Списание товара в 1С:Предприятие — рутинная, но критически важная операция для любого бизнеса, связанного с торговлей или производством. От правильности её выполнения зависит не только точная инвентаризация, но и корректное формирование финансовой отчётности, налоговых регистров и даже репутация компании перед контрагентами. Однако даже опытные пользователи 1С не всегда учитывают все нюансы: от выбора правильного документа до отражения списания в бухгалтерском и налоговом учёте.
В этой статье разберём все способы списания товара в типовой конфигурации 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Бухгалтерия 3.0, включая редкие случаи (порча, хищение, естественная убыль). Особое внимание уделим автоматическому формированию проводок при списании через документ «Требование-накладная» — этот момент часто упускают, что приводит к расхождениям в учёте. Также вы найдёте чек-листы для проверки корректности операции и ответы на частые вопросы по ошибкам типа «Недостаточно товара на складе».
1. Какие документы используются для списания товара в 1С
В 1С списание товара можно оформить несколькими документами — выбор зависит от причины списания и настроек учётной политики. Основные варианты:
- 📄 Требование-накладная — универсальный документ для списания по внутренним нуждам (передача в производство, утилизация, порча). Подходит для большинства случаев в 1С:УТ 11 и 1С:ERP.
- 🗑️ Акт списания товаров — используется для фиксации потерь (хищение, бой, истечение срока годности). Обязателен для бухгалтерского учёта в 1С:Бухгалтерия 3.0.
- 🔄 Корректировка записей регистров — технический документ для исправления ошибок в учёте (например, если товар был оприходован с ошибкой).
- 📦 Инвентаризация — списание выявленных недостач после пересчёта остатков.
Важно: в 1С:Розница для списания часто применяют документ Списание товаров (меню Склад → Списание товаров), который автоматически формирует акт и уменьшает остатки. При этом в 1С:Бухгалтерия тот же акт может создаваться вручную через Документы → Склад → Акт списания товаров.
Если списание связано с производственным потреблением, вместо требования-накладной может применяться документ Отчёт производства за смену (в 1С:ERP) или Передача материалов в производство (в 1С:УТ). Это актуально для предприятий, где товар списывается как сырьё.
⚠️ Внимание: В конфигурациях до версии 1С:УТ 11.4 документ «Требование-накладная» не формировал проводки по бухгалтерскому учёту автоматически. Если вы работаете со старой версией, после списания необходимо вручную создать акт или операцию в 1С:Бухгалтерия.
2. Пошаговая инструкция: как списать товар через «Требование-накладную»
Рассмотрим самый распространённый сценарий — списание товара на внутренние нужды (например, для офиса или производства) с использованием документа Требование-накладная в 1С:Управление торговлей 11.
Шаги:
- Откройте раздел
Склад → Требования-накладныеи нажмите «Создать». - Укажите склад, с которого списывается товар, и подразделение-получатель (например, «Администрация» или «Цех №1»).
- Добавьте товары в табличную часть:
- 🔍 Используйте кнопку «Подбор» для быстрого поиска номенклатуры.
- 📊 Укажите количество и цену списания (может отличаться от себестоимости).
- 🏷️ При необходимости уточните серию/партию (если ведётся партионный учёт).
Указан правильный склад списания|
Количество товара не превышает остатки|
Выбран корректный счёт затрат (20, 25, 26 и т.д.)|
Указана причина списания (в комментарии или реквизите "Основание")-->
После проведения документ:
- 📉 Уменьшит остатки товара на складе.
- 💰 Сформирует проводки по списанию стоимости (если включена интеграция с 1С:Бухгалтерия).
- 📑 Создаст запись в регистре
Товары на складах.
Если интеграция с бухгалтерией не настроена, после списания необходимо вручную создать документ Операция (бухгалтерский и налоговый учёт) в 1С:Бухгалтерия 3.0 с проводкой:
Дт 20 (25, 26, 44) — Кт 41.01 "Товары на складах"3. Списание товара через «Акт списания»: когда и как применять
Документ Акт списания товаров используется в случаях, когда товар выбывает безвозмездно: порча, истечение срока годности, хищение, естественная убыль. В отличие от требования-накладной, акт обязательно фиксирует причину списания, что важно для налогового учёта.
Алгоритм создания акта:
- Перейдите в
Документы → Склад → Акты списания товаров(в 1С:Бухгалтерия 3.0) илиСклад → Акты списания(в 1С:УТ 11). - Укажите:
- 📅 Дата списания (должна совпадать с датой фактического выбытия).
- 🏢 Склад и организацию.
- 📝 Причина списания (выбирается из справочника, например, «Порча», «Истечение срока годности»).
- 🔥
94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»— для порчи или хищения. - ⏳
44.01 «Издержки обращения»— для естественной убыли. - 🚫
91.02 «Прочие расходы»— для прочих случаев.
Особенности:
- Акт списания не уменьшает остатки на складе автоматически — для этого нужно дополнительно создать
Требование-накладнуюилиИнвентаризацию. - В 1С:Бухгалтерия 3.0 акт формирует проводки по учёту потерь, но не корректирует складские остатки.
Что делать, если в справочнике нет нужной причины списания?
Если в справочнике «Причины списания» отсутствует подходящий вариант, его можно добавить вручную:
1. Откройте справочник через меню Справочники → Прочие → Причины списания.
2. Создайте новый элемент с названием (например, «Утилизация брака»).
3. Укажите счёт затрат по умолчанию для этой причины (например, 20.01).
4. Сохраните и используйте в акте списания.
⚠️ Внимание: При списании по причине «Хищение» или «Недостача» обязательно оформите инвентаризацию и сравнительную ведомость. Без этих документов налоговая может не признать расходы при проверке.
4. Типичные ошибки при списании товара и как их избежать
Ошибки при списании ведут к расхождениям в учёте, проблемам с налоговой и искажению финансовых результатов. Рассмотрим самые распространённые:
| Ошибка | Последствия | Как исправить |
|---|---|---|
| Списание без указания причины | Налоговая не признаёт расходы | Создать акт списания с корректной причиной |
| Несовпадение даты акта и фактического списания | Искажение остатков в отчётном периоде | Перепровести документ с правильной датой |
| Списание по неправильному счёту затрат | Ошибки в бухгалтерской отчётности | Сторнировать ошибочную проводку и сделать правильную |
| Отсутствие интеграции между 1С:УТ и 1С:Бухгалтерия | Расхождения в складском и бухгалтерском учёте | Настроить обмен данными или дублировать документы вручную |
Частая проблема — ошибка «Недостаточно товара на складе» при попытке списания. Причины:
- 🔄 Товар зарезервирован под другой документ (например, заказ клиента).
- 📦 Остатки не обновлены после последней инвентаризации.
- 🔧 В настройках склада отключён контроль остатков.
Решения:
- Проверьте резервы через отчёт
Ведомость по товарам на складах(разделОтчёты → Склад). - Обновите остатки кнопкой «Пересчитать итоги» в регистре
Товары на складах. - Если товар действительно отсутствует, оформите инвентаризацию для выявления недостачи.
Чтобы избежать ошибок с остатками, настройте в 1С:УТ 11 автоматический контроль резервов: перейдите в Администрирование → Настройки программы → Запасы и закупки и включите опцию «Контролировать остатки при проведении документов».
5. Списание товара с истёкшим сроком годности: нюансы
Товары с истёкшим сроком годности списываются по особой процедуре, так как это влияет на налоговый учёт и может потребовать подтверждающих документов (например, акта экспертизы). В 1С алгоритм такой:
- Проверьте сроки годности через отчёт
Анализ сроков годности(Отчёты → Склад → Анализ сроков годности). - Сформируйте акт списания с причиной «Истечение срока годности» и счётом
94 «Недостачи и потери». - Приложите подтверждающие документы:
- 📋 Акт экспертизы (если требуется).
- 📸 Фото утилизированного товара (для налоговой).
Требование-накладную или Инвентаризацию.Важно: если товар с истёкшим сроком был продан, это квалифицируется как нарушение закона «О защите прав потребителей» (ст. 18). В этом случае списание оформляется как возврат от покупателя с последующей утилизацией.
⚠️ Внимание: Для списания просроченных товаров в 1С:Бухгалтерия 3.0 может потребоваться ручная корректировка налоговых регистров (например, по НДС), так как такие операции не всегда автоматически уменьшают налоговую базу.
6. Автоматизация списания: как упростить процесс
Ручное списание занимает много времени, особенно если товаров сотни. В 1С есть инструменты для автоматизации:
- 🤖 Регламентные задания: настройте автоматическое списание товаров с истёкшим сроком годности через
Администрирование → Регламентные задания. Например, ежемесячное списание просрочки. - 📊 Обработки для массового списания: в 1С:УТ 11 есть стандартная обработка
Массовое списание товаров(Сервис → Обработки → Массовое списание). - 🔄 Интеграция с оборудованием: если на складе используются терминалы сбора данных (ТСД), списание можно оформлять прямо с них, избегая ручного ввода.
Пример настройки регламентного задания для списания просрочки:
- Откройте
Администрирование → Регламентные задания. - Создайте новое задание с типом
Обработка документов. - Укажите обработку
Списание товаров с истёкшим сроком годности. - Настройте расписание (например, 1 число каждого месяца).
- Укажите ответственного пользователя и сохраните.
Для массового списания через обработку:
1. Откройте обработку через Сервис → Обработки → Массовое списание товаров.
2. Задайте фильтр по складу, номенклатуре или сроку годности.
3. Укажите причину списания и счёт затрат.
4. Нажмите «Выполнить» — система сформирует документы автоматически.
Автоматизация списания сокращает время на обработку до 80%, но требует предварительной настройки справочников (причины списания, счета затрат) и регулярной проверки корректности созданных документов.
7. Проверка корректности списания: отчёты и регистры
После списания необходимо убедиться, что:
- 📉 Остатки товара уменьшились.
- 💰 Проводки сформированы корректно.
- 📑 Документы соответствуют законодательству (например, для списания по причине хищения нужен акт полиции).
Используйте следующие отчёты в 1С:
| Отчёт | Путь в меню | Что проверяет |
|---|---|---|
| Ведомость по товарам на складах | Отчёты → Склад → Ведомость по товарам |
Остатки до/после списания |
| Карточка счёта (41, 94, 20 и др.) | Отчёты → Стандартные → Карточка счёта |
Проводки по списанию |
| Анализ субконто | Отчёты → Стандартные → Анализ субконто |
Движение по конкретному товару |
| Оборотно-сальдовая ведомость | Отчёты → Стандартные → Оборотно-сальдовая ведомость |
Сальдо по счётам затрат |
Если обнаружены расхождения, используйте:
- Корректировку записей регистров — для исправления ошибок в остатках.
- Сторнирование — для отмены ошибочных проводок.
- Ручные операции — если автоматические документы не справились.
FAQ: Частые вопросы по списанию товара в 1С
Можно ли списать товар без акта списания?
Технически да — через Требование-накладную или Инвентаризацию. Однако для бухгалтерского и налогового учёта (особенно при порче или хищении) акт обязателен. Без него налоговая может не признать расходы при проверке.
Как списать товар, если его нет в остатках, но он физически есть на складе?
Сначала проведите инвентаризацию для выявления неучтённых остатков. После этого оформите списание через акт или требование-накладную. Если расхождения значительные, проверьте, не было ли ошибок при оприходовании.
Какие документы нужны для списания испорченного товара?
Минимальный набор:
- Акт списания (с причиной «Порча»).
- Акт о порче (составляется комиссией).
- Фото/видео испорченного товара (для налоговой).
Если порча произошла по вине поставщика, дополнительно оформите претензию.
Как в 1С списать товар на рекламные цели?
Используйте документ Требование-накладная с указанием подразделения «Рекламный отдел» и счёта 44.01 «Издержки обращения». В комментарии укажите цель (например, «Раздача образцов на выставке»). Для налогового учёта сохраните отчёт о мероприятии.
Что делать, если списанный товар оказался неисправным, но его можно вернуть поставщику?
В этом случае:
- Сторнируйте документ списания.
- Оформите возврат поставщику через документ
Возврат товаров поставщику. - Если поставщик согласен на замену, оформите поступление нового товара.