Перевод сотрудника с основного места работы на внешнее или внутреннее совместительство — типичная задача для кадровых служб, которая требует не только оформления приказа, но и корректного отражения изменений в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП). Ошибки на этом этапе приводят к проблемам с начислением зарплаты, налогами и отчётностью в ПФР/ФНС. В статье разберём, как технически выполнить изменение в программе, какие документы задействовать и на что обратить внимание, чтобы избежать расхождений с законодательством.

Особенность процесса в том, что в 1С нет универсальной кнопки "Сделать совместителем" — корректировка требует последовательного изменения нескольких параметров в карточке сотрудника, кадровых документах и настройках начислений. Мы рассмотрим оба сценария: когда сотрудник переходит на внутреннее совместительство (в той же организации) и внешнее (в другой компании), а также разберём нюансы для разных версий 1С (3.1, 3.0 и 2.5).

Подготовка: какие документы нужны до изменений в 1С

Прежде чем править данные в программе, убедитесь, что у вас на руках:

  • 📄 Приказ о переводе на совместительство (унифицированная форма № Т-5 или произвольная). В нём должны быть указаны дата перевода, новый оклад/ставка, тип совместительства (внутреннее/внешнее) и реквизиты трудового договора.
  • 📝 Дополнительное соглашение к трудовому договору (если сотрудник остаётся в той же организации) или новый трудовой договор (если переходит на внешнее совместительство).
  • 🔄 Заявление сотрудника о переводе (необязательно по ТК РФ, но рекомендуется для подтверждения согласия).
  • 📊 Локальные нормативные акты компании (положение об оплате труда, штатное расписание), если они влияют на условия совместительства.

Без этих документов изменения в 1С будут считаться некорректными, а отчётность — недостоверной. Например, если в программе сотрудник числится как совместитель, а в трудовом договоре прописано основное место работы, ФНС может расценить это как занижение налоговой базы по НДФЛ (так как для совместителей действуют другие правила удержания).

📊 Какой версии 1С
ЗУП вы пользуетесь?:3.1 (последняя)
3.0
2.5
Корп (ERP)
Другая

Также проверьте, не противоречит ли перевод внутренним ограничениям компании. Например, в некоторых организациях совместительство разрешается только для определённых должностей или с ограничением по количеству ставок. Эти правила могут быть прописаны в:

  • 📋 Коллективном договоре.
  • 📌 Положении о совместительстве (если есть).
  • 🔍 Трудовом договоре (иногда там прописываются условия перевода).

Пошаговая инструкция: как изменить тип занятости в 1С ЗУП 3.1

Рассмотрим алгоритм на примере 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 (актуально также для 3.0 с незначительными отличиями в интерфейсе). Главное правило: все изменения вносятся задним числом — датой приказа о переводе, а не текущей датой!

Создать копию базы (рекомендуется)|Проверить права доступа (нужны права "Кадровый учёт")|Закрыть все открытые документы по сотруднику|Подготовить сканы приказа и соглашения

-->

Шаг 1. Откройте карточку сотрудника:

  1. Перейдите в раздел Кадры → Сотрудники.
  2. Найдите нужного сотрудника через поиск или список, дважды кликните по его ФИО.

Шаг 2. Измените тип занятости:

  1. В карточке сотрудника перейдите на вкладку Трудовой договор.
  2. Нажмите кнопку Изменить (или Создать, если добавляете новый договор для совместительства).
  3. В поле Вид занятости выберите:
    • 🔹 Внутреннее совместительство — если сотрудник остаётся в той же организации.
    • 🔹 Внешнее совместительство — если переходит в другую компанию (в этом случае в 1С создаётся новая запись о сотруднике с пометкой "Совместитель").
  • Укажите дату начала совместительства (дату приказа).
  • В поле Основное место работы выберите Нет (для внешнего совместительства) или оставьте Да (если это внутреннее совместительство, но с уменьшением ставки).

    • Шаг 3. Скорректируйте график работы и оклад:

    1. На вкладке Условия труда измените график работы (например, с Пятидневка на Неполный рабочий день).
    2. В разделе Оплата труда укажите новый оклад или ставку (для совместителей часто используется почасовая оплата).

      3. Шаг 4. Сохраните изменения и создайте кадровый документ:

      1. Нажмите Записать и закрыть.
      2. Перейдите в Кадры → Кадровые документы и создайте новый документ Перевод на другую работу.
      3. Заполните реквизиты приказа (номер, дату, должность, новый оклад) и укажите тип изменения — Изменение условий труда.
      4. Проведите документ.
        5. 💡

        Если сотрудник переходит на внешнее совместительство в другую организацию, в его карточке в 1С нужно создать новый трудовой договор с видом занятости "Внешнее совместительство" и указать реквизиты новой компании в поле "Место работы".

        Особенности для внутреннего и внешнего совместительства

        Ключевое отличие между внутренним и внешним совместительством в 1С — это способ отражения в базе:

        Параметр Внутреннее совместительство Внешнее совместительство
        Трудовой договор Дополнительное соглашение к существующему договору Новый трудовой договор в другой организации
        Карточка в 1С Изменяется текущая запись сотрудника Создаётся новая запись с пометкой "Совместитель"
        Налоги и взносы НДФЛ удерживается по основной ставке (13%), взносы — как за основного сотрудника НДФЛ удерживается по ставке 13%, но взносы могут не начисляться (если доход у основного работодателя превышает лимит)
        Отчётность Отображается в РСВ и 6-НДФЛ как обычный сотрудник Требуется указание кода "Совместитель" в отчётности (например, в СЗВ-ТД)

        Для внутреннего совместительства важно:

        • 🔧 В карточке сотрудника должен быть указан Вид занятости = Внутреннее совместительство, но поле Основное место работы остаётся Да (так как сотрудник не уволился).
        • 📅 В документе Перевод на другую работу укажите новую должность и оклад, но не меняйте подразделение (если оно не изменилось).
        • 💰 При начислении зарплаты используйте отдельный вид расчёта для совместительства (например, "Оплата по часовому тарифу").

        Для внешнего совместительства:

        • 🆕 Создайте нового сотрудника в справочнике с тем же ФИО, но с пометкой "Совместитель" в поле Вид занятости.
        • 📋 В трудовом договоре укажите реквизиты основного места работы (название организации, ИНН).
        • 📊 В настройках начислений отметьте, что это Внешнее совместительство — это повлияет на расчёт страховых взносов.
        Что будет если не указать тип совместительства в 1С?

        Если не изменить вид занятости в карточке сотрудника, программа будет считать его основным работником. Это приведёт к:

        1. Неправильному расчёту НДФЛ (например, не будет применён вычет по основному месту работы).

        2. Ошибкам в отчётности СЗВ-ТД (неверный код занятости).

        3. Излишнему начислению страховых взносов (если сотрудник уже получает зарплату выше лимита у основного работодателя).

        Типичные ошибки и как их избежать

        Даже опытные пользователи 1С допускают ошибки при переводе на совместительство. Вот самые распространённые:

        ⚠️ Внимание: Если сотрудник переходит на внешнее совместительство в другую организацию, но в 1С его карточка остаётся без изменений (с пометкой "Основное место работы"), это приведёт к двойному начислению страховых взносов. ФНС расценит это как сокрытие доходов.

        Ошибка 1. Несовпадение дат в приказе и 1С

        Если в документе Перевод на другую работу указана одна дата, а в карточке сотрудника — другая, программа может некорректно рассчитать зарплату за период. Например, сотрудник фактически работал совместителем с 1 июня, но в 1С изменения внесли только 10 июня — за эти 9 дней зарплата будет начислена по старым условиям.

        Ошибка 2. Неверный вид занятости

        Часто путают Внутреннее совместительство и Внешнее. Например, если сотрудник переходит на 0,5 ставки в той же организации, но в 1С указали Внешнее совместительство, это приведёт к:

        • 🔴 Ошибкам в расчёте среднего заработка (например, для больничных).
        • 🔴 Неправильному отображению в отчётности СЗВ-ТД.

        Ошибка 3. Забыли изменить график работы

        Если сотрудник переходит на неполный рабочий день, но в 1С остаётся график Пятидневка, программа будет начислять зарплату за полный день. Это приведёт к переплате и необходимости делать Сторно.

        Ошибка 4. Не создали новый трудовой договор для внешнего совместителя

        При внешнем совместительстве нужно создать новую запись в справочнике сотрудников, а не редактировать старую. Иначе:

        • 📛 В отчётности СЗВ-ТД не будет видно, что это совместительство.
        • 💸 Страховые взносы будут начисляться неправильно (как для основного места работы).

        Как проверить корректность изменений

        После внесения изменений обязательно выполните проверку:

        1. Проверьте карточку сотрудника:
          • 🔍 Откройте Кадры → Сотрудники и найдите сотрудника.
          • 📌 Убедитесь, что в поле Вид занятости стоит правильный статус (Внутреннее совместительство или Внешнее).
          • 📅 Проверьте дату изменения — она должна совпадать с датой приказа.
        2. Проверьте кадровые документы:
          • 📄 Откройте Кадры → Кадровые документы и найдите документ Перевод на другую работу.
          • 🔎 Убедитесь, что в нём указаны правильные должность, оклад и график работы.
      5. Проверьте начисление зарплаты:
        • 💰 Создайте тестовое начисление зарплаты за месяц (например, через Зарплата → Начисление зарплаты).
        • 📊 Проверьте, что сумма соответствует новому окладу/ставке.
    3. Проверьте отчётность:
      • 📋 Сформируйте отчёт СЗВ-ТД (через Отчётность → Персонифицированный учёт).
      • 🔍 Убедитесь, что сотрудник отображается с правильным кодом занятости (СОВМ для совместителей).
      4. 💡

      Если после изменений в 1С сотрудник не отображается в отчётности СЗВ-ТД или там неправильный код занятости, проверьте настройки классификатора видов занятости в справочнике "Виды занятости" (раздел "Настройки → Классификаторы").

      Также рекомендуем:

      • 🖨️ Распечатать карточку сотрудника (Печать → Карточка Т-2) и сверить данные с приказом.
      • 📈 Сформировать отчёт Анализ начислений по сотрудникам (раздел Зарплата → Отчёты) и проверить, что начисления соответствуют новому статусу.

      Нюансы для разных версий 1С

      Алгоритм изменения статуса сотрудника может отличаться в зависимости от версии 1С:Зарплата и Управление Персоналом:

      Версия 1С Особенности изменения статуса Где находится настройка
      3.1 Вид занятости изменяется в карточке сотрудника на вкладке Трудовой договор. Поддерживается автоматическое заполнение СЗВ-ТД. Кадры → Сотрудники → Трудовой договор → Вид занятости
      3.0 Аналогично 3.1, но интерфейс может отличаться (например, вкладка называется Трудовые договоры). Кадры → Сотрудники → Трудовые договоры
      2.5 Вид занятости меняется в документе Приём на работу или Кадровый перевод. Нет отдельного поля для совместительства — используется код в справочнике. Кадры → Приём на работу → Вид занятости (код)
      ERP 2.4/2.5 Изменения вносятся через документ Кадровое перемещение. Вид занятости выбирается из справочника Виды занятости. Кадры → Кадровые перемещения → Вид занятости

      Для 1С:ЗУП 2.5 и более старых версий:

      • 🔧 Вид занятости часто кодируется цифрами (например, 1 — основное место работы, 2 — совместительство). Уточните коды в справочнике Виды занятости.
      • 📜 Документ для изменения статуса называется Кадровый перевод или Изменение кадровых данных.
      • 📌 В отчётности СЗВ-ТД может не быть автоматической пометки о совместительстве — придётся вручную проверять коды.
      ⚠️ Внимание: В версиях 1С старше 3.0 нет автоматической проверки на пересечение графиков работы при внутреннем совместительстве. Если сотрудник работает на 0,5 ставки по двум должностям, но графики совпадают, программа не выдаст ошибку — это придётся контролировать вручную.

      Что делать, если изменения не сохранились или появились ошибки

      Если после редактирования карточки сотрудника изменения не отобразились или появились ошибки при проведении документов, выполните следующие шаги:

      Проблема 1. Изменения в карточке сотрудника не сохраняются

      • 🔄 Проверьте, не заблокирована ли карточка другим пользователем (в нижнем правом углу окна 1С отображается статус блокировки).
      • 🔧 Попробуйте сохранить изменения через меню Файл → Сохранить (иногда горячие клавиши не срабатывают).
      • 📋 Если карточка повреждена, создайте нового сотрудника и перенесите данные вручную.

      Проблема 2. Документ "Перевод на другую работу" не проводится

      • 🔍 Проверьте, заполнены ли все обязательные поля (дату, номер приказа, должность).
      • 📅 Убедитесь, что дата документа не раньше даты приёма на работу.
      • 🔄 Перезагрузите 1С и попробуйте провести документ ещё раз.

      Проблема 3. В отчётности сотрудник отображается не как совместитель

      • 📌 Проверьте, правильно ли заполнено поле Вид занятости в карточке сотрудника.
      • 🔧 Откройте справочник Виды занятости (Настройки → Классификаторы) и убедитесь, что код совместительства соответствует требованиям ПФР.
      • 📊 Переформируйте отчётность после исправлений.

      Проблема 4. После изменений не начисляется зарплата

      • 💰 Проверьте, указан ли новый оклад или тариф в документе Перевод на другую работу.
      • 📅 Убедитесь, что дата перевода не позже даты начисления зарплаты.
      • 🔧 Пересчитайте начисления через Зарплата → Перерасчёт зарплаты.

      Если ошибка не устраняется, воспользуйтесь журналом регистрации:

      1. Откройте Администрирование → Журнал регистрации.
      2. Отфильтруйте записи по дате и пользователю, который вносил изменения.
      3. Найдите ошибки с пометкой Ошибка или Исключение.

      FAQ: ответы на частые вопросы

      Нужно ли увольнять сотрудника, чтобы перевести его на совместительство?

      Нет, увольнение не требуется. Достаточно оформить приказ о переводе и дополнительное соглашение к трудовому договору. В 1С изменения вносятся через документ Перевод на другую работу или редактирование карточки сотрудника.

      Как в 1С отразить, что сотрудник работает на 0,5 ставки по совместительству?

      В карточке сотрудника на вкладке Трудовой договор укажите:

      1. Вид занятости = Внутреннее совместительство.
      2. График работы = Неполный рабочий день (создайте новый график с указанием 0,5 ставки).
      3. В документе Перевод на другую работу пропишите новый оклад (например, 50% от предыдущего).

      Также проверьте, чтобы в настройках начислений была указана правильная норма времени (например, 20 часов в неделю вместо 40).

      Можно ли в 1С сделать сотрудника совместителем задним числом?

      Да, но с оговорками:

      • 📅 В документе Перевод на другую работу укажите дату, с которой сотрудник фактически стал совместителем.
      • 🔄 После этого придётся пересчитать зарплату за прошлые периоды (через Зарплата → Перерасчёт).
      • 📊 Если дата изменения относится к закрытому отчётному периоду (например, прошлый год), может потребоваться корректирующая отчётность в ПФР и ФНС.

      Без крайней необходимости задним числом изменения вносить не рекомендуется — это может вызвать вопросы при проверках.

      Как в 1С отразить внешнее совместительство, если сотрудник устраивается к нам из другой компании?

      В этом случае:

      1. Создайте новую запись в справочнике Сотрудники (не редактируйте существующую!).
      2. В карточке укажите:
        • Вид занятости = Внешнее совместительство.
        • Основное место работы = Нет.
        • В поле Место основной работы введите название организации и ИНН (если известны).
      3. Оформите Приём на работу с типом Совместитель.

        4. В отчётности СЗВ-ТД такой сотрудник будет отмечен как внешний совместитель.

      Что будет, если не изменить статус сотрудника в 1С, но по факту он работает как совместитель?

      Последствия:

      • 💸 Неправильный расчёт НДФЛ: если сотрудник получает вычет по основному месту работы, а в 1С он числится как основной, программа не учтёт этот нюанс.
      • 📊 Ошибки в отчётности: в СЗВ-ТД и 6-НДФЛ сотрудник будет отражён некорректно, что может привести к штрафам от ПФР/ФНС.
      • 🏥 Проблемы с больничными: средний заработок для пособий рассчитывается по-разному для основных сотрудников и совместителей.

    Исправить это можно только задним числом, но потребуется пересчёт всех начислений и сдача уточнённой отчётности.