Как списать расходы при УСН «Доходы минус расходы» в 1С: инструкция с примерами

Упрощённая система налогообложения (УСН) с объектом «доходы минус расходы» позволяет предпринимателям и организациям уменьшать налоговую базу на подтверждённые затраты. Однако списание расходов в 1С требует строгого соблюдения правил — как бухгалтерских, так и технических. Ошибки здесь чреваты не только искажением финансовой отчётности, но и претензиями со стороны налоговой.

В этой статье разберём, как настроить 1С для УСН 15%, какие документы использовать для фиксации расходов, как формируются проводки и что делать, если программа «не видит» затраты. Особое внимание уделим типичным ошибкам, из-за которых расходы могут не уменьшить налоговую базу, и нюансам работы с авансовыми платежами, основными средствами и материальными запасами.

Материал актуален для последних версий 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0) и 1С:Управление торговлей, но ключевые принципы применимы и к другим конфигурациям. Если вы используете облачную версию или специализированные отраслевые решения (например, 1С:ERP), уточните настройки в документации вашей конфигурации.

1. Настройка учета расходов для УСН в 1С

Прежде чем списывать расходы, необходимо правильно настроить программу под режим УСН. Без этого даже корректно оформленные документы могут не попасть в налоговую базу.

Перейдите в Главное → Настройки → Функциональность и проверьте:

• 🔹 Раздел «Налоги и отчётность»: должна быть включена опция Упрощённая система налогообложения (УСН).
• 🔹 Объект налогообложения: выберите Доходы, уменьшенные на величину расходов.
• 🔹 Метод признания расходов: для УСН действует кассовый метод — расходы учитываются после фактической оплаты.

После этого в Справочники → Организации откройте карточку вашей компании и на вкладке Налоги и отчётность укажите:

• 📅 Дата перехода на УСН (важно для правильного распределения расходов при смене режима).
• 💰 Ставка налога (обычно 15%, но в некоторых регионах может быть пониженная).

⚠️ Внимание! Если вы ранее вели учёт на другом режиме (например, ОСНО), после перехода на УСН необходимо перепровести документы за период смены режима. В противном случае расходы могут дублироваться или пропадать из отчётности.

Для проверки корректности настроек сформируйте отчёт Анализ состояния налогового учёта по УСН (Отчёты → Налоги и отчётность → УСН). В нём должны отображаться:

• 📊 Доходы и расходы за текущий период.
• 🔍 Суммы авансовых платежей (если они были уплачены).
• ⚖️ Налоговая база (доходы минус расходы).

2. Документы для списания расходов: какие и когда использовать

В 1С расходы фиксируются через специализированные документы. Их выбор зависит от типа затрат и характера операции. Основные виды документов:

Тип расхода	Документ в 1С	Когда применять
Покупка товаров/материалов	Поступление (акты, накладные)	После оплаты поставщику и получения ТМЦ
Оплата услуг (аренда, связь, реклама)	Поступление (акты выполненных работ)	После подписания акта и оплаты
Зарплата и страховые взносы	Начисление зарплаты, Вызовы и начисления	В месяце начисления (взносы учитываются при уплате)
Амортизация ОС	Принятие к учёту ОС, Амортизация и износ ОС	Ежемесячно, после ввода в эксплуатацию
Прочие расходы (командировки, представительские)	Авансовый отчёт, Списание с расчётного счёта	После утверждения отчёта и оплаты

Особое внимание уделите документам на оплату: расходы учитываются только после фактического перечисления денег (кассовый метод!). Например, если вы получили товар в декабре, но оплатили его только в январе, расход попадёт в налоговую базу только в январе.

Пример последовательности действий для списания материалов:

1. Оформите Поступление товаров и услуг (накладная от поставщика).
2. Зарегистрируйте платеж через Списание с расчётного счёта или Выписка банка.
3. После оплаты создайте документ Списание материалов (если материалы сразу используются в деятельности).

⚠️ Внимание! Если вы оплатили товар авансом, а поставщик ещё не отгрузил его, расход в 1С не формируется. Он появится только после получения ТМЦ и оформления поступления.

Документ поступления проведён и оплачен|

В документе установлен флаг"Учитывать в налоговом учёте"|

Расход соответствует перечню ст. 346.16 НК РФ|

Оплата прошла через расчётный счёт или кассу (не заливкой наличных)-->

3. Проводки по расходам: что должно формироваться автоматически

При правильной настройке 1С автоматически генерирует проводки, отражающие расходы в бухгалтерском и налоговом учёте. Разберём ключевые корреспонденции:

Для материальных расходов (покупка товаров, материалов):

Дт 41.01 (Товары) / 10.01 (Материалы) — Кт 60.01 (Расчёты с поставщиками)
Дт 90.02 (Себестоимость продаж) — Кт 41.01 / 10.01

Для услуг (аренда, связь, реклама):

Дт 26 (Общехозяйственные расходы) / 44 (Расходы на продажу) — Кт 60.01
Дт 90.08 (Управленческие расходы) — Кт 26

Для заработной платы и взносов:

Дт 20 / 26 / 44 — Кт 70 (Зарплата)
Дт 20 / 26 / 44 — Кт 69 (Страховые взносы)

Чтобы проверить проводки, откройте документ (например, Поступление товаров) и нажмите кнопку Дт-Кт или Результат проведения документа. Если проводок нет или они сформированы неверно:

• 🔧 Проверьте настройки учётной политики (Главное → Учётная политика).
• 📋 Убедитесь, что в документе указан правильный вид операции (например, «Покупка, комиссия» вместо «Оказание услуг»).
• 💰 Проверьте, что оплата прошла и документ Списание с расчётного счёта проведён.

Если расходы не попадают в Книгу учёта доходов и расходов (КУДиР), причиной может быть:

• 🚫 Отсутствует галочка Учитывать в налоговом учёте в документе.
• 📅 Документ датирован периодом, когда УСН ещё не применялся.
• 🔄 Расход не входит в закрытый перечень ст. 346.16 НК РФ (например, покупка алкоголя или личного имущества).

Что делать, если проводки дублируются?

Дублирование проводок обычно связано с повторным проведением документа или ошибками в настройках аналитического учёта. Чтобы исправить:

1. Проверьте журнал проводок (Отчёты → Стандартные → Оборотно-сальдовая ведомость) на наличие повторов.

2. Отмените проведение дублирующего документа (кнопка Отменить проведение).

3. Если ошибка системная, выполните тестирование и исправление базы (Администрирование → Тестирование и исправление).

4. Особенности списания основных средств и амортизации

Основные средства (ОС) списываются на расходы УСН не единовременно, а через амортизацию. При этом действуют специальные правила:

• 📅 Срок полезного использования должен быть более 12 месяцев.
• 💰 Стоимость — более 100 000 руб. (для ОС) или 40 000 руб. (для малоценных ОС, списываемых сразу).
• 🔧 Ввод в эксплуатацию обязателен — без него амортизация не начисляется.

Пошаговая инструкция по учёту ОС в 1С:

1. Создайте документ Поступление товаров и услуг с видом операции Оборудование.
2. Оплатите поставщику и зафиксируйте платеж через Списание с расчётного счёта.
3. Оформите Принятие к учёту ОС (ОС → Принятие к учёту), указав:
   • 🏷️ Инвентарный номер.
   • 📅 Срок полезного использования (например, 36 месяцев для компьютера).
   • 💰 Первоначальную стоимость (включая НДС, если он не принимается к вычету).

Ежемесячно формируйте Амортизация и износ ОС (ОС → Амортизация ОС).

В 1С амортизация начисляется автоматически при закрытии месяца (Операции → Закрытие месяца). Однако если ОС введено в середине месяца, амортизация будет начислена пропорционально дням эксплуатации.

⚠️ Внимание! Если вы приобрели ОС до перехода на УСН, его остаточная стоимость списывается равномерно в течение остаточного срока полезного использования. Например, если ОС стоимостью 300 000 руб. было в эксплуатации 2 года из 5, на УСН вы сможете списать только 180 000 руб. (300 000 × 3/5).

Для малоценных ОС (стоимостью до 100 000 руб.) действует упрощённое правило: их можно списать на расходы единовременно в момент ввода в эксплуатацию. Для этого в документе Принятие к учёту ОС выберите способ отражения расходов: Списать на затраты.

5. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные бухгалтеры допускают ошибки при списании расходов на УСН. Вот самые распространённые:

• 🚫 Оплата наличными без документов: расходы, оплаченные «серым» путём (например, заливка наличных на карту поставщика), не принимаются к учёту.
• 📅 Несовпадение дат: документ поступления датирован декабрём, а оплата прошла в январе — расход попадёт в январскую базу.
• 🔄 Двойное списание: если один и тот же расход отражён и в Поступлении, и в Авансовом отчёте.
• 💳 Использование личных карт: оплата с карты предпринимателя (не расчётного счёта ИП) может не учитываться.

Как проверить корректность учёта:

1. Сформируйте Анализ счёта 90.08 (управленческие расходы) и сравните с Книгой учёта доходов и расходов.
2. Проверьте Оборотно-сальдовую ведомость по счёту 60 — все оплаты должны быть погашены.
3. Используйте отчёт Налоговый учёт по УСН (Отчёты → Налоги и отчётность).

Если выявили ошибку, исправляйте её текущим периодом (если она не искажает налоговую базу) или ретроактивно (если требуется пересчёт налога). Для ретроактивных исправлений используйте документ Операция (бухгалтерская и налоговая).

⚠️ Внимание! Если ошибка привела к занижению налоговой базы (например, расходы были списаны дважды), подайте уточнённую декларацию. В противном случае при проверке налоговая доначислит налог, пени и штраф.

6. Расходы на зарплату и страховые взносы

Зарплата и взносы — одни из немногих расходов, которые можно списать до фактической выплаты (в месяце начисления). Однако здесь есть нюансы:

• 💰 Зарплата учитывается в расходах в месяце начисления, даже если выплачена позже.
• 🛡️ Страховые взносы списываются только после уплаты (кассовый метод!).
• 📅 Авансы по зарплате не уменьшают налоговую базу — только окончательный расчёт.

Пошаговая инструкция:

1. Начислите зарплату документом Начисление зарплаты (Зарплата → Начисление зарплаты).
2. Удержите НДФЛ (автоматически формируется проводка Дт 70 — Кт 68.01).
3. Начислите страховые взносы документом Начисление страховых взносов.
4. После уплаты взносов зафиксируйте платеж через Списание с расчётного счёта с видом операции Уплата налогов (взносов).

В 1С зарплатные расходы автоматически попадают в КУДиР, но только если:

• 🔹 В документе Начисление зарплаты установлен флаг Учитывать в налоговом учёте.
• 🔹 Вид начисления (например, «Оклад») отмечен как учитываемый при УСН (Справочники → Виды начислений).

Если взносы уплачены не полностью, в расходах учитывается только фактически перечисленная сумма. Например, если начислено 10 000 руб. взносов, а уплачено 7 000 руб., в КУДиР попадёт только 7 000 руб.

7. Авансовые платежи и расходы: как не запутаться

При УСН «доходы минус расходы» предприниматели уплачивают авансовые платежи поквартально. Расходы учитываются нарастающим итогом, и здесь многие допускают ошибки.

Ключевые правила:

• 📅 Авансовый платеж за квартал рассчитывается исходя из доходов минус расходы с начала года.
• 💰 Если по итогам квартала расходы превысили доходы, авансовый платеж не уплачивается (но убыток можно перенести на будущие периоды).
• 🔄 Расходы, оплаченные в одном квартале, но относящиеся к другому (например, аренда за будущий период), учитываются в периоде оплаты.

Пример расчёта авансового платежа за 1 квартал:

• Доходы за январь–март: 500 000 руб.
• Расходы за январь–март: 300 000 руб.
• Налоговая база: 500 000 – 300 000 = 200 000 руб.
• Авансовый платеж: 200 000 × 15% = 30 000 руб.

В 1С авансовые платежи отражаются документом Уплата налога (авансового платежа) (Банк и касса → Платежные документы). После уплаты проверьте:

• 🔹 Сумма платежа совпадает с расчётом в Декларации по УСН.
• 🔹 Платеж привязан к правильному КБК (для УСН «доходы минус расходы» — 182 1 05 01011 01 1000 110).

⚠️ Внимание! Если вы переплатили авансовый платеж в одном квартале, излишне уплаченную сумму можно зачесть в счёт будущих платежей или вернуть. Для этого подайте заявление в налоговую через личный кабинет.

8. Как проверить корректность списания расходов перед сдачей декларации

Перед сдачей декларации по УСН обязательно проверьте:

1. Сопоставление данных:
   • 📊 Сравните Книгу учёта доходов и расходов (Отчёты → Налоги и отчётность → КУДиР) с Оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 90.
   • 🔍 Проверьте, что все расходы из КУДиР имеют подтверждающие документы (акты, накладные, платежки).
2. Контроль лимитов:
   • 💳 Расходы на покупку денежных документов (например, марок госпошлины) не должны превышать 1% от доходов.
   • 🚗 Автотранспортные расходы учитываются в пределах норм (например, ГСМ — по путевым листам).

Проверка убытков:

• 📉 Если по итогам года получен убыток, его можно перенести на будущие периоды (но не более 10 лет). Для этого заполните приложение 7 в декларации.

Для автоматической проверки используйте отчёт «Проверка учёта по УСН» (Отчёты → Налоги и отчётность → Проверка учёта). Он выявит:

• 🔴 Документы без оплаты (не учтены в расходах).
• 🔴 Расходы, не включённые в КУДиР.
• 🔴 Ошибки в аналитике (например, неправильный вид расхода).

Если расхождения, исправьте их до сдачи декларации. После подачи отчётности внести изменения будет сложнее — потребуется уточнённая декларация и пояснения в налоговую.

💡

Даже если вы используете 1С, окончательную проверку данных должен проводить бухгалтер. Программа не заменяет знание налогового законодательства!

FAQ: Ответы на частые вопросы

Можно ли списать расходы на УСН, если оплата прошла с личной карты предпринимателя?

Нет, такие расходы налоговая не примет. Оплата должна проходить только с расчётного счёта ИП или кассы организации. Если вы ошиблись, оформите возврат денег на расчётный счёт, а затем оплатите повторно.

Как списать расходы на покупку автомобиля на УСН?

Автомобиль стоимостью более 100 000 руб. списывается через амортизацию:

1. Оформите Поступление оборудования.
2. Введите в эксплуатацию документом Принятие к учёту ОС.
3. Ежемесячно начисляйте амортизацию (Амортизация ОС).

Если автомобиль дешевле 100 000 руб., его можно списать единовременно при вводе в эксплуатацию.

Что делать, если 1С не учитывает расходы в КУДиР?

Проверьте:

• 🔹 В документе стоит галочка Учитывать в налоговом учёте.
• 🔹 Оплата прошла и зафиксирована в 1С.
• 🔹 Расход входит в закрытый перечень ст. 346.16 НК РФ.

Если всё верно, но расход не отражается, обновите конфигурацию 1С или обратитесь в поддержку.

Можно ли списать расходы на ремонт помещения, если нет акта выполненных работ?

Нет, без акта расходы не подтверждены. Налоговая потребует первичный документ (акт, накладную, чек). Если акт не предоставлен, расход не будет учтён при расчёте налога.

Как перенести убыток прошлых лет на текущий год в 1С?

В декларации по УСН заполните приложение 7, указав сумму убытка. В 1С это отражается автоматически, если в предыдущих периодах был зафиксирован убыток. Чтобы проверить:

1. Откройте Отчёты → Налоги и отчётность → Декларация по УСН.
2. Проверьте заполнение раздела Убытки прошлых лет.