Начисление заработной платы сторожам в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) или 1С:Бухгалтерия имеет свои особенности. Эти сотрудники часто работают по сменному графику, с ночными дежурствами или посменной оплатой, что требует корректной настройки тарифов, доплат и удержаний. Ошибки в расчетах могут привести не только к претензиям со стороны работников, но и к проблемам с налоговыми органами — особенно если речь идет о сверхурочных, ночных часах или районных коэффициентах.

В этой статье вы найдете пошаговую инструкцию по начислению зарплаты сторожам с учетом всех нюансов: от создания должностей в справочниках до формирования проводок и отчетности. Мы разберем типичные схемы оплаты (оклад, почасовка, сдельная), а также покажем, как автоматизировать расчеты для сотрудников с ненормированным рабочим днем. Если вы бухгалтер, кадровик или руководитель, который самостоятельно ведет учет в 1С — этот гайд поможет избежать ошибок и сэкономить время.

⚠️ Внимание: Правила начисления зарплаты, ставки страховых взносов и налоговые вычеты могут изменяться в зависимости от региона и обновлений законодательства. Перед расчетом сверьте актуальные тарифы в Настройки → Налоги и взносы вашей базы 1С или на сайте ФНС.

1. Подготовка справочников: должности, графики и тарифы

Прежде чем начислять зарплату, необходимо правильно настроить справочники 1С. Для сторожей это особенно важно, так как их график работы часто отличается от стандартного 5-дневного режима. Начните с проверки следующих элементов:

  • 🔹 Должность "Сторож" в справочнике Должности (раздел Кадры → Справочники). Убедитесь, что она привязана к правильной категории персонала (например, "Рабочие") и тарифной сетке, если она используется в вашей организации.
  • 🔹 График работы в справочнике Графики работы (раздел Кадры → Настройки → Графики). Для сторожей чаще всего применяются:
    • 🌙 Сменный график (например, "сутки через трое")
    • ⏳ Ненормированный рабочий день (если сторож дежурит по вызову)
    • 🕒 Почасовой учет (для оплаты по фактически отработанным часам)
  • 🔹 Вид расчета зарплаты в справочнике Виды расчетов (раздел Зарплата → Настройки → Виды расчетов). Для сторожей могут понадобиться:
    • 💰 Оклад по дням/часам
    • ⏱️ Доплата за ночные часы (с 22:00 до 6:00)
    • 🏆 Премия за отсутствие происшествий (если предусмотрена)

Если в вашей организации используются районные коэффициенты или северные надбавки, их также нужно зафиксировать в справочнике Районные коэффициенты (раздел Зарплата → Настройки). Например, для Крайнего Севера коэффициент может достигать 1.8, а для некоторых регионов Сибири — 1.3.

📊 Какой график работы у ваших сторожей?
Сутки через трое
5-дневная рабочая неделя
Ненормированный день
Почасовой учет

2. Создание и настройка карточки сотрудника

После подготовки справочников добавьте сторожа в базу 1С как сотрудника. Для этого:

  1. Перейдите в раздел Кадры → Сотрудники и нажмите Создать.
  2. Заполните основные данные:
    • 👤 ФИО, дата рождения, паспортные данные
    • 📅 Дата приема на работу и подразделение (например, "Служба безопасности")
    • 🏢 Должность (Сторож) и график работы (выберите из подготовленных ранее)
  • На вкладке Зарплата укажите:
    • 💵 Вид расчета (оклад, почасовка и т.д.)
    • 📊 Тарифную ставку (например, 200 ₽/час или 30 000 ₽/месяц)
    • 🔄 Периодичность выплат (аванс + зарплата или только зарплата)

      • ⚠️ Внимание: Если сторож работает по сменному графику, обязательно проверьте настройку Учет рабочего времени в его карточке. Для суточных дежурств может потребоваться ручной ввод отработанных часов в документе Табель учета рабочего времени.

      Для сотрудников с ненормированным рабочим днем (например, дежурных сторожей по вызову) в карточке нужно отметить галочку Ненормированный рабочий день и указать количество дополнительных оплачиваемых дней отпуска (по ТК РФ — не менее 3 дней).

      ☑️ Чек-лист перед созданием карточки сторожа

      Выполнено: 0 / 5

      3. Ввод табеля учета рабочего времени

      Табель — это основа для расчета зарплаты сторожей, особенно если они работают посменно или почасово. В 1С табель можно заполнять автоматически (на основе графика) или вручную. Рассмотрим оба варианта.

      Автоматическое заполнение:

      1. Перейдите в Зарплата → Табель учета рабочего времени.
      2. Нажмите Создать и выберите месяц расчета.
      3. Укажите подразделение (например, "Охрана") и нажмите Заполнить по графику.
      4. Система автоматически проставит коды:
        • Я — явка (отработанные часы)
        • Н — ночные часы (если график предусматривает работу с 22:00 до 6:00)
        • В — выходной

    Ручное заполнение: Если сторож работал сверхурочно или по индивидуальному графику, исправьте табель вручную:

    • 🕐 Для сверхурочных часов используйте код С.
    • 🏥 Для больничных — Б.
    • ✈️ Для командировок — К.

    Важно: Если сторож работал в ночную смену, но код Н не проставился автоматически, добавьте его вручную. По ТК РФ ночные часы оплачиваются в повышенном размере (не менее 20% от тарифа).

    Код в табеле Значение Оплата
    Я Явка (день/ночь) По тарифу
    Н Ночные часы +20% к тарифу
    С Сверхурочные Первые 2 часа: +50%, последующие: +100%
    РВ Работа в выходной Оплачивается в двойном размере или предоставляется отгул
    💡

    Если в вашей организации сторожа работают по графику "сутки через трое", настройте в 1С скользящий график с циклом 4 дня. Это позволит автоматически учитывать выходные и праздники.

    4. Начисление зарплаты: оклад, почасовка, доплаты

    Теперь перейдем непосредственно к начислению зарплаты. В зависимости от системы оплаты труда (оклад, почасовка или сдельная) алгоритм будет отличаться.

    Вариант 1: Оклад по дням

    Если сторож получает фиксированный оклад (например, 30 000 ₽/месяц), но работает по сменному графику, зарплата рассчитывается пропорционально отработанным дням: 

    Зарплата = Оклад / Норма дней в месяце × Фактически отработанные дни

    Например, при окладе 30 000 ₽ и норме 22 дня, если сторож отработал 20 дней:

    30 000 / 22 × 20 = 27 272,73 ₽

    Вариант 2: Почасовая оплата

    Для почасовой оплаты (например, 200 ₽/час) используйте формулу: 

    Зарплата = Часовая ставка × (Часы дневные + Часы ночные × 1,2)

    Например, если сторож отработал 160 часов днем и 20 часов ночью:

    200 × (160 + 20 × 1,2) = 200 × 184 = 36 800 ₽

    Доплаты и надбавки:

    • 🌙 Ночные часы: +20% к тарифу (настраивается в документе Начисление зарплаты на вкладке Доплаты).
    • 🏆 Премии: Если предусмотрены, добавьте вид расчета Премия в справочник и укажите сумму или процент.
    • ❄️ Районный коэффициент: Применяется к итоговой сумме начислений (например, ×1,3 для Сибири).

      • Чтобы начислить зарплату:

      1. Перейдите в Зарплата → Начисление зарплаты.
      2. Выберите месяц и подразделение (например, "Охрана").
      3. Нажмите Заполнить — система автоматически подтянет данные из табеля.
      4. Проверьте начисления, при необходимости добавьте доплаты вручную.
      5. Проводите документ.
      Что делать, если в начислениях ошибка?

      Если после проведения документа Начисление зарплаты вы обнаружили ошибку (например, неверно учтены ночные часы), не исправляйте документ напрямую. Вместо этого:

      1. Создайте документ Корректировка зарплаты (раздел Зарплата).

      2. Укажите сотрудника, месяц и вид корректировки (например, "Перерасчет ночных часов").

      3. Введите правильные данные и проведите документ.

      Это позволит сохранить историю изменений и избежать проблем с отчетностью.

      5. Удержания и налоги: что нужно учесть

      Из начисленной зарплаты сторожам удерживаются:

      • 💸 НДФЛ (13%) — автоматически рассчитывается 1С на основании налоговых вычетов (если они есть).
      • 📉 Страховые взносы (22% — пенсионные, 5,1% — медицинские, 2,9% — социальные) — уплачивает работодатель.
      • 🏦 Исполнительные листы (если есть) — алименты, штрафы и т.д. (настраиваются в документе Исполнительные документы).
      • 💳 Прочие удержания (например, за форменную одежду или пропуск на парковку).

      Чтобы удержания рассчитались корректно:

      1. Проверьте, что в карточке сотрудника указаны все налоговые вычеты (например, стандартный вычет на детей).
      2. Если сторож имеет право на профессиональный вычет (например, за покупку спецодежды), добавьте его в документ НДФЛ.
      3. Для удержаний по исполнительным листам создайте документ Исполнительный лист в разделе Зарплата.

      ⚠️ Внимание: Если сторож работает по гражданско-правовому договору (ГПД), а не по трудовому, налоги и взносы рассчитываются иначе:

      • НДФЛ — 13% (если сторож — резидент РФ) или 30% (для нерезидентов).
      • Страховые взносы — только пенсионные (22%) и медицинские (5,1%), социальные (2,9%) не уплачиваются.

      В этом случае используйте документ Начисление по договорам ГПХ.

      Вид удержания Процент/Сумма Кто платит
      НДФЛ 13% Сотрудник
      Пенсионные взносы 22% Работодатель
      Медицинские взносы 5,1% Работодатель
      Алименты (1 ребенок) 25% Сотрудник

      6. Выплата зарплаты и формирование проводок

      После начисления и удержаний можно приступать к выплате зарплаты. В 1С это делается с помощью документа Выплата зарплаты:

      1. Перейдите в Зарплата → Выплата зарплаты.
      2. Выберите месяц и подразделение.
      3. Нажмите Заполнить — система подтянет данные из начислений.
      4. Укажите способ выплаты:
        • 💳 Банковский перевод (реквизиты должны быть в карточке сотрудника).
        • 💵 Выдача наличными (требуется документ Расходный кассовый ордер).
    • Проводите документ. Система сформирует проводки:
      • Дт 70 Кт 50/51 — выплата зарплаты.
      • Дт 70 Кт 68.01 — удержание НДФЛ.
      • Дт 20/26 Кт 70 — начисление зарплаты (если сторож относится к основному производству или обслуживающим хозяйствам).

    ⚠️ Внимание: Если зарплата выплачивается наличными, убедитесь, что в кассе достаточно денежных средств. Для этого проверьте остаток по счету 50 в отчете Оборотно-сальдовая ведомость. Если средств не хватает, сначала оформите документ Поступление наличных.

    Для сторожей, работающих по сменному графику, рекомендуется формировать расчетный листок (отчет Зарплата → Расчетный листок). Это поможет избежать споров по начислениям, так как сотрудник увидит детализацию:

    • Отработанные часы (дневные/ночные).
    • Доплаты за ночные и сверхурочные.
    • Удержания и налоги.

    💡

    Всегда сверяйте данные в документе Выплата зарплаты с расчетным листком. Расхождения могут указывать на ошибки в табеле или начислениях.

    7. Отчетность: что сдавать после начисления зарплаты

    После выплаты зарплаты необходимо сформировать и сдать отчетность. Для сторожей (как и для других сотрудников) это:

    • 📋 6-НДФЛ — сдается ежеквартально, отражает начисленный и удержанный НДФЛ.
    • 📊 РСВ (Расчет по страховым взносам) — ежеквартальный отчет по взносам в ПФР, ФОМС и ФСС.
    • 📄 СЗВ-М и СЗВ-ТД — ежемесячная отчетность по застрахованным лицам.
    • 💼 4-ФСС — квартальный отчет в Фонд социального страхования (если есть больничные или несчастные случаи).

    Чтобы сформировать отчеты в 1С:

    1. Перейдите в раздел Отчеты → Регламентированные отчеты.
    2. Выберите нужный отчет (например, 6-НДФЛ).
    3. Укажите период и нажмите Заполнить.
    4. Проверьте данные, особенно:
      • Суммы начислений и удержаний.
      • Коды доходов (например, 2000 для зарплаты, 2012 для отпускных).
      • Дата удержания НДФЛ (должна совпадать с днем выплаты зарплаты).
    5. Экспортируйте отчет в XML и отправьте через оператора ЭДО или личный кабинет налоговой.

      6. ⚠️ Внимание: Если сторож работает вахтовым методом, в отчетах нужно правильно указать:

      • Код места работы (1 — по основному месту, 2 — по совместительству).
      • Код вида дохода для вахтовиков (2013).
      • Дни межвахтового отдыха (они не включаются в расчет среднего заработка для отпускных).

      Ошибки в кодах могут привести к штрафам от ФНС.

      8. Типичные ошибки и как их избежать

      При начислении зарплаты сторожам бухгалтеры часто допускают следующие ошибки:

      • 🕘 Неучет ночных часов: Если в табеле не проставлен код Н, система не начислит доплату 20%. Решение: Проверяйте табель вручную или настройте автоматическое проставление кода Н для графика с ночными сменами.
      • 📅 Неправильный расчет сверхурочных: Первые 2 часа оплачиваются в 1,5 размере, остальные — в 2 размере. Решение: Используйте документ Начисление сверхурочных или настройте автоматический расчет в Видах расчетов.
      • 💰 Забытые районные коэффициенты: Если сторож работает в регионе с повышающим коэффициентом (например, 1,5), но он не применен, зарплата будет занижена. Решение: Проверьте настройки в справочнике Районные коэффициенты.
      • 🔄 Ошибки в графике: Например, сторож отработал сутки, но в табеле указано только 8 часов. Решение: Сверяйте табель с журналом учета рабочего времени.

      Чтобы минимизировать ошибки:

      • 🔍 Ежемесячно сверяйте данные табеля с журналом смен (если он ведется в бумажном виде).
      • 📑 Используйте отчет Анализ начислений зарплаты (раздел Зарплата → Отчеты) для проверки расчетов.
      • 🤝 Проводите сторожей инструктаж по ведению табеля (если они сами фиксируют отработанные часы).
    💡

    Если в вашей организации сторожа работают по графику "сутки через трое", настройте в 1С автоматическое создание табеля на основе графика. Для этого в настройках табеля отметьте галочку Заполнять по графику и укажите цикл смен.

    FAQ: Частые вопросы по начислению зарплаты сторожам

    🔹 Как начислить зарплату сторожу, если он работал в праздничный день?

    Работа в праздничный день оплачивается в двойном размере (ст. 153 ТК РФ). В 1С:

    1. В табеле проставьте код РВ (работа в выходной/праздник).
    2. В документе Начисление зарплаты система автоматически учтет двойную оплату.
    3. Если сотрудник выбрал отгул вместо двойной оплаты, оформите документ Отгул.

    Пример: Если часовая ставка 200 ₽, а сторож отработал в праздничный день 12 часов, оплата составит: 

    200 × 12 × 2 = 4 800 ₽

    🔹 Нужно ли платить доплату за ночные часы, если сторож работает по суточному графику?

    Да, доплата за ночные часы (с 22:00 до 6:00) обязательна, даже если сторож работает сутками. По ТК РФ минимальный размер доплаты — 20% от тарифа. В 1С:

    • Убедитесь, что в табеле проставлен код Н для ночных часов.
    • В документе Начисление зарплаты проверьте, что доплата рассчитана автоматически.

    Если доплата не начисляется, проверьте настройки в справочнике Виды расчетов — там должен быть включен флаг Учитывать ночные часы.

    🔹 Как учитывать оплату за форменную одежду сторожа?

    Если сторожу выдается форменная одежда (например, униформа или спецобувь), ее стоимость можно:

    • 💵 Удержать из зарплаты (если это пропущено в трудовом договоре). Для этого создайте документ Удержание из зарплаты с видом Удержание за форменную одежду.
    • 🎁 Выдать бесплатно (если одежда предоставляется работодателем). В этом случае ее стоимость включается в расходы организации (счет 10.11 "Специальная оснастка").

    ⚠️ Внимание: Если стоимость одежды удерживается из зарплаты, ее сумма не должна превышать 20% от начислений (ст. 138 ТК РФ).

    🔹 Что делать, если сторож не вышел на смену?

    Если сторож не вышел на работу без уважительной причины:

    1. В табеле проставьте код НН (неявка по невыясненным причинам) или ПР (прогул).
    2. Создайте документ Невыход (раздел Кадры) с указанием причины.
    3. Если это прогул, оформите Приказ о дисциплинарном взыскании.
    4. В документе Начисление зарплаты сумма будет уменьшена пропорционально неотработанным дням.

    Если неявка по уважительной причине (например, болезнь), оформите Больничный лист.

    🔹 Как начислить зарплату сторожу-совместителю?

    Если сторож работает по внутреннему совместительству (например, основная работа — дворник, а по совместительству — сторож), в 1С:

    1. Создайте вторую запись о приеме на работу с видом занятости Совместительство.
    2. Укажите отдельный график работы и ставку (например, 0,5 ставки).
    3. При начислении зарплаты система автоматически разделит начисления по двум должностям.

    В отчетах (например, 6-НДФЛ) такие начисления будут отражены с кодом 2 (доход по совместительству).