Поиск информации о внешних совместителях в 1С:Зарплата и Управление Персоналом или 1С:Бухгалтерия часто вызывает затруднения у кадровиков и бухгалтеров. Внешний совместитель — это сотрудник, который работает в вашей организации по совместительству, а основное место работы у него в другой компании. Такие сотрудники требуют особого внимания при начислении зарплаты, уплате налогов и формировании отчетности.

Проблема в том, что стандартные отчеты 1С не всегда явно выделяют внешних совместителей среди остальных сотрудников. В этой статье мы разберем 5 способов их поиска: от простых отчетов до сложных запросов. Вы узнаете, как отфильтровать таких сотрудников по видам занятости, табельным номерам, данным трудового договора и даже через регистры накопления. Все методы проверены на актуальных релизах 1С:ЗУП 3.1 и 1С:БП 3.0.

Особое внимание уделим нюансам: например, как не спутать внешних совместителей с внутренними или срочными сотрудниками. А в конце статьи вы найдете FAQ с ответами на частые вопросы по этой теме.

1. Поиск через отчет «Сведения о сотрудниках»

Самый простой способ — воспользоваться стандартным отчетом Сведения о сотрудниках, который есть в 1С:ЗУП. Он позволяет гибко фильтровать сотрудников по различным параметрам, включая вид занятости.

Чтобы открыть отчет:

  • 📌 Перейдите в раздел Кадры → Отчеты по кадрам → Сведения о сотрудниках.
  • 🔍 В настройках отчета найдите поле Вид занятости и выберите значение Внешнее совместительство.
  • 📊 Нажмите Сформировать — система выведет список всех внешних совместителей с указанием их основного места работы (если эти данные были внесены в карточку сотрудника).

Если в отчете не отображается колонка с основным местом работы, добавьте её через настройки: нажмите Показать настройки → Добавить поле → Основное место работы. Это поможет убедиться, что сотрудник действительно является внешним совместителем, а не внутренним.

💡

Если в отчете не хватает колонок, экспортируйте данные в Excel: нажмите Ещё → Выгрузить в Excel. В таблице будет больше деталей, включая даты приема и условия труда.

2. Фильтрация по виду договора в справочнике «Сотрудники»

Внешние совместители обычно имеют особую пометку в виде договора. Чтобы найти их через справочник:

  1. Откройте Кадры → Сотрудники.
  2. Нажмите Ещё → Настройка списка.
  3. Добавьте колонку Вид договора (если её нет).
  4. Отсортируйте список по этой колонке и найдите сотрудников с договором типа Трудовой договор (внешнее совместительство).

Обратите внимание: в некоторых конфигурациях вид договора может называться иначе, например Совместительство (внешнее) или Договор ГПХ (совместительство). Если вы не уверены, проверьте настройки классификатора видов договоров в разделе Настройки → Кадровый учет.

Что делать, если вид договора не указан?

Если в карточке сотрудника не указан вид договора, но вы знаете, что он работает по совместительству, проверьте:

  • 📄 Трудовой договор (раздел Документы сотрудника) — там должно быть указано «внешнее совместительство».
  • 📅 График работы (вкладка График) — у совместителей часто неполная занятость (например, 0,5 ставки).
  • 💰 Начисления (вкладка Начисления) — могут быть особые виды начислений для совместителей.

3. Использование отчета «Анализ начислений» для выявления совместителей

Если внешние совместители получают зарплату по особой схеме (например, с пониженными ставками НДФЛ или без вычета на детей), их можно найти через отчет Анализ начислений:

  • 📈 Перейдите в Зарплата → Отчеты по зарплате → Анализ начислений.
  • 🔎 В настройках отчета добавьте группировку по Виду занятости или Виду договора.
  • 📉 Отфильтруйте данные по периоду (например, последний месяц) и найдите сотрудников с нестандартными начислениями.

Внешние совместители часто имеют:

  • 💸 Пониженную ставку НДФЛ (13%, но без вычетов, если основное место работы — в другой организации).
  • 📅 Неполную занятость (например, 0,25 или 0,5 ставки).
  • 📝 Отсутствие стандартных вычетов (на детей, имущественные и т.д.), так как они предоставляются по основному месту работы.

Через отчет"Сведения о сотрудниках"|Через справочник"Сотрудники"|Через анализ начислений|Использую запрос|Другой способ-->

4. Поиск через запрос (для опытных пользователей)

Если стандартные отчеты не дают нужной информации, можно написать запрос на встроенном языке 1С:Предприятие. Ниже приведен пример запроса, который находит всех внешних совместителей с указанием их основного места работы:

ВЫБРАТЬ

Сотрудники.Наименование КАК ФИО,


Сотрудники.ТабельныйНомер КАК ТабельныйНомер,


ВидыЗанятости.Наименование КАК ВидЗанятости,


ДоговораСотрудников.ОсновноеМестоРаботы КАК ОсновноеМестоРаботы


ИЗ


Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники


ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Справочник.ВидыЗанятости КАК ВидыЗанятости


ПО Сотрудники.ВидЗанятости = ВидыЗанятости.Ссылка


ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Документ.ДоговораСотрудников КАК ДоговораСотрудников


ПО Сотрудники.Ссылка = ДоговораСотрудников.Сотрудник


ГДЕ


ВидыЗанятости.Наименование ="Внешнее совместительство"


ИЛИ ДоговораСотрудников.ВидДоговора = Справочник.ВидыДоговоров.ВнешнееСовместительство

Чтобы выполнить этот запрос:

  1. Откройте Файл → Новый → Запрос (или нажмите Ctrl+Shift+Q).
  2. Вставьте код запроса и нажмите Выполнить.
  3. Результаты можно экспортировать в Excel или сохранить как отчет.

Проверить права доступа (нужны права на чтение справочников)|Сделать резервную копию базы (на случай ошибок)|Уточнить названия справочников в вашей конфигурации (могут отличаться)|Проверить синтаксис запроса (особенно названия полей)-->

Внимание! Если в вашей базе данные о внешних совместителях хранятся иначе (например, в другом справочнике или документе), запрос нужно адаптировать. Например, в некоторых конфигурациях основное место работы хранится не в договоре, а в отдельном реквизите карточки сотрудника.

5. Проверка через регистр «Кадровые данные сотрудников»

В 1С:ЗУП есть регистр накопления Кадровые данные сотрудников, где хранятся все изменения кадровых данных, включая вид занятости. Чтобы найти внешних совместителей через этот регистр:

  • 🔧 Откройте Все функции → Регистры накопления → Кадровые данные сотрудников.
  • 🔍 В настройках отчета добавьте отбор по полю Вид занятости = Внешнее совместительство.
  • 📅 Укажите актуальный период (например, текущий год).

В результате вы получите список всех сотрудников, у которых когда-либо был статус внешнего совместителя. Это полезно, если нужно отследить историю изменений (например, кто перешел с совместительства на основное место работы).

Поле для фильтрации Значение для внешних совместителей Примечание
Вид занятости Внешнее совместительство Основной фильтр, но название может отличаться
Вид договора Трудовой договор (внешнее совместительство) Проверьте классификатор видов договоров
Основное место работы Название другой организации Должно быть заполнено в договоре сотрудника
Ставка Меньше 1 (например, 0,5) Не всегда применимо, но часто встречается
💡

Если в регистре нет данных о внешних совместителях, проверьте, правильно ли заполнены кадровые документы (приказы о приеме, переводы). Без корректных документов информация в регистр не попадает!

Частые ошибки и как их избежать

При поиске внешних совместителей пользователи часто сталкиваются счными проблемами:

⚠️ Внимание! Если в карточке сотрудника не указано основное место работы, но он числится как внешний совместитель, это может привести к ошибкам в отчетности (например, в форме СЗВ-ТД или 6-НДФЛ). Всегда проверяйте заполненность этого поля!

Другие распространенные ошибки:

  • 🔄 Путаница с внутренними совместителями: они работают в той же организации, но по другому договору. В отчетах их нужно фильтровать отдельно.
  • 📅 Неактуальные данные: сотрудник мог быть внешним совместителем раньше, но сейчас переведен на основное место работы. Всегда проверяйте даты действия договора.
  • 💰 Ошибки в начислениях: у внешних совместителей часто нет стандартных вычетов (например, на детей), но это нужно подтвердить документами с основного места работы.

Чтобы избежать ошибок:

  1. Регулярно обновляйте данные о сотрудниках (особенно после кадровых изменений).
  2. Используйте отчет Проверка данных сотрудников (раздел Кадры → Сервис), чтобы найти несоответствия.
  3. Сверяйте данные с бумажными трудовymi договорами (особенно если информация в 1С вносилась давно).

FAQ: Частые вопросы о внешних совместителях в 1С

Как отличить внешнего совместителя от внутреннего в 1С?

Внутренний совместитель работает в той же организации по второму договору, а внешний — в другой организации. В 1С это обычно указывается в поле Основное место работы (у внутреннего оно будет пустым или совпадает с вашей организацией). Также у внутренних совместителей может быть другой вид договора, например Внутреннее совместительство.

Почему в отчете не отображаются внешние совместители, хотя они есть?

Возможные причины:

  • 📌 В карточке сотрудника не указан вид занятости или вид договора.
  • 📌 Отчет настроен на другой период (проверьте даты).
  • 📌 В настройках отчета не включены нужные колонки (добавьте Вид занятости и Основное место работы).
  • 📌 Данные о совместительстве внесены не через кадровый приказ, а вручную (такие записи могут не попадать в отчеты).
Как массово поменять вид занятости для группы сотрудников?

Для массового изменения:

  1. Сформируйте список сотрудников (например, через отчет Сведения о сотрудниках).
  2. Используйте обработку Групповое изменение реквизитов (раздел Администрирование → Сервис).
  3. Выберите реквизит Вид занятости и установите значение Внешнее совместительство.
  4. Проверьте изменения с помощью отчета Анализ кадровых данных.

Важно! После массового изменения перепроверьте начисления и отчетность, так как смена вида занятости может повлиять на НДФЛ и страховые взносы.

Нужно ли в 1С указывать основное место работы внешнего совместителя?

Да, это обязательно! Без указания основного места работы:

  • 📌 Нельзя корректно рассчитать НДФЛ (вычеты предоставляются только по основному месту работы).
  • 📌 Будут ошибки в отчетности (СЗВ-ТД, 6-НДФЛ, РСВ).
  • 📌 Может быть неправильно начислен больничный (внешние совместители имеют особенности расчета).

Если основное место работы неизвестно, запросите у сотрудника справку с другой организации.

Как выгрузить список внешних совместителей для проверки?

Способы выгрузки:

  • 📄 Из отчета Сведения о сотрудниках: нажмите Ещё → Выгрузить в Excel.
  • 📄 Из запроса: выполните запрос (см. раздел 4) и нажмите Сохранить как → Табличный документ.
  • 📄 Через обработку Выгрузка данных в Excel (доступна в 1С:ЗУП через Файл → Открыть → Дополнительные отчеты и обработки).

Для передачи данных в ФНС или ПФР используйте стандартные регламентированные отчеты (например, СЗВ-ТД или 6-НДФЛ).