Управление персоналом требует постоянного контроля не только за начислением зарплаты, но и за общим количеством работников в организации. Для бухгалтеров, кадровиков и руководителей критически важно понимать текущую численность штата, чтобы соблюдать требования законодательства или планировать бюджет. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) редакция 3.1 эта информация разбита на несколько блоков, что иногда вызывает сложности у новых пользователей.
Существует несколько методов получения этих данных, начиная от простого просмотра справочников и заканчивая формированием специализированных отчетов. Выбор конкретного способа зависит от того, нужны ли вам данные на текущую дату, история изменений или детализация по подразделениям. В этой статье мы разберем наиболее эффективные инструменты для анализа кадровой структуры.
Анализ через справочник «Сотрудники»
Самый быстрый способ получить общее представление о количестве людей в базе — обратиться к основному справочнику. В меню Кадры выберите пункт Сотрудники. Здесь отображаются все физические лица, с которыми когда-либо заключались трудовые договоры или гражданско-правовые соглашения.
Однако важно понимать разницу между списком всех людей и реально работающим персоналом. В списке могут находиться уволенные работники или те, с кем договоры уже истекли. Чтобы отфильтровать лишнее, используйте панель отборов сверху списка. Установите фильтр по полю Состояние в организации и выберите значение «Работает в организации».
После применения фильтра программа покажет только актуальный штат. В нижней части окна списка обычно отображается итоговое количество записей, что позволяет мгновенно узнать общую численность. Если вам нужно разделить данные по видам занятости, добавьте второй уровень отбора по полю Вид занятости. Это поможет быстро отделить основных работников от внешних совместителей.
⚠️ Внимание: Справочник «Сотрудники» содержит карточки физических лиц. Один человек может иметь несколько записей о приеме на работу в разные подразделения или по разным договорам. Для точного подсчета уникальных людей используйте отчеты, а не просто считайте строки в списке.
Используйте группировку в списке сотрудников по подразделениям, чтобы быстро оценить распределение персонала без формирования сложных отчетов.
Использование отчета «Анализ штатного расписания»
Для глубокого анализа соответствия фактической численности плановым показателям предназначен специальный отчет. Он находится в разделе Отчеты по ссылке Анализ штатного расписания. Этот инструмент сравнивает количество утвержденных ставок с количеством фактически принятых сотрудников.
В настройках отчета вы можете указать конкретную дату, на которую требуется сформировать данные. Это особенно полезно для сдачи статистической отчетности, где требуются цифры на конец отчетного периода. Отчет автоматически учитывает всех работников, находящихся в отпусках, командировках или на больничном, так как они продолжают числиться в штате.
Результат формируется в виде таблицы, где видно отклонение факта от плана. Если фактическая численность превышает штатное расписание, программа подсветит эти строки. Это позволяет оперативно выявить перерасход фонда оплаты труда или нарушения трудовой дисциплины при найме.
| Показатель | Описание данных | Где используется |
|---|---|---|
| Штатная численность | Количество единиц по утвержденному расписанию | Планирование бюджета |
| Фактическая численность | Количество принятых сотрудников на дату | Кадровый учет |
| Отклонение | Разница между планом и фактом | Контроль лимитов |
| Среднесписочная | Расчетный показатель за период | Налоговая отчетность |
Расчет среднесписочной численности
Часто руководству требуется не моментальный снимок штата, а средний показатель за месяц, квартал или год. Этот параметр необходим для определения права на применение специальных налоговых режимов, таких как УСН или патент. В 1С ЗУП 3.1 расчет производится автоматически на основе табеля учета рабочего времени.
Найдите отчет Среднесписочная численность в группе Отчеты по кадрам. При формировании укажите нужный временной интервал. Программа проанализирует явки и неявки сотрудников, учитывая коэффициенты для неполного рабочего дня. Например, сотрудник на полставки учитывается как 0,5 единицы.
Алгоритм расчета строго регламентирован указаниями Росстата, и программа следует им автоматически. В детализации отчета можно увидеть, как именно повлияли на итоговую цифру декретные отпуска, учебные отпуска или дни простоя. Это исключает человеческий фактор и арифметические ошибки при ручном подсчете.
⚠️ Внимание: Для корректного расчета среднесписочной численности необходимо, чтобы в базе были заполнены графики работы и отмечены все факты неявок в табеле. Отсутствие данных о явках может исказить итоговый коэффициент.
Особенности учета внешних совместителей
Внешние совместители учитываются в среднесписочной численности пропорционально отработанному времени. Если внутренний совместитель работает на двух должностях в одной организации, он учитывается как одно целое физическое лицо.
Проверка через отчет «Список сотрудников»
Универсальным инструментом для получения любых списочных данных является отчет Список сотрудников. Он позволяет гибко настраивать выводимые колонки и группировки. Перейдите в раздел Отчеты и выберите нужный пункт в категории Кадры.
В настройках отчета перейдите на вкладку Группировка. Вы можете сгруппировать данные по Подразделениям, Должностям или Видам занятости. Это дает возможность увидеть не только общую сумму, но и структуру персонала. Например, сколько инженеров работает в цеху №1, а сколько менеджеров в отделе продаж.
Добавьте в поля отбора условие по дате приема и увольнения, чтобы получить срез на конкретный момент. Отчет покажет всех, чей период работы захватывает указанную дату. Результат можно выгрузить в Excel для дальнейшей обработки или построения диаграмм.
- 📊 Позволяет увидеть детальную структуру по любым реквизитам карточки сотрудника.
- 🖨️ Удобно печатать списки для приказов или личных дел.
- ⚙️ Гибкая настройка полей: можно добавить стаж, оклад или график работы.
Отчет «Список сотрудников» — лучший инструмент для получения детализированных данных с возможностью выгрузки во внешние системы.
Учет внешних совместителей и договоров ГПХ
При анализе численности важно не забыть про категории работников, которые не входят в основной штат, но выполняют работу для организации. К ним относятся внешние совместители и лица, работающие по договорам гражданско-правового характера (ГПХ). Их учет ведется в тех же разделах, но требует отдельного внимания при фильтрации.
В карточке сотрудника вид занятости определяется в блоке Прием на работу. Если там указано «Внешний совместитель», такой человек не занимает штатную единицу в классическом понимании, но увеличивает общую нагрузку на кадровую службу. Для договоров ГПХ используется отдельный документ Договор с физическим лицом.
Чтобы узнать количество таких сотрудников, воспользуйтесь отчетом Список сотрудников с отбором по виду договора. Также можно сформировать отчет Анализ состояния расчетов с сотрудниками, выбрав группу видов расчетов, связанную с оплатой по договорам. Это покажет активных контрагентов на текущий момент.
☑️ Проверка полноты данных о персонале
Частые ошибки при подсчете персонала
Несмотря на автоматизацию, пользователи часто сталкиваются с расхождениями в цифрах. Самая распространенная ошибка — суммирование строк в списках без учета того, что один человек может фигурировать там несколько раз. Например, при переводе внутри организации история перемещений может дублировать запись о сотруднике в некоторых выборках.
Другая проблема связана с сотрудниками, находящимися в длительных отпусках без сохранения заработной платы. Юридически они остаются в штате, но фактически не работают. В зависимости от цели запроса (для налоговой или для планирования нагрузки), их статус нужно учитывать по-разному. Всегда уточняйте методологию подсчета перед формированием отчета.
Также стоит помнить, что интерфейсы и названия отчетов могут незначительно отличаться в зависимости от версии конфигурации и уровня обновлений. Разработчики постоянно улучшают функционал, добавляя новые аналитические возможности.
⚠️ Внимание: Интерфейс программы и точные названия пунктов меню могут меняться после обновления версии 1С. Если вы не находите указанную кнопку, воспользуйтесь глобальным поиском по названию отчета или обратитесь к регламентированной документации вашей версии платформы.
Как найти пропавший отчет?
Если стандартный отчет не находится в меню, нажмите Ctrl+F или значок лупы в правом верхнем углу, введите название отчета. Система покажет все объекты с таким именем, включая скрытые или перемещенные.
Вопросы и ответы
Как узнать количество сотрудников на конкретную дату в прошлом?
Для этого используйте отчет «Список сотрудников» или «Анализ штатного расписания». В настройках отчета установите параметр «На дату» и выберите нужный день в календаре. Программа сформирует срез данных, актуальный именно для этого момента, учитывая принятых и уволенных на тот период.
Влияют ли декретницы на среднесписочную численность?
Да, сотрудники, находящиеся в отпуске по беременности и родам, а также в отпуске по уходу за ребенком, включаются в среднесписочную численность как целые единицы. Исключение составляют только женщины, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком до 1.5 или 3 лет, если они работают на условиях неполного рабочего времени — тогда они учитываются пропорционально.
Можно ли выгрузить список сотрудников с фотографиями?
Да, в отчете «Список сотрудников» можно добавить поле «Фотография» в настройки полей. Однако для печати или выгрузки в Excel лучше использовать специализированные обработки или настроить макет печатной формы, так как графические данные в табличном виде могут отображаться некорректно.
Почему в отчете численность больше, чем в штатном расписании?
Это может происходить, если в организации приняты сотрудники сверх утвержденных ставок, либо если один сотрудник оформлен на несколько должностей (совместительство внутри организации), и отчет суммирует количество занимаемых позиций, а не уникальных физических лиц. Проверьте настройки группировки в отчете.