После выплаты пособия сотруднице сформируйте Отчёт 4-ФСС (Отчёты → 4-ФСС).
      2. Включите в отчёт данные о начисленном пособии.
      3. Подайте отчёт в ФСС до 25 числа месяца, следующего за отчётным кварталом.
      4. Дождитесь проверки отчёта. При положительном результате ФСС перечислит возмещение на расчётный счёт организации.

        5. Срок возмещения — до 20 числа месяца, следующего за месяцем подачи отчёта. Например, если отчёт за 1 квартал подан в апреле, возмещение поступит до 20 мая.

        💡

        При прямых выплатах работодатель не перечисляет пособие сотруднице — это делает ФСС. Но обязанность по правильному расчёту и передаче данных остаётся за организацией.

        6. Типичные ошибки и как их избежать

        Даже опытные бухгалтеры иногда допускают ошибки при оформлении декрета в 1С. Вот самые распространённые из них и способы их предотвращения:

        • 🔴 Неверный вид нетрудоспособности — вместо Беременность и роды выбран Заболевание. Это приводит к неправильному расчёту пособия.

          Как избежать: Всегда проверяйте поле Вид нетрудоспособности в документе Больничный лист.

        • 🔴 Ошибки в датах — указание неверного периода отпуска (например, 126 дней вместо 140).

          Как избежать: Сверяйте даты с больничным листом и приказом. Используйте кнопку Заполнить по больничному листу.

        • 🔴 Неучтённые периоды исключения — если сотрудник был в декрете или отпуске по уходу в расчётном периоде, но это не учтено при замене лет.

          Как избежать: В документе Начисление пособия нажмите Заменить годы и укажите корректные периоды.

        • 🔴 Неактуальный МРОТ — расчёт по старым значениям МРОТ (например, за 2026 год вместо 2026).

          Как избежать: Регулярно обновляйте базу 1С и проверяйте настройки в Настройки → Зарплата → МРОТ и тарифы.

        • 🔴 Отсутствие заявления сотрудницы — без него ФСС может отказать в возмещении.

          Как избежать: Всегда требуйте письменное заявление, даже если больничный лист уже есть.

      Если ошибка уже допущена, её можно исправить:

      • Для неверного расчёта пособия — создайте документ Корректировка начислений (Зарплата → Корректировки).
      • Для ошибок в больничном листе — создайте новый документ Больничный лист с правильными данными и пометьте старый как Недействительный.
      • Для неверных данных в 4-ФСС — подайте уточнённый отчёт до истечения срока сдачи.
    Что делать, если ФСС отказал в возмещении?

    Если ФСС вернул реестр с отказом, проверьте:

    - Правильность СНИЛС и данных сотрудника.

    - Соответствие дат в больничном и приказе.

    - Наличие всех необходимых документов (заявление, справки).

    - Актуальность версий 1С и отчётности.

    При необходимости подайте уточнённый реестр или обжалуйте отказ через личный кабинет ФСС.

    7. Завершение декретного отпуска и переход в отпуск по уходу за ребёнком

    После окончания отпуска по БиР сотрудница имеет право на отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 или 3 лет. Этот переход также оформляется в 1С.

    7.1. Оформление отпуска по уходу за ребёнком

    Для оформления:

    1. Сотрудница пишет заявление на отпуск по уходу (образец можно сформировать в 1С).
    2. Создайте новый документ Приказ о предоставлении отпуска (Кадры → Приказы о предоставлении отпуска).
    3. Выберите вид отпуска — Отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет или до 3 лет.
    4. Укажите дату начала отпуска — она должна следовать сразу после окончания декрета.
    5. Проведите документ и распечатайте приказ (форма Т-6).

    Отпуск по уходу можно оформить частично (например, до 1,5 лет), а затем продлить. Для этого достаточно создать новый приказ с указанием нового периода.

    7.2. Начисление ежемесячного пособия по уходу

    Пособие по уходу за ребёнком до 1,5 лет выплачивается ежемесячно. Для его начисления:

    1. Перейдите в Зарплата → Пособия → Начисление ежемесячного пособия по уходу.
    2. Создайте новый документ и выберите сотрудника.
    3. Укажите период отпуска (с даты окончания декрета).
    4. Нажмите Рассчитать. Система автоматически определит размер пособия (40% от среднего заработка, но не менее минимального размера).

      5. Минимальное пособие по уходу в 2026 году:

      • 👶 За первого ребёнка — 7 677,81 руб.
      • 👶👶 За второго и последующих — 15 355,62 руб.

      Максимальный размер пособия не может превышать 31 206,48 руб. (40% от максимальной базы для расчёта страховых взносов).

      8. Отчётность и хранение документов

      После оформления декрета и начисления пособий необходимо обеспечить правильное хранение документов и сдачу отчётности.

      8.1. Документы для хранения

      Все документы, связанные с декретным отпуском, должны храниться в организации не менее 5 лет (согласно ст. 23 Федерального закона № 125-ФЗ). К ним относятся:

      • 📄 Оригинал (или копия) больничного листа.
      • 📄 Заявление сотрудницы на отпуск по БиР и по уходу за ребёнком.
      • 📄 Приказы о предоставлении отпусков (Т-6).
      • 📄 Расчётные листки по пособиям.
      • 📄 Реестры для ФСС (при прямых выплатах).
      • 📄 Копии платёжных поручений (если пособие выплачивал работодатель).

      В 1С все документы хранятся в электронном виде, но рекомендуется также вести архив бумажных копий (особенно для больничных листов и приказов).

      8.2. Отчётность в ФСС и налоговую

      Организация обязана отражать декретные выплаты в следующих отчётах:

      Отчёт Срок сдачи Что отражается
      4-ФСС До 25 числа месяца, следующего за кварталом Суммы начисленных пособий по БиР и уходу
      РСВ (Расчёт по страховым взносам) До 30 числа месяца, следующего за кварталом База для начисления взносов (пособия не облагаются взносами!)
      6-НДФЛ До конца месяца, следующего за кварталом Пособия по БиР и уходу не облагаются НДФЛ
      СЗВ-М До 15 числа месяца, следующего за отчётным Данные о сотруднице в декрете (отражается как период нестрахового характера)

      Важно: пособия по БиР и уходу не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (кроме взносов на травматизм). В отчётах их нужно указывать отдельно от зарплаты.

      ⚠️ Внимание: Если сотрудник работает во время отпуска по уходу на условиях неполного рабочего дня, пособие выплачивается в полном объёме, но зарплата за отработанное время облагается взносами и НДФЛ.

      FAQ: Частые вопросы по оформлению декрета в 1С

      🔹 Можно ли оформить декретный отпуск задним числом?

      Да, но с оговорками. Если больничный лист выдан с более ранней датой (например, сотрудник принёс его поздно), вы можете ввести его в 1С задним числом. Однако:

      • 📅 Дата ввода документа в 1С должна быть не позже даты окончания больничного.
      • 💰 Пособие будет рассчитано с даты начала нетрудоспособности, но выплачено только после ввода документа.
      • ⚠️ Если дата начала больничного относится к прошлому расчётному периоду (например, декабрь 2026 года, а вводите в январе 2026), может потребоваться корректировка отчётности за прошлый год.
      🔹 Что делать, если сотрудник принёс электронный больничный, а в 1С его нет?

      Электронные больничные (ЭЛН) загружаются в 1С автоматически, если:

      • 🔌 Настроена интеграция с ФСС через Администрирование → Обмен с ФСС.
      • 🔑 У организации есть квалифицированная электронная подпись (КЭП).
      • 📡 В настройках 1С включён автоматический обмен с ФСС.

    Если ЭЛН не подтянулся:

    1. Проверьте, что больничный действительно выдан (через соцстрах.рф).
    2. В 1С перейдите в Зарплата → Больничные листы → Загрузить ЭЛН и введите номер больничного.
    3. Если не помогает — запросите дубликат у медучреждения.
    🔹 Как в 1С рассчитать пособие, если сотрудник работал неполный день?

    Если сотрудник работал на условиях неполного рабочего времени, пособие по БиР рассчитывается исходя из фактического заработка. В 1С:

    1. В карточке сотрудника (Кадры → Сотрудники) проверьте, что указан правильный график работы (например, 0,5 ставки).
    2. При расчёте пособия система автоматически учтёт коэффициент неполного времени.
    3. Если график не был указан ранее, создайте документ Кадровый перевод с изменением графика задним числом.

    Важно: пособие по уходу за ребёнком до 1,5 лет при неполном рабочем дне выплачивается в полном размере, если сотрудник не работает вовсе. Если работает неполный день — пособие не выплачивается.

    🔹 Нужно ли в 1С вводить справку о постановке на учёт в ранние сроки?

    Да, если сотрудник предоставил справку о постановке на учёт до 12 недель беременности. В 1С: