Увольнение сотрудника в 1С 8.2: полная инструкция с примерами

Увольнение сотрудника в 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.2 — процедура, требующая внимания к деталям. Ошибка в документах или проводках может привести к проблемам с налоговой, ФСС или самим сотрудником. Эта статья поможет разобраться, как правильно оформить увольнение в разных ситуациях: по собственному желанию, по соглашению сторон или в связи с сокращением.

Мы рассмотрим не только техническую сторону (какие кнопки нажимать в 1С 8.2), но и юридические нюансы. Например, почему важно указывать правильный код основания увольнения или как избежать ошибок при расчёте компенсации за неиспользованный отпуск. Статья актуальна для конфигураций ЗУП 2.5 и ЗУП 3.1, но некоторые моменты могут отличаться в зависимости от версии платформы.

Если вы работаете с 1С:Бухгалтерия 8.2 и ведёте кадровый учёт там, принципы будут схожими, но меню и настройки могут отличаться. Для сложных случаев (например, увольнение иностранных граждан или сотрудников с особыми условиями труда) лучше дополнительно проконсультироваться с юристом.

1. Подготовка к увольнению: документы и настройки в 1С

Перед тем как создать документ об увольнении в 1С 8.2, убедитесь, что:

• 📄 В системе есть приказ о приёме на работу этого сотрудника (без него увольнение оформить нельзя).
• 📅 Дата увольнения соответствует последнему рабочему дню (включительно).
• 💰 Все начисления (зарплата, премии, компенсации) за текущий период рассчитаны.
• 📝 Есть подписанное сотрудником заявление или соглашение (если увольнение по инициативе работодателя — проверьте соблюдение процедуры).

Если сотрудник уходит по собственному желанию, в 1С 8.2 не требуется предварительно вносить заявление — достаточно указать основание при создании документа. Однако для внутреннего контроля рекомендуем загружать сканы заявлений в Кадровый учёт → Документы сотрудников.

Для сокращения или увольнения по инициативе работодателя в ЗУП 3.1 может потребоваться предварительное создание документа "Уведомление о сокращении" (меню Кадры → Уведомления). Это не обязательный шаг для программы, но он помогает избежать претензий со стороны проверяющих органов.

⚠️ Внимание: Если сотрудник уволен с формулировкой "по соглашению сторон" (основание 77 ТК РФ), но в действительности это сокращение, налоговая может переквалифицировать увольнение. Это приведёт к доначислению страховых взносов и штрафам.

2. Пошаговая инструкция: как создать документ увольнения

Перейдите в раздел Кадры → Увольнения (в ЗУП 2.5) или Кадровый учёт → Увольнения (в ЗУП 3.1). Нажмите "Создать" и заполните поля:

1. Сотрудник: выберите из справочника. Если сотрудника нет в списке, проверьте, не архивирована ли его карточка (Кадры → Сотрудники, фильтр "Архивные").
2. Дата увольнения: последний рабочий день (включительно). Например, если сотрудник написал заявление 10 июня с формулировкой "прошу уволить 24 июня", дата увольнения — 24.06.2026.
3. Основание увольнения: выберите из классификатора. Самые распространённые:
   • 🔄 По собственному желанию (ст. 77 ТК РФ, п. 3 ч. 1)
   • 🤝 По соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)
   • ✂️ Сокращение штата (ст. 81 ТК РФ, п. 2 ч. 1)

После заполнения основных полей нажмите "Записать" и перейдите на вкладку "Начисления". Здесь система автоматически рассчитает:

• 💵 Компенсацию за неиспользованный отпуск (если есть остаток дней).
• 📅 Выплату за отработанные дни в месяце увольнения.
• 🎁 Другие компенсации (например, выходное пособие при сокращении).

Если автоматические расчёты кажутся неверными, проверьте:

• 📅 Остаток отпуска в карточке сотрудника (Кадры → Сотрудники → вкладка "Отпуска").
• 💰 Средний заработок за последние 12 месяцев (Зарплата → Средний заработок).
• 📝 Настройки учётной политики (Предприятие → Учётная политика, раздел "Кадровый учёт").

Указан правильный код основания увольнения|Дата увольнения совпадает с последним рабочим днем|Рассчитана компенсация за неиспользованный отпуск|Проверены реквизиты для выплаты (банковский счёт сотрудника)|Создан приказ об увольнении (Т-8)-->

3. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные кадровики иногда допускают ошибки при увольнении в 1С 8.2. Вот самые распространённые:

Критическая ошибка: если сотрудник уволен с кодом "по собственному желанию", но на самом деле это сокращение, налоговая может доначислить страховые взносы за "скрытое" увольнение по инициативе работодателя. В этом случае придётся подавать уточнённые расчёты и платить пени.

Ещё одна частая проблема — несовпадение данных в 1С и трудовой книжке. Например, в программе указано увольнение 30 июня, а в трудовой — 29 июня. Чтобы избежать этого, всегда сверяйте даты с кадровой службой перед проведением документа.

4. Особенности увольнения в разных ситуациях

Процедура увольнения в 1С 8.2 зависит от основания. Рассмотрим ключевые случаи:

4.1. Увольнение по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)

Самый простой случай. В документе увольнения:

• 📅 Укажите дату увольнения через 14 дней после подачи заявления (если сотрудник не отрабатывает, дату можно перенести по соглашению).
• 🔄 Основание: По собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
• 💰 Компенсация за отпуск рассчитывается автоматически, но проверьте, не было ли у сотрудника авансов или удержаний.

4.2. Увольнение по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)

Здесь важно:

• 🤝 В документе увольнения укажите реквизиты соглашения (номер и дату).
• 💰 Часто по соглашению выплачивают дополнительную компенсацию (например, 2–3 оклада). Её нужно ввести вручную на вкладке "Начисления" как "Прочие начисления".
• 📝 В причине увольнения укажите: "По соглашению сторон, ст. 78 ТК РФ".

4.3. Сокращение штата (ст. 81 ТК РФ)

Самый сложный случай. Перед увольнением в 1С 8.2 необходимо:

• ✂️ Создать документ "Сокращение штата" (Кадры → Сокращения) с указанием должностей и даты увольнения.
• 📅 Уведомить сотрудника за 2 месяца (в программе это можно отразить документом "Уведомление о сокращении").
• 💰 Рассчитать выходное пособие (средний месячный заработок) и сохранённый заработок на период трудоустройства.

В документе увольнения:

• Основание: Сокращение численности или штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
• На вкладке "Начисления" добавьте выходное пособие (обычно это 1–2 оклада).

⚠️ Внимание: При сокращении в 1С 8.2 важно правильно указать код основания. Если выбрать неверный код (например, "по собственному желанию" вместо сокращения), ФСС может отказать в возмещении пособия по безработице.

5. Проводки и отражение в бухгалтерии

После проведения документа увольнения в 1С 8.2 формируются бухгалтерские и налоговые проводки. Основные из них:

Чтобы увидеть проводки, откройте документ увольнения и нажмите "Показать проводки" (кнопка внизу формы). Если проводок нет или они кажутся неверными, проверьте:

• 🔄 Настройки учётной политики (Предприятие → Учётная политика).
• 📅 Дату документа (проводки формируются только после проведения).
• 💰 Правильность заполнения начислений (вкладка "Начисления").

Для отражения увольнения в 1С:Бухгалтерия 8.2 обычно не требуется дополнительных действий — данные передаются автоматически при обмене с ЗУП. Однако если обмен не настроен, придётся вручную создать документ "Начисление зарплаты" в бухгалтерии.

6. Отчётность после увольнения

После увольнения сотрудника в 1С 8.2 необходимо сдать несколько отчётов:

1. СЗВ-ТД (с 2020 года заменил трудовую книжку):
   • 📄 Формируется автоматически при проведении документа увольнения.
   • 📅 Сдаётся в ПФР до 15 числа месяца, следующего за месяцем увольнения.
2. СЗВ-М:
   • 📄 Включает данные о увольнении в текущем месяце.
   • 📅 Сдаётся до 15 числа следующего месяца.
3. 6-НДФЛ и 2-НДФЛ:
   • 💰 Включают начисленную зарплату и компенсации, а также удержанный НДФЛ.
   • 📅 6-НДФЛ сдаётся ежеквартально, 2-НДФЛ — до 1 марта следующего года.

Компенсация = (Средний дневной заработок) × (Количество неиспользованных дней отпуска)