Как начислить и выплатить аванс в 1С: подробная инструкция с примерами

Выплата аванса — обязательная процедура для большинства российских компаний, закреплённая в Трудовом кодексе РФ (ст. 136). Однако на практике бухгалтеры часто сталкиваются с вопросами: как правильно отразить аванс в 1С:Зарплата и Управление Персоналом или 1С:Бухгалтерия, какие проводки формируются автоматически, и как избежать ошибок при удержании НДФЛ. Эта статья поможет разобраться в нюансах начисления и выплаты аванса через 1С, включая актуальные требования налоговых органов и пошаговые скриншоты ключевых операций.

Особенность аванса в том, что он не облагается НДФЛ в момент выплаты — удержание происходит только при окончательном расчёте зарплаты. Но это не значит, что документ можно оформить "на глаз". Неправильное отражение аванса может привести к искажению данных в 6-НДФЛ, ошибкам в расчёте страховых взносов и претензиям от ФНС. Далее мы разберём, как правильно настроить систему, какие документы использовать, и что делать, если аванс выплачен позже установленного срока.

1. Подготовка программы: настройки перед начислением аванса

Прежде чем приступать к начислению аванса, убедитесь, что в 1С корректно настроены параметры расчёта зарплаты. Это избавит от ошибок при автоматическом формировании проводок и отчётности.

Откройте раздел Зарплата и кадры → Настройки зарплаты (в 1С:ЗУП) или Зарплата → Настройки расчёта зарплаты (в 1С:Бухгалтерия). Проверьте:

• 📅 График выплаты аванса: должен совпадать с внутренними регламентами компании (обычно это 15–25 число текущего месяца). Если график не задан, система не сможет автоматически сформировать документ на выплату.
• 💰 Способ расчёта аванса: фиксированная сумма, процент от оклада или по фактически отработанному времени. В 2026 году наиболее распространён вариант с 40–50% от оклада.
• 📊 Учёт НДФЛ: в настройках должно быть указано, что удержание налога происходит при окончательном расчёте, а не при выплате аванса.

Если ваша компания использует нестандартные условия выплаты аванса (например, аванс выплачивается дважды в месяц или рассчитывается по сложной формуле), потребуется донастройка через Дополнительные начисления в разделе Зарплата → Справочники и настройки.

2. Пошаговая инструкция: как начислить аванс в 1С

Начисление аванса в 1С осуществляется через документ Начисление зарплаты и взносов (в ЗУП) или Зарплата к выплате (в Бухгалтерии). Рассмотрим процесс на примере 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1.

Шаг 1. Перейдите в раздел Зарплата → Все начисления и создайте новый документ Начисление зарплаты и взносов. В поле Месяц начисления укажите текущий месяц, а в Тип документа выберите Аванс (если такой вариант предусмотрен в вашей конфигурации).

Шаг 2. На закладке Сотрудники отметьте флажками тех, кому нужно начислить аванс. Система автоматически подтянет данные из кадрового учёта. Если требуется начислить аванс не всем, используйте фильтр по подразделениям или должностям.

Шаг 3. На закладке Начисления проверьте, что система правильно рассчитала суммы. Если аванс рассчитывается как процент от оклада, убедитесь, что в графе Расчёт стоит формула типа Оклад * 0.4.

Шаг 4. Проводите документ кнопкой Провести и закрыть. После этого в программе сформируются проводки по дебету счёта 70 (Расчёты с персоналом) и кредиту счёта 50 или 51 (Касса/Расчётный счёт).

Сверены данные по сотрудникам (нет увольнений/приёмов)|Правильно указан месяц начисления|Формула расчёта аванса соответствует внутренним регламентам|Проверены остатки по счёту 50/51 для выплаты-->

3. Выплата аванса: документы и проводки

После начисления аванса необходимо оформить его выплату. Для этого в 1С предусмотрены два основных документа:

1. Выплата зарплаты — для перечисления на банковские карты сотрудников.
2. Расходный кассовый ордер — если аванс выдаётся наличными через кассу.

Для безналичной выплаты:

1. Перейдите в Зарплата → Выплаты зарплаты.
2. Создайте новый документ Выплата зарплаты.
3. В поле Вид выплаты выберите Аванс (если такой вариант есть) или Зарплата за первую половину месяца.
4. Укажите банковский счёт организации и дату списания средств.
5. Нажмите Заполнить → По документам начисления и выберите ранее созданный документ начисления аванса.
6. Проверьте суммы и проводки (дебет 70, кредит 51).

Для выплаты через кассу:

1. Создайте Расходный кассовый ордер в разделе Банк и касса → Касса.
2. В поле Сотрудник укажите получателя аванса.
3. В Статье движения денежных средств выберите Выплата зарплаты (аванс).
4. Укажите сумму и основание (ссылку на документ начисления).

На банковские карты|Через кассу наличными|Частично наличными, частично на карту|Используем зарплатный проект-->

4. НДФЛ и страховые взносы: что нужно знать

Один из самых распространённых вопросов: нужно ли удерживать НДФЛ с аванса? Ответ — нет, но есть нюансы. Согласно п. 2 ст. 223 НК РФ, датой получения дохода в виде зарплаты считается последний день месяца, за который она начислена. Это означает:

• 📌 НДФЛ с аванса не удерживается в момент выплаты.
• 📌 Налог рассчитывается и удерживается при окончательном расчёте за месяц (обычно это дата выплаты второй части зарплаты).
• 📌 В 6-НДФЛ аванс отражается в разделе 2 по строке 100 (Дата фактического получения дохода) как последнее число месяца.

Со страховыми взносами ситуация иная: они начисляются на всю сумму выплат в пользу работника, включая аванс. Однако уплачиваются взносы ежемесячно до 15 числа следующего месяца, поэтому в текущем периоде никаких платежей по авансу делать не нужно. Взносы будут рассчитаны автоматически при закрытии месяца в документе Начисление страховых взносов.

⚠️ Внимание: Если аванс выплачен позже установленного срока (например, не 20-го, а 25-го числа), это может быть расценено как нарушение ст. 136 ТК РФ. В таком случае сотрудник вправе потребовать компенсацию за задержку выплаты.

Вид платежа	Удерживается с аванса?	Когда уплачивается?	Документ в 1С
НДФЛ	Нет	При окончательном расчёте зарплаты	Начисление зарплаты (закрытие месяца)
Страховые взносы	Да, начисляются	До 15 числа следующего месяца	Начисление страховых взносов
Алименты	Да, если предусмотрено соглашением	В день выплаты аванса	Исполнительный лист (вручную)

5. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные бухгалтеры иногда допускают ошибки при работе с авансами в 1С. Вот наиболее распространённые из них:

• 🔄 Двойное начисление: аванс начисляется дважды — сначала как отдельный документ, потом дублируется в основном начислении зарплаты. Проверяйте отчёт Анализ счёта 70 на наличие дублей.
• 💸 Неправильный счёт учёта: аванс списывается не на 70 счёт, а на 73 (Расчёты с персоналом по прочим операциям). Это искажает данные для 6-НДФЛ.
• 📅 Несовпадение дат: в документе начисления указана одна дата, а в платежном поручении — другая. Это может привести к проблемам при камеральной проверке.
• 📉 Ошибки в формуле расчёта: например, аванс рассчитывается от "грязного" оклада (до вычета НДФЛ), хотя должен быть от "чистого".

Чтобы избежать ошибок, используйте отчёт "Сверка расчётов с сотрудниками" (Зарплата → Отчёты по зарплате). Он покажет расхождения между начисленными и выплаченными суммами. Также полезно настроить контроль отрицательных остатков по счёту 70 в настройках учёта.

Что делать, если аванс выплачен ошибочно?

Если аванс был выплачен сотруднику, который уволился или находится в отпуске, необходимо:

1. Сформировать документ Удержание из зарплаты в разделе Зарплата → Все начисления.

2. Указать сумму ошибочного аванса и основание (например, "Ошибочное начисление").

3. При окончательном расчёте зарплаты система автоматически удержит излишне выплаченную сумму.

Если сотрудник уже уволился, сумму можно удержать только с его согласия или через суд.

6. Особенности для разных конфигураций 1С

Процесс начисления и выплаты аванса может отличаться в зависимости от версии 1С. Рассмотрим ключевые различия:

1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) 3.1:

• Есть отдельный документ Аванс в разделе Зарплата → Все начисления.
• Поддерживает гибкие настройки формул расчёта аванса (например, Оклад * 0.4 - АвансПредыдущегоМесяца).
• Автоматически формирует проводки для 6-НДФЛ и РСВ.

1С:Бухгалтерия 8.3:

• Аванс начисляется через документ Зарплата к выплате с типом операции Выплата за первую половину месяца.
• Требуется ручная настройка аналитики по сотрудникам, если аванс выплачивается не всем.
• Нет отдельного отчёта по авансам — данные нужно проверять через Оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70.

1С:Упрощёнка 8:

• Функционал для работы с авансами ограничен. Рекомендуется использовать документ Выплата зарплаты с пометкой "Аванс" в назначении платежа.
• Нет автоматического расчёта НДФЛ и взносов — все корректировки вносятся вручную.

7. Отчётность: как аванс отражается в 6-НДФЛ и РСВ

Аванс влияет на заполнение двух ключевых отчётов: 6-НДФЛ и Расчёт по страховым взносам (РСВ). Разберёмся, как правильно отразить данные.

В 6-НДФЛ:

• Аванс попадает в раздел 2 по строке 100 (Дата фактического получения дохода) как последнее число месяца.
• Сумма аванса включается в строку 130 (Сумма дохода), но не в строку 140 (удержанный НДФЛ), так как налог удерживается позже.
• В строке 120 (Срок перечисления НДФЛ) указывается дата выплаты окончательного расчёта (обычно это 5–10 число следующего месяца).

В РСВ:

• Аванс включается в приложение 1 к разделу 1 как часть начисленной зарплаты.
• Страховые взносы рассчитываются с полной суммы дохода (включая аванс), но уплачиваются единым платежом до 15 числа.
• В приложении 2 аванс отражается в графе "Сумма выплат, начисленных в пользу физического лица".

⚠️ Внимание: Если в вашей компании аванс выплачивается в последний день месяца, это может быть расценено налоговой как полная выплата зарплаты. В таком случае НДФЛ придётся удержать и перечислить в бюджет сразу.

8. Автоматизация: как упростить работу с авансами

Если в вашей компании более 50 сотрудников, ручное начисление авансов может занимать много времени. В 1С есть инструменты для автоматизации:

• 🤖 Регламентные операции: настройте автоматическое создание документов начисления аванса по расписанию (например, каждый месяц 18-го числа).
• 📋 Групповая обработка: используйте обработку Групповое создание документов для массового начисления авансов по подразделениям.
• 🔄 Обмен данными: если у вас несколько баз 1С (например, ЗУП и Бухгалтерия), настройте автоматический обмен документами по авансам через Планы обмена.

Для ещё большей автоматизации можно использовать внешние обработки, например:

• Загрузка авансов из Excel — если суммы авансов приходят из внешних систем.
• Проверка авансов на соответствие окладу — чтобы избежать ошибок в расчётах.
• Автоформирование платежек на аванс — для банков с поддержкой 1С:DirectBank.

Если ваша компания использует 1С:Зарплата и Управление Персоналом КОРП, у вас есть доступ к расширенным отчётам по авансам, например:

• Анализ авансов по подразделениям
• Сравнение авансов и окладов
• Динамика выплат авансов по месяцам

💡

Чтобы ускорить выплату авансов через банк, настройте в 1С шаблоны платежных поручений с предзаполненными реквизитами (название банка, ИНН, КПП). Это сэкономит время при формировании платежек на большую группу сотрудников.

FAQ: Частые вопросы по авансам в 1С

Нужно ли создавать отдельный документ на аванс, если он выплачивается вместе с зарплатой?

Нет, если аванс выплачивается в составе зарплаты (например, 5-го числа следующего месяца), его можно не выделять отдельно. Однако это нарушает требования ТК РФ о выплате зарплаты не реже чем каждые полмесяца. Рекомендуем придерживаться стандартной схемы: аванс — до 25-го числа текущего месяца, зарплата — до 10-го числа следующего.

Как в 1С отразить аванс, выплаченный наличными из подотчётных средств?

В этом случае нужно:

1. Создать документ Авансовый отчёт с указанием статьи Выплата зарплаты.
2. Сформировать Расходный кассовый ордер на выплату аванса со ссылкой на авансовый отчёт.
3. В документе начисления аванса указать способ выплаты Через подотчётное лицо.

Важно: такой способ выплаты должен быть закреплён в локальных нормативных актах компании.

Можно ли в 1С начислить аванс только части сотрудников?

Да, для этого при создании документа Начисление зарплаты и взносов (или Зарплата к выплате) используйте фильтр по подразделениям, должностям или конкретным сотрудникам. Также можно вручную удалить ненужные строки из табличной части документа перед проведением.

Что делать, если аванс не укладывается в лимит остатка по счёту 50?

В этом случае:

1. Сначала выплатите аванс тем сотрудникам, у которых сумма меньше (чтобы "разгрузить" кассу).
2. Оформите Приходный кассовый ордер на пополнение кассы с расчётного счёта.
3. Выплатите аванс оставшимся сотрудникам.

Если лимит по счёту 50 часто не хватает, рассмотрите возможность перехода на безналичные выплаты или увеличьте лимит в банке.

Как в 1С проверить, всем ли сотрудникам выплачен аванс?

Используйте отчёт Сверка расчётов с сотрудниками (Зарплата → Отчёты по зарплате). В настройках отчёта:

1. Установите период (текущий месяц).
2. В группировках выберите Сотрудник.
3. Добавьте колонку Аванс.
4. Отфильтруйте данные по дебету счёта 70.

Сотрудники, у которых в колонке Аванс стоит 0, не получили выплату.