В этой инструкции мы разберем полный цикл действий: от создания справочной информации о физическом лице до проведения документа о приеме на работу. Мы уделим внимание тонкостям настройки графиков работы, видам расчетов и особенностям заполнения обязательных реквизитов для новых форм отчетности.
Подготовка справочной информации о физическом лице
Прежде чем формировать приказ о приеме, необходимо убедиться, что в базе зарегистрирован сам человек как физическое лицо. Это фундаментальный объект учета, который связывает кадровые, зарплатные и регламентированные данные. В старых версиях программ этот шаг часто совмещали с приемом, но в актуальных релизах 8.3 логика разведена для повышения гибкости учета.
Откройте раздел Кадры и выберите пункт Физические лица. Если сотрудник ранее не работал в организации и не числился как внешний совместитель, создайте новую запись. Обратите внимание на заполнение паспортных данных и адреса регистрации — эти поля критичны для формирования формы Т-2 и отчетности СЗВ-ТД.
В открывшейся карточке обязательно укажите ИНН и СНИЛС. Система автоматически проверит контрольные суммы этих номеров, если включена соответствующая настройка в параметрах системы. Отсутствие или ошибка в этих реквизитах приведет к отказу в приеме отчетов контрольными органами.
Используйте встроенную проверку контрольных сумм ИНН и СНИЛС — это сэкономит время на исправление ошибок при сдаче отчетности в будущем.
Не забудьте указать дату рождения и пол сотрудника. Эти данные влияют на расчет стажа и, в некоторых случаях, на применение льготных тарифов или особых условий труда, предусмотренных законодательством для определенных категорий граждан.
Настройка организации и подразделений
Для корректного отражения сотрудника в штатном расписании необходимо убедиться, что в системе настроена структура вашей компании. Прием невозможен в несуществующее подразделение или на несуществующую должность, если ведется строгий контроль штатного расписания.
Перейдите в раздел Настройка и выберите Организации. Проверьте, что для вашей компании установлены актуальные настройки учетной политики в части кадрового учета. В частности, важно настроить коды видов деятельности (ОКВЭД), так как они влияют на класс профессионального риска и размер взносов на травматизм.
⚠️ Внимание: Если в вашей организации используется несколько обособленных подразделений с разными кодами ОКТОМУ, убедитесь, что при приеме сотрудника выбрано правильное подразделение. Ошибка приведет к неверному территориальному признаку в отчетности 6-НДФЛ и РСВ.
Далее проверьте справочник Подразделения организаций. Убедитесь, что создано то структурное звено, куда планируется зачисление работника. Если вы используете функцию автоматического формирования штатного расписания, проверьте наличие свободных ставок по нужной должности.
В карточке подразделения можно задать ответственного руководителя и настроить параметры распределения затрат. Это позволит в будущем автоматически относить начисленную зарплату сотрудника на правильные статьи расходов и счета бухгалтерского учета.
Создание и настройка графика работы
Один из самых важных этапов — определение режима работы. От выбранного графика работы зависит расчет нормы рабочего времени, который является базой для исчисления оклада и оплаты сверхурочных часов. В 1С 8.3 существует несколько видов графиков: пятидневка, сменный, гибкий и суммированный учет.
Зайдите в раздел Настройка -> Графики работы. Если стандартный график Пятидневка вам не подходит, создайте новый. В окне настройки укажите режим рабочего времени: например, 40 часов в неделю или конкретные часы начала и окончания смены.
Для сменных графиков необходимо заполнить производственный календарь. Система позволяет загрузить его автоматически из интернета или ввести вручную. Это критически важно для корректного расчета переработок при суммированном учете рабочего времени.
| Тип графика | Особенности настройки | Влияние на расчет |
|---|---|---|
| Пятидневка | Фиксированные дни и часы | Простой расчет нормы времени |
| Сменный | Требуется график сменности | Учет ночных и праздничных |
| Гибкий | Учет явок и неявок | Оплата по факту отработки |
| Суммированный | Учетный период (квартал/год) | Расчет переработки в конце периода |
При создании индивидуального графика для конкретного сотрудника (например, неполное рабочее время) лучше скопировать базовый график и изменить в нем количество часов или дней. Это сохранит привязку к производственному календарю и упростит администрирование.
☑️ Проверка графика работы
Оформление документа "Прием на работу"
Основным документом, фиксирующим трудовые отношения, является документ Прием на работу. Он находится в разделе Кадры -> Приемы, переводы, увольнения. Создание этого документа запускает цепочку регистров, которые будут использоваться для начисления зарплаты.
В шапке документа укажите дату приема и организацию. В табличной части выберите созданное ранее физическое лицо. Система автоматически подтянет данные из карточки физического лица, но потребует заполнения кадровых specifics: подразделения, должности и вида занятости.
На вкладке Оплата труда установите способ расчета зарплаты. Чаще всего это Тарифная ставка или Оклад. Укажите сумму оклада и надбавки, если они предусмотрены трудовым договором. Здесь же настраивается периодичность выплат и статья затрат для бухгалтерии.
Путь к документу: Кадры -> Приемы, переводы, увольнения -> Прием на работуОсобое внимание уделите вкладке Главное, где указывается условие о испытательном сроке. Если испытательный срок не установлен, поле следует оставить пустым или явно указать "без испытательного срока", чтобы избежать двусмысленности в кадровых отчетах.
Документ "Прием на работу" является первичным регистром, формирующим записи в регистрах сведений о сотрудниках. Без его проведения начисление зарплаты невозможно.
Настройка видов расчетов и удержаний
После указания оклада система предлагает настроить дополнительные начисления и удержания. В типовых конфигурациях 1С 8.3 уже предустановлены основные виды расчетов, такие как НДФЛ, Страховые взносы и стандартные надбавки. Однако для специфических условий труда может потребоваться индивидуальная настройка.
Перейдите на вкладку Начисления и удержания в документе приема. Проверьте, какие виды расчетов назначены сотруднику. Если работник имеет право на стандартные налоговые вычеты (например, на детей), их необходимо зарегистрировать в отдельном документе Заявление на стандартные вычеты.
Для сотрудников, работающих во вредных условиях, важно проверить назначение дополнительных тарифов страховых взносов. Это делается через привязку условий труда к должности или через индивидуальные настройки в карточке приема.
⚠️ Внимание: Неправильно назначенный вид расчета (например, выбор кода дохода НДФЛ) приведет к ошибкам в справке 2-НДФЛ. Всегда сверяйте коды доходов с актуальным классификатором ФНС перед проведением документа.
Если в вашей организации используются премии или бонусы, зависящие от KPI, их можно настроить как отдельные виды расчетов с указанием способа расчета (процент от оклада, фиксированная сумма или формула). Это упростит ежемесячное начисление зарплаты.
Как добавить индивидуальный вид расчета?
Если стандартного вида расчета нет, перейдите в раздел Настройка -> Начисления. Создайте новый вид, укажите его назначение (оплата труда, компенсация, удержание) и задайте формулу расчета в конструкторе.
Печать кадровых форм и отчетов
После проведения документа приема на работу система готова сформировать необходимые печатные формы. В 1С 8.3 реализована поддержка всех актуальных форм приказов, включая Т-1, а также трудовых договоров и дополнительных соглашений.
Нажмите кнопку Печать в нижней панели документа приема. Выберите нужную форму из списка. Система автоматически заполнит реквизиты организации, данные сотрудника и условия приема, указанные в документе.
Для формирования личного Kardочки сотрудника (форма Т-2) необходимо перейти в раздел Кадры -> Личные карточки. Данные в Т-2 подтягиваются из всех кадровых документов, поэтому важно, чтобы приказ о приеме был проведен корректно и своевременно.
| Форма документа | Назначение | Срок хранения |
|---|---|---|
| Т-1 | Приказ о приеме на работу | 75 лет |
| Т-2 | Личная карточка сотрудника | 75 лет |
| Трудовой договор | Соглашение сторон | 75 лет |
| СЗВ-ТД | Отчет в ПФР (электронный) | Постоянно |
Не забывайте формировать и передавать сведения в СФР через отчет СЗВ-ТД. В 1С этот отчет формируется автоматически на основании кадровых документов. Мероприятие "Прием" должно быть отражено в отчете не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
Используйте пакетную печать документов при массовом приеме сотрудников. Это позволяет сформировать приказы и договоры для нескольких человек одним кликом, экономя время кадровика.
Контроль и проверка введенных данных
Завершающим этапом является аудит введенной информации. Ошибки, допущенные при приеме, могут проявиться только в конце квартала или года при сдаче отчетности. Поэтому рекомендуется сразу после приема запустить проверку.
Воспользуйтесь обработкой Проверка данных или отчетом Анализ состояния учета. Эти инструменты подскажут, если у сотрудника не заполнены обязательные реквизиты, не назначен график работы или не указан банк для перечисления зарплаты.
Проверьте начисления за первый месяц. Даже если сотрудник принят в конце месяца, система должна корректно рассчитать зарплату пропорционально отработанному времени, исходя из нормы часов по графику.
⚠️ Внимание: Законодательство и формы отчетности меняются. Всегда проверяйте актуальность форм приказов и отчетов в разделе "Поддержка" или на официальном сайте разработчика перед массовой печатью документов.
Регулярный контроль данных в справочнике сотрудников поможет избежать блокировок счетов из-за ошибок в платежных поручениях на выплату зарплаты и обеспечит спокойствие при налоговых проверках.
FAQ: Часто задаваемые вопросы
Можно ли принять сотрудника задним числом в 1С 8.3?
Технически программа позволяет ввести документ с датой в прошлом. Однако это может привести к конфликтам с уже закрытыми периодами или сданными отчетами. Если период закрыт, потребуется его перепроведение и пересдача отчетности в контролирующие органы.
Что делать, если система не видит созданного физического лица при приеме?
Проверьте, в какой информационной базе создано лицо. В конфигурациях с разделением данных (например, ЗУП и Бухгалтерия) может потребоваться синхронизация. Также убедитесь, что у лица не стоит признак "Не принимается на работу".
Как оформить внешнего совместителя?
При создании документа приема установите галочку Внешний совместитель. В этом случае система не будет требовать заполнения некоторых обязательных документов (например, копии паспорта можно не хранить в базе, если они есть у основного работодателя), и расчет взносов будет производиться с учетом ограничений для совместителей.
Нужно ли создавать нового пользователя системы для сотрудника?
Нет, прием в 1С:ЗУП относится к кадровому учету и не создает автоматически пользователя для входа в программу. Если сотруднику нужен доступ к базе, его необходимо создать отдельно в режиме Администрирование -> Настройка пользователей и прав.
Как изменить оклад сотруднику после приема?
Для изменения условий оплаты труда используется документ Изменение оплаты труда в разделе Кадры. Не редактируйте документ приема задним числом, если по сотруднику уже были начисления — это нарушит историю изменений и регистры накопления.