Ситуация, когда сотрудница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, решает расторгнуть трудовые отношения, встречается в кадровой практике регулярно. Для специалиста, работающего в конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом, важно не просто корректно оформить кадровые документы, но и правильно рассчитать окончательные выплаты.
Большинство пользователей ошибочно полагают, что процедура увольнения в этом случае требует каких-то особых, скрытых от глаз функций или специальных настроек системы. На самом деле 1С:ЗУП позволяет выполнить это стандартными средствами, однако ключевым моментом является правильный выбор основания увольнения в справочниках.
Бухгалтеру необходимо четко понимать разницу между увольнением по собственному желанию и увольнением по соглашению сторон, так как это влияет на порядок заполнения форм и сроки выплат. В этой статье мы детально разберем весь путь от создания приказа до формирования записки-расчета.
⚠️ Внимание: Законодательство РФ запрещает увольнять беременных женщин и матерей с детьми до трех лет по инициативе работодателя (за исключением ликвидации организации). Однако увольнение по инициативе самой работницы или по соглашению сторон полностью законно.
Подготовка данных и проверка трудового договора
Прежде чем приступать к оформлению документов в программе, необходимо убедиться в актуальности информации в карточке сотрудника. Откройте карточку физического лица и проверьте, корректно ли указан текущий статус отпуска.
Система должна «видеть», что сотрудник находится в отпуске по уходу за ребенком. Если по какой-то причине период отпуска не зафиксирован в графе «Отпуска» или введен некорректно, расчет компенсации за неиспользованные дни может быть произведен с ошибкой.
Особое внимание следует уделить дате увольнения. Согласно Трудовому кодексу, работник может уволиться в любой день, даже находясь в отпуске. В 1С:ЗУП дата увольнения указывается в приказе, и именно от нее будут отсчитываться сроки окончательного расчета.
Важно также проверить, нет ли у сотрудницы задолженностей перед организацией, например, невозвращенных подотчетных сумм. Хотя это не препятствует увольнению, это влияет на итоговую сумму к выплате.
⚠️ Внимание: Если в вашей организации ведется строгий табельный учет, убедитесь, что в дни до даты увольнения не проставлены ошибочные коды явки. Для периода отпуска должен стоять соответствующий код (обычно «ОЖ» или «15»).
Перед увольнением распечатайте справку о текущем состоянии расчетов с сотрудником, чтобы визуально сверить остатки отпусков и авансов перед созданием приказа.
Создание приказа об увольнении в 1С:ЗУП 3.1
Основным документом, инициирующим процесс увольнения в конфигураторе, является приказ. В версии 3.1 интерфейс стал более интуитивным, но логика осталась прежней. Перейдите в раздел Кадры → Приемы, переводы, увольнения.
Нажмите кнопку Создать и выберите тип документа «Увольнение». В открывшейся форме необходимо выбрать конкретного сотрудника из списка. Система автоматически подтянет данные из карточки, включая подразделение и должность.
Самый критичный этап — выбор основания увольнения в поле «Основание». Здесь нельзя выбирать стандартные пункты, если они не подходят по смыслу. Для декретницы, увольняющейся по собственному желанию, выбирается пункт:
- 📄 Пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ (по собственному желанию)
- 🤝 Пункт 1 части 1 статьи 77 ТК РФ (по соглашению сторон)
- 🏢 Пункт 1 части 1 статьи 81 ТК РФ (ликвидация организации — редкий случай)
После выбора основания система запросит дату увольнения. Укажите день, который согласован с работницей. Обратите внимание, что если дата выпадает на выходной, в 1С это обрабатывается корректно, но фактическая выплата может производиться в ближайший рабочий день согласно внутренним правилам кассы.
Расчет компенсаций и удержаний
После проведения приказа система автоматически формирует расчет. Главная особенность увольнения декретницы заключается в расчете компенсации за неиспользованный отпуск. Поскольку сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком, этот период не входит в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск.
Это означает, что количество дней компенсации может быть значительным, если до ухода в декрет у сотрудницы оставались неиспользованные дни за предыдущие рабочие годы. Алгоритм 1С:ЗУП автоматически исключает дни нахождения в отпуске по уходу за ребенком из стажа.
В документе «Увольнение» перейдите на вкладку «Начисления и удержания». Здесь вы увидите строку «Компенсация за неиспользованный отпуск». Проверьте количество дней. Если система показала ноль, а вы уверены, что дни есть, проверьте настройки графика работы и периодов отпуска в карточке.
Также в этом разделе могут присутствовать другие начисления, предусмотренные коллективным договором или соглашением об увольнении. Например, выходное пособие при увольнении по соглашению сторон.
| Вид начисления | Влияние на стаж | Налогообложение (НДФЛ) | Страховые взносы |
|---|---|---|---|
| Зарплата за отработанные дни | Включается | Облагается | Облагается |
| Компенсация за отпуск | Не влияет | Облагается | Облагается |
| Выходное пособие (до 3 окладов) | Не влияет | Не облагается* | Не облагается* |
| Материальная помощь | Не влияет | Зависит от суммы | Зависит от вида |
*При увольнении по соглашению сторон выходные пособия в пределах трехкратного среднего заработка не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Что делать, если компенсация рассчиталась неверно?
Если вы видите явное несоответствие количества дней, проверьте документ «Прием на работу» и все последующие документы «Ежегодный отпуск». Иногда сбой происходит из-за того, что отпуск был оформлен задним числом без перерасчета стажа. В таком случае перепровести документы хронологически.
Заполнение печатных форм Т-8 и записки-расчета
После того как документ «Увольнение» проведен и проверен, наступает этап формирования печатных форм. В 1С это делается нажатием кнопки Печать в верхней панели документа.
Для кадровой службы основным документом является приказ по форме Т-8. В нем автоматически подставляются данные о сотруднике, основании увольнения и дате. Обязательно сверьте формулировку основания с трудовой книжкой (если она ведется в бумажном виде).
Для бухгалтерии критически важна форма Т-61 (записка-расчет при увольнении). Именно в ней фиксируются все начисления и удержания за последние два года, необходимые для расчета среднего заработка (если он требуется) и итоговой суммы к выплате.
В современных версиях 1С также доступна печатная форма справки о сумме заработка за два календарных года (форма 182н), которая необходима сотруднице для последующего оформления пособий у нового работодателя или в органах соцзащиты.
☑️ Контрольный список перед выдачей документов
Отражение увольнения в кадровом учете и ЕФС-1
С 2023 года кадровый учет в 1С тесно интегрирован с формированием отчетности в Социальный фонд России (СФР). Увольнение сотрудника автоматически создает событие для передачи сведений по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1).
В разделе Отчетность по кадрам вы увидите сформированный проект отчета. Необходимо проверить, что дата увольнения в отчете совпадает с датой в приказе. Ошибка в одной цифре может привести к штрафным санкциям со стороны контролирующих органов.
Если в вашей организации используется система электронного документооборота (ЭДО) для трудовых книжек, то запись об увольнении также должна быть сформирована и отправлена в реестр СФР. В 1С:ЗУП это контролируется статусом документа.
Не забывайте, что отчет ЕФС-1 должен быть сдан не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении. 1С позволяет выгрузить файл для отправки через оператора ЭДО или сформировать xml-файл для ручной загрузки в личный кабинет страхователя.
⚠️ Внимание: Сроки сдачи отчетности и форматы файлов могут меняться законодателем. Всегда проверяйте актуальность форм в разделе «Помощник по отчетности» внутри вашей версии 1С перед отправкой данных в СФР.
Финальные выплаты и закрытие периода
Завершающим этапом является выплата денежных средств. В документе «Увольнение» на вкладке «Выплаты» указывается дата фактической выплаты. По закону все суммы должны быть выплачены в день увольнения.
Если в день увольнения сотрудник не работал (например, уволен дистанционно или находился в отпуске), суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчете. В 1С это отражается датой выплаты в ведомости.
Сформируйте ведомость на выплату зарплаты или отдельную ведомость на выплату при увольнении. При проведении ведомости система спишет деньги с расчетного счета или кассы и закроет долги перед сотрудником.
После выплаты обязательно выдайте сотруднику расчетный листок. В 1С это можно сделать через кнопку Печать → Расчетный листок непосредственно из документа увольнения или из реестра выплат.
Главная сложность увольнения декретницы в 1С — не техническая, а методическая: правильность исключения периода ухода за ребенком из стажа для расчета компенсации отпуска.
Можно ли уволить декретницу по сокращению штата?
Нет, увольнение по сокращению штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) является инициативой работодателя. Закон строго запрещает увольнять женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, по этому основанию. Исключение составляет только полная ликвидация организации.
Как в 1С отразить увольнение в период больничного?
Если сотрудница заболела в период отпуска по уходу за ребенком, больничный лист по общему правилу не оплачивается (за исключением случаев, когда она вышла на работу на неполный день). Увольнение проводится стандартной датой, больничный лист, закрытый после даты увольнения, оплачивается в обычном порядке в течение 10 дней после предоставления.
Что делать, если 1С не дает выбрать дату увольнения в выходной?
Программа 1С:ЗУП не блокирует выбор выходных дней для даты увольнения. Если вы столкнулись с ограничением, проверьте настройки производственного календаря или права доступа пользователя. Однако помните, что выплата в выходной день возможна только через банк, касса в выходной обычно не работает.
Нужно ли пересчитывать отпускные, если сотрудница уволилась сразу после выхода из декрета?
Нет, отпускные, выплаченные перед уходом в декрет, пересчету не подлежат. При увольнении рассчитывается только компенсация за те дни ежегодного отпуска, которые accrued (накопились) до момента ухода в декрет и не были использованы.
Где найти справку 182н в новом интерфейсе 1С:ЗУП 3.1?
Справка о сумме заработка формируется в разделе Отчетность, справки → Справки по сотруднику → Справка о сумме заработка (182н). Также ссылка на печать этой справки часто доступна прямо из документа «Увольнение» в группе печатных форм.