Увольнение сотрудника в 1С:Предприятие — это не просто удаление записи из базы. Это сложный процесс, затрагивающий кадровый учет, расчет зарплаты, налоговые отчисления и взаимодействие с ПФР/ФСС. Ошибка на любом этапе может привести к штрафам от трудовой инспекции, переплате налогов или проблемам при проверке ФНС. В этой статье разберем пошаговый алгоритм увольнения с учетом актуальных требований 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 и 1С:Бухгалтерия 8 (редакция 3.0).

Особое внимание уделим двум критичным моментам, которые 90% пользователей упускают: корректное закрытие больничных листов на дату увольнения и автоматическое формирование записи в СЗВ-ТД для ПФР. Также рассмотрим нюансы увольнения по разным основаниям — от собственного желания до сокращения штата, — и покажем, как избежать типичных ошибок при расчете компенсации за неиспользованный отпуск.

1. Подготовка к увольнению: проверка данных сотрудника

Перед тем как создать документ об увольнении, необходимо сверить актуальную информацию о сотруднике в базе 1С. Это предотвратит ошибки в отчетности и расчетах. Откройте карточку сотрудника через меню:

Зарплата и кадры → Сотрудники → [ФИО сотрудника]

Проверьте следующие данные:

  • 📅 Дата приема на работу — влияет на расчет компенсации за отпуск.
  • 📄 Действующий трудовой договор — номер и дата должны совпадать с бумажным оригиналом.
  • 💼 Подразделение и должность — актуальны ли на момент увольнения?
  • 📊 График работы — если сотрудник работал на неполном графике, это повлияет на расчет среднего заработка.
  • 🏥 Больничные листы — если есть открытые больничные, их нужно закрыть до даты увольнения.
💡

Если сотрудник уходит по сокращению штата, предварительно проверьте в Настройки → Кадровый учет → Штаты, чтобы должность была помечена как"сокращаемая" за 2 месяца до увольнения.

Обратите внимание на неиспользованные отпуска. В 1С:ЗУП 3.1 информация о них хранится в регистре Отпуска сотрудников. Чтобы ее увидеть, перейдите:

Зарплата и кадры → Отпуска → Отчеты по отпускам → [Выберите сотрудника]
⚠️ Внимание: Если в карточке сотрудника указан неверный оклад или надбавки, компенсация за отпуск будет рассчитана неправильно. Исправлять это после увольнения придется через документ Корректировка записей регистров, что занимает в 3 раза больше времени.

2. Создание кадрового приказа об увольнении

Основной документ для увольнения в 1С — Кадровый приказ (Т-8). Его можно создать двумя способами:

  1. Через журнал документов: Зарплата и кадры → Кадровые документы → Создать → Приказ об увольнении.
  2. Непосредственно из карточки сотрудника: кнопка Создать на основании → Приказ об увольнении.

Заполните обязательные поля:

  • 📅 Дата документа — должна совпадать с последним рабочим днем сотрудника.
  • 🔄 Основание увольнения — выберите из справочника (например, По собственному желанию (п.3 ст.77 ТК РФ)).
  • 📝 Номер приказа — если нумерация автоматическая, проверьте, чтобы не было пропусков.
  • 💰 Расчет при увольнении — отметьте галочкой, если нужно сразу рассчитать компенсации.
Что будет, если указать неверное основание увольнения?

Если в приказе указано основание по соглашению сторон, а в трудовой книжке — по собственному желанию, это расценивается как ошибка. При проверке ГИТ может оштрафовать организацию на 50 000–100 000 ₽ за несоответствие записей (ст. 5.27 КоАП РФ).

После заполнения нажмите Провести и закрыть. Документ автоматически:

  • Сформирует запись в личной карточке Т-2.
  • Обновит статус сотрудника на Уволен.
  • Создаст движение в регистре Сведения о трудовой деятельности для отчета СЗВ-ТД.

3. Расчет компенсаций и окончательный расчет

После создания кадрового приказа необходимо рассчитать все причитающиеся сотруднику выплаты. В 1С:ЗУП 3.1 это делается через документ Расчет при увольнении, который можно создать:

  • Автоматически из приказа об увольнении (если была отмечена галочка Расчет при увольнении).
  • Вручную через Зарплата → Расчет при увольнении → Создать.

Документ автоматически рассчитает:

Вид расчета Формула Нюансы
Компенсация за неиспользованный отпуск Средний дневной заработок × Количество дней отпуска Дни округляются до целых (28 дней за год). Если отпуск"авансом" — удерживается излишне выплаченная сумма.
Выходное пособие (при сокращении) Средний месячный заработок × Количество месяцев (ст. 178 ТК РФ) Выплачивается только при увольнении по п.1, п.2 ст. 81 ТК РФ.
Зарплата за отработанные дни (Оклад / Норма дней) × Фактически отработанные дни Учитываются премии, надбавки, удержания.

Проверьте правильность расчетов в блоке Налоги и взносы:

  • 📌 НДФЛ 13% — удерживается со всех выплат, кроме выходного пособия в пределах 3-х средних заработков (ст. 217 НК РФ).
  • 📌 Страховые взносы — не начисляются на компенсацию за отпуск свыше 3-х средних заработков.

Сверить количество дней неиспользованного отпуска|Проверить средний заработок за последние 12 месяцев|Убедиться, что НДФЛ удержан корректно|Проконтролировать начисление страховых взносов

-->

⚠️ Внимание: Если сотрудник уволен в последний день месяца, а зарплата за этот месяц еще не начислена, создайте документ Начисление зарплаты до расчета при увольнении. Иначе придется делать перерасчет через Корректировку зарплаты.

4. Формирование записей для отчетности (СЗВ-ТД, 6-НДФЛ)

Увольнение сотрудника автоматически генерирует записи для отчетности в ПФР и ФНС. Однако проверка этих данных — обязательный этап, так как ошибки приводят к штрафам:

  • 📋 СЗВ-ТД — отчет о трудовой деятельности, сдается в ПФР ежемесячно. Запись об увольнении должна содержать:
    • Дата увольнения.
    • Основание (код по ТК РФ).
    • Реквизиты приказа.
  • 📊 6-НДФЛ — раздел 2 должен включать выплаты при увольнении с правильными датами удержания НДФЛ.
  • 📄 РСВ (расчет по страховым взносам) — компенсация за отпуск включается в базу для взносов, если не превышает 3 средних заработка.

Чтобы проверить сформированные записи:

  1. Откройте Отчеты → СЗВ-ТД → Проверка данных.
  2. Выберите период, включающий дату увольнения.
  3. Найдите сотрудника в списке и проверьте поле Основание прекращения.

Всегда проверяю|Проверяю выборочно|Доверяю автоматике|Не проверяю-->

Если ошибку (например, неверный код увольнения), исправьте ее через:

Настройки → Кадровый учет → История изменений кадровых данных

5. Закрытие лицевого счета и архивация данных

После увольнения лицевой счет сотрудника в 1С не удаляется, а закрывается. Это позволяет хранить историю начислений для отчетности. Чтобы закрыть счет:

  1. Перейдите в Зарплата → Лицевые счета.
  2. Найдите сотрудника и откройте его лицевой счет.
  3. Нажмите Закрыть счет и укажите дату увольнения.

Дополнительно рекомендуется:

  • 🔒 Архивировать документы сотрудника: приказы, соглашения, акты. В 1С это делается через Администрирование → Архивация данных.
  • 📂 Создать папку в облачном хранилище (если используется) с копиями документов.
  • 📧 Отправить сотруднику расчетный листок по email через Зарплата → Расчетные листки.
💡

Закрытие лицевого счета не блокирует доступ к истории начислений. Все данные остаются в базе для отчетности и возможных проверок.

6. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные пользователи 1С допускают ошибки при увольнении. Вот самые распространенные:

Ошибка Последствия Как исправить
Не закрыт больничный лист на дату увольнения ФСС откажет в возмещении, штраф до 5 000 ₽ Создать документ Закрытие больничного с датой = дате увольнения
Неверный код основания увольнения в СЗВ-ТД Штраф ПФР 500 ₽ за каждого сотрудника Исправить через Корректировка сведений в СЗВ-ТД
Не удержан НДФЛ с компенсации за отпуск Доначисление налогов + пени Сформировать Исправленный 6-НДФЛ и перечислить НДФЛ

Чтобы минимизировать риски:

  • 🔍 Проверяйте автоматические расчеты — особенно если сотрудник работал неполный месяц или имел переменный оклад.
  • 📅 Соблюдайте сроки — запись в трудовой книжке и приказ должны быть оформлены в день увольнения.
  • 📑 Ведите журнал увольнений — в 1С это можно настроить через Настройки → Кадровый учет → Журналы документов.

7. Особенности увольнения в разных ситуациях

Процедура увольнения в 1С варьируется в зависимости от основания. Рассмотрим ключевые нюансы:

Увольнение по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)

Требуется:

  • Заявление сотрудника (скан или бумажный оригинал).
  • Отработка 14 дней (если не согласован другой срок).
  • В приказе указать основание: По собственному желанию (п.3 ст.77 ТК РФ).

Увольнение по сокращению штата (п.2 ст.81 ТК РФ)

Дополнительные шаги:

  • Уведомление сотрудника за 2 месяца (документ Уведомление о сокращении в 1С).
  • Предложение вакансий (если есть) — фиксируется документом Предложение другой работы.
  • Выходное пособие в размере среднего месячного заработка.

Увольнение за прогул (пп."а" п.6 ст.81 ТК РФ)

Внимание к деталям:

  • Необходим акт о прогуле (документ Акт об отсутствии на работе).
  • Требуется объяснительная записка (или акт об отказе ее написать).
  • В приказе указать: За однократное грубое нарушение (пп."а" п.6 ст.81 ТК РФ).
Что делать, если сотрудник не явился за трудовой книжкой?

Если сотрудник не забрал трудовую книжку в день увольнения, отправьте ему уведомление заказным письмом с описью вложения (ст. 84.1 ТК РФ). В 1С это фиксируется документом Уведомление о необходимости получения трудовой книжки.

FAQ: Частые вопросы об увольнении в 1С

Как уволить сотрудника, если он в отпуске?

Увольнение во время отпуска возможно только по инициативе сотрудника (ст. 80 ТК РФ) или по соглашению сторон. В 1С:

  1. Создайте приказ об увольнении с датой = последнему дню отпуска.
  2. В документе Расчет при увольнении укажите, что отпуск предоставлен авансом — система автоматически удержит излишне выплаченные отпускные.
Можно ли уволить сотрудника задним числом?

Технически в 1С это возможно, но запрещено законодательно. Дата увольнения должна совпадать с последним рабочим днем. Если ошибка уже допущена:

  1. Создайте Корректировку кадровых данных с правильной датой.
  2. Пересчитайте зарплату и отчетность за период.
  3. Сдайте уточненные отчеты в ПФР и ФНС.

Штраф за несоблюдение дат — до 50 000 ₽ (ст. 5.27 КоАП РФ).

Как в 1С отразить увольнение совместителя?

Процедура аналогична основному месту работы, но с нюансами:

  • В карточке сотрудника должен быть указан статус Совместитель.
  • В приказе об увольнении укажите основание: Прекращение трудового договора с совместителем.
  • Компенсация за отпуск рассчитывается пропорционально отработанному времени.
Что делать, если после увольнения найдена ошибка в расчетах?

Исправляйте ошибку через документ Корректировка зарплаты:

  1. Укажите период, за который нужна корректировка.
  2. Выберите сотрудника и вид расчета (например, Компенсация за отпуск).
  3. Введите правильную сумму и проведите документ.
  4. Сформируйте уточненные отчеты (6-НДФЛ, РСВ).

Если ошибка повлияла на сумму выплаты сотруднику, сделайте перерасчет через Ведомость на выплату с типом Доплата/Удержание.

Как экспортировать данные об уволенном сотруднике для архива?

В 1С:ЗУП 3.1 для этого предусмотрен отчет Личное дело сотрудника:

  1. Перейдите в Зарплата и кадры → Отчеты → Личное дело сотрудника.
  2. Выберите уволенного сотрудника и период.
  3. Нажмите Сформировать и экспортируйте в PDF/Excel через кнопку Выгрузить.

Для полного архива используйте Администрирование → Выгрузка данных → Архив сотрудников.