Списание продуктов в 1С: пошаговая инструкция 2026

Списание продуктов питания в 1С:Предприятие — рутинная, но критически важная операция для предприятий торговли, общественного питания и производства. Ошибки здесь обходятся дорого: от искажения финансовой отчетности до штрафов за несоблюдение санитарных норм. В этой статье разберем все этапы — от настройки справочников до формирования отчетов, с учетом специфики разных версий 1С (УТ 11, ERP 2, Розница 2.3) и особенностей учета скоропортящихся товаров.

Особое внимание уделим двум ключевым аспектам: бухгалтерскому учету (корректные проводки по счетам 41, 44, 90, 91) и логистике (контроль сроков годности, партии, мест хранения). Материал будет полезен как бухгалтерам, так и кладовщикам — с пошаговыми инструкциями для каждой роли. Все примеры основаны на актуальных редакциях программ и действующем законодательстве (с учетом изменений в Федеральном законе № 29-ФЗ "О качестве и безопасности пищевых продуктов").

1. Подготовка системы: настройка справочников и параметров учета

Прежде чем списывать продукты, необходимо корректно настроить номенклатуру, счета учета и параметры складского учета. Без этого система не сможет автоматически формировать проводки и отчеты.

Начните с проверки Справочника номенклатуры:

📌 Группа "Продукты питания" — создайте отдельную группу для пищевой продукции с подгруппами по категориям (молочные, мясные, бакалея и т.д.). Это упростит фильтрацию при списании.
🗓️ Срок годности — для каждой позиции укажите срок хранения в днях (например, для йогурта — 14 дней, для колбасы — 30 дней). Это поле используется в отчетах Просроченные товары.
📦 Единицы измерения — проверьте, что для весовых продуктов указана единица "кг" с возможностью дробления (например, 0.5 кг).
💰 Счета учета — для продуктов питания typically используются счета 41.01 (товары на складе) и 41.02 (товары в рознице).

Далее настройте параметры учета в разделе Администрирование → Настройки программы → Торговля:

✅ Включите опцию Учитывать сроки годности.
✅ Активируйте Партионный учет — это обязательно для продуктов питания (позволяет списывать конкретные партии по FIFO/LIFO).
✅ Установите флаг Контролировать отрицательные остатки, чтобы избежать списания "в минус".

💡

Если в вашей базе уже есть номенклатура без указанных сроков годности, используйте обработку "Групповое изменение реквизитов" (Все функции → Обработки), чтобы массово добавить данные.

2. Документы для списания: какой выбрать и когда

В 1С списание продуктов оформляется разными документами в зависимости от причины. Ошибка в выборе документа приводит к неправильным проводкам и искажению себестоимости. Рассмотрим основные варианты:

Причина списания	Документ в 1С	Счета дебет/кредит	Особенности
Истечение срока годности	`Списание товаров`	94 / 41.01	Требуется указание причины "Просрочка" и прикрепление акта списания.
Порча при хранении	`Инвентаризация` + `Списание товаров`	94 / 41.01	Сначала фиксируется недостача, затем списание с указанием виновного лица (если есть).
Использование в производстве (например, в столовой)	`Требование-накладная`	20 (26, 44) / 41.01	Указывается подразделение-получатель (кухня, цех).
Уценка перед списанием	`Переоценка товаров` + `Списание товаров`	41.01 / 41.01 (корректировка стоимости)	Сначала снижается цена, затем списывается по новой стоимости.

Для общественного питания (кафе, столовые) чаще используется Требование-накладная, так как продукты списываются на производство блюд. В рознице преобладает Списание товаров по причине просрочки или боя.

3. Пошаговая инструкция: как списать продукты с истекшим сроком годности

Рассмотрим самый распространенный случай — списание просроченных продуктов. Инструкция актуальна для 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Розница 2.3.

Формирование отчета по просроченным товарам
Перейдите в Склад → Отчеты по складу → Просроченные товары. Установите фильтр по дате (текущий день) и складу. Система покажет все позиции с истекшим сроком годности.
Создание документа списания
Нажмите Создать на основании → Списание товаров. В открывшемся документе:
- 📅 Укажите дату списания (обычно текущая).
- 🏠 Выберите склад, с которого списываются продукты.
- 📝 В поле "Причина списания" выберите Истечение срока годности.
- 📎 Прикрепите скан акта списания (формируется бухгалтерией).

Заполнение табличной части

Добавьте позиции из отчета Просроченные товары кнопкой Заполнить → По остаткам. Проверьте:

Количество не превышает остатки на складе|Указаны правильные партии (FIFO)|Стоимость списания соответствует учетной|Причина списания заполнена-->

Проводка и печать акта

Нажмите Провести и закрыть. Система сформирует проводку Дт 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" — Кт 41.01 "Товары на складах". Распечатайте акт списания (кнопка Печать → Акт списания товарно-материальных ценностей).

Что делать если система не показывает просроченные товары?

Если отчет Просроченные товары пустой, проверьте:

1. Корректность указанных сроков годности в карточках номенклатуры.

2. Настройки отчета: возможно, установлен фильтр по другому складу или группе товаров.

3. Дату в системе — если она меньше текущей, отчет не покажет просрочку.

4. Партионный учет — если он отключен, система не отслеживает сроки по партиям.

4. Особенности списания в общественном питании (столовые, кафе)

Для предприятий общепита списание продуктов имеет две ключевые особенности:

Списание на производство — продукты не просто удаляются из учета, а переходят в себестоимость готовых блюд. Здесь используется документ Требование-накладная с указанием подразделения (например, "Кухня").
Калькуляция блюд — списание должно соответствовать рецептурам. Например, для приготовления 10 порций борща по норме требуется 2 кг мяса и 1 кг овощей. Превышение норм списания считается пересортом.

Пример проводок для столовой:

🍖 Списано мясо на борщ: Дт 20.01 "Основное производство" — Кт 41.01 "Товары на складах".
🥕 Списаны овощи: аналогичная проводка.
🍲 Готовое блюдо оприходовано на склад: Дт 43 "Готовая продукция" — Кт 20.01.

Для контроля норм списания в 1С:ERP Управление предприятием 2 используйте документ Отчет производства за смену, где указываются:

📋 Рецептура блюда (из справочника Технологические карты).
👨‍🍳 Ответственное лицо (повар, технолог).
📊 Фактический расход продуктов (сравнивается с нормой).

💡

В общепите списание продуктов должно подтверждаться актами на списание (форма ОП-4) и отчетами о движении блюд (форма ОП-1). Без этих документов налоговая может не принять расходы.

5. Контроль сроков годности: как автоматизировать процесс

Ручный контроль просрочки — неэффективен и чреват ошибками. В 1С есть инструменты для автоматизации:

Настройка уведомлений
В 1С:УТ 11 перейдите в Администрирование → Настройки программы → Уведомления и включите опцию Уведомлять о приближении срока годности. Установите порог (например, за 3 дня до истечения).
Регламентные задания
Создайте задание Проверка сроков годности (Все функции → Регламентные задания), которое будет ежедневно формировать отчет по товарам с истекающим сроком и отправлять его на email ответственному лицу.
Мобильное приложение 1С:Склад
Кладовщики могут сканировать штрихкоды продуктов с помощью мобильного приложения, и система автоматически предупредит о просрочке.

Для продвинутой автоматизации используйте внешние обработки, например:

🤖 "Контроль сроков годности PRO" — отправляет SMS уведомления и блокирует продажу просроченных товаров в кассе.

📊 "Анализ оборотов по срокам годности" — строит графики "устаревания" товаров и помогает оптимизировать закупки.

💡

Если у вас большая номенклатура, настройте автоматическую маркировку просроченных товаров в отчетах. Для этого в настройках отчета Остатки товаров добавьте колонку "Статус срока годности" и установите условное форматирование (красный цвет для просрочки).

6. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные пользователи 1С допускают ошибки при списании продуктов. Вот самые распространенные и способы их предотвращения:

🚫 Списание без акта — налоговая не примет расходы без документального подтверждения. Всегда формируйте акт списания (форма ТОРГ-16) и прикрепляйте его к документу в 1С.

🚫 Неверный выбор партии — если не указать конкретную партию, система спишет товар по средней себестоимости, что исказит финансовый результат. Всегда используйте Партионный учет.

🚫 Списание на неправильный счет — например, просроченные продукты списываются на 94 счет, а не на 20 или 44. Проверяйте корреспонденцию счетов перед проведением.

🚫 Игнорирование остатков — если списать больше, чем есть на складе, возникнут отрицательные остатки. Включите контроль отрицательных остатков в настройках программы.

Чтобы минимизировать ошибки, используйте шаблоны документов:

Создайте шаблон документа Списание товаров с предзаполненными полями (склад, причина списания).

Настройте права доступа так, чтобы кладовщики могли только создавать документы, а проводить — только бухгалтер.

Используйте контрольные соотношения в настройках учета (например, запрет списания без указания причины).

Как исправить ошибочное списание?

Если документ уже проведен:

1. Создайте Корректировку записей регистров (Все функции → Регламентные операции).

2. Укажите ошибочный документ и внесите исправления.

3. Перепроведите связанные документы (например, акт списания).

Если период закрыт, потребуется Сторно-документ.

7. Отчетность: какие документы формировать и как проверять

После списания продуктов необходимо сформировать отчеты для бухгалтерии и проверяющих органов. Основные отчеты в 1С:

Отчет Путь в 1С Назначение Периодичность

Акт списания (ТОРГ-16) Списание товаров → Печать Первичный документ для бухгалтерии На каждый случай списания

Ведомость по товарам на складах Склад → Отчеты → Ведомость по товарам Контроль остатков после списания Еженедельно

Анализ движения товаров Склад → Отчеты → Анализ движения товаров Проверка корректности списания по партиям Ежемесячно

Книга учета товарных потерь Бухгалтерия → Отчеты → Книга потерь Для налоговой инспекции (по запросу) Ежеквартально

Для проверки корректности списания используйте сверку остатков:

Сформируйте отчет Остатки товаров на дату до списания.

Сравните с отчетом после списания — разница должна равняться списанному количеству.

Проверьте проводки в отчете Анализ счета 94 — все ли списания отражены правильно.

💡
Для упрощения проверки настройте регламентное задание "Ежедневная сверка остатков", которое будет отправлять отчет о расхождениях на email бухгалтера.

8. Интеграция с оборудованием: весы, сканеры, термопринтеры

Автоматизировать списание продуктов помогает интеграция 1С с торговым оборудованием:

⚖️ Весы с передачей данных — при взвешивании просроченного товара весы отправляют данные в 1С, где автоматически создается документ списания. Поддерживаются весы CAS, Mettler Toledo, Digi.

📡 Сканеры штрихкодов — кладовщик сканирует штрихкод просроченного товара, и система подгружает его в документ списания. Популярные модели: Zebra DS2208, Honeywell Voyager.

🖨️ Термопринтеры этикеток — при списании автоматически печатаются этикетки для утилизации (например, "Утилизировать до [дата]").

Для настройки интеграции:

Установите драйвер оборудования (например, Атол: Драйвер весов).

В 1С перейдите в Администрирование → Подключаемое оборудование и добавьте новое устройство.

Настройте шаблоны обмена данными (например, формат передачи данных от весов в документ Списание товаров).

Пример настройки для весов CAS CL5000J:

Протокол: CAS_PLU Порт: COM3 (или USB) Скорость: 9600 Формат данных: Вес;Цена;Штрихкод;Дата

💡
Интеграция с оборудованием сокращает время списания на 70% и исключает ошибки ввода данных. Например, при использовании сканера штрихкодов вероятность ошибки в артикуле или количестве снижается до 0.1%.

⚠️ Внимание

Требования к маркировке просроченных продуктов могут отличаться в зависимости от региона (например, в Москве и Санкт-Петербурге действуют дополнительные санитарные правила). Уточняйте актуальные нормы в местном отделении Роспотребнадзора.

FAQ: Ответы на частые вопросы

Можно ли списать продукты без акта?

Нет, списание без акта (форма ТОРГ-16 или ОП-4) не имеет юридической силы. Налоговая инспекция не примет такие расходы при проверке. В 1С к документу списания обязательно прикрепляйте отсканированный акт.

Как списать продукты, если срок годности не указан в карточке номенклатуры?

Если срок годности не заполнен:

Откройте карточку номенклатуры (Справочники → Номенклатура).

На вкладке "Дополнительно" укажите срок годности в днях.

Сохраните и перезапустите отчет Просроченные товары.

Для массового исправления используйте обработку Групповое изменение реквизитов.

Что делать, если продукты списаны ошибочно?

Если документ списания уже проведен:

Создайте документ Оприходование товаров (Склад → Оприходование) с теми же позициями.

Укажите в комментарии "Восстановление после ошибочного списания".

Если период закрыт, используйте Сторно-документ.

Если списание еще не проведено, просто удалите документ.

Как списать продукты, которые использовались для дегустации?

Для дегустации оформляйте документ Расходный ордер на товары (Склад → Расходные ордера) с причиной "Дегустация". Проводка будет Дт 44.01 "Издержки обращения" — Кт 41.01.

Обязательно прикрепите акт на списание с указанием:

Даты и места проведения дегустации.

Списка продуктов и их количества.

Подписи ответственного лица.

Нужно ли списывать продукты, если они переданы на благотворительность?

Да, передача продуктов на благотворительность оформляется как списание с причиной "Благотворительность". Документы:

Списание товаров с проводкой Дт 91.02 "Прочие расходы" — Кт 41.01.

Aкт передачи (составляется в свободной форме с указанием получателя).

Договор дарения (если получатель — юридическое лицо).

Для налогового учета такие расходы учитываются в пределах 1% от выручки (ст. 251 НК РФ).

Отчет	Путь в 1С	Назначение	Периодичность
Акт списания (ТОРГ-16)	`Списание товаров → Печать`	Первичный документ для бухгалтерии	На каждый случай списания
Ведомость по товарам на складах	`Склад → Отчеты → Ведомость по товарам`	Контроль остатков после списания	Еженедельно
Анализ движения товаров	`Склад → Отчеты → Анализ движения товаров`	Проверка корректности списания по партиям	Ежемесячно
Книга учета товарных потерь	`Бухгалтерия → Отчеты → Книга потерь`	Для налоговой инспекции (по запросу)	Ежеквартально

Списание продуктов питания в 1С: полное руководство с примерами

1. Подготовка системы: настройка справочников и параметров учета

2. Документы для списания: какой выбрать и когда

3. Пошаговая инструкция: как списать продукты с истекшим сроком годности

4. Особенности списания в общественном питании (столовые, кафе)

5. Контроль сроков годности: как автоматизировать процесс

6. Типичные ошибки и как их избежать

7. Отчетность: какие документы формировать и как проверять

8. Интеграция с оборудованием: весы, сканеры, термопринтеры

FAQ: Ответы на частые вопросы

📖 Читайте также