Начисление аванса и удержание НДФЛ в 1С: пошаговый алгоритм для бухгалтера

Расчёт аванса и удержание НДФЛ — одна из самых спорных тем в бухгалтерском учёте. С 2026 года правила остаются прежними: аванс не облагается страховыми взносами, но с него обязательно удерживается НДФЛ при фактической выплате. В 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.3 (ред. 3.1) этот процесс автоматизирован, но требует правильной настройки документа и понимания механизма.

Многие бухгалтеры ошибочно считают, что НДФЛ с аванса можно не удерживать до конца месяца или переносить на зарплату. Это приводит к искажению отчётности и штрафам от ФНС. В статье разберём, как избежать ошибок: от создания документа Начисление зарплаты и взносов до формирования проводок по дебету 70 счёта. Особый акцент сделаем на нюансах для разных систем налогообложения (ОСНО, УСН) и случаях, когда аванс выплачивается в нестандартные даты.

———

1. Нормативная база: почему НДФЛ удерживается с аванса

Согласно ст. 226 НК РФ, налоговый агент (работодатель) обязан удержать НДФЛ при фактической выплате дохода — независимо от того, является ли это авансом или окончательным расчётом. Письмо ФНС от 24.03.2016 № БС-4-11/4950 подтверждает: аванс — это часть зарплаты, а значит, подлежит обложению подоходным налогом в день выдачи.

Ключевые моменты:

• 📌 Дата удержания НДФЛ — день перечисления аванса на карту или выдачи наличными. Отложить удержание на конец месяца нельзя.
• 📌 Страховые взносы с аванса не начисляются (Письмо Минфина № 03-15-06/37883 от 2017 г.). Они рассчитываются только с полной суммы зарплаты по итогам месяца.
• 📌 Исключение: если аванс выплачивается в последний день месяца, он приравнивается к зарплате (Письмо ФНС № БС-4-11/14583).

В 1С:ЗУП этот механизм реализован через документ Выплата зарплаты, где система автоматически рассчитывает НДФЛ с выплачиваемой суммы. Однако если аванс выдаётся раньше 15-го числа, требуется ручная корректировка — об этом подробнее в следующем разделе.

2. Настройка 1С для корректного расчёта аванса

Перед начислением аванса проверьте ключевые параметры в 1С:ЗУП 8.3:

1. Откройте Настройки зарплаты → Начисления и убедитесь, что в способе расчёта аванса указано Процент от оклада или Фиксированная сумма.
2. В разделе Налоги и взносы проверьте галочку Удерживать НДФЛ при выплате аванса (по умолчанию она активна).
3. Для сотрудников с налоговыми вычетами (например, на детей) настройте параметры в карточке физического лица (Кадры → Сотрудники).

Если аванс выплачивается в нестандартные даты (например, 20-го числа), создайте отдельный график выплат:

Зарплата → Справочники → Графики выплат зарплаты → Создать

Укажите дату аванса и привяжите её к конкретным подразделениям или сотрудникам.

Указан верный способ расчёта аванса (процент/сумма)|Активна опция удержания НДФЛ|Обновлены налоговые вычеты сотрудников|Создан график для нестандартных дат выплат (если нужно)-->

3. Пошаговая инструкция: начисление аванса в 1С

Рассмотрим процесс на примере аванса в размере 40% от оклада для сотрудника Иванова И.И. (оклад 50 000 ₽):

1. Создание документа
   

   Перейдите в Зарплата → Начисление зарплаты и взносов → Создать. Выберите тип Аванс и укажите месяц начисления.

2. Заполнение табличной части
   

   Добавьте сотрудника Иванова И.И. Система автоматически рассчитает аванс: 50 000 ₽ × 40% = 20 000 ₽.

3. Проверка НДФЛ
   

   В колонке НДФЛ отобразится сумма к удержанию: 20 000 ₽ × 13% = 2 600 ₽. Если вычеты не применены, сумма может отличаться.

4. Проводки
   

   После проведения документа сформируются проводки:

   Дебет	Кредит	Сумма	Содержание
   20 (26, 44)	70	20 000 ₽	Начислен аванс Иванову И.И.
   70	68.01	2 600 ₽	Удержан НДФЛ с аванса
   70	51 (50)	17 400 ₽	Выплачен аванс за вычетом НДФЛ

4. Особенности удержания НДФЛ в разных ситуациях

Не все случаи выплаты аванса одинаковы. Рассмотрим нюансы, которые часто упускают бухгалтеры:

А. Аванс выплачивается наличными

• 💵 НДФЛ удерживается в день выдачи денег из кассы. Документ: Выплата зарплаты → Выплата через кассу.
• 💵 Если сотрудник не получил аванс (например, был в отпуске), сумма переносится на следующую выплату. НДФЛ удерживается при фактической выдаче.

Б. Аванс перечисляется на карту

• 💳 НДФЛ удерживается в день списания средств с расчётного счёта компании (дату платежного поручения).
• 💳 Если банк задерживает перевод, датой удержания остаётся день отправки платежа, а не зачисления на карту сотрудника.

В. Сотрудник имеет налоговые вычеты

• 👶 Вычеты применяются ко всей зарплате, включая аванс. Например, при вычете на ребёнка 1 400 ₽ НДФЛ с аванса 20 000 ₽ составит: (20 000 − 1 400) × 13% = 2 418 ₽.
• 👶 Если вычет не указан в карточке сотрудника, система рассчитает НДФЛ без учёта льготы. Исправить это можно только перерасчётом.

Наличными через кассу|Перечислением на карту|Частично наличными, частично на карту|Используем зарплатный проект банка-->

5. Типичные ошибки и как их избежать

⚠️ Внимание: Если в документе Начисление зарплаты не указан вид дохода Зарплата, система не удержит НДФЛ с аванса. Это приведёт к занижению налога в отчётности 6-НДФЛ.

Ошибка 1. Удержание НДФЛ с полной суммы зарплаты в конце месяца

Некоторые бухгалтеры ошибочно считают, что НДФЛ можно удержать один раз — при окончательном расчёте. Это нарушает ст. 226 НК РФ. 1С:ЗУП по умолчанию удерживает налог при каждой выплате, но если настройка сбита, аванс может пройти без НДФЛ.

Ошибка 2. Неправильный расчёт аванса для совместителей

Для внешних совместителей аванс рассчитывается пропорционально отработанному времени. Если в документе не указан график работы, система начислит аванс как для основного сотрудника, что приведёт к излишним выплатам.

Ошибка 3. Игнорирование даты выплаты при переносе аванса

Если аванс переносится на другой день (например, с 15-го на 16-е), НДФЛ должен быть удержан в новую дату. В 1С это требует создания отдельного документа Выплата зарплаты с корректной датой.

6. Проверка корректности расчётов: отчёты в 1С

После начисления аванса и удержания НДФЛ проверьте данные в отчётах:

• 📊 Карточка счёта 70 (Отчёты → Карточка счёта) — должна отобразиться проводка по дебету 70 в корреспонденции с 68.01 (НДФЛ).
• 📊 Анализ счёта 68.01 — сумма удержанного НДФЛ с аванса должна совпадать с расчётом в документе.
• 📊 6-НДФЛ (Отчёты → Регламентированные → 6-НДФЛ) — в разделе 2 строка 100 должна содержать дату выплаты аванса, а строка 140 — сумму удержанного налога.

Если данные не сходятся, воспользуйтесь помощником по исправлению ошибок:

Зарплата → Сервис → Помощник по исправлению ошибок в учёте зарплаты

Выберите период и проверьте расчёты по конкретному сотруднику.

⚠️ Внимание: В отчёте 6-НДФЛ датой получения дохода для аванса является день его выплаты, а не последний день месяца. Ошибка в датах приведёт к штрафу 500 ₽ за каждый неверный документ (ст. 126.1 НК РФ).

7. Нюансы для разных систем налогообложения

Правила удержания НДФЛ с аванса одинаковы для всех режимов, но есть особенности в учёте:

ОСНО (общая система)

• 📈 НДФЛ удерживается в обычном порядке. Страховые взносы начисляются только с полной зарплаты по итогам месяца.
• 📈 В бухгалтерском учёте аванс отражается как кредиторская задолженность перед сотрудником (счёт 70).

УСН (упрощёнка)

• 📉 Налоговый учёт аванса зависит от объекта налогообложения:
  • Доходы: аванс включается в доходы при выплате (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).
  • Доходы минус расходы: аванс учитывается в расходах только после фактической выплаты зарплаты по итогам месяца.
• 📉 НДФЛ удерживается в любом случае, даже если компания на УСН не платит налог на прибыль.

ЕНВД

• 🏢 Аванс не влияет на расчёт ЕНВД, так как налог рассчитывается по вменённому доходу. Однако НДФЛ удерживается в стандартном порядке.

FAQ: Частые вопросы по авансу и НДФЛ в 1С

Банк → Платежные поручения → Создать → Вид операции: Перечисление налога