Как правильно уволить сотрудника в отпуске по собственному желанию в 1С ЗУП: инструкция с примерами

Увольнение сотрудника, находящегося в отпуске, — одна из самых спорных ситуаций в кадровом учете. Особенно если инициатива исходит от работника. 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) позволяет корректно оформить такое увольнение, но требует строгого соблюдения алгоритма: от проверки дат до расчета компенсаций. Ошибки здесь чреваты претензиями трудовой инспекции, перерасчетом налогов и конфликтами с сотрудником.

В этой статье разберем пошаговую инструкцию для 1С ЗУП 3.1 (актуально и для более новых версий), включая:

• 📅 Как проверить дату увольнения относительно отпуска (чтобы не нарушить ст. 80 ТК РФ)
• 📝 Какие документы нужно создать в 1С и в какой последовательности
• 💰 Особенности расчета компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении в отпуске
• ⚠️ Типичные ошибки, которые приводят к сбоям в расчетах и отчетности

Все примеры приведены с учетом актуальных налоговых ставок и правил 1С:ЗУП, но помните: трудовое законодательство может меняться. Перед оформлением сверьте ключевые моменты с последними редакциями ТК РФ или проконсультируйтесь с юристом.

1. Правовые основы: можно ли уволить сотрудника в отпуске по собственному желанию?

Согласно ст. 80 ТК РФ, работник вправе расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, в том числе во время отпуска. Однако есть нюансы:

• 📌 Сотрудник должен письменно уведомить работодателя за 2 недели (если иной срок не установлен договором). Отпуск не прерывает этот срок!
• 📌 Дата увольнения может приходиться на период отпуска, но не раньше его начала (если заявление подано во время отпуска).
• 📌 Работодатель не вправе уволить сотрудника по своей инициативе во время отпуска (ст. 81 ТК РФ), но увольнение по собственному желанию — исключение.

В 1С ЗУП это реализовано через механизм Кадровый перевод с типом Увольнение. Система автоматически проверяет даты, но контроль за соблюдением ТК РФ лежит на пользователе.

⚠️ Внимание: Если сотрудник подал заявление до начала отпуска, но дата увольнения попадает на отпускной период, в 1С потребуется вручную скорректировать график отпусков, чтобы избежать наложения документов.

2. Подготовка к увольнению: проверка данных в 1С ЗУП

Перед оформлением увольнения выполните предварительную проверку в системе:

1. Откройте карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники) и проверьте:
   • 🔹 Статус отпуска (вкладка Отпуска). Если отпуск уже начался, дата увольнения должна быть не раньше его окончания или внутри периода (если заявление подано в отпуске).
   • 🔹 Наличие неиспользованных дней отпуска (вкладка Отпуска → Начислено/Использовано).

Проверьте график отпусков (Кадры → Графики отпусков). Если увольнение приходится на отпуск, график нужно будет скорректировать.

Убедитесь в отсутствии задолженностей по зарплате или авансам (Зарплата → Начисления сотрудника).

Если сотрудник находится в ежегодном оплачиваемом отпуске, а дата увольнения попадает на этот период, в 1С автоматически рассчитается компенсация за неиспользованные дни после даты увольнения.

Проверьте дату начала и окончания отпуска в карточке сотрудника|

Убедитесь, что заявление на увольнение подано не позднее 2 недель до даты увольнения|

Сверьте остатки неиспользованного отпуска|

Проверьте отсутствие задолженностей по зарплате/авансам|

Скорректируйте график отпусков (если нужно)

-->

3. Пошаговая инструкция: как оформить увольнение в 1С ЗУП

Рассмотрим процесс на примере 1С:ЗУП 3.1 (релиз 3.1.20.х). Алгоритм актуален и для более новых версий с незначительными изменениями интерфейса.

Шаг 1. Создание документа «Увольнение»

Перейдите в раздел Кадры → Увольнения и нажмите Создать. В форме документа:

• 📌 Укажите организацию и сотрудника.
• 📌 В поле Дата увольнения выберите дату внутри отпуска или после него (в зависимости от заявления).
• 📌 В поле Основание увольнения выберите По собственному желанию (п. 3 ст. 77 ТК РФ).
• 📌 Заполните поле Приказ (распоряжение) — система сгенерирует номер автоматически.

Шаг 2. Корректировка графика отпусков

Если увольнение приходится на отпуск, откройте Кадры → Графики отпусков, найдите запись о текущем отпуске сотрудника и:

• 🔹 Сократите период отпуска до даты увольнения (если увольнение внутри отпуска).
• 🔹 Или удалите запись (если увольнение после отпуска, но сотрудник не выйдет на работу).

Шаг 3. Расчет компенсации за неиспользованный отпуск

Система автоматически рассчитает компенсацию при проведении документа Увольнение. Проверьте правильность расчета:

1. Откройте документ Увольнение → вкладка Начисления.
2. Убедитесь, что в таблице есть строка Компенсация за неиспользованный отпуск.
3. Сверьте количество дней и сумму с ручным расчетом (формула: Средний дневной заработок × Количество неиспользованных дней).

Если компенсация не рассчитана, проверьте:

• 🔸 Настройки Кадровый учет → Настройки → Отпуска (должен быть включен флаг Рассчитывать компенсацию при увольнении).
• 🔸 Корректность данных в регистре Отпуска сотрудников.

Что делать, если компенсация рассчитана неверно?

Если сумма компенсации в документе Увольнение не совпадает с ручным расчетом, выполните следующие действия:

1. Проверьте Средний заработок сотрудника за расчетный период (12 месяцев перед увольнением) в отчете Зарплата → Средний заработок.

2. Убедитесь, что в настройках Кадровый учет → Настройки → Отпуска указан правильный Порядок расчета среднего заработка (по ТК РФ или локальному нормативному акту).

3. Если ошибка сохраняется, создайте документ Корректировка среднего заработка (Зарплата → Корректировки) и пересчитайте увольнение.

4. Особенности расчета компенсации при увольнении в отпуске

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении в отпуске рассчитывается только за дни после даты увольнения. Например:

Параметр	Пример 1 (увольнение в отпуске)	Пример 2 (увольнение после отпуска)
Дата начала отпуска	01.06.2026	01.06.2026
Дата окончания отпуска	14.06.2026	14.06.2026
Дата увольнения	07.06.2026	15.06.2026
Количество неиспользованных дней	7 дней (с 07.06 по 14.06)	0 дней
Компенсация	Рассчитывается за 7 дней	Не рассчитывается

В 1С ЗУП компенсация рассчитывается автоматически по формуле:

Компенсация = (Средний дневной заработок) × (Количество неиспользованных дней отпуска)

Средний дневной заработок определяется за 12 месяцев, предшествующих месяцу увольнения (ст. 139 ТК РФ). В него включаются:

• 💰 Зарплата, премии, надбавки.
• 💰 Оплата по среднему заработку (например, командировки).
• ❌ Не включаются: материальная помощь, компенсация питания, отпускные.

⚠️ Внимание: Если сотрудник отработал менее 12 месяцев, для расчета берется фактический период. Если в расчетном периоде были исключаемые дни (например, больничный), они не учитываются.

5. Типичные ошибки и как их избежать

Ошибки при увольнении в отпуске ведут к некорректным начислениям, проблемам с отчетностью в ФНС и ПФР, а также рискам трудового спора. Рассмотрим самые распространенные:

• 🚫 Несвоевременное увольнение: если дата увольнения указана раньше окончания двухнедельного срока после подачи заявления (даже если сотрудник в отпуске).
  Как исправить: Перенесите дату увольнения на корректный срок или получите согласие сотрудника на досрочное увольнение (ст. 80 ТК РФ).
• 🚫 Некорректный расчет компенсации: система может не учесть дни отпуска, если в графике не скорректирована запись.
  Как исправить: Вручную отредактируйте график отпусков или создайте документ Корректировка отпусков.
• 🚫 Отсутствие приказа об увольнении: документ в 1С создан, но не распечатан и не подписан.
  Как исправить: Распечатайте приказ (Печать → Приказ об увольнении) и обеспечьте подписи сторон.

Еще одна частая проблема — наложение документов. Например, если в системе есть:

• 📄 Отпуск с 01.06 по 14.06,
• 📄 Увольнение с 07.06,
• 📄 Начисление зарплаты за июнь.

В этом случае 1С ЗУП может неправильно рассчитать НДФЛ или страховые взносы. Решение: убедитесь, что документы проводятся в правильной последовательности (сначала увольнение, потом начисления).

6. Проводки и отражение в отчетности

После проведения документа Увольнение в 1С формируются следующие бухгалтерские проводки:

Счет Дебет	Счет Кредит	Описание	Сумма
20 (26, 44)	70	Начисление компенсации за неиспользованный отпуск	XXXXX
70	68.01	Удержан НДФЛ (13%) с компенсации	XXXXX
20 (26, 44)	69.01	Начислены страховые взносы на компенсацию (22%)	XXXXX
70	50 (51)	Выплата компенсации сотруднику	XXXXX

В отчетности увольнение отразится следующим образом:

• 📊 6-НДФЛ: компенсация включается в доходы сотрудника с кодом 2013 (отпускные) или 4800 (иные доходы, если компенсация выплачивается отдельно).
• 📊 РСВ (расчет по страховым взносам): компенсация облагается взносами на ОПС, ОМС и ВНиМ (кроме случаев, когда сотрудник уволен по сокращению).
• 📊 4-ФСС: компенсация не облагается взносами на травматизм.

Проверьте корректность отражения в отчетах:

1. Откройте Зарплата → Отчеты → 6-НДФЛ и найдите запись о компенсации.
2. Сверьте суммы в Зарплата → Отчеты → РСВ (раздел 3).

⚠️ Внимание: Если компенсация выплачивается после увольнения (например, в следующем месяце), в 6-НДФЛ она должна быть отражена в периоде выплаты, а не увольнения.

7. Дополнительные нюансы: больничные, авансы, удержания

Увольнение в отпуске может осложняться дополнительными факторами. Рассмотрим, как их учесть в 1С ЗУП:

Больничный лист во время отпуска

Если сотрудник предоставил больничный в период отпуска, а затем уволился:

• 🏥 Отпуск продлевается на дни болезни (ст. 124 ТК РФ).
• 🏥 В 1С нужно создать документ Больничный лист (Зарплата → Больничные листы) и скорректировать график отпусков.
• 🏥 Компенсация рассчитывается за фактически неиспользованные дни после учета больничного.

Аванс или переплата по зарплате

Если на момент увольнения у сотрудника есть:

• 💵 Невыплаченный аванс: его нужно выплатить вместе с компенсацией (включается в документ Выплата зарплаты).
• 💵 Переплата: удерживается из компенсации (но не более 20% от суммы выплаты, ст. 138 ТК РФ). В 1С это оформляется документом Удержание (Зарплата → Удержания).

Удержания по исполнительным листам

Если на сотрудника поступали исполнительные документы (алименты, кредиты), удержания применяются и к компенсации за отпуск. В 1С:

1. Проверьте наличие действующих удержаний в карточке сотрудника (Зарплата → Удержания).
2. Убедитесь, что в документе Увольнение удержания рассчитаны корректно (вкладка Удержания).

8. Проверка и закрытие периода

После оформления увольнения выполните контрольную проверку:

1. Закройте месяц (Зарплата → Закрытие месяца) и убедитесь, что:
• 🔹 В регистре Начисления сотрудников появилась запись о компенсации.
• 🔹 В регистре Страховые взносы отражена база для начисления взносов.
2. Сформируйте отчеты:
• 📄 Анализ начислений по сотрудникам (Зарплата → Отчеты) — проверьте сумму компенсации.
• 📄 Свод по страховым взносам — убедитесь, что компенсация включена в базу.

Архивируйте документы:

• 📂 Сохраните электронные копии приказа об увольнении, заявления сотрудника и расчетных документов.

Если увольнение пришлось на последний день месяца, убедитесь, что:

• 📅 Компенсация включена в текущий расчетный период (не перенесена на следующий месяц).
• 📅 В отчете 6-НДФЛ сумма отражена в правильном разделе (1 или 2).

⚠️ Внимание: Если увольнение оформлено в последний день месяца, а выплата компенсации произойдет в следующем месяце, в 6-НДФЛ датой получения дохода будет считаться день выплаты, а не увольнения.

Ответы на частые вопросы

Можно ли уволить сотрудника в отпуске без его согласия?

Нет. Увольнение по инициативе работодателя во время отпуска запрещено (ст. 81 ТК РФ). Исключение — ликвидация организации. Увольнение по собственному желанию возможно только при наличии заявления от сотрудника.

Как в 1С ЗУП отменить отпуск, если сотрудник уволился?

Используйте документ Отмена отпуска (Кадры → Отпуска → Отмена отпуска). Укажите:

• 🔹 Сотрудника и период отпуска.
• 🔹 Основание отмены (например, Увольнение).

После этого пересчитайте компенсацию в документе Увольнение.

Нужно ли платить компенсацию, если сотрудник отработал менее полугода?

Да, но не за полный отпуск. Согласно ст. 122 ТК РФ, право на отпуск возникает после 6 месяцев работы, но при увольнении компенсация выплачивается пропорционально отработанному времени. В 1С это учитывается автоматически при расчете.

Что делать, если в 1С не рассчитывается компенсация?

Проверьте:

• 🔹 Настройки Кадровый учет → Настройки → Отпуска (должен быть включен флаг Рассчитывать компенсацию при увольнении).
• 🔹 Корректность данных в регистре Отпуска сотрудников (возможно, не хватает сведений о начисленных днях).
• 🔹 Последовательность документов (сначала Увольнение, потом Выплата).

Если проблема сохраняется, создайте документ Корректировка среднего заработка и пересчитайте компенсацию вручную.

Как отразить увольнение в отпуске в СЗВ-ТД?

В отчете СЗВ-ТД увольнение отражается с кодом ВШТ (внутреннее совместительство) или УВОЛ (увольнение). Если сотрудник был в отпуске, в графе Особенности приема/уволнения указывается:

• 📌 Использование отпуска с последующим увольнением (если отпуск предоставлен перед увольнением).
• 📌 Увольнение во время отпуска (если заявление подано в отпуске).

В 1С эти данные формируются автоматически при выгрузке отчета.