Списание товаров на расходы в 1С: полное руководство с примерами

Списание товаров на расходы — одна из самых частых операций в 1С, которая вызывает вопросы даже у опытных бухгалтеров. Ошибки здесь чреваты искажением финансового результата, проблемами с налоговой и даже штрафами. В этой статье разберём, как правильно оформить списание в разных версиях 1С (Бухгалтерия 3.0, Управление Торговлей 11, Комплексная автоматизация 2.5), какие документы использовать для разных типов товаров (материалы, готовая продукция, товары для перепродажи), а также типичные ошибки и способы их исправления.

Особое внимание уделим налоговому учёту — как списание влияет на налог на прибыль и НДС, какие первичные документы обязательно должны быть, и почему нельзя просто удалить товар из базы. Также разберём нюансы для ИП на УСН и ООО на ОСНО, так как правила для них отличаются. Если вы работаете с 1С:Розница или 1С:ERP, найдёте здесь актуальные рекомендации и для этих конфигураций.

Важно: процедура списания зависит не только от версии 1С, но и от цели списания (порча, естественная убыль, передача в производство, безвозмездная передача и т.д.). Мы структурировали материал так, чтобы вы могли быстро найти нужный сценарий и избежать типичных ошибок.

1. Когда нужно списывать товары на расходы?

Списание товаров — это не просто удаление позиции из базы. Это учётная операция, которая должна быть обоснована документально и отражена в бухгалтерском и налоговом учёте. Основные случаи, когда требуется списание:

• 🔥 Порча или утрата (истёк срок годности, бой, кража, пожар и т.д.).
• 📦 Естественная убыль (усыхание, распыл, разлив — для продуктов, химии, стройматериалов).
• 🏭 Передача в производство (если товар используется как сырьё).
• 🎁 Безвозмездная передача (дарение, благотворительность).
• 🔄 Выявленные излишки/недостачи при инвентаризации.
• 📉 Снижение стоимости (если рыночная цена упала ниже себестоимости).

Важно: не все случаи требуют списания на расходы. Например, если товар передан в другой отдел или на склад другой организации (в рамках одного юрлица), используется документ Перемещение товаров, а не списание. А если товар возвращает поставщик — оформляется Возврат поставщику.

⚠️ Внимание: Налоговая внимательно проверяет обоснованность списания. Если вы списываете товары без подтверждающих документов (акты, протоколы, заключения экспертиз), это может быть расценено как завышение расходов и привести к доначислению налогов.

2. Какие документы нужны для списания?

Без первичных документов списание не имеет силы. Вот минимальный набор, который должен быть:

Тип списания	Необходимые документы	Примечание
Порча/утрата	Акт о порче (форма ТОРГ-15 или свободная) Протокол комиссии (если сумма значительная) Фото/видео фиксация (для страховых случаев)	Если виноват сотрудник — акт о материальном ущербе.
Естественная убыль	Акт на списание (форма МХ-3 или свободная) Нормы убыли (утверждённые приказом руководителя)	Нормы убыли должны быть обоснованны (например, ГОСТ для продуктов).
Передача в производство	Требование-накладная (форма М-11) Технологическая карта (если списание по нормам)	Если списание сверх норм — нужен акт обоснования.

В 1С эти документы прикрепляются к Акту списания товаров или Требованию-накладной в виде сканов или файлов. Без них программа может не дать провести документ (если настроена проверка).

Важный нюанс: для налогового учёта некоторые документы должны быть подписаны руководителем и прошиты (если ведётся бумажный архив). Например, акты о порче на сумму свыше 100 000 руб. часто требуют подписи генерального директора.

3. Пошаговая инструкция: как списать товары в 1С Бухгалтерия 3.0

Рассмотрим самый распространённый сценарий — списание испорченных товаров в 1С:Бухгалтерия 3.0 (редакция 3.0.120+). Инструкция актуальна и для 1С:Управление Торговлей 11 с небольшими отличиями в интерфейсе.

Проверить остатки товара на складе (отчёт "Ведомость по товарам")

Подготовить сканы первичных документов (акты, протоколы)

Убедиться, что у пользователя есть права на создание документов списания

Проверить, что в справочнике "Статьи движения денежных средств" есть подходящая статья для списания-->

Шаги:

1. Создать документ списания:

   Перейдите в раздел Склад → Списание товаров (или Документы → Склад → Списание товаров в УТ 11). Нажмите Создать.

2. Заполнить шапку документа:

   Укажите:

   • 📅 Дата — дата фактического списания (не раньше даты акта!).
   • 🏢 Организация — юрлицо, от имени которого списываете.
   • 🏭 Склад — где хранился товар.
   • 📝 Статья движения денежных средств — выберите "Списание товаров" или создайте новую (например, "Порча товаров").

Добавить товары:

Нажмите Добавить и выберите товары из справочника. Укажите:

• 📦 Количество — сколько списываете.
• 💰 Стоимость — если нужна корректировка (по умолчанию подтянется себестоимость).
• 📌 Счёт учёта — обычно 41.01 (товары на складе) или 10.01 (материалы).

Указать причину списания:

В поле Основание введите реквизиты акта (номер и дату). Прикрепите скан документа через кнопку Дополнительно → Файлы.

Провести и распечатать:

Нажмите Провести, затем Печать → Акт списания товаров (ТОРГ-16). Документ должен сформироваться с проводками.

Как проверить проводки?

Откройте документ и нажмите Дт/Кт. Должны появиться записи:

• 📌 Дт 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" — Кт 41.01 "Товары на складах" (если порча).
• 📌 Дт 20 "Основное производство" — Кт 10.01 "Сырьё и материалы" (если передача в производство).

Что делать, если в 1С нет нужной статьи движения денежных средств?

Если в справочнике "Статьи движения денежных средств" нет подходящей статьи для списания:

1. Перейдите в Справочники → Статьи движения денежных средств.

2. Нажмите Создать и заполните:

- Наименование: "Списание испорченных товаров" (или другое).

- Вид операции: "Прочее списание".

- Счёт учёта: выберите соответствующий (например, 94 для порчи).

3. Сохраните и используйте в документе списания.

4. Особенности списания в 1С: Управление Торговлей 11

В 1С:Управление Торговлей 11 процесс похож, но есть ключевые отличия:

• 📋 Используется документ Списание товаров (раздел Склад), но в нём меньше полей для бухгалтерского учёта.
• 🔄 После списания нужно перенести данные в Бухгалтерию (если ведёте учёт в двух базах).
• 📊 Нет автоматического формирования проводок — их нужно создавать вручную в 1С:Бухгалтерия.

Как перенести списание из УТ 11 в Бухгалтерию?

Используйте обработку Выгрузка в Бухгалтерию:

1. В УТ 11 откройте Администрирование → Обмен данными с Бухгалтерией.
2. Выберите документ списания и нажмите Выгрузить.
3. В Бухгалтерии загрузите данные через Файл → Обмен данными → Загрузка из УТ.

Если списание не перенеслось автоматически, проверьте настройки обмена: в УТ 11 должен быть включён флаг "Выгружать документы списания" в параметрах синхронизации.

5. Налоговый учёт: как списание влияет на налог на прибыль и НДС

Списание товаров напрямую влияет на налог на прибыль и НДС. Разберём ключевые моменты для разных систем налогообложения.

Для ООО на ОСНО:

• 📉 Налог на прибыль: списанные товары уменьшают налогооблагаемую базу, но только если списание обоснованно (есть акты, протоколы).
• 💸 НДС: если товар был принят к вычету, при списании нужно восстановить НДС (проводка Дт 94 — Кт 19).

Для ИП на УСН:

• 📊 УСН "Доходы минус расходы": списанные товары можно учесть в расходах, но только если они были оплачены и реально существовали (есть накладные).
• 🚫 УСН "Доходы": списание не влияет на налог, так как расходы не учитываются.

Типичная ошибка: бухгалтеры забывают восстановить НДС при списании. Это приводит к занижению налога и штрафам. Всегда проверяйте проводки по счёту 19 после списания!

⚠️ Внимание: Если списываете товары, которые были приобретены у неплательщика НДС (например, у ИП на УСН), восстанавливать НДС не нужно. Но это должно быть подтверждено договором и счёт-фактурой с пометкой "Без НДС".

6. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные пользователи 1С допускают ошибки при списании. Вот самые распространённые:

Ошибка	Последствия	Как исправить
Списание без акта	Налоговая не примет расходы, доначисление налогов.	Создать акт задним числом (если дата списания актуальна) или сделать корректировку.
Неверный счёт учёта	Искажение финансового результата (например, списание на 20 вместо 94).	Сделать Корректировку записей в 1С или сторнировать документ.
Списание по себестоимости выше рыночной	Завышение расходов, претензии налоговой.	Пересчитать списание по реальной стоимости (возможно, потребуется оценка).

Как найти ошибки?

Используйте отчёты в 1С:

• 📈 Анализ счёта 94 — проверьте, все ли списания обоснованы.
• 📊 Ведомость по товарам — сравните остатки до и после списания.
• 🔍 Карточка счёта 41.01 — убедитесь, что списание прошло по правильному складу.

7. Как списать товары в 1С:Розница 2.3?

В 1С:Розница 2.3 списание оформляется через документ Списание товаров (раздел Склад), но есть нюансы:

• 🛒 Для магазинов: списание можно делать прямо с кассы (через Инвентаризация → Списание).
• 📦 Для складов: используется стандартный документ Списание товаров.
• 💳 Интеграция с онлайн-кассой: если списание связано с возвратом, нужно сформировать Чек коррекции.

Пример: если в магазине испортился продукт, кассир может списать его прямо из чека:

1. Откройте Касса → Чек коррекции.
2. Выберите тип операции: Списание.
3. Укажите товар, количество и причину (например, "истёк срок годности").
4. Пробейте чек.

В 1С:Розница также есть отчёт Анализ движения товаров, который помогает отследить, какие позиции списывались чаще всего (полезно для выявления проблем с хранением).

FAQ: Частые вопросы по списанию товаров в 1С

Можно ли списать товар без акта?

Технически в 1С можно создать документ списания без прикреплённого акта, но налоговая не примет такие расходы. Для бухгалтерского и налогового учёта обязателен первичный документ (акт, протокол и т.д.). Если акта нет, списание будет считаться необоснованным, и налог на прибыль придётся пересчитать.

Как списать товар, которого нет в остатках?

Если товара нет в остатках, 1С не даст его списать стандартным документом. Варианты решений:

1. Проведите Инвентаризацию и выявите недостачу.
2. Если товар был списан ранее, но остатки не обновились — проверьте проводки по счёту 41.01.
3. Если это ошибка учёта — сделайте Корректировку записей регистров (раздел Операции).

Нужно ли восстанавливать НДС при списании?

Да, если:

• Товар был принят к вычету по НДС при покупке.
• Списание не связано с производством (например, порча, кража).

Нет, если:

• Товар приобретён у неплательщика НДС (ИП на УСН, ЕНВД).
• Списание связано с передачей в производство (НДС уже был учтён в стоимости продукции).

Проводка для восстановления: Дт 94 — Кт 19.

Как списать товар, который был украден?

Процедура такая же, как при порче, но дополнительно нужно:

1. Составить акт о хищении (с указанием обстоятельств).
2. Если виновник установлен — оформить претензию или иск в суд.
3. Если виновник не найден — списать на 94 счёт с последующим списанием на 91.02 (прочие расходы).

В 1С используйте документ Списание товаров с указанием в основании реквизитов акта о хищении.

Можно ли списать товар задним числом?

Технически в 1С можно создать документ с любой датой, но налоговые риски высоки:

• Если дата списания раньше даты акта — налоговая может посчитать это фальсификацией.
• Если списание в прошлом периоде — нужно сдать уточнённую декларацию.

Рекомендация: списывайте товары в том периоде, когда произошло событие (порча, кража и т.д.). Если ошиблись с датой — сделайте Корректировку или Сторно.