Увольнение сотрудника в 1С Кадры: полное руководство с примерами документов

Увольнение сотрудника — одна из самых ответственных кадровых операций, требующая не только юридической точности, но и корректного отражения в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом или 1С:Кадры. Ошибки на этом этапе могут привести к проблемам с налоговой, трудовой инспекцией и даже судебными исками. В этой статье мы разберём весь процесс — от подготовки документов до финального расчёта, — с учётом актуальных требований Трудового кодекса РФ и особенностей конфигураций 1С.

Вы узнаете, как:

• 📄 правильно оформить приказ об увольнении в 1С с учётом статьи ТК РФ;
• 💰 автоматически рассчитать компенсации и выплаты при увольнении;
• 📊 сформировать отчётность для ФНС и ПФР;
• ⚠️ избежать типичных ошибок, из-за которых программы 1С "не видят" увольнение.

Инструкция подходит для всех актуальных версий 1С:ЗУП 3.1, 1С:Кадры 8.3 и 1С:ERP (редакция 2.5). Если вы работаете с устаревшими релизами (до 2023 года), некоторые пункты меню могут отличаться — сверьтесь с документацией вашей версии.

1. Подготовка к увольнению: проверка данных сотрудника

Прежде чем создавать приказ об увольнении, убедитесь, что в 1С обновляемые материалы о сотруднике. Это критично для корректного расчёта компенсаций и формирования отчётности.

Откройте карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники) и проверьте:

• 📅 Дата приёма на работу — от неё зависит расчёт стажа для компенсации за неиспользованный отпуск;
• 📝 Трудовой договор — должен быть действующим (проверьте поле "Действует до");
• 💼 Должность и подразделение — если сотрудник переводился, уточните последнюю запись;
• 📊 График работы — влияет на расчёт среднего заработка.

Особое внимание уделите отпускному стажу. Если сотрудник брал отпуск за свой счёт свыше 14 дней, это может уменьшить компенсацию. В 1С:ЗУП проверьте вкладку Отпуска в карточке сотрудника — там отображаются все периоды, исключаемые из стажа.

⚠️ Внимание: Если в карточке сотрудника есть несохранённые изменения (например, незакрытый отпуск или больничный), 1С может заблокировать создание приказа об увольнении. Проверьте статус документов на вкладке Кадровые документы.

2. Создание приказа об увольнении в 1С

Основной документ для увольнения — приказ (форма Т-8). В 1С:ЗУП он создаётся через меню Кадры → Приёмы, переводы, увольнения.

Пошаговая инструкция:

1. Нажмите Создать → Увольнение.
2. Выберите сотрудника из справочника.
3. Укажите дату увольнения (по умолчанию проставляется текущая дата, но её можно изменить).
4. В поле Основание увольнения выберите статью ТК РФ:
   • 📋 По собственному желанию (ст. 80 ТК РФ);
   • 🤝 По соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ);
   • 🚪 По инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ) — требует обоснования;
   • ⚖️ Иные основания — для ухода на пенсию, смерти сотрудника и др.

Заполните поле Дополнительная информация (например, "Сокращение штата по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ").

Нажмите Провести и закрыть.

После проведения документа 1С автоматически:

• Закроет трудовой договор;
• Сформирует запись в личной карточке (форма Т-2);
• Подготовит данные для расчёта final-выплат.

Дата увольнения совпадает с согласованной|Основание выбрано корректно (ст. ТК РФ)|Указаны все реквизиты (номер, дата)|Документ проведён без ошибок-->

Важно: Если увольнение оформляется по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ), в 1С обязательно заполните поле "Обоснование" — без этого документ не пройдёт проверку при выгрузке в ФНС.

3. Расчёт компенсаций и final-выплат

После создания приказа 1С автоматически рассчитывает:

• 💵 Заработную плату за отработанные дни;
• 🏖️ Компенсацию за неиспользованный отпуск;
• 🎁 Выходное пособие (если предусмотрено трудовым договором или ст. 178 ТК РФ).

Чтобы проверить расчёты:

1. Откройте документ Начисление зарплаты и взносов (Зарплата → Начисление зарплаты).
2. Выберите месяц увольнения и сотрудника.
3. Проверьте вкладку Начисления:
   • 📌 Оплата по окладу (пропорционально отработанным дням);
   • 📌 Компенсация за неиспользованный отпуск;
   • 📌 Выходное пособие (если применимо).

Если суммы кажутся некорректными, проверьте:

• 📅 Период работы — в карточке сотрудника должны быть верные даты приёма/увольнения;
• 💼 Средний заработок — рассчитывается за последние 12 месяцев (Зарплата → Средний заработок);
• 📊 Отпускной стаж — исключаемые периоды (больничные, отпуска за свой счёт) уменьшают компенсацию.

Тип выплаты	Формула расчёта в 1С	Пример (оклад 50 000 ₽)
Зарплата за отработанные дни	Оклад / Норма дней × Отработанные дни	50 000 / 22 × 15 = 34 090 ₽
Компенсация за отпуск	Средний дневной заработок × Неиспользованные дни	1 800 × 10 = 18 000 ₽
Выходное пособие (при сокращении)	Средний месячный заработок × Количество месяцев (ст. 178 ТК РФ)	50 000 × 1 = 50 000 ₽

⚠️ Внимание: Если сотрудник уволен в последний день месяца, в 1С может не сформироваться запись о начислении зарплаты. В этом случае создайте документ Начисление зарплаты вручную.

4. Формирование отчётности для ФНС и ПФР

После увольнения 1С должна сгенерировать данные для отчётности:

• 📋 СЗВ-ТД — сведения о трудовой деятельности (сдаётся в ПФР);
• 📊 6-НДФЛ — для налоговой (если были выплаты);
• 💼 РСВ — расчёт страховых взносов.

Чтобы экспортировать данные:

1. Перейдите в Отчётность → Регламентированные отчёты.
2. Выберите нужный отчёт (например, СЗВ-ТД).
3. Укажите период и нажмите Заполнить.
4. Проверьте раздел с увольнением — там должна появиться запись с кодом УВОЛ.
5. Экспортируйте отчёт в XML и отправьте через Личный кабинет ПФР или 1С-Отчётность.

В СЗВ-ТД обратите внимание на поля:

• 📅 Дата увольнения — должна совпадать с приказом;
• 📝 Основание — код причины увольнения (например, 20 для ст. 80 ТК РФ);
• 🔢 Номер приказа — если не указан, ПФР может вернуть отчёт.

Что делать, если СЗВ-ТД не формируется?

Если после увольнения запись не появилась в СЗВ-ТД, проверьте:

1. Проведен ли документ Увольнение (статус должен быть "Проведён").

2. Корректно ли заполнено поле Основание увольнения (должна быть выбрана статья ТК РФ).

3. Нет ли ошибок в датах — если дата увольнения раньше даты приказа, 1С не сгенерирует запись.

Если проблема остаётся, обновите конфигурацию (меню Сервис → Обновление конфигурации).

5. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные кадровики сталкиваются с проблемами при увольнении в 1С. Вот самые распространённые:

Ошибка	Причина	Как исправить
Не рассчитывается компенсация за отпуск	Некорректный отпускной стаж или исключаемые периоды	Проверьте вкладку Отпуска в карточке сотрудника и исправьте даты
В СЗВ-ТД нет записи об увольнении	Документ Увольнение не проведён или дата указана неверно	Перепроведите документ и сверьте даты с приказом
Ошибка "Нет данных для расчёта среднего"	Отсутствуют начисления за последние 12 месяцев	Добавьте ручные начисления или уточните период расчёта

Ещё одна частая проблема — дублирование записей в трудовой книжке. Это происходит, если:

• 📋 Приказ об увольнении создан дважды;
• 🔄 Сотрудник был уволен, а затем восстановлен (без корректировки документа);
• 📊 В личной карточке (Т-2) остались старые записи.

Чтобы устранить дубли:

1. Откройте Кадры → Личные карточки (Т-2).
2. Найдите сотрудника и проверьте раздел Трудовая деятельность.
3. Удалите лишние записи (кнопка Удалить запись).
4. Перепроведите документ Увольнение.

⚠️ Внимание: Если увольнение уже отражено в отчётности (СЗВ-ТД, 6-НДФЛ), исправления в 1С приводят к расхождениям. В этом случае подавайте корректирующую отчётность.

6. Особенности увольнения в разных ситуациях

Процедура увольнения в 1С зависит от основания. Рассмотрим ключевые случаи:

🔹 Увольнение по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)

Сотрудник пишет заявление за 2 недели до увольнения. В 1С:

• Создайте документ Увольнение с основанием По собственному желанию;
• В поле Дополнительно укажите реквизиты заявления (дата, номер);
• Если сотрудник отзывает заявление до истечения срока, создайте документ Отмена увольнения.

🔹 Сокращение штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)

Требует:

• 📋 Уведомление сотрудника за 2 месяца;
• 💰 Выплата выходного пособия (ст. 178 ТК РФ);
• 📊 Предложение других вакансий (если есть).

В 1С:

1. Создайте документ Увольнение с основанием Сокращение штата;
2. В поле Обоснование укажите реквизиты приказа о сокращении;
3. На вкладке Выплаты проверьте расчёт пособия (не менее 1 среднего месячного заработка).

🔹 Увольнение по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)

Самый гибкий вариант — дату и условия можно согласовать индивидуально. В 1С:

• Выберите основание По соглашению сторон;
• В поле Дополнительно укажите реквизиты соглашения;
• Если предусмотрено выходное пособие, добавьте его вручную через Начисления → Дополнительные выплаты.

7. Проверка и архивирование данных

После увольнения:

1. Проверьте, что в карточке сотрудника статус изменился на Уволен;
2. Сформируйте архивную копию личной карточки (Т-2) и приказа об увольнении (Файл → Сохранить как..);
3. Экспортируйте данные в Excel для хранения (меню Отчёты → Кадровые отчёты → Список уволенных);
4. Если сотрудник был в розыске (например, по алиментам), снимите его с учёта в Кадры → Исполнительные листы.

Для архивации данных в 1С:ЗУП:

1. Перейдите в Администрирование → Архивирование данных.
2. Выберите Архив кадровых данных.
3. Укажите период (например, год увольнения) и нажмите Выполнить.

Архивные данные можно будет восстановить через Администрирование → Восстановление данных.

⚠️ Внимание: Если в вашей базе 1С включено хранение истории изменений (Администрирование → Настройки программы → История данных), все кадровые документы сохранятся автоматически. В противном случае архивируйте данные вручную.

FAQ: Частые вопросы по увольнению в 1С

🔹 Как уволить сотрудника задним числом в 1С?

Чтобы уволить сотрудника задним числом:

1. Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения.
2. Создайте документ Увольнение и укажите нужную дату (например, 15.05.2026).
3. Если дата выпадает на закрытый период, 1С предложит его открыть — подтвердите действие.
4. Перепроведите все связанные документы (Начисление зарплаты, СЗВ-ТД).

Важно: Увольнение задним числом может потребовать корректировки отчётности (6-НДФЛ, РСВ) за прошлый период.

🔹 Почему в 1С не рассчитывается компенсация за отпуск?

Причины и решения:

• 📅 Некорректный отпускной стаж — проверьте даты приёма/увольнения и исключаемые периоды (Кадры → Отпуска);
• 📊 Отсутствуют начисления — если за последние 12 месяцев не было зарплаты, 1С не может рассчитать средний заработок. Добавьте ручные начисления;
• ⚙️ Ошибка в настройках — проверьте параметры расчёта компенсации в Настройки → Кадровый учёт.

🔹 Как восстановить уволенного сотрудника в 1С?

Если увольнение было оформлено ошибочно:

1. Откройте документ Увольнение;
2. Нажмите Создать на основании → Отмена увольнения;
3. Укажите дату восстановления (обычно следующая после увольнения);
4. Проведите документ — 1С автоматически восстановит трудовой договор.

Если документ Увольнение удалён, восстановите его через Администрирование → История данных.

🔹 Нужно ли в 1С создавать приказ об увольнении, если сотрудник уходит по срочному договору?

Да, даже для срочных договоров требуется оформление приказа об увольнении. В 1С:

1. Создайте документ Увольнение;
2. Выберите основание Окончание срока трудового договора (п. 2 ст. 77 ТК РФ);
3. В поле Дополнительно укажите реквизиты срочного договора.

Если срок договора истёк, а сотрудник продолжает работать, 1С автоматически переведёт его на бессрочный договор (ст. 58 ТК РФ).

🔹 Как экспортировать данные об уволенных сотрудниках для отчётности?

Чтобы сформировать отчёт по уволенным:

1. Перейдите в Отчёты → Кадровые отчёты → Список уволенных;
2. Укажите период (например, 2026 год);
3. Нажмите Сформировать;
4. Экспортируйте в Excel или PDF через кнопку Выгрузить.

Для СЗВ-ТД используйте меню Отчётность → Регламентированные отчёты → СЗВ-ТД.