Прием на работу в 1С Бухгалтерия: полное руководство от карточки сотрудника до первой зарплаты

Прием нового сотрудника в компанию — это не только подписание трудового договора, но и правильное оформление всех данных в 1С:Бухгалтерия. Ошибки на этом этапе могут привести к проблемам с налоговой, ПФР и даже судебными разбирательствами. В этой статье разберем пошаговый алгоритм приема сотрудника: от создания личной карточки до настройки начислений и удержаний.

Многие бухгалтеры сталкиваются с типичными сложностями: неверно указанный тариф страховых взносов, забытые реквизиты для перечисления зарплаты или ошибки в кодах доходов для НДФЛ. Мы покажем, как избежать этих проблем с первого раза. А если вы работаете с 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП), то найдете здесь и полезные отличия от стандартной бухгалтерской конфигурации.

Особое внимание уделим новым правилам 2026 года: измененным ставкам страховых взносов для ИТ-компаний, особенностям оформления удаленных сотрудников и интеграции с Госуслугами для проверки документов. Все шаги проиллюстрированы скриншотами актуальной версии 1С:Бухгалтерия 8.3 (релиз 2026).

Приступим к детальному разбору процесса — от подготовки документов до первой выплаты зарплаты.

1. Подготовка документов перед вводом в 1С

Прежде чем создавать карточку сотрудника в 1С, соберите полный пакет документов. Без них вы не сможете корректно заполнить все поля программы, а это чревато ошибками в отчетности.

Обязательный минимум для оформления:

• 📄 Паспорт (копия всех заполненных страниц)
• 📝 Трудовой договор (2 экземпляра, подписанные обеими сторонами)
• 💳 СНИЛС (если сотрудник его предоставил — с 2026 года не обязателен для трудоустройства, но нужен для отчетности)
• 📊 ИНН (обязателен для начисления зарплаты)
• 🎓 Диплом/сертификаты (если должность требует специального образования)
• 🏥 Медкнижка (для профессий, где она предусмотрена законом)

С 1 января 2026 года вступили в силу изменения в Трудовом кодексе, упрощающие прием на работу:

⚠️ Внимание: Теперь работодатель не вправе требовать от соискателя предъявления трудовой книжки в бумажном виде, если он согласен на электронный формат. В 1С это отражается в настройках раздела "Кадровый учет" — выберите тип ведения трудовой книжки при создании карточки сотрудника.

Если сотрудник работает удаленно, дополнительно потребуется:

• 📡 Договор об удаленной работе (приложение к трудовому договору)
• 🖥️ Акт о предоставлении оборудования (если компания выдает технику)
• 📍 Уведомление о месте работы (если оно отличается от юридического адреса компании)

2. Создание карточки сотрудника в 1С

Перейдите в раздел Зарплата и кадры → Сотрудники и нажмите кнопку Создать. Откроется форма карточки, которую нужно заполнить в 4 этапа:

1. Личные данные

Здесь указываются паспортные данные, контакты и сведения о документах. Обратите внимание на поля:

• 🆔 ИНН — обязателен для начисления зарплаты. Если сотрудник его не предоставил, запросите через Личный кабинет налогоплательщика.
• 📅 Дата рождения — влияет на расчет страховых взносов (например, для сотрудников предпенсионного возраста действуют льготные тарифы).
• 🏠 Адрес регистрации — нужен для правильного расчета НДФЛ (если сотрудник работает в другом регионе, могут применяться разные региональные льготы).

2. Трудовой договор

В этом блоке фиксируются условия труда:

• 📅 Дата приема — если сотрудник выходит не с первого числа месяца, в 1С автоматически рассчитается зарплата пропорционально отработанным дням.
• 💼 Должность — выбирайте из справочника Должности. Если нужной должности нет, добавьте ее заранее через Настройки → Справочники → Должности.
• 💰 Оклад/тариф — указывайте сумму до вычета НДФЛ. Для сдельщиков выберите тип оплаты "Сдельная".

3. Налоговые вычеты

Если сотрудник имеет право на стандартные налоговые вычеты (например, на детей), укажите их в разделе НДФЛ. Для этого:

1. Нажмите Добавить вычет.
2. Выберите тип вычета (например, "На ребенка").
3. Укажите размер вычета (в 2026 году — 2 000 рублей на первого и второго ребенка, 3 000 рублей на третьего и последующих).
4. Заполните период действия (обычно — с даты приема до конца года).

4. Страховые взносы

Проверьте тарифы взносов в блоке Страховые взносы. По умолчанию 1С проставляет стандартные 30% (22% — ПФР, 5,1% — ФОМС, 2,9% — ФСС), но есть исключения:

• 💻 Для ИТ-компаний (включенных в реестр Минцифры) — пониженная ставка 7,6%.
• 👵 Для сотрудников предпенсионного возраста (5 лет до пенсии) — льготный тариф 22% (только ПФР).
• 🛡️ Для инвалидов — сниженные взносы в ФСС (1,8% вместо 2,9%).

3. Настройка начислений и удержаний

После создания карточки сотрудника необходимо настроить схему начисления зарплаты. Это делается в разделе Зарплата → Начисления. Рассмотрим основные варианты:

1. Оклад (повременная оплата)

Для большинства сотрудников используется фиксированный оклад. Чтобы его настроить:

1. Перейдите в карточку сотрудника, вкладка Начисления.
2. Нажмите Добавить начисление и выберите Оклад по дням или Оклад по часам (в зависимости от системы учета рабочего времени).
3. Укажите размер оклада (например, 50 000 руб.).
4. Выберите график работы (стандартный 40-часовой, сменный и т.д.). Если графика нет в справочнике, создайте его через Настройки → Графики работы.

2. Сдельная оплата

Для сотрудников, оплата которых зависит от выработки (например, продавцы, рабочие на конвейере), используйте начисление Сдельная оплата. Здесь потребуется:

• 📊 Указать единицу измерения (штуки, часы, метры и т.д.).
• 💰 Задать расценку за единицу (например, 150 руб./шт.).
• 📈 Привязать к производственному заданию (если ведется учет выработки в 1С:ERP или 1С:Управление производством).

3. Премии и надбавки

Дополнительные выплаты (премии, надбавки за стаж, северные коэффициенты) настраиваются как отдельные виды начислений. Например:

• 🏆 Ежемесячная премия — фиксированная сумма или процент от оклада.
• ❄️ Районный коэффициент — указывается в процентах (например, 15% для Крайнего Севера).
• 🎖️ Надбавка за вредность — фиксированная сумма, если она предусмотрена коллективным договором.

4. Удержания

Если из зарплаты сотрудника удерживаются суммы (например, по исполнительным листам или за материальный ущерб), их нужно настроить в блоке Удержания:

• 📜 Исполнительный лист — укажите реквизиты документа, сумму или процент удержания (но не более 50% от зарплаты по закону).
• 💸 Алименты — процент удержания (обычно 25-50%) и реквизиты получателя.
• 🔄 Возврат займа — если сотрудник брал деньги в долг у компании.

4. Ввод приказа о приеме на работу

В 1С:Бухгалтерия приказ о приеме на работу оформляется документом Прием на работу. Он фиксирует факт трудоустройства и служит основанием для начисления зарплаты.

Как создать приказ:

1. Перейдите в Зарплата и кадры → Кадровые документы → Прием на работу.
2. Нажмите Создать и выберите сотрудника из справочника.
3. Заполните поля:
   • 📅 Дата приема — должна совпадать с датой в трудовом договоре.
   • 📝 Номер приказа — присваивается автоматически, но можно изменить вручную.
   • 💼 Подразделение — выберите из справочника (если его нет, создайте через Настройки → Структура компании).
   • 👔 Должность — должна совпадать с трудовой функцией в договоре.
4. Нажмите Провести и закрыть.

После проведения приказа в 1С автоматически:

• Сформируется запись в личной карточке Т-2.
• Сотрудник появится в штатном расписании.
• Откроется доступ к начислению зарплаты в следующем расчетном периоде.

Типичные ошибки при оформлении приказа:

• ❌ Несовпадение даты приема в приказе и трудовом договоре.
• ❌ Отсутствие подписи сотрудника (в электронном виде или на бумажном экземпляре).
• ❌ Неуказанное подразделение — это приводит к ошибкам в аналитике по центрам затрат.
Что делать, если приказ проведен с ошибкой?

Если вы обнаружили ошибку после проведения приказа, не удаляйте его! Вместо этого:

1. Создайте новый приказ с правильными данными.

2. В старом приказе нажмите "Отменить проведение".

3. Исправьте данные и проведите заново.

Это сохранит историю изменений и не нарушит цепочку кадровых документов.

5. Настройка выплаты зарплаты

Чтобы сотрудник получил зарплату, нужно настроить способ выплаты и реквизиты. Это делается в карточке сотрудника на вкладке Выплаты.

1. Способ выплаты

В 1С доступны варианты:

• 💳 Банковская карта — самый распространенный способ. Укажите:
  • Номер счета (20 цифр для Сбербанка, 22 — для Тинькофф и др.).
  • БИК и наименование банка.
  • Тип счета (зарплатный или личный).
• 💵 Наличные — если сотрудник получает зарплату в кассе. В этом случае нужно оформить Расходный кассовый ордер.
• 🏦 Перевод на счет — для иностранных сотрудников или тех, кто работает за рубежом.

2. График выплат

Укажите, в какие дни сотрудник будет получать:

• 📅 Аванс (обычно 15-20 числа текущего месяца).
• 💰 Зарплату (5-10 числа следующего месяца).

Если в компании действует другой график (например, зарплата дважды в месяц), настройте его в Настройки → Зарплата → Графики выплат.

3. Удержание НДФЛ

По умолчанию 1С удерживает НДФЛ по ставке 13% для резидентов и 30% для нерезидентов. Если сотрудник имеет право на налоговые вычеты, они должны быть указаны в его карточке (см. раздел 2).

Пример расчета зарплаты "грязными" и "чистыми":

Показатель	Сумма (руб.)	Примечание
Оклад	50 000	Указан в трудовом договоре
Премия (20%)	10 000	Ежемесячная премия по КPI
Итого начислено	60 000	Сумма до вычета НДФЛ
НДФЛ (13%)	7 800	Удерживается с общей суммы
К выплате	52 200	"Чистая" зарплата на карту

4. Перечисление страховых взносов

Взносы в ПФР, ФОМС и ФСС рассчитываются автоматически при начислении зарплаты, но их нужно своевременно перечислять:

• 📅 Срок уплаты — не позднее 15 числа месяца, следующего за расчетным.
• 🏦 Платежные поручения формируются в разделе Зарплата → Отчеты и справки → Платежные поручения на взносы.
💡

Всегда проверяйте реквизиты банка сотрудника перед первой выплатой! Ошибка в одном символе номера счета приведет к возврату платежа и задержке зарплаты.

6. Интеграция с другими системами

Если ваша компания использует дополнительные сервисы, их можно интегрировать с 1С:Бухгалтерия для автоматизации кадрового учета.

1. Обмен с 1С:ЗУП

Если у вас установлены обе программы (Бухгалтерия и Зарплата и Управление Персоналом), настройте обмен данными:

• 🔄 В 1С:ЗУП перейдите в Администрирование → Обмен данными.
• 📂 Выберите Выгрузка в Бухгалтерию и укажите путь к файлу.
• 📥 В 1С:Бухгалтерия загрузите файл через Файл → Открыть.