Удержание и перечисление авансовых платежей по НДФЛ — одна из самых частых задач бухгалтера, работающего с зарплатой. В 1С:Зарплата и Управление Персоналом или 1С:Бухгалтерия этот процесс автоматизирован, но требует правильной настройки и понимания механики. Ошибки здесь чреваты штрафами от налоговой: например, за несвоевременное перечисление НДФЛ с аванса организация может получить штраф до 20% от неуплаченной суммы.

В этой статье разберем, как корректно отразить авансовый НДФЛ в разных версиях 1С, какие проводки формируются автоматически, и что делать, если программа не удерживает налог с аванса. Особое внимание уделим типичным ошибкам — например, когда бухгалтер забывает про дату получения дохода или неправильно настраивает график выплат. Также приведём актуальные примеры для разных систем налогообложения (ОСНО, УСН) и покажем, как проверить правильность расчетов перед сдачей 6-НДФЛ.

Материал будет полезен как начинающим бухгалтерам, так и опытным специалистам, которые хотят систематизировать знания или разобраться в нюансах учета авансового НДФЛ в последних релизах 1С (включая версии 8.3.23 и новее).

1. Нормативная база: когда удерживать НДФЛ с аванса?

Прежде чем разбираться с настройками 1С, важно понять юридическую сторону вопроса. Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ, налоговый агент (работодатель) обязан удержать НДФЛ в день фактической выплаты дохода — будь то аванс или зарплата. При этом:

  • 📅 Дата получения дохода для аванса — это день его выплаты сотруднику (независимо от того, когда он отработал эти дни).
  • 💸 Сумма НДФЛ рассчитывается с полной суммы аванса по ставке 13% (или 15% для нерезидентов).
  • ⏳ Срок перечисления — не позднее следующего рабочего дня после выплаты аванса.

Однако здесь есть нюанс: если аванс выплачивается в последний день месяца, то датой получения дохода считается последний день месяца, а удержать и перечислить НДФЛ нужно в этот же день (письмо ФНС от 24.10.2016 № БС-4-11/20126). Это часто вызывает путаницу в 1С, если неверно настроен График выплат зарплаты.

⚠️ Внимание! С 2023 года ФНС ужесточила контроль за своевременностью уплаты НДФЛ с авансов. Если в 6-НДФЛ указана выплата аванса, но нет соответствующего платежа в банке, инспекция может заблокировать счет организации.

В 1С эти правила учитываются автоматически, но только если:

  • 🔹 Корректно заполнен Способ отражения зарплаты в бухучете (раздел Зарплата → Настройки → Способы отражения зарплаты).
  • 🔹 В Графике выплат указаны точные даты аванса и зарплаты.
  • 🔹 В Налоговом регистре (раздел Зарплата → НДФЛ → Регистр налогового учета) нет ошибок.

2. Настройка 1С для автоматического удержания НДФЛ с аванса

Чтобы программа сама рассчитывала и удерживала НДФЛ с авансов, необходимо выполнить несколько ключевых настроек. Рассмотрим процесс на примере 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.3 (ред. 3.1).

2.1. Проверка графика выплат

Первое, что нужно сделать — убедиться, что в программе заведен график выплат зарплаты с указанием дат аванса и основной выплаты. Для этого:

  1. Перейдите в Зарплата → Справочники → Графики выплат зарплаты.
  2. Откройте ваш график (или создайте новый).
  3. Убедитесь, что указаны:
    • 📅 Дата аванса (например, 20-е число каждого месяца).
    • 📅 Дата зарплаты (например, 5-е число следующего месяца).
    • 🔹 Флаг Удерживать НДФЛ с аванса (должен быть включен!).

Если флаг Удерживать НДФЛ с аванса отключен, программа будет рассчитывать налог только с полной зарплаты, что приведет к ошибкам в 6-НДФЛ.

2.2. Настройка способа отражения зарплаты

Следующий шаг — проверить, как зарплата отражается в бухгалтерском и налоговом учете. Для этого:

  1. Перейдите в Зарплата → Настройки → Способы отражения зарплаты.
  2. Откройте ваш способ отражения (обычно он называется «Зарплата организации»).
  3. На вкладке НДФЛ проверьте:
    • 🔹 Дата удержания НДФЛ — должна совпадать с датой выплаты (аванса или зарплаты).
    • 🔹 Счет удержания — обычно 68.01 (НДФЛ).
    • 🔹 Аналитика — если ведется по сотрудникам, укажите соответствующий вид субконто.

Если здесь указаны неверные счета или даты, проводки по НДФЛ будут формироваться неправильно, что приведет к расхождениям в декларации.

График выплат содержит дату аванса|Флаг "Удерживать НДФЛ с аванса" включен|Способ отражения зарплаты настроен на правильные счета|Дата удержания НДФЛ совпадает с датой выплаты-->

2.3. Проверка параметров учета

Последний этап настройки — проверка параметров учета НДФЛ. Для этого:

  1. Перейдите в Зарплата → Настройки → Параметры учета.
  2. На вкладке НДФЛ убедитесь, что:
    • 🔹 Рассчитывать НДФЛ с аванса — включено.
    • 🔹 Формировать платежные поручения — включено (если нужно автоматически создавать платежки).
    • 🔹 Контролировать сроки уплаты — включено (чтобы 1С предупреждала о просрочке).

Если эти настройки не верны, программа может не удерживать НДФЛ с аванса или не формировать платежные поручения, что приведет к штрафам.

Регулярно, это проблема|Иногда, но решаемая|Раньше были ошибки, сейчас нет|Никогда не было проблем-->

3. Пошаговая инструкция: как отразить авансовый НДФЛ в 1С

Теперь разберем непосредственно процесс расчета и удержания НДФЛ с аванса. Инструкция подходит для 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерия 3.0 (с модулем «Зарплата»).

3.1. Расчет аванса

Для расчета аванса:

  1. Перейдите в Зарплата → Аванс (или Зарплата → Все начисления → Аванс в некоторых конфигурациях).
  2. Нажмите Создать и выберите Аванс по зарплате.
  3. Заполните поля:
    • 📅 Месяц начисления — месяц, за который выплачивается аванс.
    • 👥 Подразделение/Сотрудники — выберите сотрудников или подразделение.
    • 💰 Сумма аванса — укажите фиксированную сумму или процент от оклада.
  • Нажмите Рассчитать.

    • После расчета программа автоматически:

    • 📊 Рассчитает сумму НДФЛ с аванса (13% или 15%).
    • 📉 Сформирует проводки по удержанию налога.
    • 📄 Создаст запись в Регистре налогового учета НДФЛ.

    3.2. Проверка проводок

    После расчета аванса проверьте сформированные проводки. Для этого:

    1. Откройте документ Аванс и нажмите Проводки (Дт/Кт).
    2. Убедитесь, что есть проводки:
      • 🔹 Дт 70 (Расчеты с персоналом) — Кт 68.01 (НДФЛ) — удержание налога.
      • 🔹 Дт 70 — Кт 50/51 (Касса/Расчетный счет) — выплата аванса за минусом НДФЛ.

    Если проводок по НДФЛ нет, значит:

    • ❌ Не включен флаг Удерживать НДФЛ с аванса в графике выплат.
    • ❌ Неверно настроен Способ отражения зарплаты.
    • ❌ В документе Аванс не указано подразделение или сотрудники.
    Что делать, если проводок по НДФЛ нет?

    Если после расчета аванса не сформировались проводки по НДФЛ, проверьте:

    1. Настройки графика выплат — флаг "Удерживать НДФЛ с аванса" должен быть включен.

    2. Параметры учета — в разделе "НДФЛ" должен быть включен расчет налога с авансов.

    3. Документ "Аванс" — убедитесь, что указаны сотрудники и сумма аванса.

    4. Права пользователя — возможно, у вас нет прав на редактирование налоговых регистров.

    Если все настройки верны, но проводок нет, попробуйте перепровести документ или обратитесь в поддержку 1С с логами расчета.

    3.3. Формирование платежного поручения

    После удержания НДФЛ нужно перечислить его в бюджет. Для этого:

    1. В документе Аванс нажмите Создать платежное поручение.
    2. Проверьте реквизиты:
      • 🏦 Получатель — ваша ИФНС.
      • 💵 Сумма — должна совпадать с удержанным НДФЛ.
      • 📅 Срок платежа — не позднее следующего рабочего дня после выплаты аванса.
      • 📝 Назначение платежа — должно содержать ФИО сотрудников (если их несколько, укажите «НДФЛ с аванса за [месяц]»).
  • Подпишите и отправьте платежку в банк.

    • Если платежное поручение не формируется автоматически, проверьте настройки в Зарплата → Настройки → Параметры учета → НДФЛ (должен быть включен флаг Формировать платежные поручения).

    4. Типичные ошибки и как их избежать

    Даже опытные бухгалтеры иногда допускают ошибки при учете авансового НДФЛ. Рассмотрим самые распространенные из них и способы их исправления.

    4.1. НДФЛ не удерживается с аванса

    Если программа не рассчитывает НДФЛ с аванса, причины могут быть следующими:

    Причина Как исправить
    Флаг Удерживать НДФЛ с аванса отключен в графике выплат Зайти в Графики выплат и включить флаг
    Неверная дата выплаты аванса в графике Проверить дату в графике — она должна совпадать с фактической датой выплаты
    Ошибка в способе отражения зарплаты Проверить настройки в Способы отражения зарплаты → НДФЛ
    В документе Аванс не указаны сотрудники Добавить сотрудников в документ и перерассчитать

    Если после проверки всех настроек проблема осталась, попробуйте:

    1. Обновить конфигурацию 1С до последней версии.
    2. Провести тестовое начисление аванса в демо-базе.
    3. Обратиться в поддержку 1С с описанием проблемы и скриншотами настроек.

      4. 4.2. Несовпадение сумм в 6-НДФЛ и платежках

      Распространенная ошибка — когда в 6-НДФЛ указана одна сумма НДФЛ с аванса, а в платежном поручении — другая. Это происходит из-за:

      • 🔹 Ручного редактирования платежки — бухгалтер изменил сумму в платежном поручении, но не скорректировал документ в 1С.
      • 🔹 Ошибки округления — 1С округляет копейки, а платежка сформирована с другой точностью.
      • 🔹 Несвоевременного проведения документа — платежка сформирована до расчета аванса.

      Чтобы избежать расхождений:

      • 🔹 Всегда формируйте платежное поручение из документа Аванс, а не вручную.
      • 🔹 Проверяйте суммы в Регистре налогового учета НДФЛ (Зарплата → НДФЛ → Регистр налогового учета).
      • 🔹 Используйте отчет Анализ состояния налогового учета НДФЛ для сверки.
      ⚠️ Внимание! Если в 6-НДФЛ и платежках суммы не совпадают, налоговая может квалифицировать это как недоимку и начислить пени. Исправлять такие ошибки приходится через уточненную декларацию.

      4.3. Ошибки в датах удержания и перечисления

      Еще одна частая проблема — неверные даты в 6-НДФЛ:

      • 📅 Дата получения дохода (графа 100) — должна совпадать с датой выплаты аванса.
      • 📅 Дата удержания (графа 110) — должна быть равна дате выплаты.
      • 📅 Дата перечисления (графа 120) — следующий рабочий день после выплаты.

      Если даты указаны неверно, 1С могла неправильно определить:

      • 🔹 График выплат — проверьте, что даты аванса и зарплаты указаны корректно.
      • 🔹 Выходные дни — если аванс выплачен в пятницу, срок перечисления НДФЛ переносится на понедельник.
      • 🔹 Региональные особенности — в некоторых регионах могут быть свои правила (например, перенос сроков из-за праздников).

      Для проверки дат используйте отчет Сверка дат для 6-НДФЛ (Зарплата → Отчеты → Сверка дат для 6-НДФЛ).

      5. Особенности учета авансового НДФЛ в разных системах налогообложения

      Правила удержания НДФЛ с авансов одинаковы для всех систем налогообложения, но есть нюансы в отражении операций в 1С.

      5.1. Общая система налогообложения (ОСНО)

      На ОСНО авансовый НДФЛ учитывается стандартным образом:

      • 🔹 Удерживается в день выплаты аванса.
      • 🔹 Перечисляется не позднее следующего рабочего дня.
      • 🔹 Отражается в 6-НДФЛ в разделе 2 с указанием даты получения дохода и даты удержания.

      В 1С для ОСНО никаких дополнительных настроек не требуется — достаточно включить удержание НДФЛ с аванса в графике выплат.

      5.2. Упрощенная система налогообложения (УСН)

      На УСН правила те же, но есть нюанс с налоговым учетом:

      • 🔹 Аванс не уменьшает налоговую базу по УСН (письмо Минфина от 03.04.2017 № 03-11-06/2/19625).
      • 🔹 НДФЛ с аванса все равно удерживается и перечисляется в обычном порядке.
      • 🔹 В Книге учета доходов и расходов аванс не отражается — только полная зарплата.

      В 1С для УСН:

      • 🔹 Настройте Способ отражения зарплаты так, чтобы аванс не попадал в КУДиР.
      • 🔹 Проверьте, что в Параметрах учета (Зарплата → Настройки) указан правильный режим налогообложения (УСН).

      5.3. ЕНВД и патентная система

      Для ЕНВД и ПСН правила аналогичны УСН:

      • 🔹 НДФЛ с аванса удерживается и перечисляется в обычном порядке.
      • 🔹 Аванс не учитывается при расчете налога по ЕНВД/ПСН.
      • 🔹 В 1С проверьте, что в Способе отражения зарплаты не указаны счета учета расходов по ЕНВД.

      Если вы ведете учет одновременно по нескольким системам налогообложения (например, ОСНО + УСН), убедитесь, что в 1С правильно настроены:

      • 🔹 Подразделения — каждому подразделению должен быть присвоен свой режим налогообложения.
      • 🔹 Способы отражения зарплаты — для каждого режима должен быть свой способ.

    6. Проверка корректности учета перед сдачей 6-НДФЛ

    Перед формированием 6-НДФЛ необходимо проверить, что все авансовые платежи НДФЛ учтены корректно. Для этого в 1С есть несколько полезных отчетов.

    6.1. Отчет «Анализ состояния налогового учета НДФЛ»

    Этот отчет показывает все операции по НДФЛ за период, включая авансы. Чтобы его сформировать:

    1. Перейдите в Зарплата → НДФЛ → Анализ состояния налогового учета НДФЛ.
    2. Укажите период (месяц, за который выплачивался аванс).
    3. Нажмите Сформировать.

    В отчете проверьте:

    • 🔹 Суммы удержанного НДФЛ — они должны совпадать с платежками.
    • 🔹 Даты удержания и перечисления — они должны соответствовать графам 110 и 120 в 6-НДФЛ.
    • 🔹 Остатки по сотрудникам — если есть остатки по НДФЛ, значит, налог не перечислен полностью.

    6.2. Отчет «Сверка 6-НДФЛ»

    Этот отчет помогает сверить данные 1С с требованиями налоговой. Чтобы его сформировать:

    1. Перейдите в Зарплата → Отчеты → Сверка 6-НДФЛ.
    2. Укажите период и нажмите Сформировать.

    В отчете обратите внимание на:

    • 🔹 Раздел 1 — суммы начисленного и удержанного НДФЛ должны совпадать с регистрами.
    • 🔹 Раздел 2 — даты получения дохода, удержания и перечисления должны быть заполнены корректно.
    • 🔹 Ошибки и предупреждения — если они есть, 1С подсветит их красным.

    Если в отчете есть расхождения, исправьте их до формирования 6-НДФЛ. Чаще всего ошибки связаны с:

    • 🔹 Непроведенными документами (авансами или платежками).
    • 🔹 Неверными датами в графике выплат.
    • 🔹 Ручными правками в регистрах НДФЛ.

    6.3. Проверка платежных поручений

    Убедитесь, что все платежные поручения по НДФЛ с авансов:

    • 🔹 Сформированы — в 1С должны быть документы Платежное поручение исходящее.
    • 🔹 Подписаны и отправлены — проверьте статус в банк-клиенте.
    • 🔹 Совпадают с регистрами — суммы в платежках должны равняться удержанному НДФЛ.

    Для проверки:

    1. Откройте Банк → Платежные поручения.
    2. Отфильтруйте по получателю (ваша ИФНС) и назначению платежа (НДФЛ).
    3. Сверьте суммы с отчетом Анализ состояния налогового учета НДФЛ.
    ⚠️ Внимание! Если платежное поручение не отправлено в банк, но в 6-НДФЛ указана сумма удержанного НДФЛ, это приравнивается к неуплате налога. Штраф за это — 20% от неуплаченной суммы.

    7. Ручное исправление ошибок в учете авансового НДФЛ

    Если ошибки в учете авансового НДФЛ уже допущены, их нужно исправить до сдачи отчетности. Рассмотрим, как это сделать в 1С.

    7.1. Исправление неудержанного НДФЛ с аванса

    Если НДФЛ не был удержан с аванса, исправить это можно двумя способами:

    Способ 1: Перерасчет аванса

    1. Откройте документ Аванс, в котором не удержан НДФЛ.
    2. Нажмите Изменить и проверьте настройки:
      • 🔹 Убедитесь, что флаг Удерживать НДФЛ включен.
      • 🔹 Проверьте, что указаны сотрудники и сумма аванса.
  • Нажмите Рассчитать заново.
  • Проведите документ и проверьте проводки.

    • Способ 2: Ручное удержание НДФЛ

    Если перерасчет не помогает, удержите НДФЛ вручную:

    1. Создайте документ Удержание из зарплаты (Зарплата → Удержания).
    2. Укажите:
      • 👥 Сотрудника.
      • 💰 Сумму НДФЛ (13% от аванса).
      • 📅 Дату удержания (должна совпадать с датой выплаты аванса).
      • 🔹 Вид удержания — НДФЛ.
  • Проведите документ и проверьте проводки.

    • После исправления не забудьте:

    • 🔹 Сформировать новое платежное поручение на удержанный НДФЛ.
    • 🔹 Проверить, что сумма отражена в Регистре налогового учета НДФЛ.

    7.2. Исправление неверных дат в 6-НДФЛ

    Если в 6-НДФЛ указаны неверные даты удержания или перечисления НДФЛ, исправить их можно так:

    1. Откройте документ Аванс или Выплата зарплаты, к которому относятся ошибочные даты.
    2. Измените дату документа на правильную (она должна совпадать с фактической датой выплаты).
    3. Перепроведите документ.
    4. Сформируйте 6-НДФЛ заново и проверьте, что даты исправились.

    Если даты в докумен