Списание материалов в 1С:Предприятие 8.3 — рутинная, но критически важная операция для любого предприятия. Ошибки здесь чреваты искажением себестоимости, проблемами с налоговой отчётностью и даже штрафами. Эта статья поможет разобраться, как корректно оформить списание в разных сценариях: от стандартного расхода на производство до утилизации испорченных ТМЦ.

Мы подробно разберём все этапы — от подготовки справочников до формирования проводок, учтём нюансы для разных видов материалов (основные, вспомогательные, инвентарь) и покажем, как избежать типичных ошибок. Особое внимание уделим документам "Требование-накладная" и "Акт списания материалов", а также связке с бухгалтерским и налоговым учётом.

Инструкция актуальна для конфигураций 1С:Бухгалтерия 3.0, 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP 2.5 (с учётом их специфики). Если вы работаете с другой версией — проверьте соответствие интерфейса в вашей базе.

1. Подготовка к списанию: настройка справочников и параметров учёта

Прежде чем списывать материалы, убедитесь, что в системе корректно настроены все необходимые справочники. Без этого документ списания либо не проведётся, либо сформирует неверные проводки.

Особое внимание уделите:

  • 📌 Номенклатуре: проверьте, что все списываемые материалы внесены в справочник с правильными единицами измерения, группами учёта и ставками НДС. Например, для краски акриловой должна быть указана единица "кг", а не "шт".
  • 📦 Складам (местам хранения): в карточке склада укажите тип (Оптовый, Розничный, Производственный) — это влияет на доступные виды операций списания.
  • 💰 Счетам учёта: для каждого типа материалов (сырьё, запасные части, инвентарь) должен быть прописан соответствующий счёт (например, 10.01 для сырья, 10.09 для инвентаря).

Если списание происходит в рамках производственного процесса, дополнительно настройте:

  • 🏭 Подразделения (цеха, участки), где будет использоваться материал.
  • 🔧 Статьи затрат (например, "Материальные расходы на производство", "Общепроизводственные нужды").
⚠️ Внимание: Если в карточке номенклатуры не указан Счёт учёта (бух.) или Счёт учёта (нал.), документ списания не сформирует проводки по бухгалтерскому и налоговому учёту. Это приведёт к расхождениям в отчётности.
📊 Какую конфигурацию 1С вы используете для учёта материалов?
1С:Бухгалтерия 3.0
1С:Управление торговлей 11
1С:ERP 2.5
1С:Комплексная автоматизация
Другая

2. Документы для списания: когда использовать "Требование-накладную", а когда — "Акт списания"

В 1С 8.3

для списания материалов применяются два основных документа. Их выбор зависит от цели операции:

Документ Когда использовать Особенности
Требование-накладная Списание на производство, ремонт, хозяйственные нужды Формирует проводки по дебету счётов затрат (20, 23, 25, 26, 44)
Акт списания материалов Утилизация, порча, недостача, списание по истечении срока годности Проводки зависят от причины списания (94 счёт для недостач, 91.02 для прочих расходов)
Перемещение товаров Списание с одного склада на другой (без выбытия) Не формирует затраты, только изменяет место хранения

Пример: если списываете металлопрокат на изготовление деталей — используйте "Требование-накладную" с указанием подразделения-получателя (цех №1) и статьи затрат ("Основные материалы"). Если же списываете просроченные реактивы — оформляйте "Акт списания" с причиной "Истёк срок годности" и счётом 91.02.

В 1С:ERP и 1С:КА также доступен документ Заказ на списание — он используется для предварительного согласования операции (например, при списании дорогостоящего оборудования).

💡

Если в вашей конфигурации нет нужного документа (например, "Акта списания"), проверьте настройки функциональности в разделе Администрирование → Функциональность → Запасы и закупки. Возможно, опция просто отключена.

3. Пошаговая инструкция: как оформить списание через "Требование-накладную"

Рассмотрим самый распространённый случай — списание материалов на производственные нужды.

  1. Откройте раздел Производство (или Склад в УТ 11) и выберите Требования-накладные → Создать.

  2. В шапке документа укажите:

    • 📅 Дата — дата списания (важно для корректного распределения затрат по периодам).
    • 🏢 Организация — юридическое лицо, от имени которого оформляется операция.
    • 📦 Склад — место хранения материалов (должен совпадать с местом фактического нахождения ТМЦ).

  • В табличной части добавьте строки с материалами:

    • 🔍 Используйте кнопку Подбор для быстрого поиска номенклатуры.
    • ✏️ Укажите количество, цену (если нужна детализация) и статью затрат.
    • 🏭 В колонке Подразделение выберите цех или участок, куда списываются материалы.

    • Проверьте проводки по кнопке Показать проводки и движения. Должны сформироваться записи: 

      Дт 20.01 (или другой счёт затрат) — Кт 10.01 (или другой счёт материалов)

    • Проведите документ и распечатайте форму М-11 (если требуется бумажный вариант).

    Указан верный склад|Количество не превышает остатки|Выбрана правильная статья затрат|Проводки сформированы корректно|Прикреплены подтверждающие документы (при необходимости)

    -->

    Если списываете материалы на ремонт основных средств, в шапке документа укажите объект ремонта (через поле Основное средство) и статью затрат типа "Ремонт и обслуживание".

    4. Списание через "Акт списания материалов": нюансы для порчи и утилизации

    Этот документ используется, когда материалы выбывают из оборота без передачи в производство. Типичные случаи:

    • 🗑️ Истёк срок годности (например, химические реактивы, продукты питания).
    • 🔥 Порча из-за ненадлежащих условий хранения (затопление, пожар).
    • 🔄 Моральный износ (устаревшие комплектующие).
    • 📉 Недостача, выявленная при инвентаризации.

    Алгоритм оформления:

    1. Перейдите в раздел Склад → Акты списания материалов → Создать.

    2. В шапке укажите:

      • 📌 Причину списания (выбирается из справочника, например, "Истёк срок годности", "Порча").
      • 💸 Счёт затрат: для недостач — 94, для прочих списаний — 91.02.
      • 📝 Основание: номер и дата акта инвентаризации или заключения комиссии.

  • Добавьте материалы в табличную часть. Для каждого укажите: 

    Количество → Себестоимость → Сумма (автоматически)

    НДС → Ставка (если применимо)

  • Если списание связано с виновным лицом (например, при порче по вине сотрудника), укажите его в соответствующем поле — это позволитLater отразить взыскание ущерба.

    • ⚠️ Внимание: При списании по причине "Недостача" обязательно проведите инвентаризацию и оформите документ Инвентаризация товаров на складе. Без этого налоговая может не принять расходы.

    Критичный нюанс: если себестоимость списываемых материалов превышает 100 000 рублей, потребуется решение руководителя (в некоторых конфигурациях это поле обязательно для заполнения).

    5. Проводки и налоговый учёт: как списание влияет на финансовые результаты

    Корректное списание материалов напрямую влияет на:

    • 📊 Себестоимость продукции (если списание на производство).
    • 💹 Финансовый результат (при списании на прочие расходы).
    • 📑 Налог на прибыль (признание расходов в налоговом учёте).

    Рассмотрим типичные проводки:

    Сценарий списания Бухгалтерский учёт (Дт — Кт) Налоговый учёт
    Списание на производство 20.01 — 10.01 Учитывается в материальных расходах (ст. 254 НК РФ)
    Порча по вине сотрудника 73.02 — 10.01 (погашение за счёт виновника) Не учитывается в расходах, если ущерб возмещён
    Утилизация из-за срока годности 91.02 — 10.01 Учитывается в прочих расходах (пп. 2 п. 7 ст. 272 НК РФ)
    Недостача в пределах норм естественной убыли 20.01 (44) — 10.01 Учитывается в расходах (ст. 254 НК РФ)

    Для налогового учёта важно:

    • 📅 Дата признания расходов: в бухгалтерском учёте списание отражается на дату документа, в налоговом — по правилам ст. 272 НК РФ (например, для материалов — на дату передачи в производство).
    • 📋 Обоснованность: расходы должны быть документально подтверждены (акты, накладные, приказом о списании).
    • 🔄 Разницы: если в бухгалтерском и налоговом учёте суммы списания отличаются, формируются временные или постоянные разницы (ПБУ 18/02).

    Пример: если в январе списали краску на производство, но продукция была реализована только в марте, в налоговом учёте расход признаётся в марте, а в бухгалтерском — в январе. Это создаёт вычитаемую временную разницу.

    Что делать, если проводки не сформировались?

    Если после проведения документа списания не появились бухгалтерские проводки, проверьте:

    1. Заполнены ли счета учёта в карточке номенклатуры (Счёт учёта (бух.) и Счёт учёта (нал.)).

    2. Указан ли склад в шапке документа (без склада система не знает, с какого счёта списывать).

    3. Включена ли функциональность "Бухгалтерский учёт" в настройках программы (Администрирование → Функциональность).

    4. Нет ли ошибок в дате документа (например, дата раньше даты поступления материалов).

    Если проблема остаётся — воспользуйтесь отчётом Анализ счёта (раздел Отчёты → Стандартные → Анализ счёта) для проверки остатков.

    6. Типичные ошибки и как их избежать

    Даже опытные пользователи 1С 8.3 допускают ошибки при списании материалов. Вот самые распространённые:

    • 🔴 Списание без остатков: система позволяет провести документ даже при отрицательных остатках, но это искажает учёт. Всегда проверяйте остатки по кнопке Остатки и цены.
    • 🔴 Неверный счёт затрат: списание на 20.01 вместо 26 приведёт к неправильному распределению косвенных расходов.
    • 🔴 Отсутствие подтверждающих документов: без акта на списание или приказа руководителя налоговая может исключить расходы.
    • 🔴 Неучтённые НДС: если материалы были приобретены с НДС, но при списании ставка не указана, возникнут расхождения в книге покупок/продаж.
    • 🔴 Списание на закрытый период: если дата документа попадает в закрытый месяц, проводки не попадут в отчётность.

    Как избежать ошибок:

    1. Используйте отчёт "Анализ субконто" (раздел Отчёты → Стандартные) для проверки корректности списания по объектам аналитики (номенклатуре, складам, подразделениям).

    2. Настройте контроль отрицательных остатков в параметрах учёта (Администрирование → Настройки программы → Запасы).

    3. Для дорогостоящих материалов (свыше 100 000 руб.) оформляйте приказ о списании и прикрепляйте его скан к документу в 1С.

    ⚠️ Внимание: Если вы списываете материалы, приобретённые за иностранную валюту, убедитесь, что курс пересчёта в рубли соответствует курсу ЦБ на дату списания. Иначе возникнут курсовые разницы (ПБУ 3/2006).

    7. Автоматизация списания: как ускорить процесс

    Ручное списание материалов отнимает много времени, особенно на крупных предприятиях. В 1С 8.3 есть инструменты для автоматизации:

    • 🤖 Регламентные операции: настройте автоматическое списание малоценных материалов (например, канцтоваров) по нормам расхода. Для этого используйте документ Закрытие месяца с операцией "Списание материалов в производство".
    • 📊 Шаблоны документов: сохраняйте типовой Акт списания для регулярных операций (например, ежемесячная утилизация просроченных медикаментов).
    • 🔄 Обмен с производственными системами: если у вас интеграция с 1С:ERP или MES-системой, списание может инициализироваться автоматически на основании производственных заказов.

    Пример настройки регламентной операции:

    1. Перейдите в Администрирование → Настройки программы → Закрытие месяца.

    2. Добавьте новую операцию типа Списание материалов.

    3. Укажите параметры: 

      Склад: Основной склад

      Статья затрат: Материалы на общехозяйственные нужды
      

      Номенклатурная группа: Канцтовары
      

      Норма расхода: 5% от остатка на начало месяца

    4. Сохраните и включите операцию в регламент Закрытие месяца.

    Для автоматизации также можно использовать внешние обработки. Например, обработка "Групповое списание материалов" позволяет списать несколько позиций по заданным критериям (срок годности, остатки ниже минимального уровня).

    💡

    Автоматизируйте списание только для материалов с предсказуемым расходом (канцтовары, СИЗ, расходные материалы). Для дорогостоящих ТМЦ всегда используйте ручной контроль.

    8. Отчётность и контроль: как проверить корректность списания

    После списания материалов необходимо убедиться, что операция корректно отражена в учёте. Для этого используйте следующие отчёты:

    Отчёт Где найти Что проверять
    Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10 Отчёты → Стандартные → Оборотно-сальдовая ведомость Уменьшение остатков по дебету счёта 10 после списания
    Анализ счёта 20 (23, 25, 26) Отчёты → Стандартные → Анализ счёта Появление записей по кредиту счёта 10 в корреспонденции с счётами затрат
    Карточка счёта 94 Отчёты → Стандартные → Карточка счёта Списание недостач (должны закрываться счётом 91.02 или 73.02)
    Ведомость по товарам на складах Отчёты → Запасы → Ведомость по товарам Фактические остатки после списания (сравните с плановыми)

    Дополнительно рекомендуется:

    • 📌 Ежемесячно сверять данные 1С с инвентаризационными описями.
    • 📌 Проверять регистр накопления "Партии товаров" (раздел Отчёты → Стандартные → Анализ регистров), если используется партионный учёт.
    • 📌 Формировать отчёт "Движения документа" для анализа, какие именно записи создал документ списания.

    Пример: если после списания металлолома в Оборотно-сальдовой ведомости по счёту 10.06 остаток не уменьшился, проверьте:

    1. Правильно ли указан счёт учёта в карточке номенклатуры.
    2. Не отключена ли функциональность "Учёт по партиям" (если используется).
    3. Не проводился ли документ с ошибкой (проверьте журнал проводок).
    ⚠️ Внимание: Если вы используете 1С:ERP или 1С:КА, для анализа списания также полезен отчёт Анализ движения материалов по заказам (раздел Производство → Отчёты). Он показывает, на какие производственные заказы были списаны материалы.

    FAQ: Ответы на частые вопросы

    Можно ли списать материалы задним числом?

    Технически да, но это чревато проблемами:

    • Если период закрыт, проводки не попадут в отчётность.
    • Налоговая может расценить это как искажение данных (ст. 120 НК РФ).
    • В 1С при изменении даты документа на прошлый период может потребоваться перепроведение всех последующих документов.

    Рекомендация: оформляйте списание в текущем периоде или используйте документ "Корректировка записей регистров" (только для опытных пользователей!).

    Как списать материалы, если они были оприходованы без документов (например, остатки при инвентаризации)?

    Для таких случаев:

    1. Сначала оформите оприходование через документ Оприходование товаров (счёт 10.01 в дебет, кредит — 91.01 "Прочие доходы").
    2. Затем спишите стандартным образом (через Требование-накладную или Акт списания).

    Важно: в налоговом учёте такие расходы могут не признаваться (п. 49 ст. 270 НК РФ).

    Что делать, если списали больше материалов, чем нужно?

    Исправление зависит от того, проведён документ или нет:

    • 🔹 Документ не проведён: отредактируйте количество и проведите заново.
    • 🔹 Документ проведён:
      1. Сторнируйте документ (кнопка Сторно).
      2. Создайте новый документ с корректным количеством.
      3. Если ошибка обнаружена поздно — оформите документ "Корректировка записей регистров".

      • В бухгалтерском учёте излишне списанные материалы можно вернуть проводкой:

      Дт 10.01 — Кт 20.01 (или другой счёт затрат)
    Как списать материалы, если они были переданы в другой филиал?

    Это не списание, а перемещение. Используйте документ Перемещение товаров:

    1. Укажите склад-отправитель и склад-получатель.
    2. В шапке выберите операцию Перемещение между организациями (если филиалы — отдельные юрлица).
    3. Для межфилиальных передач может потребоваться оформить счёт-фактуру (если филиалы на разных системах налогообложения).

    Списание оформляется только если материалы выбывают (например, передаются в дар или утилизируются).

    Нужно ли списывать материалы, если они ещё пригодны, но не используются?

    Нет, если материалы:

    • 🔹 Пригодны к использованию.
    • 🔹 Не утратили потребительские свойства.
    • 🔹 Не являются просроченными или опасными.

    В этом случае:

    1. Переместите их на склад Неликвиды (создайте отдельный склад в 1С).
    2. Периодически проводите инвентаризацию таких запасов.
    3. Если решите списать позже — оформите Акт списания с причиной "Моральный износ" или "Ненужные запасы".

    В бухгалтерском учёте неиспользуемые, но пригодные материалы остаются на счёте 10 до момента фактического выбытия.