Работа с самозанятыми в 1С требует особого внимания: их статус отличается от ИП или физических лиц на общей системе налогообложения. В этой статье разберём, как правильно оформить выплату самозанятому в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0), чтобы избежать ошибок в учёте и отчётности. Вы узнаете, какие документы создать, как отразить удержание НДФЛ (если оно требуется), и какие нюансы учитывать при работе с чеками из приложения «Мой налог».

Самозанятые — это физические лица, которые платят налог на профессиональный доход (НПД) по ставке 4% или 6% вместо стандартного НДФЛ 13%. Однако бухгалтеру важно помнить: выплата самозанятому не всегда освобождает компанию от обязанностей налогового агента. В некоторых случаях НДФЛ удерживать всё же придётся — об этом подробнее в разделе про налоговые обязательства.

Инструкция подходит для 1С:Бухгалтерия предприятия 8.3 (редакция 3.0) на платформе 8.3.20+ и актуальна для текущих правил налогообложения самозанятых. Если вы используете другую конфигурацию (например, 1С:Управление торговлей или 1С:Зарплата и управление персоналом), порядок действий может отличаться.

1. Подготовка: проверка статуса самозанятого

Прежде чем оформлять выплату, убедитесь, что контрагент действительно является самозанятым и имеет действующий статус НПД. Это можно проверить:

  • 📄 Через чек из приложения «Мой налог» — в нём должен быть указан статус плательщика НПД и его ИНН.
  • 🔍 На сайте ФНС по сервису проверки самозанятых (введите ИНН или номер телефона).
  • 📞 Запросив подтверждающие документы у самозанятого (скриншот из личного кабинета ФНС или выписку из приложения).

Если самозанятый потерял статус (например, превысил лимит доходов в 2,4 млн рублей за год), выплаты ему придётся оформлять как обычному физическому лицу с удержанием НДФЛ 13%. В 1С нет автоматической проверки статуса НПД — эту ответственность несёт бухгалтер.

💡

Сохраните скриншот чека из «Мой налог» в папку с первичными документами. Это поможет подтвердить статус самозанятого при проверке ФНС.

2. Создание карточки контрагента в 1С

Самозанятый в 1С оформляется как физическое лицо, но с особыми настройками. Перейдите в раздел Справочники → Контрагенты и нажмите «Создать». Выберите вид контрагента — Физическое лицо.

Заполните обязательные поля:

  • 👤 ФИО — полностью, как в паспорте.
  • 📇 ИНН — 12 цифр (обязательно для самозанятых).
  • 📞 Телефон — привязанный к приложению «Мой налог».
  • 🏠 Адрес — можно указать кратко (город и улицу).

На вкладке Дополнительно установите флажок Является плательщиком НПД (самозанятым). Это важно для корректного формирования отчётности. Если флажка нет, обновите 1С до последней версии или добавьте его вручную через Все функции → Редактирование форм.

Что делать, если в 1С нет флажка "Плательщик НПД"?

Если в вашей версии 1С отсутствует флажок для самозанятых, его можно добавить через конфигуратор или использовать обходной путь: в комментарии к контрагенту указать "Статус: самозанятый (НПД)". Однако это не гарантирует корректного учёта — лучше обновить конфигурацию.

3. Оформление документа на выплату

Для выплаты самозанятому в 1С используется документ Списание с расчётного счёта (если оплата безналичная) или Выдача наличных (если расчёт наличными). Рассмотрим оба варианта.

Вариант 1: Безналичный расчёт

Перейдите в раздел Банк и касса → Банковские выписки и создайте новый документ Списание с расчётного счёта. Заполните:

  • 💰 Сумма — согласно договору или акту.
  • 📝 Назначение платежа — укажите: «Оплата по договору №Х от ДД.ММ.ГГГГ за [услугу/товар]. Самозанятый (НПД)».
  • 🔗 Контрагент — выберите созданную карточку самозанятого.
  • 📌 Статья движения денежных средств — «Оплата поставщикам».

Вариант 2: Выдача наличных

Если выплата производится из кассы, используйте документ Выдача наличных в разделе Банк и касса → Кассовые документы. В назначении платежа также укажите статус самозанятого.

Указан правильный контрагент (физлицо с флажком НПД)|

Сумма совпадает с чеком из "Мой налог"|

Назначение платежа содержит упоминание НПД|

Прикреплён скан чека или акта выполненных работ-->

4. Учёт НДФЛ и страховых взносов

По общему правилу, выплаты самозанятым не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, если:

  • ✅ Самозанятый подтвердил статус НПД.
  • ✅ Выплата произведена за услуги/товары, связанные с его профессиональной деятельностью.
  • ✅ Самозанятый выставил чек через «Мой налог».

Однако есть исключения, когда компания должна удержать НДФЛ 13%:

  • 🚨 Если самозанятый потерял статус (превысил лимит доходов или добровольно отказался от НПД).
  • 🚨 Если выплата не связана с профессиональной деятельностью (например, премия или материальная помощь).

Для удержания НДФЛ в 1С:

  1. Создайте документ Начисление зарплаты (раздел Зарплата и кадры).
  2. Укажите вид начисления — «Выплата физическому лицу» с кодом дохода 2010 (для услуг) или 2012 (для авторских вознаграждений).
  3. Проведите документ и сформируйте Ведомость на выплату зарплаты.
📊 Как часто вы работаете с самозанятыми?
Регулярно (раз в неделю и чаще)
Иногда (раз в месяц)
Рядом (раз в квартал)
Никогда

5. Проводки и отражение в учёте

После проведения документа в 1С автоматически формируются проводки. Для выплаты самозанятому без удержания НДФЛ типичные проводки:

Дебет Кредит Сумма Назначение
20 (26, 44) 60.01 10 000 Отражены услуги самозанятого
60.01 51 10 000 Оплата самозанятому с р/с
20 (26, 44) 60.01 1 000 Учтён НДС (если самозанятый на ОСНО)

Если НДФЛ удерживается, добавится проводка:

  • 70 (или 76.04) — 68.01 на сумму удержанного налога.

Для проверки проводок откройте отчёт Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60.01 и отфильтруйте по контрагенту.

💡

Если самозанятый выставил чек с НДС (например, при совмещении режимов), в 1С нужно вручную добавить проводку по счёту 19 — иначе налог к вычету не примут.

6. Отчётность и документооборот

При работе с самозанятыми компании обязаны:

  • 📋 Хранить чеки из «Мой налог» (они заменяют акты и счета-фактуры).
  • 📊 Включать выплаты в отчёт 6-НДФЛ (раздел 2), если удерживался НДФЛ.
  • 📈 Учитывать в книге покупок, если самозанятый выставил чек с НДС.

В 1С:Бухгалтерия 8.3 для формирования 6-НДФЛ перейдите в раздел Отчёты → 6-НДФЛ и проверьте, что выплаты самозанятым не попали в отчёт по ошибке. Если НДФЛ не удерживался, суммы отражаться не должны.

💡

Чтобы не пропустить чек от самозанятого, настройте в 1С напоминание: создайте задачу в разделе Задачи и поручения с периодичностью "Ежемесячно" и текстом "Проверить чеки от самозанятых за [месяц]".

7. Типичные ошибки и как их избежать

Ошибка 1: Неверный статус контрагента. Если в карточке самозанятого не указан флажок «Плательщик НПД», 1С может автоматически начислить НДФЛ. Всегда проверяйте настройки перед проведением документа.

Ошибка 2: Отсутствие чека. Без чека из «Мой налог» выплата самозанятому приравнивается к выплате физическому лицу — придётся удерживать НДФЛ и платить страховые взносы.

Ошибка 3: Неправильное назначение платежа. Если в платежке не указано, что оплата связана с профессиональной деятельностью самозанятого, банк или ФНС могут заблокировать перевод.

⚠️ Внимание: С 2023 года банки активно проверяют платежи самозанятым. Если назначение платежа не содержит упоминания НПД или номера договора, перевод могут приостановить на 2 рабочих дня.

Ошибка 4: Удержание НДФЛ без оснований. Если самозанятый подтвердил статус, но бухгалтер по ошибке удержал 13%, придётся возвращать излишне удержанный налог через Заявление на возврат НДФЛ.

8. Частые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить страховые взносы за самозанятого?

Нет, если самозанятый имеет действующий статус НПД и выплата связана с его профессиональной деятельностью. Страховые взносы (на пенсионное, медицинское и социальное страхование) не уплачиваются. Однако если самозанятый потерял статус, взносы начисляются в общем порядке.

Можно ли самозанятому выплатить аванс?

Да, но только если это предусмотрено договором. В чеке из «Мой налог» самозанятый должен указать, что это аванс (например, «Аванс по договору №Х»). В 1С оформите документ Авансовый отчёт или Списание с расчётного счёта с соответствующим назначением.

Как отразить в 1С возврат денег самозанятому?

Если самозанятый вернул излишне уплаченную сумму, оформите документ Поступление на расчётный счёт (если возвращаете безналично) или Приходный кассовый ордер (если наличными). В назначении платежа укажите: «Возврат излишне уплаченных денежных средств по договору №Х от ДД.ММ.ГГГГ».

Что делать, если самозанятый не выставил чек?

Без чека выплата считается нелегитимной. Попросите самозанятого сформировать чек задним числом в приложении «Мой налог» (это возможно в течение 90 дней). Если чек не предоставлен, удержите НДФЛ 13% и уплатите страховые взносы.

Как проверить, что самозанятый не превысил лимит доходов?

Самостоятельно это сделать нельзя — самозанятый должен предоставить выписку из личного кабинета ФНС или уведомление о потере статуса. Альтернатива: запросите у него скриншот из раздела «Мои доходы» в приложении «Мой налог» (там виден текущий лимит).

Если вы работаете с самозанятыми регулярно, рекомендуем создать в 1С отдельную Группу контрагентов с названием «Самозанятые (НПД)» — это упростит фильтрацию и контроль выплат. Также полезно настроить Отчёт по контрагентам с группировкой по статусу НПД, чтобы оперативно видеть все транзакции.

⚠️ Внимание: Правила работы с самозанятыми могут меняться. Например, с 2026 года планируется ввести обязательную маркировку чеков для некоторых видов услуг. Перед проведением выплаты сверьте актуальные требования на сайте ФНС или в личном кабинете самозанятого.