С 1 июля 2021 года в России кардинально изменился порядок выплаты социальных пособий, включая единовременную выплату за раннюю постановку на учет в медицинском учреждении. Теперь эта сумма не входит в состав декретных, а выплачивается отдельно и напрямую из средств Социального фонда России (СФР), ранее — ФСС. Для бухгалтеров это означает необходимость перестройки привычных алгоритмов работы в программах 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Бухгалтерия предприятия.
Раньше работодатель начислял это пособие вместе с основным пособием по беременности и родам, удерживал НДФЛ и отражал в отчете 4-ФСС. Сейчас ситуация иная: фонд выплачивает деньги напрямую сотруднице, а задача специалиста по кадрам и бухгалтера сводится к корректному информированию системы о факте выплаты и сбору необходимых сведений для реестра. Ошибки в этом процессе могут привести к штрафам или неверному отражению данных в персонифицированном учете.
В данной статье мы разберем пошаговый алгоритм действий в актуальных версиях конфигураций 1С. Вы узнаете, где найти новые разделы меню, как заполнить заявление сотрудницы и какие документы сформировать для передачи в фонд. Особое внимание уделим нюансам, возникающим при переходных периодах и изменении законодательной базы.
Изменения в законодательстве и их отражение в 1С
Ключевое изменение заключается в переходе на систему прямых выплат. Пособие за постановку на учет в ранние сроки беременности (до 12 недель) теперь назначается и выплачивается территориальным органом СФР на основании сведений, переданных работодателем. В программных продуктах 1С:Предприятие эти изменения реализованы через обновление нормативно-справочной информации и появление новых видов расчетов.
Важно понимать, что в интерфейсе программы исчезла возможность начисления этой выплаты в документе "Отпуск по беременности и родам". Теперь это самостоятельный процесс, инициируемый заявлением сотрудницы. Программа должна быть обновлена до версии, поддерживающей прямой обмен данными с фондом или формирование реестров сведений для назначения выплат.
⚠️ Внимание: Убедитесь, что ваша конфигурация 1С обновлена до релиза, поддерживающего новые правила 2026-2026 годов. В старых версиях механизм прямых выплат может работать некорректно или отсутствовать вовсе, что приведет к ошибкам при выгрузке реестров.
Перед началом работы проверьте дату обновления конфигурации в меню "Администрирование" -> "О программе". Если релиз старше 6 месяцев, обратитесь к специалисту по сопровождению 1С для установки актуальных патчей.
Для корректной работы необходимо также проверить настройки учетной политики. В разделе Настройка → Параметры учета → Настройки зарплаты → Социальные пособия должен быть установлен флаг, указывающий на использование прямых выплат. Это переключит логику формирования проводок и отчетов в режим взаимодействия с СФР.
Регистрация заявления на пособие в программе
Процесс начисления (точнее, регистрации факта назначения) начинается с получения от сотрудницы заявления. В 1С ЗУП 3.1 для этого предназначен специальный документ. Найти его можно в разделе Зарплата → Социальные пособия → Регистрация заявлений на пособия. Именно этот документ является триггером для дальнейших действий системы.
При создании нового документа необходимо выбрать вид пособия из выпадающего списка. В данном случае выбираем пункт "Пособие за постановку на учет в ранние сроки". Программа автоматически подтянет данные о сотруднице, но вам потребуется вручную ввести реквизиты справки из женской консультации. Критически важно указать дату постановки на учет, так как от нее зависит право на выплату (срок до 12 недель).
- 📄 В поле "Номер справки" введите данные из медицинского документа, выданного учреждением здравоохранения.
- 📅 Укажите дату выдачи справки — она должна совпадать с датой постановки на учет или быть позже, но в пределах срока беременности.
- 💳 Проверьте способ выплаты: обычно это перечисление на карту "Мир", реквизиты которой должны быть заранее заведены в карточке сотрудника.
- 🏥 Внесите полное наименование медицинской организации в соответствующее поле для корректного формирования реестра.
После заполнения всех полей документ необходимо провести. Проведение документа не создает бухгалтерских проводок по начислению денег, так как выплата производится фондом. Однако оно фиксирует обязательство работодателя передать сведения в СФР и формирует запись в регистре сведений о застрахованных лицах.
☑️ Проверка заявления на пособие
Формирование реестра сведений для СФР
После того как заявление зарегистрировано в базе, следующим этапом является передача данных в фонд. В 1С эта операция выполняется через формирование реестра сведений. Перейдите в раздел Зарплата → Социальные пособия → Реестры сведений для ФСС (или СФР в новых версиях).
Создайте новый документ типа "Реестр сведений". В табличной части документа должны отразиться сотрудницы, по которым были зарегистрированы заявления, но данные по которым еще не были отправлены. Система автоматически заполнит большую часть полей на основе данных из карточки сотрудника и ранее введенного заявления.
Особое внимание уделите вкладке "Сведения о беременности". Здесь должна корректно отображаться информация о сроке беременности и дате постановки на учет. Если данные отсутствуют или отображаются неверно, вернитесь в документ заявления и проверьте заполненность полей.
| Поле реестра | Источник данных в 1С | Важность заполнения |
|---|---|---|
| Номер справки | Документ "Регистрация заявления" | Обязательно |
| Дата справки | Документ "Регистрация заявления" | Обязательно |
| Способ выплаты | Карточка сотрудника / Заявление | Обязательно |
| Номер счета | Карточка сотрудника | Обязательно |
После проверки данных реестр необходимо выгрузить в файл формата XML. Этот файл подписывается электронной подписью и отправляется в фонд через оператора электронного документооборота или личный кабинет страхователя. Статус отправки можно отследить в журнале документов реестров.
Что делать, если фонд вернул реестр с ошибкой?
Если вы получили протокол ошибок от СФР, откройте документ реестра в 1С. В нижней части формы обычно есть ссылка на расшифровку ошибок. Исправьте указанные неточности (например, неверный формат даты или опечатку в номере счета) и сформируйте реестр заново с пометкой "Корректирующий".
Отражение выплаты в бухгалтерском учете
Хотя деньги сотруднице переводит фонд, факт выплаты должен найти свое отражение в учете организации для корректного формирования отчетности. В 1С Бухгалтерия и ЗУП существуют механизмы для ручного или автоматического отражения таких операций.
Обычно после получения уведомления от СФР о произведенной выплате, бухгалтер создает документ "Отражение выплаты пособий СФР" (название может отличаться в зависимости от конфигурации). В этом документе указывается сумма выплаченного пособия и дата перечисления.
Проводки формируются по дебету счета 69 (расчеты по социальному страхованию) и кредиту счета 69.1, либо через специальные субсчета для прямых выплат. Главное — ensure, что сумма в программе совпадает с суммой в уведомлении от фонда. Это необходимо для сведения персонифицированного учета и формы ЕФС-1.
⚠️ Внимание: Пособие за постановку на учет в ранние сроки не облагается НДФЛ и страховыми взносами. При отражении выплаты в учете убедитесь, что программа не применила к этой сумме налоговые ставки по умолчанию.
Если вы используете типовую конфигурацию, процесс может быть упрощен. При загрузке выписки из банка с оплатой от СФР (если деньги сначала приходят вам, что бывает редко при прямых выплатах, или при возмещении расходов) система может предложить автоматически распознать операцию. Однако при прямых выплатах на карту сотрудника банковская выписка вашей организации эту операцию не содержит.
Отчетность и персонифицированный учет
Сведения о назначенном и выплаченном пособии попадают в отчетность по персонифицированному учету. В 1С это отражается в форме ЕФС-1 (подраздел 1.1). Данные для этого отчета берутся из документов регистрации заявлений и реестров сведений.
При формировании ЕФС-1 необходимо проверить раздел, касающийся социальных выплат. Сумма пособия за раннюю постановку на учет должна быть отражена в соответствующих графах, чтобы у сотрудника корректно формировался его индивидуальный лицевой счет в Социальном фонде.
Также эти данные влияют на формирование расчета по страховым взносам (РСВ), хотя в сам расчет суммы прямых выплат не входят. В РСВ отражаются только сведения о днях нетрудоспособности и иные периоды, а финансовые показатели по прямым выплатам указываются в специальных разделах приложения к расчету, если это предусмотрено формой за текущий период.
Типовые ошибки и способы их устранения
При работе с новыми правилами пользователи часто сталкиваются с рядом типовых проблем. Одна из самых распространенных — отсутствие вида пособия в списке доступных. Это лечится обновлением нормативно-справочной информации (НСИ) или установкой последнего релиза конфигурации.
Еще одна частая проблема — некорректное заполнение реквизитов счета получателя. Система может не принимать номер карты, если он введен с пробелами или без указания банка. Всегда проверяйте, чтобы в карточке сотрудника был выбран тип счета "Банковский счет" и указан корректный БИК банка.
- ❌ Ошибка "Не указан период страхования": проверьте, что в трудовом договоре сотрудника указаны даты начала и окончания работы, и они актуальны.
- ❌ Ошибка "Неверный формат даты": убедитесь, что дата постановки на учет не превышает 12 недель беременности.
- ❌ Ошибка при выгрузке XML: проверьте наличие электронной подписи и правильность установки сертификата безопасности.
⚠️ Внимание: Законодательство и форматы реестров могут меняться. Всегда сверяйте актуальные требования к заполнению полей реестра в официальном источнике или справке-помощнике внутри программы 1С перед массовой отправкой данных.
Для устранения ошибок используйте обработку "Проверка данных перед выгрузкой". Она находится в разделе администрирования или в помощнике по подготовке отчетности. Этот инструмент проанализирует заполненность обязательных полей и укажет на конкретные записи, требующие исправления.
Своевременная регистрация заявления в 1С (в течение 3-5 дней после получения от сотрудника) гарантирует, что вы не нарушите сроки передачи сведений в СФР и избежите штрафов за недостоверные данные.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли удерживать НДФЛ с пособия за раннюю постановку на учет?
Нет, данное пособие полностью освобождено от налогообложения НДФЛ. В 1С при отражении выплаты налог не рассчитывается автоматически, если выбран верный вид дохода.
Можно ли начислить это пособие задним числом, если сотрудница принесла справку поздно?
Да, в документе "Регистрация заявлений" можно указать дату заявления, отличную от текущей. Главное, чтобы сама справка была выдана в срок до 12 недель беременности. Срок обращения за назначением выплаты составляет 6 месяцев со дня окончания отпуска по беременности и родам.
Что делать, если в 1С нет кнопки для создания реестра сведений?
Скорее всего, у вашей учетной записи недостаточно прав доступа или не установлен функционал "Прямые выплаты". Обратитесь к администратору базы для расширения прав или проверьте настройки функциональных опций в разделе "Настройка".
Как отразить в 1С, если СФР отказал в выплате пособия?
В этом случае в документе регистрации заявления или в специальном документе "Решение об отказе в выплате" (в зависимости от версии 1С) необходимо зафиксировать статус "Отказано". Причина отказа выбирается из классификатора, введенного в систему.
Влияет ли это пособие на расчет среднего заработка для других выплат?
Нет, так как пособие выплачивается напрямую фондом и не проходит через фонд оплаты труда предприятия, оно не включается в базу для расчета среднего заработка для отпускных или командировочных в 1С.