Начисление аванса сотрудникам — рутинная, но критически важная операция в бухгалтерском учете. В 1С:Бухгалтерия предприятия 8.3 этот процесс автоматизирован, однако ошибки в настройках или неверное заполнение документов могут привести к искажению данных по зарплате, налогам и взносам. Согласно ТК РФ (ст. 136), аванс должен выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, а его размер обычно составляет 40-50% от оклада.

В этой статье разберём все этапы начисления аванса в 1С — от предварительной настройки программы до формирования проводок и отчётности. Особое внимание уделим типичным ошибкам, которые приводят к расхождениям с ФНС, и нюансам учёта НДФЛ при авансовых выплатах. Материал актуален для всех редакций 1С:Бухгалтерия (включая "Базовую" и "ПРОФ"), а также для конфигураций с интегрированным модулем "Зарплата и управление персоналом".

Если вы впервые сталкиваетесь с начислением аванса в 1С или ранее делали это вручную — сохраните эту инструкцию в закладки. Она поможет избежать доначислений по страховым взносам и штрафов за несвоевременную выплату зарплаты.

1. Подготовка программы: настройки перед начислением аванса

Прежде чем приступить к начислению аванса, необходимо проверить ключевые настройки 1С:Бухгалтерии, которые влияют на расчёт и отражение выплат. Без корректной конфигурации программа может неправильно рассчитывать суммы или формировать проводки.

Первое, что нужно сделать — убедиться, что в программе заведены все необходимые справочники:

  • 📌 Сотрудники — проверьте, что все работники добавлены в базу с корректными данными (табельный номер, ФИО, ИНН, СНИЛС).
  • 💰 Виды расчётов — должен быть создан отдельный вид расчёта для аванса (например, "Аванс по окладу").
  • 📅 Графики работы — актуальные графики с указанием дней выплаты аванса (обычно это 15-20 число месяца).
  • 🏢 Подразделения — структурные единицы, к которым привязаны сотрудники.

Далее перейдите в раздел Настройки → Зарплата и кадры → Настройка зарплаты и проверьте:

  • 🔹 Включён ли флаг "Выплачивать аванс" (вкладка "Расчёт зарплаты").
  • 🔹 Указан ли процент аванса (обычно 40-50%) или фиксированная сумма.
  • 🔹 Настроены ли даты выплаты аванса в соответствии с внутренними документами компании.
💡

Если в вашей организации аванс выплачивается в фиксированной сумме (например, 10 000 руб. всем сотрудникам), создайте отдельный вид расчёта с типом "Фиксированная сумма" и привяжите его к документу "Начисление аванса".

Также убедитесь, что в программе корректно настроены:

  • 📊 Счета учёта для авансовых выплат (обычно 70.01 — расчёты с персоналом по оплате труда).
  • 📋 Аналитика по сотрудникам (субконто "Физические лица").
  • 💼 Налоговые настройки — проверьте, что НДФЛ с аванса не удерживается (это делается только при окончательном расчёте).
Что будет, если не настроить вид расчёта для аванса?

Если в программе не создан отдельный вид расчёта для аванса, то при начислении суммы могут дублироваться в окончательном расчёте зарплаты. Это приведёт к завышению налоговой базы по НДФЛ и страховым взносам. Исправить ошибку можно только ручной корректировкой проводок или перерасчётом зарплаты за месяц.

2. Создание документа "Начисление зарплаты и взносов" для аванса

Основной документ для начисления аванса в 1С:Бухгалтерии — это Зарплата и кадры → Начисление зарплаты и взносов. Однако многие бухгалтеры ошибочно пытаются использовать документ Выплата зарплаты, что приводит к искажению данных. Разберёмся, как правильно заполнить документ для аванса.

Пошаговая инструкция:

  1. Создайте новый документ через меню Зарплата и кадры → Начисление зарплаты и взносов или кнопку "Создать" в журнале документов.
  2. Укажите месяц начисления — это текущий месяц, за который выплачивается аванс (например, если аванс за май выплачивается 15 мая, месяц начисления — май).
  3. Выберите тип документа — "Аванс" (если такой вариант есть) или оставьте "Начисление зарплаты", но вручную отметьте только авансовые начисления.
  4. Заполните табличную часть:
    • 🔹 Отметьте галочками сотрудников, которым начисляется аванс.
    • 🔹 В колонке "Вид расчёта" выберите созданный ранее вид аванса (например, "Аванс по окладу 40%").
    • 🔹 Проверьте автоматический расчёт сумм — они должны соответствовать проценту от оклада.
  • Проверьте проводки по кнопке "Проводки и другие движения документа". Должны сформироваться записи по дебету счёта затрат (20, 26, 44 и др.) и кредиту 70.01.

    • Указан верный месяц начисления|Выбран правильный вид расчёта (аванс)|Суммы соответствуют проценту от оклада|Нет дублирующих начислений|Проводки сформированы корректно-->

    Обратите внимание: в документе не должно быть:

    • ❌ Удержаний по НДФЛ (они рассчитываются только при окончательном расчёте).
    • ❌ Страховых взносов (аванс не облагается взносами, так как это не окончательная выплата).
    • ❌ Начислений по больничным, отпускам или другим видам выплат, не связанных с авансом.

    В процентах от оклада|Фиксированной суммой|По отработанным дням|Использую внешнюю программу-->

    3. Проводки по начислению аванса: что должно сформироваться

    После проведения документа Начисление зарплаты и взносов в 1С:Бухгалтерии автоматически формируются бухгалтерские проводки. Их корректность критически важна для дальнейшего учёта и отчётности. Разберём, какие записи должны появиться в учёте.

    Типовые проводки по авансу:

    Дебет Кредит Сумма Описание
    20 (или 26, 44) 70.01 XX XXX руб. Начислен аванс сотрудникам основного производства
    25 70.01 XX XXX руб. Начислен аванс сотрудникам вспомогательных производств
    26 70.01 XX XXX руб. Начислен аванс административному персоналу
    44 70.01 XX XXX руб. Начислен аванс сотрудникам торговли

    Важно: в проводках не должно быть счёта 68.01 (НДФЛ) или 69.xx (страховые взносы). Если они появились — это ошибка настройки вида расчёта. Исправьте её, отменив проведение документа и изменив параметры вида расчёта для аванса.

    Критическая ошибка: если в проводках по авансу появился дебет счёта 69 (взносы), это означает, что в настройках вида расчёта включён флаг "Облагается страховыми взносами". Это приведёт к завышению базы по взносам и доначислениям от ФНС.

    💡

    Аванс не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Эти удержания рассчитываются только при окончательном расчёте зарплаты за месяц.

    Чтобы проверить проводки:

    1. Откройте проведённый документ Начисление зарплаты и взносов.
    2. Нажмите кнопку "Проводки и другие движения документа".
    3. Убедитесь, что в списке нет записей по счётам 68.01 и 69.xx.
    4. Проверьте соответствие дебетовых счетов (20, 26, 44) структуре вашей организации.

    4. Выплата аванса: документ "Выплата зарплаты" и его нюансы

    Начисление аванса — это только первый этап. Далее необходимо оформить его выплату сотрудникам. Для этого в 1С:Бухгалтерии используется документ Зарплата и кадры → Выплата зарплаты. Разберёмся, как его правильно заполнить и какие ошибки здесь наиболее распространены.

    Пошаговая инструкция по оформлению выплаты:

    1. Создайте новый документ через меню Зарплата и кадры → Выплата зарплаты.
    2. Укажите дату выплаты — она должна совпадать с датой фактической выдачи денег (например, 15 мая).
    3. Выберите способ выплаты:
      • 💵 Через кассу — если выдаёте наличные.
      • 🏦 Перечислением на карты — если используете банковский перевод.
    4. Заполните табличную часть:
      • 🔹 Отметьте сотрудников, которым выплачивается аванс.
      • 🔹 В колонке "Сумма к выплате" укажите фактические суммы (они должны совпадать с начисленными ранее).
      • 🔹 Если выплата частичная (например, часть алиментов удержана), скорректируйте сумму.
  • Проверьте проводки:
    • 🔹 При выплате через кассу: дебет 70.01, кредит 50.01.
    • 🔹 При перечислении на карты: дебет 70.01, кредит 51 (или 55.01 для аккредитивов).

    Типичные ошибки при выплате аванса:

    • ⚠️ Несовпадение сумм между начислением и выплатой — приводит к остаткам на счёте 70.01.
    • ⚠️ Неверная дата выплаты — если указать дату позже фактической, это исказит отчётность по кассе.
    • ⚠️ Отсутствие платежных поручений при банковском переводе — без них документ не будет подтверждён.
    💡

    Если аванс выплачивается через банк, предварительно сформируйте платежные поручения в документе "Выплата зарплаты" (кнопка "Создать платежные документы"). Это ускорит процесс перечисления и избежит ошибок в реквизитах.

    После проведения документа проверьте:

    • 🔹 Остатки по счёту 70.01 — они должны уменьшиться на сумму выплаченного аванса.
    • 🔹 Кассовые документы (при выплате наличными) или платежные поручения (при перечислении).
    • 🔹 Отчёт Анализ счёта 70.01 — в нём не должно быть "висящих" сумм по авансу.

    5. Учёт НДФЛ и страховых взносов: почему аванс не облагается налогами

    Один из самых частых вопросов бухгалтеров — почему с аванса не удерживается НДФЛ и не начисляются страховые взносы. Ответ кроется в законодательстве: согласно ст. 223 НК РФ, датой получения дохода в виде зарплаты считается последний день месяца, за который она начислена. Аванс же является частичной выплатой, а не окончательным расчётом.

    Что это значит на практике:

    • 📌 НДФЛ с аванса не удерживается, так как доход ещё не сформирован в полном объёме.
    • 📌 Страховые взносы также не начисляются, поскольку база для них определяется по итогам месяца.
    • 📌 Удержания (алименты, исполнительные листы) с аванса производятся только в том случае, если это прописано в исполнительном документе.

    Однако есть важный нюанс: если сотрудник уволится до конца месяца, то аванс становится его окончательным доходом. В этом случае:

    1. Нужно доначислить НДФЛ с суммы аванса.
    2. Рассчитать страховые взносы (если аванс превышает необлагаемый лимит).
    3. Сформировать корректирующие документы в 1С.
    Что делать, если аванс выплачен, но сотрудник не отработал месяц?

    Если сотрудник получил аванс, но не отработал месяц (например, уволился или находился на больничном), сумма аванса должна быть удержана из окончательного расчёта. Если окончательного расчёта недостаточно для покрытия аванса, оставшуюся сумму можно взыскать через суд или удержать из следующих выплат (например, отпускных).

    В 1С:Бухгалтерии учёт НДФЛ и взносов по авансу настраивается следующим образом:

    1. В виде расчёта для аванса должен быть снят флаг "Облагается НДФЛ".
    2. В настройках страховых взносов (раздел Настройки → Зарплата и кадры → Страховые взносы) проверьте, что аванс не включён в базу для начисления взносов.
    3. При окончательном расчёте зарплаты программа автоматически учтёт аванс и скорректирует налоговую базу.
    💡

    Аванс не является объектом обложения НДФЛ и страховыми взносами, так как не является окончательным доходом сотрудника. Все удержания рассчитываются по итогам месяца.

    6. Типичные ошибки и как их избежать

    Даже опытные бухгалтеры допускают ошибки при начислении аванса в 1С. Разберём наиболее распространённые проблемы и способы их предотвращения.

    Ошибка 1. Двойное начисление аванса

    Происходит, если в документе Начисление зарплаты и взносов неверно указан период или дублируются виды расчётов. Чтобы избежать:

    • 🔹 Проверяйте период начисления — он должен совпадать с месяцем выплаты аванса.
    • 🔹 Используйте отдельный вид расчёта для аванса.
    • 🔹 Контролируйте остатки по счёту 70.01 после проведения документа.

    Ошибка 2. Несовпадение сумм начисления и выплаты

    Если сумма в документе Выплата зарплаты не совпадает с начисленным авансом, образуется дебетовое сальдо по счёту 70.01. Это искажает отчётность и может привести к претензиям от ФНС. Решение:

    • 🔹 Сверяйте суммы в документах Начисление и Выплата.
    • 🔹 Если выплата частичная (например, удержаны алименты), отразите это в документе.

    Ошибка 3. Начисление НДФЛ с аванса

    Если в проводках по авансу появился счёт 68.01, это означает, что в настройках вида расчёта включено налогообложение. Исправление:

    1. Откройте справочник Виды расчётов (Зарплата и кадры → Настройки → Виды расчётов).
    2. Найдите вид расчёта для аванса и снимите флаг "Облагается НДФЛ".
    3. Перепроведите документ начисления аванса.

    Ошибка 4. Неверный счёт затрат

    Если в проводках по авансу указан неверный дебетовый счёт (например, 26 вместо 44), это исказит себестоимость и финансовые результаты. Чтобы избежать:

    • 🔹 Проверяйте подразделение сотрудника — от него зависит счёт затрат.
    • 🔹 Настройте автоматическое определение счетов в параметрах учёта.
    💡

    Чтобы быстро найти ошибки в начислении аванса, используйте отчёт "Анализ счёта 70.01" за текущий месяц. Обратите внимание на остатки по субконто (сотрудникам) — они должны быть нулевыми после выплаты аванса.

    7. Отчётность по авансам: что проверяет ФНС

    Хотя аванс не облагается налогами, он всё равно попадает в поле зрения налоговых органов. ФНС может запросить пояснения, если:

    • 🔹 Суммы авансов не соответствуют окладам сотрудников (например, аванс превышает 50% от зарплаты).
    • 🔹 Выплаты производятся нерегулярно или с нарушением сроков (ст. 136 ТК РФ).
    • 🔹 В отчётности по счёту 70.01 есть непогашенные остатки.

    Какие отчёты формировать в 1С для контроля:

    Отчёт Путь в 1С Что проверять
    Анализ счёта 70.01 Отчёты → Стандартные → Анализ счёта Остатки по сотрудникам после выплаты аванса
    Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость Сальдо на конец месяца должно быть нулевым
    Расчётная ведомость (Т-51) Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате Сопоставление начисленного и выплаченного аванса
    Свод по начислениям и удержаниям Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате Отсутствие НДФЛ и взносов по авансу

    Если ФНС запрашивает пояснения по авансовым выплатам, подготовьте:

    • 📄 Копии документов Начисление зарплаты и взносов и Выплата зарплаты.
    • 📄 Выписки по счёту 70.01 за запрашиваемый период.
    • 📄 Приказы о выплате аванса (если они есть в компании).
    💡

    ФНС может проверять регулярность выплаты авансов. Согласно ст. 136 ТК РФ, зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Нарушение этого правила грозит штрафом до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

    FAQ: Частые вопросы по начислению аванса в 1С

    Можно ли выплатить аванс в большем размере, чем 50% от оклада?

    Да, законодательство не устанавливает жёстких ограничений по размеру аванса. Однако ФНС может запросить пояснения, если аванс значительно превышает половину оклада (например, 70-80%). В этом случае рекомендуется закрепить размер аванса во внутренних документах компании (положении об оплате труда).

    Как в 1С отразить удержание из аванса (например, по исполнительному листу)?

    Для удержания из аванса:

    1. Создайте вид расчёта с типом "Удержание" (например, "Удержание по исполнительному листу").
    2. В документе Начисление зарплаты и взносов добавьте этот вид расчёта с отрицательной суммой.
    3. В документе Выплата зарплаты укажите фактическую сумму к выдаче (за минусом удержания).

    Важно: удерживать можно только те суммы, которые прямо указаны в исполнительном документе.

    Что делать, если аванс начислен, но не выплачен?

    Если аванс начислен, но не выплачен (например, из-за отсутствия денег на счёте), необходимо:

    1. Отменить проведение документа Начисление зарплаты и взносов.
    2. Либо создать документ Корректировка записей регистров для сторнирования начисления.
    3. После фактической выплаты повторно начислить аванс.

    Оставлять "висящие" суммы по счёту 70.01 нельзя — это искажает отчётность.

    Как начислить аванс сотруднику, который устроился в середине месяца?

    Для новых сотрудников аванс рассчитывается пропорционально отработанным дням. В 1С:

    1. В документе Начисление зарплаты и взносов укажите дату приёма на работу.
    2. Программа автоматически рассчитает аванс с учётом отработанного времени.
    3. Если нужно выплатить фиксированную сумму, вручную скорректируйте начисление.
    Можно ли выплатить аванс раньше срока, указанного в правилах внутреннего трудового распорядка?

    Да, можно, но это должно быть оформлено приказом руководителя. В 1С:

    1. Создайте документ Начисление зарплаты и взносов с фактической датой выплаты.
    2. Приложите скан приказа к документу (в поле "Файлы").
    3. Убедитесь, что в настройках программы разрешена выплата аванса в произвольные даты.

    Без приказа ранняя выплата может быть расценена как нарушение трудового законодательства.