Как сформировать список сотрудников в 1С Кадры: 5 способов с примерами

Формирование списков сотрудников в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) или 1С:Кадры — одна из самых востребованных операций у кадровых специалистов. Без этого не обойтись при подготовке отчетности для ФНС, ПФР, внутренних аудитов или просто для анализа штатного расписания. Однако даже опытные пользователи иногда теряются в многообразии отчетов и настроек программы.

В этой статье разберем все актуальные способы получения списков сотрудников: от стандартных отчетов до продвинутых фильтров и выгрузки в Excel. Особое внимание уделим скрытым возможностям конфигурации 8.3, которые позволяют автоматизировать рутинные операции. Если вы работаете с версией 8.2 — не переживайте, мы отметим ключевые отличия.

Проблема многих инструкций в том, что они описывают только базовые действия, упуская нюансы. Например, как выгрузить список с фотографиями сотрудников? Или как отфильтровать уволенных за последний месяц? Мы закрыли эти пробелы и добавили практические примеры для реальных задач HR-отдела.

1. Стандартный отчет «Список сотрудников»: где найти и как настроить

Самый простой способ получить актуальный список — использовать встроенный отчет Кадры → Отчеты по кадровому учету → Список сотрудников. Он доступен во всех редакциях программы, включая базовую версию 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.3 (редакция 3.1).

Чтобы открыть отчет:

1. Перейдите в раздел Кадры (или Персонал в некоторых конфигурациях).
2. Выберите пункт Отчеты по кадровому учету.
3. Нажмите на ссылку Список сотрудников.

По умолчанию отчет показывает всех действующих сотрудников с основными реквизитами: ФИО, табельный номер, должность, подразделение и дата приема. Но это только вершина айсберга — у отчета есть скрытые настройки, которые позволяют:

• 🔍 Фильтровать по статусу (работающие, уволенные, совместители).
• 📅 Выбирать период для анализа динамики (например, кто был принят в текущем квартале).
• 📊 Добавлять дополнительные поля: оклад, график работы, контактные данные.

Для тонкой настройки кликните по кнопке Показать настройки (шестеренка в правом верхнем углу отчета). Здесь можно:

- Установить фильтр по подразделениям (например, только "Отдел продаж")
- Добавить группировку по должностям или категориям персонала
- Включить вывод истории изменений (кто и когда редактировал карточку сотрудника)

2. Продвинутая фильтрация: как вывести только нужных сотрудников

Базового отчета часто недостаточно, когда требуется сегментировать персонал по сложным критериям. Например, вывести всех сотрудников старше 50 лет с окладом выше среднего по компании. Для этого в 1С предусмотрен механизм расширенного фильтра.

Рассмотрим пошагово, как настроить фильтр для типичных задач:

Пример 1. Список сотрудников с истекающими трудовymi договорами

1. Откройте отчет Список сотрудников и перейдите в настройки.
2. На вкладке Отбор добавьте условие:

   Поле: "Дата окончания договора"
   Условие: "в диапазоне"
   Значение: [Текущая дата] → [Текущая дата + 30 дней]

3. Добавьте в вывод колонки: ФИО, должность, дата окончания договора, тип договора.

Пример 2. Совместители с неполной занятостью

• 📌 В отборе установите: Вид занятости = "Внешнее совместительство".
• 🕒 Добавьте условие: График работы ≠ "Полный рабочий день".
• 📄 Включите в отчет колонки: ФИО, основное место работы (из карточки сотрудника), количество ставок.

Для удобства можно создать несколько сохраненных вариантов отчетов с разными фильтрами:

Добавить все необходимые условия отбора|Проверить логику связки условий (И/ИЛИ)|Убедиться, что даты указаны корректно|Сохранить вариант отчета для повторного использования-->

3. Экспорт списка в Excel: нюансы и лайфхаки

Выгрузка данных в Microsoft Excel или OpenOffice Calc — обязательный этап, если список нужно доработать или передать в другие службы. В 1С есть три способа экспорта, и у каждого свои особенности.

Способ 1. Быстрый экспорт из отчета

1. Сформируйте нужный отчет (например, Список сотрудников).
2. Нажмите кнопку Еще → Выгрузить (или Файл → Выгрузить в старых версиях).
3. Выберите формат Excel (.xlsx) и укажите путь для сохранения.

⚠️ Внимание: При таком экспорте теряются некоторые форматирования (например, объединенные ячейки). Также в Excel не переносятся гиперссылки на карточки сотрудников.

Способ 2. Через универсальный отчет

Если нужна более гибкая выгрузка:

1. Перейдите в Отчеты → Универсальный отчет.
2. Выберите объект Сотрудники.
3. Настройте нужные поля и фильтры, затем экспортируйте в Excel.

Преимущество этого метода — возможность выгрузить данные с вложенными таблицами (например, история изменений окладов).

Способ 3. Через обработку "Выгрузка в Excel"

Для сложных задач (например, выгрузка с фотографиями или несколькими листами) используйте внешнюю обработку:

• 📥 Скачайте обработку ВыгрузкаДанныхВExcel.epf с портала 1С:ИТС.
• 🔧 Загрузите ее в свою базу через Файл → Открыть.
• 📊 Настройте шаблон выгрузки с нужными полями и форматами.

⚠️ Внимание: При выгрузке больших списков (более 1000 сотрудников) Excel может тормозить. В этом случае лучше разделить данные на несколько файлов или использовать формат .csv для дальнейшей обработки.

4. Альтернативные отчеты: когда стандартного списка недостаточно

Иногда данных из отчета Список сотрудников недостаточно. Например, если нужно проанализировать:

• 📈 Динамику изменения штата по месяцам.
• 💼 Распределение сотрудников по окладам (графически).
• 📋 Сопоставление плановой и фактической численности.

В таких случаях помогут другие встроенные отчеты:

Отчет "Штатное расписание"

Показывает не только текущих сотрудников, но и вакансии, а также историю изменений штатной численности. Путь: Кадры → Штатное расписание → Отчеты по штатному расписанию.

Отчет "Анализ фонда оплаты труда"

Позволяет сегментировать сотрудников по уровню зарплаты, что полезно для:

• 💰 Планирования бюджета на зарплату.
• 📊 Сравнения окладов по подразделениям.
• 🔍 Выявления аномалий (например, сотрудников с окладом ниже МРОТ).

Отчет "Движение кадров"

Идеален для анализа текучести. Показывает:

• 📅 Даты приема/увольнения.
• 🔄 Причины увольнений (по кодам классификатора).
• 📉 Динамику по месяцам/кварталам.

⚠️ Внимание: В некоторых конфигурациях (например, 1С:ERP 2.5) названия отчетов могут отличаться. Если не находите нужный отчет — используйте поиск по меню (клавиша F3).

5. Автоматизация: как формировать списки по расписанию

Если вам нужно регулярно (например, каждое 1-е число месяца) формировать и рассылать списки сотрудников, можно автоматизировать процесс с помощью регламентных заданий или внешних обработок.

Способ 1. Регламентное задание в 1С

Подходит для версий 8.3 с модулем "Управление расписанием":

1. Перейдите в Администрирование → Поддержка и обслуживание → Регламентные задания.
2. Создайте новое задание с типом Формирование отчета.
3. Укажите отчет Список сотрудников и сохраненный вариант настроек.
4. Настройте расписание (например, ежемесячно в 9:00).
5. Добавьте действие Отправить по email и укажите адреса получателей.

Способ 2. Внешняя обработка с рассылкой

Для более гибкой автоматизации (например, выгрузка в Excel + отправка на почту + сохранение в облако) можно использовать обработки от партнеров 1С:

• 📧 Рассылка отчетов по email (от компании "Инфостарт").
• ☁️ Интеграция с Google Sheets (для синхронизации данных).
• 🤖 Боты для Telegram (для уведомлений о новых сотрудниках).

⚠️ Внимание: При настройке автоматизированной рассылки убедитесь, что в настройках почтового клиента 1С указаны корректные SMTP-сервер и порт. В противном случае письма будут уходить в спам или не доставляться.

Для тестирования автоматизации используйте режим отладки:

1. Включите "Режим отладки" в настройках регламентного задания.
2. Запустите задание вручную через кнопку "Выполнить сейчас".
3. Проверьте логи выполнения в журнале регистрации (Администрирование → Журнал регистрации).

6. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные пользователи 1С иногда сталкиваются с проблемами при формировании списков сотрудников. Рассмотрим самые распространенные ошибки и способы их решения:

Ошибка 1. В списке отсутствуют сотрудники

Причины и решения:

• 🔹 Неверный фильтр по датам: проверьте, что в настройках отчета указан корректный период (например, не стоит фильтр "Дата приема > 01.01.2026", если сегодня 2026 год).
• 🔹 Ограничения по правам: у пользователя может не хватать прав на просмотр данных по некоторым подразделениям. Проверьте настройки ролей в Администрирование → Пользователи.
• 🔹 Неактуальные данные: если список формируется по состоянию на прошлую дату, обновите информацию кнопкой Обновить.

Ошибка 2. Дублирующиеся записи

Это происходит, если:

• 🔄 В карточке сотрудника есть несколько записей о приеме/переводе на одну дату.
• 📋 Включена группировка по нескольким полям (например, по подразделению и должности одновременно).

Решение: проверьте историю кадровых перемещений сотрудника в его карточке (Кадры → Сотрудники → [Выбрать сотрудника] → История).

Ошибка 3. Некорректный экспорт в Excel

Проблемы при выгрузке и их решения:

⚠️ Внимание: Если после обновления 1С перестали работать сохраненные варианты отчетов, проверьте версию конфигурации. Послеmajor-обновлений (например, с 3.1.10 на 3.1.11) иногда сбрасываются пользовательские настройки. Резервные копии вариантов отчетов хранятся в папке %AppData%\1C\1Cv8\ на компьютере пользователя.

7. Продвинутые приемы: SQL-запросы и внешние отчеты

Для пользователей с доступом к конфигуратору или опытных аналитиков открываются дополнительные возможности по формированию списков сотрудников. Рассмотрим два продвинутых метода:

Метод 1. Использование конструктора запросов

Если стандартных отчетов недостаточно, можно написать собственный запрос на языке 1С:Запросы (аналог SQL):

1. Откройте Файл → Новый → Запрос (в режиме "Конфигуратор").
2. Используйте следующий шаблон для выборки сотрудников:

   
   ВЫБРАТЬ
   Сотрудник.Наименование КАК ФИО,
   Сотрудник.ТабельныйНомер КАК ТабельныйНомер,
   Сотрудник.Подразделение КАК Подразделение,
   Сотрудник.Должность КАК Должность,
   Сотрудник.ДатаПриема КАК ДатаПриема
   ИЗ
   Справочник.Сотрудники КАК Сотрудник
   ГДЕ
   Сотрудник.ЭтоГруппа = ЛОЖЬ
   И Сотрудник.Уволен = ЛОЖЬ
   УПОРЯДОЧИТЬ ПО
   Сотрудник.Подразделение,
   Сотрудник.Наименование
       

3. Добавьте нужные условия в секцию ГДЕ (например, фильтр по дате приема).
4. Выполните запрос и экспортируйте результаты.

Метод 2. Внешние отчеты и обработки

На портале Инфостарт и в каталоге 1С:ИТС доступны готовые решения для расширенного анализа:

• 📊 "Анализ кадрового состава" — визуализация структуры персонала.
• 🔍 "Поиск дублей сотрудников" — выявление возможных ошибок в данных.
• 📅 "Календарь дней рождений" — формирование поздравительных списков.

⚠️ Внимание: При работе с конструктором запросов в режиме "Конфигуратор" будьте осторожны — неверные изменения могут нарушить работу базы. Рекомендуется предварительно создать резервную копию (Администрирование → Выгрузить информационную базу).

Для тех, кто не знаком с языком запросов, альтернатива — использование внешних отчетов с визуальными настройками. Например, обработка "Универсальный отчет Промо" позволяет строить сложные выборки без программирования.

FAQ: Ответы на частые вопросы

ВЫБРАТЬ
Сотрудник.Наименование КАК Сотрудник,
Сотрудник.Руководитель.Наименование КАК Руководитель
ИЗ
Справочник.Сотрудники КАК Сотрудник
ГДЕ
Сотрудник.Руководитель <> ЗНАЧЕНИЕ(Справочник.Сотрудники.ПустаяСсылка)