Списание товаров в 1С:Предприятие 8 — рутинная, но критически важная операция, которая влияет на финансовую отчетность, налоговые регистры и управление запасами. Ошибки здесь обходятся дорого: от искажения себестоимости до претензий проверяющих органов. Эта статья поможет разобраться, как правильно оформить списание в разных сценариях — от порчи товара до использования в производстве, с учетом последних изменений в конфигурациях 1С:УТ 11, 1С:ERP и 1С:Бухгалтерия 3.0.

Мы детально разберем: какие документы использовать (и почему «Акт списания» не всегда подходит), как автоматически формируются проводки и что делать, если они «сбиваются», нюансы для ЕНВД, УСН и ОСНО, типичные ошибки, из-за которых ФНС придирается к учету.

В конце — чек-лист для проверки корректности списания и ответы на частые вопросы.

Если вы работаете с 1С:Розница 2.3 или 1С:Комплексная автоматизация, принципы те же, но есть специфические настройки — их мы тоже затронем. Для программистов 1С в конце статьи добавили блок с техническими деталями (как модифицировать печатные формы актов списания через конфигуратор).

1. Когда требуется списание товаров в 1С: законные основания

Списание — это не просто удаление товара из базы. Это хозяйственная операция, которая должна быть документально обоснована. Без основания списание приравнивается к хищению или ошибке учета, что чревато штрафами (ст. 120 НК РФ). Вот законные причины:

  • 📦 Истечение срока годности (пищевые продукты, лекарства, косметика). В 1С сроки хранятся в карточке номенклатуры — поле Срок годности (дней).
  • 🔥 Порча или бой (битые бутылки, промокшие коробки, сгоревшие детали). Требуется акт о порче с фотографиями.
  • 🏭 Использование в производстве (сырье, материалы). Здесь списание оформляется через документ Требование-накладная.
  • 📉 Уценка до нулевой стоимости (устаревшие модели, неликвиды). Нужно решение комиссии.
  • 🚚 Недостача при инвентаризации. Оформляется актом Инвентаризация товаров с последующим списанием.

⚠️ Внимание: Если товар списывается по причине морального устаревания (например, старые модели телефонов), но он физически исправен, налоговая может признать операцию необоснованной. В этом случае лучше провести уценку до минимальной цены и продать, а не списывать.

Для каждой причины в 1С есть свой документ. Например, для порчи — Акт списания товаров, для производства — Требование-накладная. Использование неправильного документа ведет к ошибкам в проводках и отчетности.

📊 Как часто вам приходится списывать товары в 1С?
Ежедневно
Раз в неделю
Раз в месяц
Реже чем раз в квартал

2. Пошаговая инструкция: как списать товары через «Акт списания»

Самый универсальный документ для списания — Акт списания товаров (в 1С:УТ 11 он находится в разделе Склад → Списание товаров). Рассмотрим процесс на примере списания испорченных продуктов:

  1. Создайте новый документ: перейдите в Склад → Списание товаров → Создать.
  2. Укажите склад, с которого списываете товар. Если товар числится на нескольких складах, выберите нужный вручную.
  3. Добавьте номенклатуру: нажмите Добавить и выберите товар из справочника. Укажите количество и причину списания (обязательное поле!).
  4. Заполните аналитику:
    • 📌 Счет затрат: обычно 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» или 20 «Основное производство» (если списываете в производство).
    • 📌 Статья затрат: выберите из справочника (например, «Порча товаров» или «Списание просрочки»).
    • 📌 Подразделение (если ведется аналитика по отделам).
  • Проверьте проводки: нажмите Показать проводки. Должны сформироваться записи по дебету счета затрат и кредиту счета учета товаров (обычно 41.01).
  • Проведите и распечатайте акт. Подписи в акте должны совпадать с лицами, указанными в карточке склада как материально ответственные.

    • 🔹 Важный нюанс: Если списываете товар, который учитывается по партиям (включен учет по серийным номерам или срокам годности), в документе появится дополнительная вкладка Партии. Здесь нужно указать, какую именно партию списываете. Если этого не сделать, 1С спишет по методу ФИФО (первая партия на приход — первая в расход), что может исказить себестоимость.

    ☑️ Проверка перед проведением акта списания

    Выполнено: 0 / 5

    3. Альтернативные способы списания: когда «Акт списания» не подходит

    Не все случаи списания оформляются через Акт списания товаров. В некоторых ситуациях нужно использовать другие документы:

    Сценарий Документ в 1С Особенности
    Списание в производство Требование-накладная Используется счет 20.01. Требуется указание заказа на производство.
    Недостача при инвентаризации Инвентаризация товаров + Списание товаров Сначала фиксируется недостача, затем списывается актом с причиной «Недостача».
    Уценка до нулевой стоимости Изменение цен номенклатуры + Акт списания Сначала цена снижается до 0 руб., затем товар списывается.
    Списание по акту комиссии Акт списания товаров с прикрепленным сканом акта В комментарии указывается номер и дата акта комиссии.

    ⚠️ Внимание: Если списываете товар, который был передан на реализацию (например, комиссионный товар), используйте документ Отчет комиссионера о продажах с операцией «Возврат нереализованного товара». Простое списание через акт в этом случае приведет к ошибкам в учете комиссионера.

    Для 1С:Розница 2.3 есть отдельный документ — Списание товаров в рознице (раздел Розница). Он автоматически формирует записи в регистре Розничные продажи, что важно для корректного расчета налогов при ЕНВД.

    Что будет, если списать товар без акта?

    Без документального основания списание считается необоснованным расходом. Налоговая может:

    1. Исключить сумму списания из расходов при расчете налога на прибыль.

    2. Доначислить НДС (если товар был с НДС).

    3. Оштрафовать за нарушение учета (ст. 120 НК РФ — до 10 000 руб.).

    В суде доказать обоснованность списания без акта крайне сложно.

    4. Проводки при списании: разбор на примерах

    От того, какой счет дебетуется при списании, зависит налоговый учет. Рассмотримные проводки для разных ситуаций:

    • 💸 Списание порчи на счет 94: 
      Дт 94"Недостачи и потери от порчи ценностей"

      Кт 41.01"Товары на складах"

      Далее, если виновник не найден: 
      Дт 91.02"Прочие расходы"

      Кт 94"Недостачи и потери от порчи ценностей"

    • 🏭 Списание в производство (счет 20): 
      Дт 20.01"Основное производство"

      Кт 41.01"Товары на складах"

      Себестоимость товара включается в себестоимость готовой продукции.
    • 📉 Списание просрочки (счет 91): 
      Дт 91.02"Прочие расходы"

      Кт 41.01"Товары на складах"

      Используется, если товар списывается как убыток (например, испорченная продукция).

    🔹 Критичный нюанс для УСН: Если вы на УСН «Доходы минус расходы», списанные товары можно учесть в расходах только при наличии документального подтверждения (акт списания + подтверждающие документы: фотографии, акты комиссии). Без них налоговая исключит сумму из расходов.

    В 1С:ERP и 1С:КА 2.4 при списании на счет 94 автоматически формируется резерв по сомнительным долгам (если включена соответствующая настройка в учетной политике). Это может привести к излишнему резервированию, если списание не связано с долгами. Проверяйте настройки в Главное → Учетная политика → Резервы.

    5. Типичные ошибки и как их избежать

    Ошибки при списании ведут к искажению себестоимости, проблемам с налоговой и даже блокировке счета. Вот самые распространенные:

    • 🚫 Списание без основания: Акт списания без прикрепленных фотографий или акта комиссии. Решение: Всегда прикрепляйте сканы подтверждающих документов к электронному акту в 1С (поле Файлы).
    • 🔄 Неверный порядок партий: Списание по ФИФО вместо указания конкретной партии. Решение: Для товаров с истекающим сроком годности всегда указывайте партию вручную.
    • 💰 Ошибка в счете затрат: Списание на 91.02 вместо 20.01 (или наоборот). Решение: Проверяйте соответствие счета типу операции по таблице выше.
    • 📊 Несогласованность с бухгалтерией: Списание в 1С без уведомления бухгалтера. Решение: Настройте уведомления в Администрирование → Настройки пользователей → Уведомления.

    ⚠️ Внимание: Если в вашей базе включен учет по характеристикам (например, цвет/размер одежды), при списании нужно указывать не только номенклатуру, но и конкретную характеристику. Иначе 1С спишет товар без привязки к характеристике, что приведет к отрицательным остаткам по другим вариантам товара.

    Еще одна частая проблема — списывание резервированного товара. Если товар зарезервирован под заказ покупателя (статус «Резерв» в карточке), его нельзя списать, пока резерв не снят. Чтобы проверить резервы, используйте отчет Ведомость по товарам на складах с отбором по статусу «Резерв».

    💡

    Если списываете товар с истекшим сроком годности, предварительно сформируйте отчет"Анализ сроков годности" (Склад → Отчеты → Анализ сроков годности). Это поможет выявить все просроченные позиции и списать их пакетом.

    6. Списание товаров в рознице: особенности для ЕНВД и УСН

    Для розничных магазинов списание имеет свои нюансы, особенно если вы работаете на ЕНВД или УСН:

    • 🛒 ЕНВД: Списание не уменьшает налоговую базу, так как ЕНВД рассчитывается от вмененного дохода. Однако списанные товары должны быть документально подтверждены для инвентаризации.
    • 📈 УСН «Доходы минус расходы»: Списание можно учесть в расходах, но только при наличии:
      • Акта списания с подписью материально ответственного лица.
      • Документов, подтверждающих причину (фото порчи, акт комиссии).
    • 💳 ОСНО: НДС по списанным товарам можно принять к вычету, если порча произошла по независящим причинам (например, стихийное бедствие). В остальных случаях НДС списывается на убытки.

    В 1С:Розница 2.3 для списания используйте документ Списание товаров в рознице (раздел Розница). Он автоматически корректирует данные в регистре Розничные продажи, что важно для:

    • 📊 Формирования отчета о розничных продажах (для ЕНВД).
    • 💰 Корректного расчета себестоимости при инвентаризации.

    ⚠️ Внимание: Если вы списываете товар, который был продан в кредит или по карте рассрочки, предварительно проверьте, не числится ли он в регистре Продано в кредит. Списание такого товара может нарушить учет дебиторской задолженности.

    7. Автоматизация списания: как ускорить процесс

    Если списания происходят регулярно (например, ежемесячная утилизация просрочки), можно автоматизировать процесс:

    • 🤖 Регламентные задания: Настройте автоматическое создание актов списания для товаров с истекшим сроком годности. Для этого в Администрирование → Регламентные задания добавьте новое задание с типом Списание просроченных товаров.
    • 📋 Шаблоны актов: Создайте шаблоны для типовых операций (порча, недостача) и сохраните их в Склад → Шаблоны документов. Это сэкономит время на заполнении.
    • 🔍 Отбор по параметрам: В документе Акт списания используйте расширенный отбор по:
      • Сроку годности (Срок годности ≤ Текущая дата).
      • Остатку на складе (Количество > 0).
      • Группе номенклатуры (например, только «Продукты питания»).

    Для программистов 1С: если стандартных механизмов недостаточно, можно доработать конфигурацию. Например, добавить обработку, которая автоматически списывает товары с нулевым остатком по результатам инвентаризации. Пример кода для добавления в модуль документа ИнвентаризацияТоваров:

    Процедура ПриПроведении(Отказ, РежимПроведения)

    Если РежимПроведения = РежимПроведенияДокумента.Оперативный Тогда
    

    Запрос = Новый Запрос;
    

    Запрос.Текст =
    

    "ВЫБРАТЬ
    

    | ИнвентаризацияТоваровОстатки.Номенклатура КАК Номенклатура,
    

    | ИнвентаризацияТоваровОстатки.Количество КАК Количество
    

    |ИЗ
    

    | Документ.ИнвентаризацияТоваров.Остатки КАК ИнвентаризацияТоваровОстатки
    

    |ГДЕ
    

    | ИнвентаризацияТоваровОстатки.Количество = 0
    

    | И ИнвентаризацияТоваровОстатки.Ссылка = &Ссылка";
    


    Запрос.УстановитьПараметр("Ссылка", Ссылка);
    

    Результат = Запрос.Выполнить;
    

    Выборка = Результат.Выбрать;
    


    Пока Выборка.Следующий Цикл
    

    ДокументСписания = Документы.СписаниеТоваров.СоздатьДокумент;
    

    ДокументСписания.Склад = Склад;
    

    ДокументСписания.Добавить;
    

    ДокументСписания.Товары.Номенклатура = Выборка.Номенклатура;
    

    ДокументСписания.Товары.Количество = Выборка.Количество;
    

    ДокументСписания.ПричинаСписания = Перечисления.ПричиныСписания.Недостача;
    

    ДокументСписания.Записать;
    

    ДокументСписания.Провести;
    

    КонецЦикла;
    

    КонецЕсли;
    

    КонецПроцедуры

    ⚠️ Внимание: Перед внесением изменений в конфигурацию сделайте резервную копию базы и протестируйте доработку на копии рабочей базы. Автоматическое списание может привести к ошибкам, если не учтены резервы или особенности аналитического учета.

    💡

    Автоматизация списания ускоряет процесс, но требует предварительной настройки отборов и тестирования. Всегда проверяйте сформированные документы на корректность проводок и остатков.

    8. Проверка корректности списания: чек-лист перед закрытием месяца

    Перед закрытием месяца проверьте, что все списания оформлены правильно. Используйте этот чек-лист:

    ☑️ Проверка списаний перед закрытием месяца

    Выполнено: 0 / 5

    Для дополнительной проверки сформируйте отчеты:

    • 📌 Оборотно-сальдовая ведомость по счету 41 — проверьте, что остатки совпадают с фактическими.
    • 📌 Анализ субконто по счету 94 — убедитесь, что все недостачи закрыты (перенесены на 91 счет или виновных лиц).
    • 📌 Ведомость по товарам на складах с отбором по дате списания.

    Если обнаружите расхождения, исправляйте их до закрытия месяца. После проведения регламентных операций (особенно Закрытие месяца в 1С:Бухгалтерия) исправить ошибки будет сложнее.

    🔹 Совет для аудита: Ведите журнал списаний в Excel или прямо в 1С (создайте регистр сведений ЖурналСписаний). Это поможет быстро найти информацию при проверках.

    FAQ: Ответы на частые вопросы

    Можно ли списать товар без акта комиссии?

    Технически в 1С можно создать акт списания без комиссии, но налоговая не примет такие расходы. Для списания по причине порчи или недостачи обязательно наличие:

    • Акта комиссии (с подписями не менее 3 человек).
    • Объяснительной материально ответственного лица.
    • Фотографий (для порчи).

    Без этих документов списание будет считаться необоснованным.

    Как списать товар, если он учтен по серийным номерам?

    При списании товара с серийными номерами:

    1. В документе Акт списания на вкладке Серийные номера укажите конкретные номера.
    2. Если серийные номера не указаны, 1С спишет товар по методу ФИФО (первые пришедшие серии).
    3. Проверьте остатки по сериям в отчете Ведомость по серийным номерам.
    Важно: Если серийный номер уже продан или зарезервирован, его нельзя списать.

    Что делать, если после списания остались отрицательные остатки?

    Отрицательные остатки после списания возникают по причинам:

    • Списание больше, чем фактический остаток на складе.
    • Товар был зарезервирован под заказ.
    • Ошибка в партионном учете (списали не ту партию).
    Как исправить:
    1. Проверьте отчет Ведомость по товарам на складах с отбором по номенклатуре.
    2. Если ошибка в количестве — проведите Корректировку записей регистров.
    3. Если ошибка в резерве — снимите резерв документа Заказ покупателя.

    Как списать товар, который числится в пути (статус «В пути»)?

    Товар со статусом «В пути» списывать нельзя — он еще не поступил на склад. Сначала нужно:

    1. Оформить документ Поступление товаров (если товар пришел).
    2. Или оформить Акт о расхождениях, если товар потерян при транспортировке.

    Только после этого можно списывать недостачу.

    Нужно ли списывать товар, если он был украден?

    При краже оформляйте:

    1. Акт о хищении (с указанием обстоятельств).
    2. Заявление в полицию (приложите копию к акту в 1С).
    3. Документ Списание товаров с причиной «Хищение» и счетом затрат 94.
    Налоговый учет: Сумму хищения можно списать на убытки только после завершения расследования (или если виновник не найден). До этого она учитывается на счете 94.