Как списать номенклатуру в 1С: инструкция с примерами для разных конфигураций

На закладке Материалы добавьте номенклатуру:

• Нажмите Добавить и выберите позицию из справочника;
• Укажите количество и счет затрат (например, 20 «Основное производство» или 26 «Общехозяйственные расходы»);
• Если ведется партионный учет, система автоматически подставит доступные партии (можно изменить вручную).

• Проверьте проводки (кнопка Дт/Кт) и проведите документ.

🔹 Пример проводок при списании материалов на производство:

Дт 20.01 "Основное производство" — Кт 10.01 "Сырье и материалы" на сумму 50 000 руб.

Указан правильный склад списания|

Количество не превышает остатки на складе|

Выбран корректный счет затрат (20, 23, 25 или 26)|

Если нужны серии/характеристики — они заполнены|

Проводки сформированы без ошибок (проверьте Дт/Кт)

-->

⚠️ Внимание: Если в настройках учета включен контроль остатков, система не позволит списать больше, чем есть на складе. Чтобы обойти это ограничение (например, при ретроспективном вводе данных), можно временно отключить контроль в настройках пользователя (Администрирование → Настройки пользователей → Контроль остатков).

3. Списание товаров через «Акт списания» — когда и как применять

Документ «Акт списания товаров» используется для оформления потерь, порчи или морального устаревания товаров. В отличие от «Требования-накладной», здесь обязательно указывается причина списания и виновное лицо (если есть).

Алгоритм создания акта в 1С:Управление торговлей 11.5:

1. Перейдите в раздел Склад → Акты списания товаров и создайте новый документ.

2. Заполните реквизиты шапки:

   • 📅 Дата — дата списания;
   • 🏭 Склад — место хранения списываемых товаров;
   • 📋 Причина списания — выберите из справочника (например, «Порча», «Истечение срока годности», «Кража»);
   • 👤 Ответственное лицо — сотрудник, подтверждающий списание.

• На закладке Товары укажите номенклатуру, количество и, при необходимости, серийные номера или характеристики.

• Если списание связано с виновным лицом (например, порча по вине сотрудника), заполните закладку Виновные лица и укажите сумму к взысканию.

• Проверьте проводки и проведите документ.

🔹 Пример проводок при списании испорченных товаров:

Дт 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" — Кт 41.01 "Товары на складах" на сумму 30 000 руб.
Дт 73.02 "Расчеты по возмещению материального ущерба" — Кт 94 на сумму 30 000 руб. (если есть виновник)

Что будет если не указать причину списания?

Без указания причины документ не проведется — система выдаст ошибку "Не заполнено обязательное поле 'Причина списания'". Кроме того, без причины невозможно корректно сформировать проводки: например, при списании по вине сотрудника нужно дебетовать счет 73.02, а при естественной убыли — 91.02. Если причина неверная, проводки сформируются неправильно, иLater это приведет к искажению финансового результата.

⚠️ Внимание: Если списываемые товары были приобретены с НДС, в акте списания должна быть заполнена закладка НДС. Иначе сумма НДС не будет корректно списана со счета 19, что приведет к завышению налоговых обязательств.

4. Списание номенклатуры с учетом серийных номеров и характеристик

Если ваша номенклатура учитывается по серийным номерам или характеристикам (например, цвет, размер, комплектация), при списании нужно указать конкретные экземпляры. Рассмотрим на примере списания телефонов с IMEI в 1С:Управление торговлей 11:

1. Создайте документ «Требование-накладная» или «Акт списания» (в зависимости от цели).

2. Добавьте номенклатуру в табличную часть. Если для позиции ведется учет по сериям, рядом с полем «Количество» появится кнопка Серии.

3. Нажмите Серии и в открывшемся окне выберите конкретные серийные номера (IMEI) из доступных на складе. Система покажет остатки по каждому номеру.

4. Если номенклатура имеет характеристики (например, «Цвет: Черный», «Размер: M»), укажите их в соответствующих колонках табличной части.

5. Проверьте, что количество списываемых серий/характеристик не превышает остатки, и проведите документ.

Важно: если серийный номер уже был списан ранее (например, по ошибке), система выдаст предупреждение, но позволит провести документ. Это приведет к отрицательным остаткам по серии! Чтобы избежать проблем, всегда сверяйте остатки по кнопке Остатки и цены перед списанием.

🔹 Пример: На складе есть 5 телефонов модели Samsung Galaxy S23 с IMEI: 356849101234567, 356849101234568, 356849101234569, 356849101234570, 356849101234571.

При списании 2 штук нужно явно указать, какие именно IMEI списываются (например, первые два).

💡

Если в вашей базе включен учет по характеристикам, но при списании они не запрашиваются — проверьте настройки номенклатуры. Для этого откройте карточку товара, перейдите на закладку Учет и убедитесь, что флаг Учет по характеристикам включен, а в справочнике Характеристики номенклатуры заведены нужные значения.

5. Списание номенклатуры по результатам инвентаризации

Если недостача выявлена при инвентаризации, списание оформляется в два этапа:

1. Проведение инвентаризации (документ Инвентаризация товаров на складе);

2. Списание недостач (документ Списание товаров или корректировка по результатам инвентаризации).

Разберем процесс на примере 1С:ERP 2.5:

1. Создайте документ «Инвентаризация товаров на складе»** (Склад → Инвентаризация). Укажите склад, дату и ответственное лицо.

2. Заполните табличную часть:

   • Добавьте номенклатуру вручную или загрузите остатки по кнопке Заполнить → По остаткам на складе;
   • В колонке «Фактическое количество»** укажите реальные остатки;
   • Система автоматически рассчитает «Отклонение»** (разницу между учетными и фактическими остатками).

• Проведите инвентаризацию. После этого станет доступна кнопка Оформить результаты.

• Нажмите Оформить результаты → Списание недостач. Система создаст документ «Списание товаров»** с предзаполненными данными.

• В документе списания укажите причину (например, «Недостача по результатам инвентаризации») и проведите его.

⚠️ Внимание: Если в вашей базе включен регламентированный учет, после списания недостач может потребоваться сформировать бухгалтерскую справку (документ Операция (бухгалтерский и налоговый учет)) для корректного отражения операции в бухгалтерском учете.

🔹 Проводки при списании недостачи:

Дт 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" — Кт 41.01 "Товары на складах" на сумму недостачи
Дт 73.02 "Расчеты по возмещению материального ущерба" — Кт 94 (если виновник установлен)
или
Дт 91.02 "Прочие расходы" — Кт 94 (если виновник не установлен)

6. Типичные ошибки при списании номенклатуры и как их избежать

Даже опытные пользователи 1С иногда допускают ошибки, которые приводят к расхождениям в учете. Вот самые распространенные:

• 🔴 Списание без указания партии при партионном учете → искажение себестоимости.

  ⚠️ Внимание: Если в учетной политике установлен метод списания по ФИФО, но партия не указана, система автоматически выберет самую раннюю партию. Это может привести к занижению себестоимости списания, если на складе есть более поздние (и более дорогие) партии.

• 🔴 Несовпадение счетов учета в документе и учетной политике → ошибки в бухгалтерском учете.

  Пример: в учетной политике счет учета материалов — 10.01, а в документе указан 10.06.

• 🔴 Списание по нулевой цене → искажение финансового результата.

  Если не заполнено поле «Цена» или «Сумма», система спишет номенклатуру по нулевой стоимости, что приведет к занижению расходов.

• 🔴 Отсутствие привязки к заказу или производственному заданию → невозможно отследить, на что были списаны материалы.

  В документах «Требование-накладная» и «Отчет производства» всегда заполняйте поля Заказ покупателя или Производственное задание.

🔹 Как найти и исправить ошибки:

1. Проверьте отчет «Анализ субконто»** (Отчеты → Стандартные → Анализ субконто) по счетам 10, 20, 41, 94.
2. Сформируйте «Оборотно-сальдовую ведомость»** по счетам затрат и сравните с данными складского учета.
3. Используйте «Помощник по закрытию месяца»** (Закрытие периода → Помощник закрытия месяца) — он покажет ошибки в проводках.

1. Создайте документ Корректировка записей регистров (Операции → Регламентные → Корректировка записей регистров).

2. Укажите документ-основание (например, ошибочное Требование-накладную).

3. Внесите правильные данные и проведите корректировку.

Это сохранит историю изменений и не нарушит последовательность проводок.-->

7. Автоматизация списания: настройки и полезные обработки

Ручное списание номенклатуры отнимает много времени, особенно если номенклатурных позиций сотни. В 1С есть несколько способов автоматизировать процесс:

• 🤖 Шаблоны документов:

  Сохраните часто используемые «Требования-накладные» или «Акты списания» как шаблоны (Еще → Сохранить как шаблон). Это ускорит создание новых документов.

• 🤖 Групповая обработка:

  Используйте обработку Групповое создание документов (доступна в 1С:ERP и УТ 11), чтобы списать несколько позиций одним документом.

• 🤖 Регламентные задания:

  Настройте автоматическое списание естественной убыли или морального устаревания через регламентные задания (Администрирование → Регламентные задания).

• 🤖 Внешние обработки:

  Для сложных сценариев (например, списание по сроку годности) можно использовать внешние обработки, такие как:

  • «Списание по сроку годности»** (доступна на Инфостарте);
  • «Массовое списание номенклатуры»** (полезна для крупных складов).

🔹 Пример настройки регламентного задания для списания естественной убыли:

1. Перейдите в Администрирование → Регламентные задания.
2. Создайте новое задание с типом Обработка документов.
3. Укажите обработку Списание естественной убыли (если она есть в вашей конфигурации).
4. Настройте расписание (например, ежемесячно в последний день месяца).
5. Укажите параметры: склад, номенклатурные группы, процент убыли.

⚠️ Внимание: Перед использованием внешних обработок всегда проверяйте их на тестовой базе! Некоторые обработки могут конфликтовать с актуальными релизами 1С или содержать ошибки. Скачивайте обработки только с проверенных источников (например, Инфостарт или 1С-Софт).

FAQ: Частые вопросы по списанию номенклатуры в 1С