Увольнение сотрудника в 1С ЗУП: пошаговый разбор с примерами

Увольнение сотрудника — одна из самых ответственных операций в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП). Ошибка на любом этапе может привести к проблемам с налоговой, трудовой инспекцией или судебными разбирательствами. Эта инструкция поможет провести процедуру корректно: от подготовки документов до закрытия лицевого счета и сдачи отчетности.

Мы разберем не только техническую сторону (где нажать в программе), но и юридические нюансы, которые часто упускают. Например, почему при увольнении по соглашению сторон нельзя использовать стандартный шаблон приказа из 1С, или как правильно рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, если сотрудник отработал 10 месяцев и 23 дня. Особое внимание уделим типичным ошибкам, из-за которых программы проверки отчетности (например, CheckXML) выдают предупреждения.

Инструкция актуальна для 1С:ЗУП 3.1 (редакции 3.1.24 и выше), но основные принципы применимы и к более ранним версиям. Если вы работаете в облачном сервисе 1С:ЗУП Корп или 1С:Зарплата и Кадры онлайн, интерфейс может незначительно отличаться — проверяйте названия пунктов меню.

1. Подготовка к увольнению: документы и проверки

Прежде чем открывать 1С, соберите пакет документов и выполните предварительные проверки. Это избавит от ошибок на поздних этапах.

Обязательные документы:

• 📄 Заявление сотрудника (если увольнение по собственному желанию или соглашению сторон). В 1С его можно прикрепить как скан или ввести текст в поле "Основание".
• 📋 Приказ об увольнении (форма Т-8 или Т-8а для массовых увольнений). В 1С он формируется автоматически, но иногда требует доработки.
• 💰 Расчетный листок с итоговыми суммами выплат. Его нужно выдать сотруднику в день увольнения вместе с трудовой книжкой.
• 📑 Справка о доходах (2-НДФЛ) и справка 182н (по запросу сотрудника). В 1С их можно сгенерировать заранее.

Что проверить в 1С перед увольнением:

1. Отсутствие непогашенных авансов или задолженностей по подотчетным суммам (раздел Зарплата → Подотчетные лица).
2. Актуальность данных о неиспользованных отпусках (раздел Кадры → Отпуска сотрудников). Если отпуск не был внесен в программу, 1С не рассчитает компенсацию.
3. Наличие действующего трудового договора в карточке сотрудника. Без него программа не даст оформить увольнение.

⚠️ Внимание: Если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением (ст. 127 ТК РФ), в 1С сначала оформляйте отпуск, а затем — увольнение. Порядок важен: при обратной последовательности программа не рассчитает компенсацию за неиспользованные дни.

2. Пошаговая инструкция: как оформить увольнение в 1С ЗУП

Переходим к практической части. Откройте 1С в режиме 1С:Предприятие и следуйте алгоритму:

Шаг 1. Создание документа "Увольнение"

Путь: Кадры → Увольнения → Создать.

В открывшейся форме:

• 🔹 Укажите организацию (если их несколько).
• 🔹 Выберите сотрудника из справочника. Если его нет в списке, проверьте фильтры по подразделениям.
• 🔹 В поле "Дата увольнения" введите последний рабочий день. Для увольнения по собственному желанию дата должна совпадать с датой в заявлении (ст. 80 ТК РФ).
• 🔹 В поле "Основание увольнения" выберите статью ТК РФ из справочника. Например:
  • По собственному желанию (ст. 77.3 ТК РФ)
  • Сокращение штата (ст. 81.2 ТК РФ)
  • По соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)

Шаг 2. Заполнение реквизитов приказа

На вкладке "Приказ":

• 📝 В поле "Номер приказа" укажите следующий по порядку (если нумерация сквозная) или номер по журналу кадровых приказов.
• 📅 В поле "Дата приказа" введите дату не позднее последнего рабочего дня. Для увольнения по инициативе работодателя (например, сокращение) приказ должен быть издан за 2 месяца до увольнения.
• 📎 В поле "Основание" прикрепите скан заявления или введите текст (например, "Заявление от 01.06.2026 №12").

Указана верная статья ТК РФ|Дата увольнения совпадает с заявлением|Номер приказа уникален|Прикреплено основание (скан/текст)

-->

Шаг 3. Расчет компенсаций

На вкладке "Начисления" программа автоматически рассчитает:

• 💵 Кompенсацию за неиспользованный отпуск (если есть остаток дней).
• 💵 Выходное пособие (при сокращении или ликвидации организации).
• 💵 Зарплату за отработанные дни в месяце увольнения.

Проверьте суммы вручную! Формула расчета компенсации за отпуск:

Средний дневной заработок × Количество неиспользованных дней отпуска

Если сотрудник отработал менее 11 месяцев, компенсация рассчитывается пропорционально (ст. 127 ТК РФ).

По собственному желанию|По соглашению сторон|Сокращение штата|Другое-->

3. Особенности увольнения по разным основаниям

В зависимости от статьи ТК РФ процедура в 1С имеет нюансы. Рассмотрим самые распространенные случаи.

Основание увольнения	Нюансы в 1С ЗУП	Документы для прикрепления
По собственному желанию (ст. 77.3)	Дата увольнения = дата в заявлении (если не указано иное). Отмена увольнения возможна до последнего дня (ст. 80 ТК РФ).	Заявление сотрудника
По соглашению сторон (ст. 78)	Требуется дополнительное соглашение (прикрепляется как основание). Можно указать любые условия (например, повышенную компенсацию).	Соглашение + заявление
Сокращение штата (ст. 81.2)	Приказ издается за 2 месяца до увольнения. Нужно предложить другие вакансии (фиксируется в 1С как "Предложение вакансий").	Уведомление о сокращении + предложение вакансий
По истечении срока трудового договора (ст. 77.1)	В карточке сотрудника должна быть отмечена дата окончания договора. Если договор не продлен, увольнение оформляется автоматически.	Уведомление о завершении договора

Увольнение по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ) требует особой внимательности. Например, при увольнении за прогул (ст. 81.6а) в 1С должны быть:

• 📌 Акт об отсутствии на рабочем месте (прикрепляется к дисциплинарному взысканию).
• 📌 Объяснительная записка сотрудника (или акт об отказе дать объяснения).
• 📌 Приказ о дисциплинарном взыскании (зарегистрирован не позднее 1 месяца с даты проступка).

⚠️ Внимание: Если увольняете сотрудника, который находился на больничном или в отпуске, проверьте дату в документе "Увольнение". По ст. 81 ТК РФ увольнение в эти периоды запрещено (кроме случаев ликвидации организации).

4. Расчет компенсации за неиспользованный отпуск: формулы и ошибки

Один из самых сложных этапов — расчет компенсации за отпуск. 1С ЗУП делает это автоматически, но часто требуется ручная корректировка.

Как 1С рассчитывает компенсацию:

1. Определяет количество неиспользованных дней отпуска на дату увольнения.
2. Рассчитывает средний дневной заработок за последние 12 месяцев.
3. Умножает дни на средний заработок.

Типичные ошибки и как их избежать:

• 🔴 Не учтены дополнительные отпуска (например, за ненормированный рабочий день). Проверьте настройки в карточке сотрудника (Кадры → Сотрудники → Отпуска).
• 🔴 Неверный расчетный период. Если сотрудник работал менее года, берется фактически отработанное время. Например, при увольнении через 5 месяцев компенсация рассчитывается за 5/12 от полного отпуска.
• 🔴 Не исключены периоды, не включаемые в стаж для отпуска (например, отпуск по уходу за ребенком). Их нужно отметить в документе "Отпуск" как "Без сохранения зарплаты".

Пример расчета:

Сотрудник уволен 15.06.2026, отработал 8 месяцев и 10 дней. Ему положено 28 дней отпуска в год. За отработанное время он заработал:

(28 дней / 12 месяцев) × 8,33 (округленное количество месяцев) = 19,44 дня

Если он уже использовал 14 дней, то компенсация составит 5,44 дня. 1С округлит до 6 дней (по правилам округления, закрепленным в настройках программы).

Как проверить правильность расчета в 1С?

Откройте документ "Увольнение" → вкладка "Начисления" → кнопка "Расчет среднего заработка". Здесь отображается детализированная формула с учетом всех выплат и исключаемых периодов. Сверьте данные с расчетным листком сотрудника.

5. Закрытие лицевого счета и выдача документов

После проведения документа "Увольнение" необходимо закрыть лицевой счет сотрудника и выдать ему окончательный пакет документов.

Как закрыть лицевой счет в 1С:

1. Перейдите в Зарплата → Лицевые счета.
2. Найдите счет увольняемого сотрудника.
3. Нажмите "Закрыть счет" и укажите дату увольнения.
4. Проверьте, что остаток по счету = 0. Если есть задолженность (например, по подотчетным суммам), ее нужно погасить до закрытия.

Какие документы выдавать сотруднику:

• 📄 Трудовая книжка с записью об увольнении (формируется в 1С автоматически при проведении документа).
• 📄 Справка 2-НДФЛ за текущий год (раздел Зарплата → Справки → 2-НДФЛ).
• 📄 Справка о сумме заработка за 2 года (форма 182н, если сотрудник запросил).
• 📄 Расчетный листок с итоговыми суммами (формируется из документа "Увольнение").

Как сформировать трудовую книжку в 1С:

1. Откройте документ "Увольнение".
2. Нажмите кнопку "Печать" → "Трудовая книжка".
3. Проверьте запись: она должна содержать дату, основание увольнения (со ссылкой на статью ТК РФ) и номер приказа.

⚠️ Внимание: Если сотрудник уволен за виновные действия (например, прогул), в трудовой книжке указывается точная формулировка из ТК РФ (например, "Уволен за однократное грубое нарушение трудовых обязанностей, пп. "а" п. 6 ст. 81 ТК РФ"). Недостаточно написать просто "уволен по ст. 81".

6. Отчетность после увольнения: что и когда сдавать

Увольнение сотрудника влияет на несколько видов отчетности. Разберем, какие документы нужно сдать и в какие сроки.

Вид отчетности	Срок сдачи	Где формируется в 1С	Особенности
РСВ (Расчет по страховым взносам)	До 30 числа месяца, следующего за кварталом	Отчетность → РСВ	Включает данные о начисленных взносах за увольняемого до даты увольнения.
6-НДФЛ	До последнего числа месяца, следующего за кварталом	Отчетность → 6-НДФЛ	В разделе 2 отражается дата увольнения и сумма выплат.
СЗВ-ТД	Не позднее рабочего дня, следующего за днем увольнения	Отчетность → СЗВ-ТД	Содержит сведения о трудовой деятельности (включая увольнение).
4-ФСС	До 25 числа месяца, следующего за кварталом	Отчетность → 4-ФСС	Указываются начисления по больничным (если были в периоде).

Частые ошибки в отчетности:

• 🔴 Несвоевременная сдача СЗВ-ТД. За опоздание более чем на 5 дней — штраф 500 руб. за каждого сотрудника (ст. 15.33.2 КоАП).
• 🔴 Неверное отражение выплат в 6-НДФЛ. Например, компенсация за отпуск попадает в раздел 2 с датой увольнения, а не датой начисления.
• 🔴 Неучтенные взносы в РСВ за месяц увольнения. Проверьте, что все начисления включены в отчет.

Как проверить отчетность в 1С перед сдачей:

1. Откройте нужный отчет (например, 6-НДФЛ).
2. Нажмите кнопку "Проверка" (или F9).
3. Исправьте ошибки, отмеченные красным (например, несовпадение контрольных соотношений).
4. Экспортируйте отчет в XML и проверьте через CheckXML (бесплатная утилита от ФНС).

7. Типичные ошибки и как их исправить

Даже опытные бухгалтеры допускают ошибки при увольнении в 1С. Разберем самые критичные и способы их исправления.

Ошибка 1: Не совпадают даты в заявлении и документе "Увольнение"

Последствия: Сотрудник может оспорить увольнение через суд, так как нарушены сроки ст. 80 ТК РФ.

Как исправить:

• Отмените проведение документа "Увольнение".
• Исправьте дату на ту, что указана в заявлении.
• Перепроведите документ.

Ошибка 2: Не учтены дополнительные выплаты (например, премия за квартал)

Последствия: Недоплата сотруднику и риск претензий от трудовой инспекции.

Как исправить:

• Создайте документ "Начисление зарплаты" за период, в котором должна быть премия.
• Добавьте начисление типа "Премия".
• Пересчитайте документ "Увольнение" (кнопка "Пересчитать").

Ошибка 3: В трудовой книжке неверная формулировка увольнения

Последствия: Сотрудник не сможет устроиться на новую работу, так как запись не соответствует ТК РФ.

Как исправить:

• Откройте документ "Увольнение".
• Перейдите на вкладку "Трудовая книжка".
• Исправьте текст записи в соответствии с ТК РФ (можно скопировать из справочника оснований увольнения).
• Переформируйте печатную форму.

Ошибка 4: Не закрыт лицевой счет, хотя сотрудник уволен

Последствия: В отчетности (например, РСВ) будут лишние данные, что приведет к ошибкам контрольных соотношений.

Как исправить:

• Проверьте список лицевых счетов (Зарплата → Лицевые счета).
• Найдите счет увольняемого и нажмите "Закрыть".
• Укажите дату увольнения и причину закрытия.

Что делать, если документ "Увольнение" уже проведен и выданы документы, а потом обнаружена ошибка?

В этом случае нужно:

1. Создать документ "Отмена увольнения" (если ошибка критическая, например, неверное основание).

2. Оформить новое увольнение с правильными данными.

3. Выдать сотруднику исправленные документы (трудовую книжку, справки).

4. Если трудовая книжка уже выдана, внесите исправления по правилам ст. 66 ТК РФ (зачеркните неверную запись и укажите правильную, заверенную подписью и печатью).

8. Автоматизация увольнений: полезные настройки в 1С ЗУП

Если в компании часто происходят увольнения (например, при высокой текучке кадров), настройте 1С для ускорения процесса.

Полезные настройки:

• 🔧 Шаблоны приказов. Создайте шаблоны для разных оснований увольнения (Настройки → Шаблоны документов). Например, отдельные шаблоны для увольнения по собственному желанию и по соглашению сторон.
• 🔧 Автоматическое заполнение реквизитов. В настройках кадрового учета (Настройки → Кадровый учет) включите опцию "Автоматически заполнять дату приказа при увольнении".
• 🔧 Групповое увольнение. Если уволено несколько человек (например, при сокращении отдела), используйте документ "Групповое увольнение" (Кадры → Увольнения → Групповое увольнение).
• 🔧 Интеграция с электронными трудовыми книжками. Если вы сдаете СЗВ-ТД в электронном виде, настройте автоматическую отправку через 1С-Отчетность или Контур.Экстерн.

Как настроить автоматическую проверку ошибок:

1. Перейдите в Настройки → Настройки зарплаты → Проверка данных.
2. Включите опции:
   • "Проверять соответствие даты увольнения и даты в заявлении".
   • "Контролировать остатки по лицевым счетам при увольнении".
   • "Проверять наличие основания для увольнения по ст. 81 ТК РФ".

Сохраните настройки.

Эти настройки сэкономят время и снизят риск ошибок. Например, если вы забудете прикрепить скан заявления, 1С выдаст предупреждение при проведении документа.

FAQ: Частые вопросы об увольнении в 1С ЗУП

Можно ли уволить сотрудника задним числом в 1С?

Технически — да, но это нарушает трудовое законодательство. Дата увольнения в документе должна совпадать с последним рабочим днем сотрудника. Если ошибка уже допущена:

1. Отмените документ "Увольнение".
2. Создайте новый с правильной датой.
3. Пересчитайте отчетность (особенно 6-НДФЛ и РСВ).

Если задним числом уволить сотрудника по инициативе работодателя (например, за прогул), это может быть признано незаконным, так как нарушаются сроки уведомления (ст. 193 ТК РФ).

Как в 1С оформить увольнение сотрудника, который не выходит на работу и не пишет заявление?

Если сотрудник отсутствует без уважительных причин (прогул), порядок действий:

1. Составьте акт об отсутствии на рабочем месте (в свободной форме).
2. Направьте сотруднику уведомление с требованием дать объяснения (заказным письмом или через электронную почту с уведомлением о прочтении).
3. Если объяснений нет в течение 2 дней, составьте акт об отказе дать объяснения.
4. Издайте приказ о дисциплинарном взыскании (выговор или увольнение по ст. 81.6а ТК РФ).
5. В 1С оформите увольнение с основанием Прогул (пп. "а" п. 6 ст. 81 ТК РФ) и прикрепите все акты.

Важно: увольнение по этой статье возможно только если прогул длился весь рабочий день (или более 4 часов подряд).

Что делать, если после увольнения в 1С осталась задолженность по зарплате?

Если сотрудник уволен, но в лицевом счете остался долг (например, из-за невыплаченной премии), нужно:

1. Проверить, не заблокирован ли лицевой счет (вкладка "Блокировки" в карточке счета).
2. Создать документ "Выплата зарплаты" (Зарплата → Выплаты → Выплата зарплаты) с типом Выплата при увольнении.
3. Указать сумму долга и способ выплаты (наличные, перевод на карту).
4. После выплаты закрыть лицевой счет.

Если задолженность возникла из-за ошибки в расчетах (например, неверно рассчитана компенсация за отпуск), исправьте документ "Увольнение" и пересчитайте начисления.

Как в 1С отразить увольнение совместителя?

Процедура почти не отличается от увольнения основного сотрудника, но есть нюансы:

1. В карточке сотрудника проверьте, что отмечен флаг "Совместитель" (Кадры → Сотрудники → Трудовая деятельность).
2. При увольнении выберите основание, соответствующее типу совместительства (например, Прекращение трудового договора с совместителем (ст. 288 ТК РФ)).
3. В документе "Увольнение" на вкладке "Начисления" проверьте, что компенсация за отпуск рассчитана пропорционально отработанному времени (совместители имеют право на отпуск длительностью, пропорциональной их графику).

Если совместитель уволен в связи с приемом на его место основного сотрудника, прикрепите к документу уведомление о расторжении договора (за 2 недели до увольнения).

Можно ли удалить доку